Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst

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1 Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst G:\StMBW\Abteilungen\Abteilung II\Referat II_4\ASD-neu\ \Einleitung\ASD_US2015_Einleitungschreiben_r.docx Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst München Ausschließlich elektronischer Versand An alle Realschulen, Gymnasien, Abendrealschulen und Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung in Bayern II.4 I.4 II.1 - II - III - IV V MD 2. ENTWURF Datum: Entwurf erstellt/geprüft: Halbhuber_W Reinschrift erstellt/geprüft: Reinschrift versandt: Reinschrift gefaxt: Reinschrift an Ihr Zeichen / Ihre Nachricht vom Unser Zeichen (bitte bei Antwort angeben) München, II.4 BS1070.0/48/1 Telefon: Name: Herr Halbhuber Amtliche Schuldaten 2015/16; hier: Beschreibung der Unterrichtssituation zum Stand 1. Oktober 2015 Sehr geehrte Frau Schulleiterin, sehr geehrter Herr Schulleiter, die Erhebung der Amtlichen Schuldaten (ASD) erfolgt im Schuljahr 2015/16 für die Realschulen, Gymnasien, Abendrealschulen und Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung in einem im Vorjahr eingeführten neuen Verfahren. 1. Grundzüge und Eigenschaften des Neuverfahrens Bei der Konzeption des Neuverfahrens galt es, einerseits Verwaltungsvollzug und Statistik im datenschutzrechtlich gebotenen Umfang zu trennen und andererseits Mehrfacherhebungen und die damit verbundenen Belastungen für alle Beteiligten zu vermeiden. Als Konsequenz wird die Schulstatistik nicht mehr wie früher als Geschäftsstatistik im Auftrag des Kultusministeriums, sondern als Landessta- Telefon: poststelle@stmbw.bayern.de Salvatorstraße München Telefax: Internet: U3, U4, U5, U6 - Haltestelle Odeonsplatz

2 - 2 - tistik in unmittelbarer Zuständigkeit des Bayerischen Landesamts für Statistik durchgeführt. Insofern wird sich das Landesamt auch noch unmittelbar mit einem Schreiben an die Schulen wenden. Gleichwohl bleibt es bei einer einzigen Erhebung zur Beschreibung der Unterrichtssituation, jedoch mit sehr differenzierten Sichten der auswertenden Stellen auf die erhobenen Daten. Die von den Schulen gelieferten Daten zur Beschreibung der Unterrichtssituation bilden die Grundlage für diverse Planungen und Entscheidungen. Eine hohe Konsistenz und Validität der Daten ist deshalb unverzichtbar. Durch drei Maßnahmen sollen im neuen Verfahren die Datenqualität verbessert, der Bereinigungsaufwand verringert und die Datenaufbereitung beschleunigt werden: Daten werden dort erhoben, wo sie anfallen, und den anderen Stellen in dem für ihre Dienstaufgaben benötigten Umfang zur Verfügung gestellt (Angaben zu Schulwechslern und zum staatlichen Personal); die Plausibilisierung der Daten wird, soweit möglich, in die Erfassung vorverlagert. Grundlage bilden zentral erstellte und im Schulverwaltungsprogramm ASV hinterlegte Plausibilitätsregeln; die unmittelbare Schulaufsicht führt zur Plausibilisierung eine Sichtprüfung auf Basis generierter Kennzahlen durch. Das neue ASD-Verfahren trägt der differenzierten Ausgestaltung des bayerischen Schulwesens Rechnung, ist über Schnittstellen mit anderen Systemen verbunden und berücksichtigt vielfältige datenschutz- und statistikrechtlicher Anforderungen. Die hieraus erwachsende Komplexität macht hinsichtlich der Einbeziehung der einzelnen Schularten, der Produktivsetzung der Schnittstellen und der Bereitstellung neuer Funktionalitäten eine schrittweise Einführung erforderlich. Daraus ergibt sich, dass die Vorzüge des Neuverfahrens erst nach und nach sichtbar werden.

3 Beschreibung der Unterrichtsituation im Schuljahr 2015/ Zweck der Erhebung Im Rahmen der Erhebung Amtliche Schuldaten 2015/16 ist von allen Schulen über die Verhältnisse im neuen Schuljahr zu berichten: von allgemein bildenden Schulen zum Stichtag 1. Oktober Die Erhebung erfolgt zur Gewinnung von Daten für Zwecke der Planung, der allgemeinen Schulaufsicht und der Schulfinanzierung, zum Erstellen von statistischen Veröffentlichungen und zur Erfüllung von überregionalen Datenanforderungen, die der quantitativen Beschreibung des bayerischen Schulwesens im nationalen und internationalen Kontext dienen. Deshalb ist es notwendig, dass die übermittelten Daten die realen Verhältnisse zum Stichtag beschreiben und nicht den Stand zum Zeitpunkt der Unterrichtsplanung. Von den staatlichen Gymnasien werden im Rahmen dieser Erhebung auch die für die Planung des Unterrichts im zweiten Schulhalbjahr benötigten Informationen eingeholt. Aufgrund der vielfältigen Verwendung der Daten kommt ihrer termingerechten und präzisen Bereitstellung durch die Schulen große Bedeutung zu. Die Schulleitungen werden deshalb gebeten, dieser Aufgabe wie bisher mit größter Sorgfalt nachzukommen. Für Schulen, die mit Ende des Schuljahres 2014/15 ihren Unterrichtsbetrieb einstellen, muss sichergestellt sein, dass die Daten zu den seit der vergangenen Erhebung eingetretenen Veränderungen (Meldungen zu den Schülern, die das Ziel der Jahrgangsstufe nicht erreicht haben, sowie zu den von der Schule abgehenden Schülern und Lehrkräften) übermittelt werden. 2.2 Rechtsgrundlagen Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung bilden Art. 113b BayEUG bezüglich der amtlichen Schulstatistik sowie Art. 85 Abs. 1 und Art. 113a BayEUG

4 - 4 - bezüglich Prüfung der Unterrichtssituation, Bezuschussung nichtstaatlicher Schulen nach dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz und Unterrichtsplanung der staatlichen Schulen. Die übermittelten Daten dienen insbesondere zur Erfüllung der in Art. 111 Abs. 1 BayEUG und Art. 16 und 29 BaySchFG bezüglich Schulaufsicht und Schulfinanzierung beschriebenen Aufgaben. 2.3 Erkenntnisse und Konsequenzen aus der Vorjahreserhebung Trotz ausführlicher Tests im Vorfeld hat sich in der Vorjahreserhebung noch Verbesserungsbedarf des Schulverwaltungsprogramms gezeigt. Im Verantwortungsbereich großer Kommunen kam es wider Erwarten zu Engpässen in einigen kommunalen Netzen, die zu erheblichen Performanceproblemen führten und den betroffenen Schulen die Arbeit mit dem Schulverwaltungsprogramm bedauerlicherweise sehr erschwerten. Die zugrunde liegenden Probleme wurden eingehend analysiert und eine Reihe von Maßnahmen zur Verbesserung eingeleitet. Insbesondere aufgrund der bestehenden Schnittstellen zu den angebundenen Systemen können diese nur schrittweise realisiert werden. Ein wesentlicher Beitrag zur Qualitätsverbesserung wird jedoch bereits von der Anfang des Jahres in Betrieb genommenen Anbindung an das Personalverwaltungssystem VIVA erwartet. Von daher besteht die berechtigte Erwartung, dass der zweite Durchlauf im kommenden Schuljahr bei weniger Aufwand, in kürzerer Zeit zu belastbareren Ergebnissen führen wird. Diese Einschätzung wird insbesondere auch durch die positiven Erfahrungen bestärkt, die aktuell im Mai 2015 im Zusammenhang mit der Unterrichtsplanung im Bereich der staatlichen Realschulen und Gymnasien gemacht wurden. 2.4 Datenpflege an der Schule Damit sich im vergangenen Schuljahr aufgetretene Datendiskrepanzen zum Schuljahr 2015/16 nicht wiederholen und sich Korrekturlieferungen von vornherein erübrigen, wird dringend gebeten, einigen Sachverhalten besondere Aufmerksamkeit zu schenken und bei den entsprechenden Daten auf die vollständige und korrekte Erfassung zu achten:

5 - 5 - Eintragung von Zu- und Abgangsdatum von Schulwechslern zur Vermeidung von gleichzeitigen Einschreibungen an mehreren Schulen Bei Schülerinnen und Schülern: Eintragung der Teilnahme an gebundenen und offenen Ganztagsangeboten Eintragung der erreichten Abschlüsse, insbesondere bei Abgängen vor dem Erreichen des schulartspezifischen Abschlusses bei Lehrkräften, die an mehreren Schulen tätig sind: Angaben zum Einsatz an den anderen Schulen, insbesondere im Falle anderer Schularten (z. B. bei an Realschule oder Gymnasium tätigen Lotsen zum Einsatz an der Grundschule) Zuordnung der Schülerinnen und Schüler zum Unterricht Ein aktueller und konsolidierter Datenbestand unterstützt die Verwaltungsarbeiten an der Schule und bereitet zugleich die korrekte Übermittlung der Amtlichen Schuldaten vor. Durch die kontinuierliche Datenpflege kann einem evtl. Zeitdruck bei der termingerechten Abgabe wirksam vorgebeugt werden. Bitte nutzen Sie die ins Schulverwaltungsprogramm integrierten Datenprüfungen frühzeitig und suchen Sie bei auftretenden Problemen den Kontakt zu den Multiplikatoren, damit bis zum Stichtag ein plausibler Datenbestand erreicht ist. Am Stichtag der Datenerhebung sollten nur noch kurzfristig angefallene Änderungen in ASV nachgeführt werden, sodass die Übermittlung der gespeicherten und bereits überprüften Daten unverzüglich eingeleitet werden kann. 2.5 Allgemeine Informationen und Auskünfte zu Einzelfragen Allgemeine Informationen und Antworten zu aktuellen Fragen, die mit der Erhebung der Amtlichen Schuldaten zusammenhängen, finden Sie unter der Adresse

6 - 6 - Sollte bei der Bereitstellung und Übermittlung der Daten ein Problem auftreten, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Multiplikator. Er wird Ihnen unmittelbar helfen oder Ihr Anliegen ggf. weiterleiten. Die Kontaktdaten und Sprechzeiten der Multiplikatoren sind unter folgender Adresse abrufbar: Informationsaustausch mit den nichtstaatlichen Schulträgern Nichtstaatlichen Schulen wird empfohlen, zur eindeutigen Klärung von Personalverhältnissen gegebenenfalls Rücksprache mit dem Schulträger zu halten. Die Schulreferate der großen Städte haben von diesem Schreiben einen Abdruck erhalten. Private Schulen werden gebeten, ihren Schulträger, z. B. durch Zuleitung eines Abdrucks, über diese Erhebung in Kenntnis zu setzen. 2.7 Ablauf und Termine Bitte beachten Sie folgende Termine und Ablaufschritte: Stichtag (maßgebliches Datum für die Beschreibung der Unterrichtssituation im Schuljahr 2015/16): 1. Oktober 2015 Datenübermittlung: möglichst unmittelbar nach dem Stichtag, spätestens bis 12. Oktober 2015 Datenabgabe (formale Abgabeerklärung): Nach dem Abholen der Quittungen und der Bestätigung der Kontrollzahlen ist in ASV die Datenabgabe vorzunehmen. Datenfreigabe: Die Schulaufsicht führt eine Sichtprüfung der abgegebenen Daten anhand von Kennzahlen durch. Das Ergebnis wird der Schule per OWA-

7 - 7 - Mail mitgeteilt. Im Falle der Freigabe ist der Prozess für die Schule abgeschlossen. Sofern die Datenlieferung abgelehnt wird, sind an der Schule anhand der übermittelten Hinweise die entsprechenden Korrekturen in den beiden Zeitscheiben in ASV ( aktuelles Schuljahr und Statistik ) vorzunehmen, die Daten erneut zu übermitteln und anschließend wieder formal abzugeben. Bereits im Voraus danke ich Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die mit der Bereitstellung der Daten zur Beschreibung der Unterrichtssituation verbundene Mühe. Mit freundlichen Grüßen gez. Herbert Püls Ministerialdirektor