Lastenheft zur Ausschreibung. Konzeption und Neuentwicklung einer Homepage in neuem Design

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1 Lastenheft zur Ausschreibung Konzeption und Neuentwicklung einer Homepage in neuem Design

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Kurzprofil der Wirtschaftsförderung Bodenseekreis (WFB) Allgemeine Anforderungen zur Umsetzung der neuen WFB-Homepage Ziel und Zweck dieses Lastenhefts Benutzer und Zielgruppe Ziele und Gewinn des Nutzers Strukturelle Anforderungen an die Homepage Anforderungen an das CMS (Content Management System) Web-Standards Projektplanung Angebot Gestaltungsvorgaben der WFB-Homepage Allgemeine funktionale Anforderungen Content der Homepage Besonderheit der Homepage: Anmeldeformulare für Veranstaltungen Erstellung einer Datenschutzerklärung Überblick über das Corporate Design Anlage: Beispiele für Werbematerialien im bisherigen Design

3 1 Einleitung 1.1 Kurzprofil der Wirtschaftsförderung Bodenseekreis (WFB) Der Bodenseekreis ist das wirtschaftliche und technologische Zentrum in der Vierländerregion Bodensee und Standort bedeutender Unternehmen. In ihm gestaltet und begleitet die WFB als öffentlich - privates Dienstleistungsunternehmen den wirtschaftlichen Entwicklungsprozess aktiv mit. Zu den angebotenen Leistungen der WFB zählen neben Netzwerk- und Informationsveranstaltungen für Existenzgründer, Mitarbeiter und Führungskräfte von KMU auch die Existenzgründerberatung sowie die Unterstützung von Unternehmen, die sich im Bodenseekreis ansiedeln wollen, z.b. durch die Bereitstellung des Gewerbeflächen- und Immobilienportals Im Rahmen des Karriereservice veranstaltet die WFB außerdem die Berufswahlaktion wissen was geht!, die Schülerinnen und Schülern einen Einblick in Unternehmen ermöglicht und betreibt zusammen mit ihren Projektpartnern das Stellenportal welches Absolventen und Fachkräfte auf die Vielzahl interessanter Arbeitsplätze und die hohe Lebensqualität der Region aufmerksam machen soll. Angesichts der hohen Dichte an Luft- und Raumfahrtunternehmen im Bodenseekreis wurde außerdem die Clusterinitiative BodenseeAIRea gegründet, deren organisatorisches und operatives Clustermanagement durch die WFB übernommen wird. Die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und ein höherer Bekanntheitsgrad als Wirtschafts- und Technologieregion stehen hierbei im Fokus. Neben Veranstaltungen und Clustertreffen bietet BodenseeAiRea Interessenten auch auf der eigenen Homepage Informationen zur Initiative und den ca. 30 Unternehmen, die bei BodenseeAIRea Mitglied sind. Auf diese Weise leistet die WFB vollen Einsatz für eine starke Wirtschaftsregion. Die WFB unterhält jeweils eine Geschäftsstelle in Friedrichshafen und Überlingen und agiert von hieraus kreisweit. Darüber hinaus besteht mit den benachbarten Wirtschaftsförderungen und mit denen um den gesamten Bodensee herum eine stete Kooperation. 3

4 2 Allgemeine Anforderungen zur Umsetzung der WFB- Homepage 2.1 Ziel und Zweck dieses Lastenhefts Für die Erstellung einer neuen WFB-Homepage in einem neuen Design wird eine Agentur gesucht. Die Auswahl der Agentur erfolgt durch eine beschränkte Ausschreibung. In diesem Lastenheft sind die Vorstellungen und Anforderungen der WFB festgehalten. Dieses Dokument soll möglichst umfassend und detailliert alle inhaltlichen Fragen klären, die zur Erarbeitung und Gestaltung einer neuen Homepage in neuem Design für die WFB notwendig sind. Die Anforderungen an die Agentur beziehen gestalterische, inhaltliche und technische Aspekte oder Fragen nach dem Betrieb mit ein. Auftraggeber der Website ist die WFB. Dieses Dokument dient als Ausschreibungsunterlage für den Wettbewerb um die Gestaltung einer neuen Homepage in neuem Design der WFB. 2.2 Benutzer und Zielgruppe Mit der WFB-Homepage sollen folgende verschiedene Zielgruppen angesprochen werden: Selbstständige und Unternehmensvertreter/ -verantwortliche der Region Existenzgründer, denen verdeutlicht werden soll, dass hier geeignete Rahmenbedingungen für den Aufbau eines eigenen Unternehmens zu finden sind. Internationale und nationale Investoren und Unternehmen, die sich für eine Ansiedlung im Bodenseekreis interessieren. Internationale und nationale Absolventen und Fachkräfte aus überwiegend technischen Bereichen, z. B. Ingenieure oder Facharbeiter Forscher, Entwickler und Hochschulen, bedingt durch die hohe Dichte an Hochschulen. 4

5 Hier lebende oder gerade zugezogene Personen, die sich über Infrastruktur, Kinderbetreuungsmöglichkeiten und ähnliche Themen informieren möchten. 2.3 Ziele und Gewinn des Nutzers Die Website kann idealerweise als Ausgangspunkt für Informationen zum Thema Bodenseekreis gesehen werden. Die Homepage bündelt und strukturiert die Informationen und macht sie dem Nutzer zugänglich. Die Website erleichtert somit die Suche des Nutzers. Sie zeigt die Vielfalt der ansässigen Unternehmen sowie das Potenzial einer der wirtschaftstärksten Regionen Baden-Württembergs auf und präsentiert den Bodenseekreis als attraktiven Standort für Arbeit und Privatleben. 2.4 Strukturelle Anforderungen an die Homepage Im Mittelpunkt des Aufbaus der neuen WFB-Homepage in neuem Design steht die strukturelle Gestaltung derselbigen. Hierbei steht neben der Gestaltung der Startseite die Einrichtung einer sinnvollen Menüstruktur mit den dazugehörigen Unterseiten im Fokus. Dabei ist der WFB besonders die weitgehende Bearbeitungsmöglichkeit des Contents (redaktioneller Inhalt) der Start- sowie aller Unterseiten wichtig. Die durchgehende Gestaltung des Aufbaus bzw. des Rahmens der Homepage geschieht selbstverständlich in dem angegebenen Corporate Design. Hierzu sollen von der Agentur Vorschläge für ein, auf dieser Grundlage basierendes, neues Design für die WFB-Homepage erarbeitet werden. Zu viele dominierende Stockbilder wie auf der bestehenden Homepage sollen vermieden werden. 2.5 Anforderungen an das CMS (Content Management System) Kostengünstig Einfache Bedienung Für das Einstellen neuer Inhalte darf es keine ausgewiesenen IT-Experten erfordern, sondern es sollten MS-Word Kenntnisse ausreichend sein. Rollenkonzept 5

6 Es muss möglich sein, von jedem Rechner mit Internetzugang auf die Seite zugreifen zu können und Inhalte zu bearbeiten. Responsive Design ist realisierbar Die Seite muss auch auf modernen Ausgabedevices wie Smartphones, Tablet PCs etc. angezeigt werden können und sich entsprechend anpassen. Zukunftsfähig Die Anpassung an zukünftige WEB- Formate sollte ohne eine Neugestaltung/ - auflage der Homepage möglich sein (CSS3, HTML 5?). Ergänzung: Die Aktualisierung der Inhalte soll aus dem Auftritt heraus über die Web- Oberfläche realisierbar sein. Das System soll zulassen, dass neue Seiten angelegt und in der Menüstruktur verortet werden können. Die Trennung von Inhalt, Navigation und Layout ergibt sich schon allein durch den Punkt Responsive Design und durch das Design über CSS-Klassen. Das Angebot an Content Management Systemen ist beinahe unüberschaubar. Viele Open-Source Angebote sehen sich kostenpflichtigen Produkten gegenüber. Die Auswahl des CMS soll sich an Preis, Bedienbarkeit und Zukunftsfähigkeit orientieren. Die bestehende WFB-Homepage wird mit einer veralteten Version von TYPO3 gestaltet und bearbeitet. Hier sollte eine Aktualisierung vorgenommen werden oder evtl. auf Website Baker zurückgegriffen werden, womit die BodenseeAIRea- Homepage gepflegt wird. Wünschenswert wäre eine intuitive und leicht übertragbare Anpassung, aufbauend auf dem bereits existierenden Wissen der Mitarbeiter (Typo 3 oder Website Baker). 2.6 Web-Standards Bei der neuen Website handelt es sich um ein Projekt eines öffentlichen Auftraggebers. Dementsprechend sollen die gängigen Webstandards für Webseiten unbedingt eingehalten werden. Dies bezieht sich unter anderem auf HTML, XHTML, XML, CSS, XSLT, DOM, SVG usw. Weiterhin ist auf validen, zugänglichen, semantisch korrekten Code zu achten. Bei Verwendung von URLs sollten diese 6

7 anwenderfreundlich ausgeführt werden. Eine den Webstandards entsprechende Seite sollte im Idealfall schlank, aufgeräumt, CSS-basierend, zugänglich, nutzer- und suchmaschinenfreundlich gestaltet sein. Das bedeutet auch, von korrektem Doctype über Favicon auf Kleinigkeiten zu achten, wie eine ausdruckfreundliche Version zu schaffen, Fehlerseiten (404) vorzusehen, oder den richtigen Umgang mit Datentabellen. (siehe z.b.: Das bedeutet z.b. auch, auf den Einsatz von Flash weitgehend zu verzichten. Sollte im Einzelfall von Web-Standards abgewichen werden, so ist das mit dem Auftraggeber vorab unter Angabe der Gründe und der Implikationen zu klären. Die Website muss unter allen gängigen Browsern funktionieren. Siehe dazu die aktuellen Browserstatistiken. Um abwärtskompatibel zu sein, werden folgende Kriterien festgelegt: Homepage funktionsfähig, alle Inhalte sind erreichbar, Unterschiede möglich im Layout und Details (box-shadow, multiple box-shadow, border-radius, rgba values, gradients with custom degree): IE7, IE8 Homepage voll funktionsfähig mit aktuellsten Browsern, alle Inhalte sind erreichbar, Layout perfekt wie Vorlage: FF11+, Safari5+, Chrome39+ Safari, IE9, IE10, IOS 6.0, Android 2.3 Browser Referenzbrowser, aktuellste Version gewünscht: FireFox (FF11+) abhängig vom Entwicklungsstand der Browser Einer der wichtigsten Erfolgskriterien des Web-Portals wird die Auffindbarkeit der Seite über Suchmaschinen wie z.b. Google sein. Eine implizite SEO (Search Engine Optimisation) hängt mit der intelligenten Verwendung und Kennzeichnung von Klassen, URLs und einer entsprechenden Nomenklatur zusammen. Systemvoraussetzungen (Hosting) Bei der WFB besteht derzeit keine Vorgabe wo und wie das Web-Portal gehostet werden soll. Es wird vielmehr gewünscht, vom Auftragnehmer einen entsprechenden Vorschlag zu erhalten. Die Nutzung eines Serverplatzes sollte dann im Angebot 7

8 integriert sein. Ein Hosting bei bereits bestehenden Serverplätzen behält sich der Auftraggeber vor. 2.7 Projektplanung Das Projekt gliedert sich in Projektabschnitte, die hier im Einzelnen beschrieben sind: Projektabschnitt 1 Agenturauswahl Evaluation einer geeigneten Agentur für die Umsetzung des neuen Homepagedesigns. Dazu ist ein Angebot mit Pflichtenheft bis zum an die Wirtschaftsförderung Bodenseekreis GmbH, Leutholdstraße 30, Friedrichshafen einzureichen. Das Angebot kann bereits durch erste Ideen bzgl. Layout usw. (s. Projektabschnitt 2) ergänzt sein. Projektabschnitt 2 Layoutvorschlag Die Agentur erarbeitet einen Layoutvorschlag der die Menüstrukturen mit einbezieht. Dieser Layoutvorschlag muss vom grundsätzlichen Erscheinungsbild her geeignet sein, sich auf andere Marketingtools der WFB übertragen zu lassen, z.b. Prospektmappe, Anzeigen, Prospekte, Flyer, Imagebroschüre, Briefpapier, Visitenkarten, Werbe-Streuartikel u.v.m. Projektabschnitt 3 Programmierung und Inhalte einpflegen Nach der Freigabe des Layoutvorschlags erfolgen die Programmierung der Templates und das Anlegen der Inhalte der Seite mit vom Auftraggeber gelieferten Bildern und Texten. Ggf. sind Bilder auch vom Auftragnehmer als Zusatzauftrag zu liefern. Projektabschnitt 4 Testing - Onlinegang Die Website geht nach einem Test nach Wunsch des Auftraggebers spätestens zum 10. Juli 2015 online. Bezüglich der Projektabschnitte 2 bis 4 wird ein Zeitplan innerhalb des Angebots erwünscht. Für die Lieferung der Inhalte seitens des Auftraggebers sind mindestens vier Wochen einzurechnen. 8

9 2.8 Angebot Für die Auswahl der geeigneten Agentur wird ein verbindliches Angebot mit einem Gesamtpreis sowie Referenzadressen und beispielen benötigt. Außerdem sind mögliche Zusatzkosten zu benennen, Stundensätze aufzuführen und Hinweise zu geben, ob aus Agentursicht bedeutende/kostenintensive Bereiche in dieser Ausschreibung unerwähnt sind. Nachbesserungen auch nach dem Onlinegang, die auf Unzulänglichkeiten im Bereich Programmierung/Technik/usw. zurückzuführen sind, sind kostenlos auszuführen. Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen VOL/A unter Ausschluss anderer Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters. 9

10 3 Gestaltungsvorgaben der WFB-Homepage 3.1 Allgemeine funktionale Anforderungen Volle Pflegbarkeit aller Inhalte über den Webbrowser Startseite mit Newsrubrik und editierbaren News anstelle des bisher durchlaufenden Newstickers. Verlinkung zu Facebook und XING muss möglich sein (Social Plugins, aktuellster Post soll auf Startseite angezeigt werden); da momentan noch kein Xing-Kanal gepflegt wird, muss diese Funktion auch im Nachhinein noch einsetzbar sein. Einbindung von eigenen und Youtube-Videos (z. B. über Youtube- Verlinkungen) & Bildern Erstellung und Pflege von Unterseiten sowie Bearbeitung des Content Unterseiten über Menü-/ Reiter - Struktur auf Startseite anwählbar Werbe- und Bildbanner in die Seite integrierbar Seite ist zweisprachig verfügbar, in Deutsch & Englisch => an-/auswählbar über Landessymbole. Die englische Version ist reduziert auf einige Kerninhalte, die ggf. nicht ständig aktualisiert werden müssen. Anpassung der Reiter/Menüpunkte in englischer Sprache, Möglichkeit seitens des Auftraggebers ins Englisch übersetzten Content ein- und auszublenden Erstellung lesbarer sprechender SEO-URLs mit relevanten Keywords Definition einer 404-Fehlerseite Datenschutzkonforme Einbindung des Google Analytics Tracking-Codes Anmeldung der Homepage in unabhängigen Suchmaschinen z.b. google, bing Logos, Bilder und weitere Inhalte werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt oder zusätzlich von Auftragnehmer geliefert. 10

11 3.2 Content der Homepage Titelseite und z.b. sieben Hauptseiten (z.b. Über uns, Standort, Dienstleistungen für Unternehmen, Dienstleistungen für Existenzgründer, Karriereservice, Kontakt). Auf jeder Seite soll das Logo der WFB und der Vierländerregion Bodensee sichtbar sein. Graphische Entwicklung eines neuen Designs und eines neuen ganzheitlichen Auftritts, der auf sämtliche Marketinginstrumente (Print- und Onlinebereich) anwendbar sein muss. Gewünscht ist eine Neuerfindung des bisherigen Looks, der sich durch sämtliche Auftritte zieht (siehe hierzu die Beispiele des bestehenden Designs in 3.6). Graphische Zentrierung der Seite statt wie bisher linksbündige Fixierung Vereinheitlichung des Gesamteindrucks (Vereinheitlichung des Schriftbildes durch gleiche Abstände und Schriftgrößen; Umsetzung von optischen Call 2- Action-Elementen in WFB-Farben (siehe 3.5); Einspaltigkeit statt Zweispaltigkeit; Einfügen der Suchfunktion im Header und deren Optimierung) Möglichkeit für freien Content, vor allem Bilder, Banner, Verlinkungen auf Webseiten und Videos Leichte Einbindung von Social Media Tools, z.b. Facebook-Box oder aktuellsten Xing-Beitrag anzeigen lassen Fußzeile mit üblichen Navigationsmöglichkeiten: Zurück zum Seitenanfang, Drucken, Impressum In der rechten Ecke der Fußzeile befinden sich die Logos der Partnerprojekte (Karriere im Süden, BodenseeAIRea, Immoportal, Vierländerregion Bodensee) 3.3 Besonderheit der Homepage: Anmeldeformulare für Veranstaltungen Im Rahmen der von der WFB veranstalteten Events sollte die Homepage eine direkte Anmeldemöglichkeit bieten. Interessenten sollten sich mittels eines Formulars für Veranstaltungen an- und abmelden können. Die Übermittlung der Daten soll an die 11

12 jeweilig verantwortliche Stelle ( -Adresse) erfolgen und dem User ggf. eine Übersicht über die Anzahl der angemeldeten Personen bieten. 3.4 Erstellung einer Datenschutzerklärung Bestandteil des Auftrages ist die Erstellung einer juristisch einwandfreien und auf die Datennutzung der Homepage abgestimmte Datenschutzerklärung. Informationen zu verwendeten Homepage-Analysetools und statistischen Auswertungen (Google Analytics) werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. 3.5 Überblick über das Corporate Design Logo: Farben: Hier handelt es sich um benutzerdefinierte Farben (im RGB-Modus). Diese sind grundsätzlich als Gestaltungselement zu verwenden. 12

13 Schriftart: Arial 3.6 Anlage: Beispiele für Werbematerial im bisherigen Design Beispiele für Werbeanzeigen: WFB-Imagebroschüre: 13

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