Whitepaper. Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

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1 Whitepaper Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung... Seite 3 2. Mehr als Kostenvorteile... Seite 3 3. Typische Fußfallen in der Projektierung... Seite 4 4. Auf wichtige Rahmenbedingungen achten... Seite 4 5. Konkret werden!... Seite 5 d.velop - Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung 2

3 Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung Obwohl eine digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen erhebliche Kostenersparnisse verspricht und bei der Automatisierung von Verwaltungsprozessen hilft, ist sie noch längst nicht zur Selbstverständlichkeit in den Unternehmen geworden. Was die Vorteile, mögliche Hemmnisse und notwendige Rahmenbedingungen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sind, beschreiben wir in diesem Whitepaper. Im Gegensatz zur papierbasierten Form der Eingangsrechnungsverarbeitung werden bei der digitalen Variante papiergebundene Rechnungen im ersten Schritt gescannt und liegen somit während des gesamten Prozesses in digitaler Form vor. Die Digitalisierung der Dokumente und ihre zentrale Aufbewahrung in einem ECM- System gewährleisten einen schnellen und permanenten Zugriff aller Prozessbeteiligten auf Rechnungen ohne die logistischen Hindernisse eines Papierarchivs bzw. der Hauspost in Kauf nehmen zu müssen. Gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung eignet sich besonders gut für eine Standardisierung. Mit derartigen Verwaltungsprozessen werden in der Regel keine Wettbewerbsvorteile generiert. Folglich besteht an diese Prozesse vor allem der Anspruch, dass sie möglichst effizient und einfach ablaufen sollen. Aus diesem Grund kann man hier besonders gut mit Standardisierungen arbeiten. Mehr als Kostenvorteile Zentraler, transparenter Überblick In einem zentralen Cockpit werden alle eingegangenen Rechnungen aufgelistet. Diese Übersicht stellt neben den wichtigsten Metadaten der Rechnungen auch die relevanten Prozessinformationen dar. So behält die Finanzbuchhaltung stets den Überblick, durch welchen Mitarbeiter zur Zeit welche Rechnungen bearbeitet werden. In Verbindung mit den detaillierten Daten zur Prozesshistorie erhöht dies die Transparenz der Abläufe. Durch eine Aggregation können die über das Cockpit zur Verfügung stehenden Rechnungsdaten zudem als Informationsquelle für das Cash-Management, die Budget-Verantwortlichen und sonstige interessierte Personengruppen dienen. Entlastung von manuellen Arbeiten Zu den weiteren Vorteilen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung gehört, dass den Mitarbeitern in der Finanzbuchhaltung mittels einer automatischen Erkennung der Rechnungsinhalte weitestgehend die Aufgabe abgenommen wird, manuell Daten in die Erfassungsmaske des ERP-Systems einzugeben. Dies ist nur einer von mehreren Aspekten, die in Summe zu einer bedeutsamen Zeitersparnis über den gesamten Prozess führen. Verringerung der Durchlaufzeiten Die automatische Ermittlung der zuständigen Bearbeiter für Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie deren automatische Zustellung trägt zur Verringerung der Durchlaufzeit bei. Die digitale Zustellung der Workflowaufgaben ist gerade bei der Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg bedeutend schneller als der Versand der Papierdokumente mit der Hauspost. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass durch den gezielt steuerbaren Prozess eine bessere Ausschöpfung von Skonti er-möglicht wird. Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten Ebenso besteht typischerweise die Möglichkeit, im System verschiedene Vorgaben zu hinterlegen, damit verschiedene Sicherheitsaspekte beachtet und eingehalten werden. Dies betrifft etwa die Definition von Betragsgrenzen zur Freigabe einer Rechnung und ein verpflichtendes Vier- oder Mehr-Augenprinzip. Auch die automatische Zuordnung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu den einzelnen Prozessschritten gehört dazu. Des Weiteren zählen auch die digitale Aufbewahrung der d.velop - Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung 3

4 Dokumente in einem revisionssicheren Archiv und das Management der Zugriffsrechte zu den wichtigen Sicherheitsaspekten der Eingangsrechnungsverarbeitung. Typische Fußfallen in der Projektierung Fehlerhafte Definition von Verantwortlichkeiten Allerdings bestehen durchaus auch Hemmnisse, die eine Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erschweren. So existieren in vielen Unternehmen fest definierte Regelungen zu den Verantwortlichkeiten und Freigabebefugnissen. Zwar bietet es sich auf den ersten Blick an, diese Vorgaben als Grundlage für die Konzeptionierung und die anschließende Einrichtung des Workflows zu verwenden, doch nicht selten wird dann nach der Einführung das Problem festgestellt, dass in der Vergangenheit teilweise große Differenzen zwischen den vorgegebenen Regelungen und dem praktizierten Prozess bestanden. Durch die Transparenz des Prozesses und die systemseitige Prüfung der Regelungen werden diese Diskrepanzen während der Tests bzw. spätestens während der produktiven Nutzung aufgedeckt. In solchen Fällen ist dann zu entscheiden, ob die vorgegebenen Regelungen oder die praktizierte Arbeitsweise anzupassen ist. Zudem ist ein kontinuierliches Monitoring der eigenen Abläufe vor, während und nach der Einführung empfehlenswert. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass organisatorische Hürden, wie die Freigabe einzelner Rechnungen durch viele verschiedene Stellen, den Prozess verzögern und den Vorteil der Zeitersparnis extrem schmälern. Häufig bietet gerade auch der organisatorische Ablauf viel Potenzial zur Beschleunigung oder eben auch zur Verzögerung der Durchlaufzeit. Solche nachträglichen Anpassungen am System sind in der Regel sehr aufwändig und können zu starken Verzerrungen im Projektergebnis führen. Auf wichtige Rahmenbedingungen achten Enge Verzahnung Für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ist von besonderer Bedeutung, dass alle Projektbeteiligten, von Kunden und Lieferantenseite, eng miteinander verzahnt arbeiten, um die angestrebten Projektziele zu erreichen. Diese Notwendigkeit gilt grundsätzlich für jedes Innovationsprojekt, unabhängig von ECM. Keinesfalls sollte die Einschätzung bestehen, dass die Implementierung von Standardsoftware kein besonderes Engagement im Projektteam verlangt. Fehlendes Wissen über Prozesse Eine weitere Problemstellung besteht darin, dass die Kenntnisse zum bestehenden Ablauf im Unternehmen sehr unterschiedlich ausgeprägt sind. Das fehlende Wissen zu den Soll- und Ist-Prozessen kann zu einer deutlichen Verlängerung der Projektlaufzeit führen. Schlimmstenfalls bewirkt dies auch eine verringerte Akzeptanz des Prozesses bei den Anwendern. Aus diesem Grund besteht als Erfordernis, den bestehenden Prozess von dem Projektteam im Vorfeld detailliert zu erfassen. Monitoring von Abläufen Aktive Mitgestaltung aller Beteiligten Ein weiterer Aspekt kommt hinzu: Die Digitalisierung und Veränderung von Geschäftsprozessen kann nie alleine durch die Möglichkeiten einer Software erfolgreich sein. Vielmehr ist es wichtig, dass Verantwortliche und Mitarbeiter des Anwenderunternehmens aktive Mitgestalter in dem Vorhaben werden. Dies gilt für den gesamten Lebenszyklus des Projekts, von der Phase der Konzeptionserstellung über die Tests bis zum Betriebsstart der Lösung und darüber hinaus. Ergänzend dazu bedarf es vor der produktiven Nutzung der Lösung eines gezielten Projektmarketings, um den Benutzern die Veränderund.velop - Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung 4

5 gen frühzeitig verständlich zu machen und bei ihnen eine möglichst große Akzeptanz zu erzeugen. Vorausschauen nicht vergessen Aber auch der perspektivische Blick in die Zukunft muss immer vorgenommen werden. Denn nicht nur während der Einführung einer Eingangsrechnungsverarbeitung, sondern auch danach wird regelmäßig eine Abwägung zwischen dem Status-Quo und einer Veränderung des Vorgehens notwendig. In solchen Situationen ist es maßgeblich für den weiteren Fortschritt, dass die Projektverantwortlichen im Unternehmen mit den erforderlichen Entscheidungskompetenzen ausgestattet sind. Konkret werden! Sie möchten gerne erfahren, wie eine Eingangsrechnungsverarbeitung Marke d.velop aussieht? Rufen Sie uns einfach an: oder senden Sie uns eine d.velop - Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung 5

6 Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren. d.velop AG Schildarpstraße Gescher Fon d-velop.de info@d-velop.de Version: d.velop - Einmaleins der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung Juli 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 6