Personal Swiss 2019 Messe Zürich L&D Stage DSAG-Arbeitsgruppen Personalwesen & SuccessFactors

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1 CHECK-IN TO A NEW PORTAL DIMENSION Personal Swiss 2019 Messe Zürich L&D Stage DSAG-Arbeitsgruppen Personalwesen & SuccessFactors Elektronische Formulare und Workflows für SAP HR kundengerecht umgesetzt! Stefan Bohlmann, VANTAiO Michael Füchsle, Foxysoft 02. April

2 Vorstellung Ihre Referenten für diesen Vortrag Stefan Bohlmann VANTAiO GmbH & Co. KG, Mainz Michael Füchsle Foxysoft GmbH, Landau 2

3 HR Digitalisierung Eine typische Ausgangssituation im Unternehmen Wir müssen viel mehr HR Services als bisher bereitstellen! Viele Abläufe dauern eigentlich bei uns zu lange und erfordern zu viele Rückfragen der Benutzer. Die Auswertbarkeit von Prozessdurchlaufzeiten und mehr Transparenz wäre hilfreich Heute fehlen uns auf jeden Fall die richtigen Werkzeuge. Strategiesitzung des Personalbereichs Strategische Rolle des Personalbereichs bei der Sicherung und Weiterentwicklung des Unternehmens Operative Rolle des Personalbereichs bei der Bereitstellung von Dienstleistungen und Services für die Geschäftsbereiche 3

4 Elektronische Formulare für SAP & HR Freie Einbindung in verschiedene SAP Plattformen und User Experiences User Experience Freestyle InPlace-Einbindung in das SAP Portal User Experience SAPUI5 Aufruf über das FIORI Launch Pad (FLP) 4

5 Beispiel Startseite Willkommen im HR Portal HR Portal & Workflow mit VANTAiO & Foxysoft 5

6 Beispiel Content Eltern werden HR Portal & Workflow mit VANTAiO & Foxysoft 6

7 Beispiel Formular Elternzeit beantragen HR Portal & Workflow mit VANTAiO & Foxysoft Beispiel: Antrag auf Elternzeit 7

8 Elektronische Formulare für SAP & HR Überblick der Services (1/2) An/- Abwesenheiten Arbeitsunfähigkeitsmeldung Mehrarbeit Antrag Antrag auf Abbau Überstunden Memo an Betriebsrat Antrag auf Teilzeitarbeit Bildungszeit beantragen Antrag auf Familienpflegezeit Antrag auf Freistellung Antrag auf Telearbeitsplatz Zugangskarte beantragen 1 Ich, Familie & Gesundheit askhr Anfrage von Mitarbeiter an HR HR Auftrag erteilen Änderung meiner persönlichen Daten Einverständniserklärung Datennutzung Widerruf der Einverständniserklärung Datennutzung Erteilung Unterschriftenvollmacht Erfassung Familienangehörige Unfall Anzeige erfassen Notfall Ersterfassung Mitarbeitervorschlag zur Sicherheit & Gesundheit Pflichtmeldung eines Mangels zur Sicherheit & Gesundheit Genehmigung Mitarbeiterbefragung WLAN Ticket beantragen Elternzeit beantragen Verlängerung der Elternzeit beantragen Antrag auf Nebentätigkeit Fundmeldung erfassen Verlustmeldung erfassen Unterweisung Teilnahme bestätigen 2 8

9 Elektronische Formulare für SAP & HR Überblick der Services (2/2) Einkommen und Benefits 3 Manager HR Services 5 HR Intern 6 > Entgeltumwandlung > Antrag auf Sonderzahlung > Anweisung zur Auszahlung von Zeitguthaben > Antrag auf Vertretungszulage > Belastung Reklamation > Entgelt Reklamation Karriere und Entwicklung Mitarbeiterempfehlung Ideen einreichen Erstunterweisung neue Mitarbeit. Versetzung / Umgruppierung 4 Personalanforderung Probezeit-Ende Mitteilung Checkliste für neue Mitarbeiter MSS Onboarding für neue Mitarbeiter Unterweisung planen und durchführen Gefährdungsbeurteilung durchführen Planstelle ändern Visitenkartenantrag Organisationseinheit ändern Anlegen Bankverbindung Personaldatenänderung Shared Service Center Eintrittsmaßnahme für neue Mitarbeiter Erstunterweisung Arbeitnehmer Erstellung und Fragebogen Versand Alle Module & Apps finden Sie hier im VANTAiO Modul Center: /module-und-apps 9

10 Elektronische Formulare für SAP & HR Typische Anwendungsbeispiele (A) Zugangskarte (B) Datennutzung (C) Personalanforderung (D) OrgEinheit ändern Ich möchte als Mitarbeiter einen Zugang für einen externen Mitarbeiter beantragen. Ich möchte mein Einverständnis zur Datennutzung zurückmelden. Ich möchte mein Team erweitern und gerne einen neuen Mitarbeiter einstellen. Ich möchte die Organisationszuordnung für einen Mitarbeiter einfach ändern. 10

11 Zugangskarte beantragen > Einfaches Beantragen einer Zugangskarte für einen externen Mitarbeiter > Automatische Stammdatenbefüllung aus SAP > Nach Beantragung Weiterleitung der Daten zur Kartenausgabe > Weiterführende Informationen zum Prozess sehr einfach über das Portal verwaltbar 11

12 Einverständnis zur Datennutzung > Einmalige Zustimmung eines Mitarbeiters zur Nutzung seiner Daten > Nutzung einer elektronischen Unterschrift > Automatische Erkennung einer korrekten Unterschrift (Vorname / Nachname) 12

13 Personalanforderung > Anfordern einer neuen Stelle oder Antrag auf Weiterbeschäftigung eines Mitarbeiters > Integration und Auslesen von Daten aus dem SAP System (Beispiel: Kostenstelle) > Anzeige relevanter Felder abhängig vom Bearbeiter bzw. Bearbeitungsstatus 13

14 Änderung der Organisationseinheit > Neuanlage, Verschieben oder Abgrenzen einer Organisationseinheit > Möglichkeit zur Vorerfassung und anschließender gesammelter Übertragung an SAP möglich! 14

15 Modularer Aufbau der Benutzeroberfläche VANTAiO workflowmanager powered by Foxysoft 15

16 Modularer Aufbau der Benutzeroberfläche Mitarbeiter und Führungskräfte Intern & Administratoren Meine Apps & Formulare Übersicht aller für mich verfügbaren Formulare & Apps (berechtigungsabhängig) Meine Workflows Alle von mir gestarteten bzw. initierten Workflows inkl. grafischem Status Mein Arbeitsvorrat Meine Genehmigungen und TO DOs für einzelne Workflows Workflow Historie Übergreifende Darstellung aller beendeten Workflows Alle Vorgänge Filterbare Liste aller Workflows für Administratoren Formular Editor / Designer Gestaltung der Workflow Formulare mit grafischem Editor Benutzer Einstellungen Meine persönlichen Einstellungen zu Workflows (Beeinflussung der Ansichten etc.) Meine Workflow- Statistik Statistische Übersicht meiner Workflows Teamvorgänge Manager Vorgänge und Workflows meines Teams, meiner Abteilung oder meines Bereiches Recherche Schnelles Auffinden von Antragstellern und Vorgängen Workflow Designer Grafische Gestaltung der Workflow Abläufe Process Designer (BPMN) Erweiterte Gestaltung der Workflow Abläufe per BPM Notation 16

17 Meine Apps & Formulare > Übersicht aller für mich verfügbaren Formulare & Apps > Berechtigungsabhängige Darstellung > Suchmöglichkeit nach Formularen & Apps > Gruppierte Darstellung nach Themengebiet möglich > Unterstützung von Favoriten 17

18 Meine Workflows > Darstellung der von mir initiierten Workflows > Suchmöglichkeit nach spezifischen Workflows > Sortierungsmöglichkeit nach Beschreibung, Workflow Typ oder Status > Persönliche Einstellung / Konfiguration der dargestellten Felder 18

19 Mein Arbeitsvorrat > Meine Genehmigungen und TO Dos für einzelne Workflows 19

20 Workflow - Historie > Flexible Auswahl der verschiedenen Filterkriterien > Filter: Datum, Bearbeiter, Antragsteller, Status, Vorgangsnummer, Formularnummer 20

21 Meine Workflow Statistik > Meine Genehmigungen und TO Dos für einzelne Workflows 21

22 Recherche > Schnelles Auffinden von Antragstellern und Vorgängen 22

23 Benutzer - Einstellungen > Festlegung verschiedener Darstellungsoptionen (Listendarstellung, Kacheldarstellung etc.) > Bestimmung eines Stellvertreters zum Beispiel bei Abwesenheiten 23

24 Team Vorgänge - Manager > Spezielle Darstellung für Manager und Vorgesetzte > Gesamteinblick in die Vorgänge des Teams, einer Abteilung oder eines Bereiches > Meine Genehmigungen und TO Dos für einzelne Workflows 24

25 Alle Vorgänge - Administrator > Flexible Auswahl der verschiedenen Filterkriterien > Filter: Datum, Bearbeiter, Antragsteller, Status, Vorgangsnummer, Formularnummer 25

26 Formular Editor / Designer > Darstellung meiner angestoßenen Prozesse > Einfache Unterteilung des Formulars in Abschnitte und Schritte (Roadmap) 26

27 Workflow Designer > Grafische Modellierung des Workflow Ablaufs 27

28 Struktur und Aufbau der Software: Basis-Komponenten und Formulare & Apps 28

29 Elektronische Formulare für SAP & HR Struktur und Aufbau der Lösung (A) Software Komponenten powerded by (B) Formulare & Apps VANTAiO workflowmanager Basis Workflow Monitor wm Process Engine & Designer BPM Workflow Engine Formular Generator Workflow Designer Manager Cockpit Ready to Run Package ESS Starter Package 29

30 Elektronische Formulare für SAP & HR Software Architektur VANTAiO YOUR Portal OData URL Rewriting SAP Web Dispatcher (Reverse Proxy) SAP NetWeaver Gateway (embedded) Workflow API ABAP-Userexits HCM API Aufträge (Kundennamensraum) SAPUI5 BSP Container Aufträge (Kundennamensraum) ABAP Workflow Daten SAP HCM Infotypen SAP HCM System 7.X ABAP 30

31 Welchen Nutzen erreichen Sie mit der Lösung? (1/2) > Einfache Ablösung von dokumentorientierten Prozessen durch echte digitale Lösungen > Schnelles Einführen neuer Prozesse und Bereitstellung effizienter Abläufe für Mitarbeiter > Einheitliche Serviceschnittstelle zum Benutzer (durch die Nutzung im Portal) > Intensivere Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten > Bessere Einhaltung von Fristen und Termine durch automatische Erinnerungen > Gesteigerte Operative Effizienz Freiräume für Ihre Abteilungen werden geschaffen 31

32 Welchen Nutzen erreichen Sie mit der Lösung? (2/2) > Mehr Transparenz für Manager über alle Vorgänge des eigenen Bereiches oder Abteilung > Einfaches Eingreifen für Administratoren bei Fehlleitungen etc. > Einheitliche und moderne Benutzeroberfläche für die Anwender > Flexible Anwendung durch Benutzungsmöglichkeit mit verschiedenen Geräteklassen >. 32

33 Vielen Dank für Ihr Interesse. Noch Fragen? Rufen Sie uns gerne an: VANTAiO GmbH & Co. KG / Rheinstraße 4N / Mainz T / F info@vantaio.com

34 2019 VANTAiO GmbH & Co. KG und FoxySoft GmbH Die Weitergabe und/oder die Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die VANTAiO GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. SAP, R/3, ABAP, BAPI, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, Sybase, Adaptive Server, Crossgate, Ariba, das Ariba-Logo, SuccessFactors und SuccessFactors Jam und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland oder von einem SAP- Konzernunternehmen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von VANTAiO bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. VANTAiO übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. VANTAiO steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen.