Tagungsablauf. // Personalführung der Freiwilligen // Prüfung der Zuschüsse durch das Bundesamt

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1 Tagungsablauf 1. Begrüßung Pfarrer Dirk Bingener; 1. Vorsitzender 2. Aktuelle Entwicklungen innerhalb der Freiwilligendienste Heike Rieder, Geschäftsführerin Freiwilligenzahlen im Kursjahresverlauf Förderkontingente 3. Informationen aus der Verwaltung Heike Rieder, Geschäftsführerin // Personalführung der Freiwilligen // Prüfung der Zuschüsse durch das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) // Sozialversicherungsmeldungen // Urlaubsgewährung // Verpflegungszuschuss // Neue BFD Vereinbarung und neues Beiblatt 4. Qualitätsstandards für Einsatzstellen in den Freiwilligendiensten Dr. Thomas Möltgen, 2. Vorsitzender des FSD Arbeitsfeld der Referentin für Einsatzstellen Stefanie Kaule, Referentin für Einsatzstellen Die Checkliste Stefanie Kaule, Referentin für Einsatzstellen 5. Theologisches Bildungskonzept Theresa Krämer; Theologische Referentin Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

2 Herr Pfarrer Dirk Bingener, erster Vorsitzender FSD, begrüßt alle Einsatzstellenvertreter/innen und stellt das Podium vor: Dr. Thomas Möltgen DiCV Erzbistum Köln, zweiter Vorsitzender FSD, Matthias Beiten Vertreter des Erzbistums Köln, Beisitzer FSD-Vorstand, Heike Rieder, Geschäftsführerin FSD Köln, Stefanie Kaule, Referentin für Einsatzstellen, Theresa Krämer, Theologische Referentin. Weiterhin anwesend: Claudia Altenweger, Verwaltungsreferentin, Petra Leyendecker, Einsatzstellen-Verwaltung, Inga Baur, Einsatzstellen-Verwaltung. Freiwilligenzahlen im Kursjahresvergleich Heike Rieder, Geschäftsführerin Die Freiwilligenzahlen sind im Vergleich zum vorigen Jahr gleich hoch, obwohl in diesem Jahr kein Doppeljahrgang die Schule verlässt. Es bestätigt sich die Tendenz, dass die Freiwilligen immer jünger sind, wenn sie die Schule verlassen und noch nicht entschieden haben, wie es für sie weiter geht. Sie nutzen den Freiwilligendienst als Zeit zur Orientierung. Wir werden beobachten, ob dieser Trend anhält oder ob in diesem Jahr noch Nachwirkungen des Doppeljahrgangs zu spüren waren. Für das kommende Kursjahr 2015/16 werden wir uns auf ähnlich hohe Zahlen vorbereiten. Vergleicht man die Anteile BFD/FSJ in den beiden Jahren sieht man, dass in diesem Kursjahr die Anzahl der BFD-ler/innen umgekehrt proportional zu den der FSJ-ler/innen steht. Wir konnten in diesem Kursjahr auf ein erhöhtes Kontingent im BFD zurückgreifen. Dieses Kontingent stand erst in der zweiten Hälfte des Jahres zur Verfügung, wodurch sich der größere Anteil im BFD begründet. Dies wird sich in den nächsten Jahren voraussichtlich angleichen. Gesamt FSJ Gesamt BFD Oktober Oktober Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

3 Unterteilt in die beiden Freiwilligendienst FSJ und BFD ergibt sich folgendes Bild: Freiwilliges soziales Jahr Freiwillige Stand Oktober 2013 Freiwillige Stand Oktober FSJ FSJ-plus Gesamt Am Stichtag hatten wir 648 FSJ-ler/innen, im Oktober 2014 sind es 457 Freiwillige. Der Anteil an FSJ-plus Freiwilligen (Freiwillige mit besonderem Förderbedarf) ist um 20 Plätze gestiegen, weil wir dort wegen des hohen Bedarfs einen weiteren Kurs angeboten haben. Wir können z. Zt. im FSJ-plus vier Kurse à 20 Teilnehmer/innen anbieten. Bundesfreiwilligendienst Freiwillige Stand Oktober 2013 Freiwillige Stand Oktober BFD BFD-Ü-27 Gesamt Zum Stichtag hatten wir 451 BFD-ler/innen, in 2014 sind es 656 Freiwillige. Der Anteil der Freiwilligen Ü27 (über 27 Jahre alte Bundesfreiwillige) liegt relativ konstant bei um die 70 Freiwilligen im Laufe eines Jahres. Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

4 Förderkontingente im FSJ und BFD im Kursjahr 2014/15 Heike Rieder, Geschäftsführerin Den katholischen Trägern stehen bundesweit Kontingente im FSJ und BFD zur Verfügung. Wir haben uns in den letzten Jahren bemüht, das Kontingent für das Erzbistum Köln zu erhöhen. Insbesondere im BFD ist uns dies gelungen. Bis August 2015 steht uns im BFD ein Kontingent von 500 Freiwilligen pro Monat zur Verfügung. Im FSJ sind es ebenfalls 500 Freiwillige pro Monat, so dass wir die lange angestrebte 50:50 Aufteilung erreicht haben und hoffentlich langfristig halten können. Freiwilliges soziales Jahr Soll Ist /2014 bis 08/2015 Derzeit haben wir im FSJ unser Kontingent von 500 Freiwilligenmonaten noch nicht erreicht. Wir haben bisher 334 FSJ-Verträge abgeschlossen. Es sind allerdings noch einige FSJ-Kurse geplant, so dass diese Zahl nur ein Zwischenstand ist. Im BFD wird das Kontingent nach Kalenderjahren berechnet. Im Kalenderjahr 2014 haben wir das Kontingent bis auf wenige Monate ausgeschöpft, weshalb wir derzeit keine weiteren BFD-Stellen für unter 27-jährige anbieten können. Im Jahr 2015 können wir für den Sommer wieder BFD-Vereinbarungen für unter 27-Jährige abschließen. Für die über 27-Jährigen bieten wir ganzjährig Plätze an. Bundesfreiwilligendienst Soll Ist bis 08/2015 Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

5 Heike Rieder, Geschäftsführerin Personalführung Abmahnungen und Kündigungen sollten Gespräche vorrausgehen, zu denen unsere Bildungsreferenten/innen nach Möglichkeit einbezogen werden. Kündigungen stellen immer den letzten Schritt dar und können auf keinen Fall rückwirkend erfolgen. Im FSJ und im BFD müssen die Einsatzstellen den FSD mit der Kündigung beauftragen. Im FSJ können wir die Kündigung selbst aussprechen. Im BFD leitet der FSD das Kündigungsgesuch an das Bundesamt weiter. Bei Kündigungen in der Probezeit gibt es einen Unterschied zwischen dem FSJ und dem BFD. Die Probezeit im FSJ beträgt drei Monate. Die Probezeit im BFD dauert hingegen sechs Wochen. Darüber hinaus ist bei einer Kündigung der BFD-Vereinbarung in der Probezeit folgendes zu beachten: Als Einsatzstelle sind Sie im BFD nicht selbst Vertragspartner. Deshalb können Sie als Einsatzstelle den BFD-Vertrag nicht kündigen, sondern lediglich ein Kündigungsgesuch über uns an das BAFzA senden. Die Kündigung wird dann vom BAFzA ausgesprochen und ist erst wirksam, wenn die Kündigung beim Freiwilligen eingegangen ist. Dem Freiwilligen muss also spätestens am letzten Tag der Probezeit das Kündigungsschreiben vom BAFzA zugegangen sein. Die Vereinbarung endet auf den Tag genau zwei Wochen nach Zugang der Kündigung beim Freiwilligen (zweiwöchige Kündigungsfrist). Um die Kündigung zu formulieren und dem Freiwilligen zuzustellen benötigt das BAFzA eine Bearbeitungszeit von zwei Wochen. Der FSD wiederum benötigt 1-2 Tage Zeit um das Kündigungsgesuch an das BAFzA weiterzuleiten. Deshalb sollten Sie bereits drei Wochen nach Beginn des BFD darüber nachdenken, ob Sie während der Probezeit kündigen wollen. Ansonsten haben Sie beim BFD - anders als im FSJ - über die Probezeit hinaus ein ordentliches Kündigungsrecht. Prüfung der Zuschüsse durch das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) Die Verwendung der Zuschüsse, die Sie als Einsatzstelle im Rahmen des BFD zu Taschengeld, Verpflegungszuschuss und Sozialversicherungsbeiträgen erhalten, wird vom BAFzA überprüft. Die Prüfer sind Ihnen teilweise bekannt. Es sind die ehemaligen Regionalbetreuer des einstigen Amtes für Zivildienst. In unserem Einzugsgebiet des Erzbistums Köln sind dies: Frau Lux, Herr Nielsen und Herr Theis. Sollten Sie eine Prüfungsankündigung erhalten, werden Sie um die Vorlage einiger Unterlagen gebeten. Im Rahmen der Kooperationsvereinbarung haben Sie einige Aufgaben an uns delegiert (z.b. Bescheinigungen). Bitte informieren Sie die Prüfer/in darüber. Wir halten diese Unterlagen bei uns vor. Wenn die Prüfer/in bei uns die Verwendung der Bildungspauschalen für den/die Freiwillige/n überprüft, werden wir diese Unterlagen vorlegen. Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

6 Sozialversicherungsmeldungen Wir möchten Sie bitten, uns die Anmeldungen bzw. Jahresmeldungen und Abmeldungen zur Sozialversicherung zuzusenden. Wir sind verpflichtet diese für eine Prüfung bereit zu halten, da der Bezug der Fördermittel an die SV-Meldungen gekoppelt ist. Aus diesem Grunde ist es wichtig, dass Freiwillige erst dann abgemeldet werden, wenn der Vertrag ausgelaufen oder offiziell gekündigt wurde. Es kommt vor, dass wegen unentschuldigtem Fehlen kein Taschengeld gezahlt werden muss, dann möchten wir Sie bitten den Freiwilligen nicht abzumelden, sondern beitragsfrei angemeldet zu lassen, bis der Dienst offiziell beendet ist. Urlaubsgewährung Leider kommt es immer wieder vor, dass der Dienst mit Urlaub begonnen wird. Insbesondere betrifft dies Einsatzstellen, die im Sommer geschlossen haben. Bitte schließen Sie die Verträge so ab, dass diese beginnen, wenn die Schließzeiten der Einrichtung beendet sind. Mit Urlaub zu starten ist nicht möglich. Ebenfalls ist es nicht möglich, Urlaub während der Seminarzeiten zu gewähren. Die Seminarzeiten werden Ihnen in der Regel rechtzeitig mitgeteilt, so dass diese in der Urlaubsplanung berücksichtigt werden können. Sollten Sie nicht über die Seminartermine informiert worden sein, melden Sie sich bitte zuerst bei uns ehe Sie Urlaub gewähren. Verpflegungszuschuss Im Folgenden soll der Unterschied zwischen Verpflegung als Sachleistung, Essen als Arbeitsmittel und dem im Freiwilligendienst relevanten Verpflegungszuschuss erläutert werden. Sachleistung Arbeitsmittel Im Rahmen einer Sachleistung wird Essen bereitgestellt, dem ein festgelegter Betrag zugrunde liegt. Der in der Vereinbarung mit den Freiwilligen getroffene Zuschuss entspricht keiner Sachleistung und darf nicht als solcher benutzt werden. Sollten die Freiwilligen aus pädagogischen Gründen mit Kindern, Klienten oder sonstigen Betreuten zu Mittag essen, ist das Essen als Arbeitsmittel zu verstehen. Es muss kostenfrei zur Verfügung gestellt werden und die Essenzeit darf nicht als Pause gewertet werden. Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

7 Der Verpflegungszuschuss muss grundsätzlich ausgezahlt werden: Zuschuss Sollte der/die Freiwillige an einem Verpflegungsangebot teilnehmen können und dies wünschen, können Sie natürlich aus administrativen Gründen für die gewählten Mahlzeiten einen vorher, den Freiwilligen bekannten Essensbeitrag vom Geld abziehen. Der/die Freiwillige müssen jedoch die Möglichkeit haben, frei wählen und dies wiederrufen zu können. Eine Verpflichtung zur Teilnahme am Essen darf nicht bestehen (siehe Sachleistung) und die Essenseinnahme darf nicht im Beisein von zu betreuenden Personen stattfinden (siehe Arbeitsmittel). Neue BFD Vereinbarung Ab dem gelten neue BFD-Vereinbarungen, deren wesentliche Änderungen wir Ihnen kurz vorstellen:» Die Urlaubstage werden nun differenziert in Urlaub nach Werktagen und Urlaub nach Arbeitstagen. Bitte orientieren Sie sich an dem, was in Ihrer Einsatzstelle gilt. Beim Urlaub nach Werktagen wird der Urlaubsanspruch im Rahmen einer 6-Tage- Woche berechnet. Für unsere Freiwilligen sind dies derzeit 31 Tage. Beim Urlaub nach Arbeitstagen orientiert sich der Anspruch an einer 5-Tage-Woche, für unsere Freiwilligen sind dies derzeit 26 Tage.» Geändert haben sich auch die Unterschriften auf der vorletzten Seite. Ist der Rechtsträger nicht identisch mit der Einsatzstelle, dann muss sowohl die Einsatzstelle als auch der Rechtsträger die Vereinbarung unterschreiben. Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

8 » Das Beiblatt wurde gekürzt und damit vereinfacht. Die einzelnen Abrechnungsstellennummern werden von uns voreingetragen. Wir möchten sie jedoch bitten ihre Nummern zu prüfen. Dies sind die Punkte 2. und 3. Dr. Thomas Möltgen, 2. Vorsitzender Im vergangenen Jahr sind wir mit den Einsatzstellenvertretern/innen (siehe Zusammenfassung der Einsatzstellentagung 2013) über die Qualitätsstandards ins Gespräch gekommen. Viele gute Vorschläge wurden damals von Ihnen gemacht. Ein Teil dieser Vorschläge wurde vom FSD bereits umgesetzt. So wurden Ihnen Zeugnisvorlagen zur Erstellung der Zeugnisse für die Freiwilligen zur Verfügung gestellt. Es wurden die Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

9 Tätigkeitsbeschreibungen überarbeitet. Der Einführungstag der Freiwilligen findet auf vielfachen Wunsch nicht mehr am ersten Arbeitstag statt, so dass Sie Ihre Freiwilligen am ersten Arbeitstag in Ihren Einrichtungen begrüßen können. Die Termine für die Einführungstage wurden frühzeitig kommuniziert. Um den Kontakt zu den Einsatzstellen zu intensivieren und die Betreuung zu optimieren hat der FSD die Stelle der Referentin für Einsatzstellen geschaffen. Die Stelle wird von Frau Stefanie Kaule wahrgenommen, die einige noch kennen, weil sie vor Ihrer Elternzeit die Pädagogische Leitung innehatte. Zusätzlich ist der Bereich der Einsatzstellenverwaltung geschaffen worden, der mit Frau Leyendecker und Frau Baur, durch zwei erfahrene Kolleginnen aus der Verwaltung besetzt werden konnte. Die Qualitätsstandards für Einsatzstellen wurden auch auf dem Hintergrund ihrer Rückmeldungen angefertigt. Diese liegen jetzt vor und haben ab ihre Gültigkeit. Gemeinsam mit ihnen wollen wir uns auf den Weg machen unsere Qualität zu verbessern. Zu Ihrer Unterstützung ist Frau Kaule für Sie da und wird im Folgenden ihr Arbeitsfeld vorstellen. Arbeitsfeld der Referentin für Einsatzstellen Stefanie Kaule, Referentin für Einsatzstellen Aufgaben der Referentin Einführungsveranstaltung für neue Einsatzstellen Bei der Einführungsveranstaltung für neue Einsatzstellen stellt sich der Träger Freiwillige soziale Dienste im Erzbistum Köln e.v. vor. Es werden Informationen über das Vermittlungsverfahren, die Verträge, Unterschiede vom FSJ und BFD, die entstehenden Kosten und die Qualitätsstandards für Einsatzstellen gegeben. Es gibt Raum zur Klärung von Fragen und Erwartungen an den FSD. Die Einführungsveranstaltung ist auch offen für Leitungskräfte, die in ihrer Position neu sind, auch wenn die Einrichtung schon länger den Freiwilligendienst anbietet. Einsatzstellenbesuche Qualitätsziel Die Einsatzstellenbesuche werden in einem Dreijahresrhythmus stattfinden. Die Referentin für Einsatzstellen, Frau Stefanie Kaule, bringt zu den Besuchen eine Servicemappe mit, die sie vor Ort vorstellen wird. Ein Hauptpunkt der Konkrete Umsetzung Besuche werden die Qualitätsstandards für Einsatzstellen sein. Die Qualitätsstandards dienen der Sicherung und Verbesserung der Qualität des Freiwilligendienstes in der Einsatzstelle. Dazu gibt es eine Checkliste, die als Grundlage zum Austausch über die Standards dient. Die Checkliste ist ein Instrument, das unterstützen soll. Die Einschätzung soll sich immer auf die gesamte Einsatzstelle beziehen und nicht auf einen einzelnen Platz. Die grau hinterlegten Felder sind die Ziele, die erreicht werden sollen. Die weißen Felder beschreiben die Punkte der konkreten Umsetzung. Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

10 An einigen Punkten steht (Option). Dies sind Standards, die nicht zwingend eingehalten werden müssen, die aber die Qualität erhöhen würden. Standard Optional Ziel ist es, dass die Einsatzstellen alle Standards erfüllen. Zum Abschluss des Gesprächs wird festgehalten welche Standards schon erfüllt werden und es wird gemeinsam besprochen, wie mit Standards umgegangen wird, die bisher noch nicht umgesetzt werden. Die Einsatzstellen erhalten ein Protokoll über das Gespräch. Der Einsatzstellenbesuch dient dem Austausch zwischen FSD und Einsatzstellen und kann auch für Fragen, Lob, Kritik, Bitten und Rückmeldungen genutzt werden. Theresa Krämer, Theologische Referentin Das neue Konzept der religiösen Bildungsarbeit der Freiwilligen sozialen Dienste im Erzbistum Köln stellt sich der Herausforderung, dass die religiösen Vorerfahrungen der Seminarteilnehmenden heute sehr unterschiedlich sind. Es nimmt erstmals auch strukturell ernst, dass eine größere Anzahl der Freiwilligen auf unseren Seminaren sich nicht mehr der katholischen Kirche zugehörig fühlen, sondern sich als nicht religiös bezeichnen oder einer anderen Glaubensgemeinschaft angehören. Um dieser Tatsache gerecht zu werden und auch die religiösen Entscheidungen der Freiwilligen ernst zu nehmen, wird in der Seminararbeit zwischen religiösen Bildungseinheiten ( Reden ÜBER Gott ) und spirituellen Einheiten ( Reden MIT Gott ) unterschieden. Die religiösen Bildungseinheiten sind Teil des normalen Seminarprogramms und finden in jeder Seminarwoche statt. Alle Freiwilligen nehmen daran teil. Inhaltlich geht es hier um eine Auseinandersetzung mit dem christlichen Glauben und religiösen Fragen von außen ; d.h. diese Einheiten setzen KEINEN persönlichen Glauben voraus. Die verschiedenen spirituellen Angebote, wie z.b. religiöse Morgen- und Abendimpulse, Gebet oder Gottesdienste, die es weiterhin auf den Seminaren geben soll, setzen hingegen einen persönlichen Glauben oder wenigstens eine Offenheit für eine Gottesbeziehung voraus. Daher sind sie als Angebote gestaltet, die das Seminarleben bereichern sollen. D.h. die Freiwilligen entscheiden selbst, ob sie daran teilnehmen möchten. Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung

11 Ziel sowohl der religiösen Einheiten wie auch der spirituellen Angebote ist es, die Themen und (Lebens-)Fragen der Freiwilligen ernst zu nehmen und ihnen eine christliche Deutungsmöglichkeit dafür anzubieten. So soll den Freiwilligen die Möglichkeit eröffnet werden, die religiöse Dimension ihrer Persönlichkeit als sinnstiftendes und stärkendes Element zu entdecken. Das Angebot einer christlichen Deutungsmöglichkeit schließt nicht aus, dass auch andere religiöse Vorstellungen in einer Einheit mit aufgegriffen werden können. Während die Themen der religiösen Bildungseinheiten in der ersten, zweiten und fünften Seminarwoche bereits feststehen ( Aufbruch und Neuanfang, Beruf und Berufung und Abschied und Dank ), richten sich die Themen in der dritten und vierten Seminarwoche nach den Wünschen der Freiwilligen. Beispiele für die im letzten Jahr gewählten Einheiten sind:» Leben, das unter die Haut geht - Sinnsuche im Tattoostudio» Gebt Ihr ihnen zu essen (Mt 14,13) Ein Besuch bei der Bonner Tafel» Damit Ihr nicht trauert wie die, die keine Hoffnung haben. (1Thess 4,13) Umgang mit Tod und Sterben» Der Menschensohn hat keinen Ort, wo er sein Haupt hinlegen kann. (LK 9,58) Einblick in die Obdachlosenseelsorge» Liebe Deinen Nächsten wie DICH SELBST. (LK 9,58) Vom sorgsamen Umgang mit sich selbst Auf der Einsatzstellentagung folgte ein reger Austausch in sieben Kleingruppen über die Frage, ob in den Einrichtungen religiöse Fragestellungen thematisiert werden und welche Anknüpfungspunkte für die religiöse Bildungsarbeit die Anwesenden in den Tätigkeitsund Erfahrungsfeldern ihrer Freiwilligen sehen. Es gibt Einsatzstellen, wie Kita s, wo religiöse Elemente, selbstverständlich in den Jahres Rhythmus einfließen. In anderen Einsatzstellen sind diese zwar in den Leitbildern verankert gehen aber im stressigen Alltag unter. Manche Einsatzstellen berichten, dass Freiwillige beim Vorstellungsgespräch irritiert sind und genauer wissen wollen, was es bedeutet einen Freiwilligendienst bei einem katholischen Träger zu machen. Aber, im Grunde spiegeln auch unsere Einsatzstellen die große Vielfalt wieder, die auch unsere Freiwilligen mitbringen. Für das Protokoll Heike Rieder Save the date: Bitte schon mal den Termin der nächsten Einsatzstellentagung vormerken: Freitag, Protokoll der FSD-Einsatzstellentagung