Leitfaden Datensicherung und Datenrücksicherung

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1 Leitfaden Datensicherung und Datenrücksicherung Inhaltsverzeichnis 1. Einführung - Das Datenbankverzeichnis von Advolux Die Datensicherung Advolux im lokalen Modus Manuelles Backup Externe Sicherungsprogramme Advolux im Netzwerkmodus Manuelles Backup im Netzwerkmodus Externe Sicherungsprogramme Die Datenrücksicherung Advolux im lokalen Modus Advolux im Netzwerkmodus Den Server stoppen Die Rücksicherung der Datenbank Den Server wieder starten Die Replikation Abschließender Hinweis... 6

2 1. Einführung - Das Datenbankverzeichnis von Advolux Das Datenbankverzeichnis von Advolux hat standardmäßig die obige Struktur. Hervorgehoben ist das Verzeichnis \AdvoluxData\db. Die (Arbeits-)Datenbank liegt immer in diesem Verzeichnis und beinhaltet alle darin enthaltenen Verzeichnisse und Dateien. Im Verzeichnis Backup befindet sich eine Kopie der Datenbank, dieses Backup befindet sich wie die eigentliche Datenbank ebenfalls in einem Unterverzeichnis \AdvoluxData\Backup\db. Die Struktur (Unterverzeichnisse und Dateien) der beiden db -Verzeichnisse ist identisch. Das Verzeichnis sync enthält die Replikation der Datenbank. Die Details werden nachfolgend erläutert. 2. Die Datensicherung Die Datensicherung wird in Advolux über Einstellungen im Übersichtsfenster oder das Menü Einstellung / Einstellungen / Datensicherung konfiguriert. 2.1 Advolux im lokalen Modus Im lokalen Modus stehen für die Datensicherung die Optionen Automatisch, Nachfrage und Kein Backup zur Auswahl. Die Datensicherung bzw. die Anfrage, ob eine Datensicherung durchgeführt werden soll, erfolgt beim Beenden von Advolux, bei mehreren Programmstarts jedoch nur einmal täglich Manuelles Backup In der Menüleiste können Sie über Advolux / Datensicherung veranlassen ein manuelles Backup der Datenbank veranlassen. Der angemeldete Bearbeiter muss hierfür über die erforderlichen Rechte verfügen. Unabhängig von der Konfiguration der Datensicherung (s.o.) wird dann beim nächsten Beenden von Advolux eine Datensicherung in das Backupverzeichnis erstellt. Dabei wird ein eventuell bereits vorhandenes Backup überschrieben Externe Sicherungsprogramme Während Advolux gestartet ist, ist die Datenbank auf dem Betriebssystem Windows für andere Zugriffe gesperrt. Diese von Windows gesetzte Sperre wird jedoch von diversen externen Sicherungsprogrammen nicht beachtet. Es ist daher sehr wichtig, dass während der Arbeit mit Advolux kein externes Sicherungsprogramm ein Backup der Datenbank unter \AdvoluxData\db durchführt. Wichtig: Es droht die Gefahr von Datenverlust, wenn ein externes Sicherungsprogramm während der Arbeit mit Advolux eine Sicherung der Datenbank durchführt.

3 Auch wenn wir naturgemäß für die Funktionsweise externer Sicherungsprogramme keine detaillierten Handlungsanweisungen geben können empfehlen wir dringend, diese Programme so zu konfigurieren, dass sie erst nach dem Beenden von Advolux (und dem Abschluss der o.g. Datensicherung) ein Backup erstellen. 2.2 Advolux im Netzwerkmodus Der Netzwerkmodus betrifft den Fall, dass Client und Server auf einem Computer betrieben werden und den Fall, dass einer gesonderter Computer nur für das Bereithalten der Datenbank genutzt wird. Im Netzwerkmodus wird das Backup im Hintergrund von dem Dienst Advolux-Server durchgeführt. Auf dem Server (dem Computer, auf dem die Datenbank von Advolux installiert ist) können Sie einstellen, zu welchem Zeitpunkt Advolux täglich eine Datensicherung durchführen soll. Die Standardeinstellung ist 13 Uhr. Die eigentliche Datensicherung erfolgt immer auf dem Computer, auf dem die Datenbank bereitgehalten wird. Während der Datensicherung sind Zugriffe auf die Datenbank etwas verzögert. Wir empfehlen daher, den Sicherungszeitpunkt außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit zu konfigurieren Manuelles Backup im Netzwerkmodus In der Menüleiste können Sie über Advolux / Datensicherung veranlassen ein manuelles Backup der Datenbank veranlassen. Der angemeldete Bearbeiter muss hierfür über die erforderlichen Rechte verfügen. Das Backup erfolgt immer auf dem Server, dort in das Verzeichnis "\AdvoluxData\Backup\man". Wie bei einem regulären Backup wird auch hier die Datensicherung in einem db -Unterverzeichnis abgelegt Externe Sicherungsprogramme Achtung! Während der Advolux-Server (als Dienst) läuft, ist die Datenbank auf dem Betriebssystem Windows für andere Zugriffe gesperrt. Diese von Windows gesetzte Sperre wird jedoch von diversen externen Sicherungsprogrammen nicht beachtet. Es ist daher sehr wichtig, dass während der Arbeit mit Advolux kein externes Sicherungsprogramm ein Backup der Datenbank unter \AdvoluxData\db durchführt. Wichtig: Es droht die Gefahr von Datenverlust, wenn ein externes Sicherungsprogramm während der Arbeit mit Advolux eine Sicherung der Datenbank durchführt. Der Advolux-Server wird bei Starten des Betriebssystems automatisch als Dienst gestartet. Er läuft daher unabhängig davon, ob auf dem betreffenden Computer Advolux als Client gesondert gestartet wurde. Teilweise haben externe Sicherungsprogramme Probleme, solche Dienste für den Zeitraum der Datensicherung korrekt anzuhalten. In diesen Fällen ist es wahrscheinlich, dass ein externes Sicherungsprogramm die Datenbank durch den Zugriff beschädigt. Die Beschädigungen reichen dabei von einem wertlosen (weil beschädigten) Backup bis hin zu einer beschädigten Datenbank. Naturgemäß können wir für die Funktionsweise externer Sicherungsprogramme keine Funktionsgarantien oder beschreibungen abgeben. Wir empfehlen daher dringend, das Verzeichnis mit der Datenbank von Advolux (siehe oben) von der Datensicherung durch das externe Sicherungsprogramm auszunehmen. Alternativ müssen Sie das externe Sicherungsprogramm so konfigurie-

4 ren, dass es den Dienst Advolux-Server vor der Sicherung stoppt und nach der Sicherung dann wieder startet. Besser konfigurieren Sie das Fremdprogramm für die Datensicherung stattdessen so, dass das Verzeichnis \AdvoluxData\Backup nach Abschluss der Datensicherung durch Advolux durch das Fremdprogramm gesichert wird. Die Dauer der Datensicherung durch Advolux hängt stark von der Größe der Datenbank und der Leistungsfähigkeit des verwendeten Server-Computers ab. Aus Sicherheitsgründen sollten zwischen dem Beginn der Datensicherung durch Advolux und der Sicherung durch das Fremdprogramm mindestens zwei Stunden liegen. Bei sehr großen Datenbanken (mehrere Gigabyte) sollte die Zeitspanne zur Sicherheit größer gewählt werden. 3. Die Datenrücksicherung Eine Datenrücksicherung bedeutet, dass die bestehende Datenbank durch eine gesicherte Datenbank (automatisches oder manuelles Backup, nicht Replikation!) ausgetauscht wird. Im Ergebnis bedeutet dies, dass alle im Verzeichnis "\AdvoluxData\db" liegenden Dateien und Verzeichnisse gelöscht werden und danach die gesicherten Dateien und Verzeichnisse aus dem jeweiligen db -Verzeichnis der Datensicherung in dieses Verzeichnis kopiert werden. 3.1 Advolux im lokalen Modus Der Advolux-Client darf nicht gestartet sein. Bitte benennen Sie das Unterverzeichnis db unter \AdvoluxData\db vor der Wiederstellung um, damit Sie nicht die bisherige Datenbank überschreiben. Z.B.in db_vor_der_wiederherstellung_ Erstellen Sie sich nun ein neues Verzeichnis db, so dass der Pfad \AdvoluxData\db wieder vorhanden ist. Kopieren Sie nun aus der betreffenden Datensicherung den Inhalt des dortigen db"-verzeichnisses in das neu erstellte db -Verzeichnis. Advolux kann nun gestartet werden. Wichtig: Bitte löschen Sie das umbenannte Verzeichnis ( db_vor_der_wiederherstellung_ ) NUR dann, wenn Sie sicher sind, dass die Wiederherstellung erfolgreich war. 3.2 Advolux im Netzwerkmodus Alle Arbeiten zur Datenrücksicherung müssen auf dem Computer erfolgen, der die Datenbank zur Verfügung stellt! Vor der Datenrücksicherung muss der Advolux-Server, der mit dem Start des Betriebssystems gestartete Dienst, gestoppt werden. Wird der Advolux-Server nicht gestoppt, sind die erforderlichen Zugriffe auf das Verzeichnis mit der Datenbank nicht möglich! Den Server stoppen Der Advolux-Server lässt sich auf zwei Arten stoppen: - Über den Anmeldebildschirm: Klicken Sie auf das Zahnrad neben der Zeile Datenbank. Wählen Sie auf der folgenden Seite den lokalen Modus und klicken auf Übernehmen. Der Server wird gestoppt und Advolux kehrt zum Anmeldebildschirm zurück. Klicken Sie nun auf Beenden.

5 - Über das Installationsverzeichnis von Advolux: Das Installationsverzeichnis \AdvoluxJava (unter Windows unter \Programme\AdvoluxJava, bei anderen Betriebssystemen entsprechend) enthält ein ausführbares Programm StopServer. Stoppen Sie den Server durch Ausführen dieses Programms. Es kann unter Umständen einige Sekunden dauern, bis der Dienst Adovlux Server erfolgreich gestoppt ist Die Rücksicherung der Datenbank Der Advolux-Client darf nicht gestartet sein. Bitte benennen Sie das Unterverzeichnis db unter \AdvoluxData\db vor der Wiederstellung um, damit Sie nicht die bisherige Datenbank überschreiben. Z.B.in db_vor_der_wiederherstellung_ Erstellen Sie sich nun ein neues Verzeichnis db, so dass der Pfad \AdvoluxData\db wieder vorhanden ist. Kopieren Sie nun aus der betreffenden Datensicherung den Inhalt des dortigen db"-verzeichnisses in das neu erstellte db -Verzeichnis. Advolux kann nun gestartet werden. Wichtig: Bitte löschen Sie das umbenannte Verzeichnis ( db_vor_der_wiederherstellung_ ) NUR dann, wenn Sie sicher sind, dass die Wiederherstellung erfolgreich war Den Server wieder starten Starten Sie Advolux. Zunächst erscheint eine Fehlermeldung, die darauf hinweist, dass der Server nicht erreichbar ist. Bestätigen Sie diese Meldung, Sie sehen nun den Anmeldebildschirm von Adovlux. Klicken Sie auf das Zahnrad neben der Zeile Datenbank. Auf der folgenden Seite wählen Sie Netzwerkmodus Datenbank auf diesem Rechner und klicken auf Übernehmen. Der Server (der Dienst) wird gestartet und Sie werden zum Anmeldebildschirm weitergeleitet. Die Datenrücksicherung ist damit abgeschlossen. 4. Die Replikation Seit Advolux in der Version wird bei jeder Datensicherung der gesamte Inhalt der Datenbank ohne Dokumente exportiert. Damit ist es möglich, im Fall eines Fehlers die gesamte Datenbank neu aufzubauen. Der Export wird als sogenannter Differenzexport durchgeführt. Dabei werden nicht jedes Mal alle bisher exportierten Daten überschrieben, sondern lediglich die Veränderung hinzugefügt bzw. verändert.

6 Das erste Durchführen von Backup und Replikation kann je nach Größe der Datenbank etwas Zeit in Anspruch nehmen. Das Mitführen der Replikationsdatenbank wird ebenfalls über Einstellung / Einstellungen / Datensicherung konfiguriert. Für die Sicherung der Replikationsdatenbank durch Fremdprogramme gilt das zuvor ausgeführte entsprechend. 5. Abschließender Hinweis Wichtig: Nehmen Sie Datenrücksicherungen nicht leichtfertig vor. Die Daten, die Sie seit der letzten Datensicherung in die bisherige Datenbank eingegeben haben, müssen nach der Datenrücksicherung erneut eingegeben werden. Dementsprechend wichtig ist eine regelmäßige Datensicherung, da nur so der Aufwand für das erneute Eingeben von Daten gering gehalten werden kann. Wenn Sie sich bei den Abläufen für eine Datenrücksicherung nicht ganz sicher sind, sollten Sie sich an den Support wenden!

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