Ebnen Sie Ihren Weg zu einer erfolgreichen Office 365 Migration

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1 Ebnen Sie Ihren Weg zu einer erfolgreichen Office 365 Migration Dieses ebook beschreibt einen bewährten Ansatz, der es Organisationen aller Größen ermöglicht, erfolgreich von ihren herkömmlichen Office Produktivitätssuites zur Office 365 Cloudplattform zu wechseln. Mit sorgfältiger Planung, Ausführung und Expertentipps können Unternehmen die Herausforderungen bei der Migration ihrer Daten und Anwendungen auf Office 365 meistern.

2 Inhalte Wie sieht die derzeitige Cloud Landschaft aus? Office 365: Großes Kino Gründe für eine Migration Checkliste für Office 365: Vorbereitung auf die Migration Wie Insight helfen kann Kontaktieren Sie uns Die Migration zu Office 365 in 7 Schritten Seite 2 von 8

3 Wie sieht die derzeitige Cloud Landschaft aus? Neue digitale Dienste haben dramatische Auswirkungen auf traditionelle Unternehmen. Genauso wie umwälzende Branchen schafft die digitale Transformation neue Gelegenheiten für neue Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen. Nicht nur Technologie transformiert Arbeitsplätze, auch Menschen tun das. Arbeitskräfte, die sich gut in der digitalen Welt zurechtfinden, benötigen Zugriff auf Anwendungen, die sie im täglichen Leben einsetzen, selbst wenn das zu Bring your Own führt. Die heutigen Arbeitskräfte sind divers und verteilt wie niemals zuvor, deshalb ermöglichen Organisationen es ihren Mitarbeitern zunehmend, selbst zu wählen, wie und wo sie arbeiten. Diese Arbeitsmarkttrends bestimmen die Entwicklung des Arbeitsplatzes. Organisationen heißen Technologie willkommen, um zu gewährleisten, dass sie agil, innovativ und bedeutsam bleiben. Die Grundlagen der Connected Workforce sind Lösungen für die Zusammenarbeit, Mobilität und Produktivität, die es Mitarbeitern erlauben, bei der Arbeit ihr Bestes zu geben. Die Modernisierung der IT-Infrastruktur hat Auswirkungen weit über übliche Technologieerneuerungen hinaus. Üblicherweise sind IT-Erneuerungen motiviert durch den Wunsch, die IT-Ausstattung zu aktualisieren, bevor ihre Leistung nachlässt oder Garantien auslaufen. Die Modernisierung der IT ist auf der anderen Seite eine Gelegenheit, die Teamproduktivität zu steigern, Produkte schneller auf den Markt zu bringen und letztendlich neue Anwendungen und Infrastruktur für die Transformation von Geschäftsvorgängen zu nutzen. Modernisierung von Technologie hat noch eine andere Seite, nämlich die Auswirkungen, die sie darauf haben kann, wie Sie Ihre IT-Ausstattung betreiben. Der Insight Technology Index Umfrage zufolge sind fast die Hälfte aller IT-Leiter sehr besorgt darüber, wie sie die IT in gutem Zustand halten können, um die Kundenerfahrung zu verbessern. Zwei Drittel der Unternehmer glauben auch, dass die Modernisierung der IT Kosteneinsparungen mit sich bringt. 44 % der Unternehmer erwarten, dass ihre bestehenden Geschäftsmodelle in fünf Jahren nicht mehr existieren. Microsoft-Umfrage unter Unternehmern Seite 3 von 8

4 Office 365: Großes Kino Die im Jahr 1990 veröffentlichte Microsoft Office Suite wurde zum De-facto- Branchenstandard für Heim- und Geschäftssoftware. Ursprünglich aus Word, Excel und PowerPoint bestehend, veröffentlichte Microsoft im Laufe der Jahre mehrere Versionen und fügte das -Programm Outlook, Skype for Business sowie viele weitere Geschäftsanwendungen hinzu. Mit Office 365 hat Microsoft seine Produktivitätssuite neu definiert. Microsoft zufolge enthält sie die meisten Apps und Dienste mit einem universellen Toolkit für die Teamarbeit und verleiht Menschen Flexibilität und Wahlmöglichkeiten dabei, wie sie sich verbinden, miteinander austauschen und kommunizieren. Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum, der Menschen einen Ort zur Verfügung stellt, an dem sie ganz natürlich Ideen und Informationen austauschen können. Es ist der Knotenpunkt für die Teamarbeit in Office 365. Erstellen Sie mithilfe von Microsoft Flow Arbeitsabläufe, die zeitaufwändige geschäftliche Aufgaben automatisieren. Zum Beispiel können Sie mit Flow Dateien zwischen Apps kopieren oder Daten austauschen, Tweets erfassen und sie als Leads in Dynamics 365 hinzufügen oder sogar Genehmigungsanfragen an ein Team aus Genehmigern versenden. Mit Planner können Sie Teamarbeit durch die Zuteilung von Aufgaben, die Freigabe von Dateien und das Festlegen von Fälligkeitsdaten organisieren alles in einer grafischen Benutzeroberfläche. Office 365 ist als monatliches Abonnement erhältlich, so dass Unternehmen große Vorauszahlungen für neue Software vermeiden und immer über die neuesten Versionen der Microsoft-Tools verfügen können. Anwender können Office 365 auf verschiedenen Geräten einsetzen: auf ihren Laptops, Desktops, Smartphones oder Tablets, ganz ohne zusätzliche Kosten. Office 365 hilft Organisationen dabei, mobiles Arbeiten wertzuschätzen. Die Fähigkeit von Office 365 zur Transformation von Arbeitsplätzen gründet sich hauptsächlich auf seine cloudbasierten Funktionen. Zusammenarbeit und Co- Authoring in Echtzeit, Telefonie und Videokonferenzen mit VoIP, 1 TB OneDrive Cloudspeicher pro Anwender, Zugriff auf den Übersetzer direkt von Word aus dies sind nur einige der innovativen Funktionen, die jetzt mehr als 100 Millionen Anwendern weltweit zur Verfügung stehen. Mit Office 365 bewerkstelligen Unternehmen rund um die Welt: die Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur zur Verbesserung der Produktivität und Zusammenarbeit in Teams. die Verbesserung der Sicherheit ihrer Daten. und, am wichtigsten, die Verringerung ihrer IT-Verwaltungskosten. Seite 4 von 8

5 Gründe für eine Migration Die Migration auf Microsoft Office 365 wird Teams in Ihrer gesamten Organisation dabei helfen, einige ihrer wichtigsten Herausforderungen zu meistern: IT-Manager IT-Direktor Finanzvorstände Endanwender Maximieren Sie den Speicher pro Anwender, denn neue Anwendungen verlangen nach mehr Ressourcen. Gewährleisten Sie die ständige Verfügbarkeit von Diensten. Unterstützen Sie tagtägliche Apps mit Drittanbieter- Produktdiensten. Reduzieren Sie Vor-Ort- Verbrauch, Wartung und Support für bestehende Plattformen, Anwendungen und Dienste. Erreichen Sie Pay-As-You-Go- Flexibilität und managen Sie Betriebskosten. Bleiben Sie vernetzt und relevant für die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter. Steigern Sie die tägliche Produktivität. Greifen Sie von mehreren Geräten aus, überall und jederzeit auf Informationen und Inhalte zu. Entdecken Sie neue Wege der Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen. Profitieren Sie von einer reibungslosen Erfahrung beim Einsatz von Anwendungen im Büro und unterwegs. Seite 5 von 8

6 Die Migration zu Office 365 in 7 Schritten Wenn Sie bereit sind, Ihre bestehende IT-Softwareumgebung auf Office 365 oder sogar Microsoft 365 zu migrieren, werden diese sieben Schritte Sie auf den richtigen Weg zur Transformation Ihres Unternehmens bringen Festlegen der Anforderungen Einschließlich der Prioritäten von Endanwendern und ob alle Anwender auf einmal oder zeitversetzt in Gruppen migriert werden sollen. 2. In-House oder Outsourcing? Verfügt Ihr IT-Team über die Fähigkeiten und Kapazitäten für eine Migration auf Office 365? Auswahl Ihrer Office 365 Abonnements Setzen Sie verschiedene Abonnements ein, um Anwendern die von ihnen benötigten Werkzeuge und Funktionen zur Verfügung zu stellen Planen, planen, planen 5. Kommunikation der Änderungen Gestalten Sie basierend auf Ihrer derzeitigen Organisation Arbeitsabläufe, Prozessänderungen und Compliance- Einstellungen. Sagen Sie Ihren Endanwendern, was passieren wird und wann. 6. Ausführung des Plans 6. Reduzieren Sie Unterbrechungen, indem Sie Anwender soweit möglich außerhalb der Geschäftszeiten migrieren. 7. Onboarding und Schulungen Gehen Sie sicher, dass Ihre Anwender wissen, wie sie den meisten Nutzen auf Office 365 ziehen können. 7. Seite 6 von 8

7 Checkliste für Office 365: Vorbereitung auf die Migration Wichtige Migrationsdaten Anzahl der zu migrierenden Anwender: Wird es eine Anwender- Pilotgruppe geben? 10 wichtige Fragen für die Planung Ihres Wechsels zu Office 365 Wie wurden die Bedenken von geschäftlichen und technologischen Interessenvertretern miteinbezogen? Welche IT-Fähigkeiten sind in-house für eine erfolgreiche Migration auf Office 365 vorhanden? Welche Methoden und Werkzeuge nutzt Ihr IT-Team für die Planung und Ausführung von Migrationen? Falls ja, wie viele? Zu welchen Office 365 Diensten hat Ihr IT-Team in der Vergangenheit migriert? Deadline für den Abschluss: Wichtige Phasen Planungsphase: Was haben Sie als die größten Risiken und Probleme für die Migration identifiziert? Wie haben Sie vor, Risiken zu mindern oder sogar die Migration rückgängig zu machen, falls Probleme auftreten? Welche Dienste von Drittparteien möchten Sie zusammen mit Office 365 einsetzen? Pilotphase: Ausführungsphase: Wie möchten Sie die Migration vornehmen in Chargen, nach Anwendern, nachts, an Wochenenden und während Ferien? Welche Aspekte der Office 365 Migration enthält Ihr Endanwender-Kommunikationsplan? Schulungsphase: Was ist der Umfang Ihrer Pläne für Onboarding und Schulung der Endanwender? Seite 7 von 8

8 Wie Insight helfen kann Für eine erfolgreiche Migration zu Office 365 müssen Sie über ihre bestehenden und zukünftigen Softwareumgebungen nachdenken. Zugriff auf s, gespeicherte Daten, Geräte, Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit müssen auf neue Art und Weise zusammenarbeiten, um Ihren Endanwendern eine Connected Workforce Umgebung zur Verfügung zu stellen. Insight bietet an: Eine modulare und flexible Migration zu Office 365. Ein zentraler Kontaktpunkt zur Koordination Ihres Wechsels von Anfang bis Ende. Hilfe bei allen Schritten des Migrationsvorgangs Planung, Erstellung, Management, Schulung und Übernahme durch die Anwender. 24/7 Support für technische und funktionale Probleme mit Office 365. Bereitschaftsbewertung, um Migrationsrisiken zu erkennen und zu minimieren. Sehen Sie sich an, wie Insights Services und Lösungen für die Connected Workforce Ihnen dabei helfen, Produktivität und Mitarbeiterbindung zu stärken. Kontaktieren Sie uns Wenn Sie Unterstützung dabei benötigen, Ihre Office 365 Migration zu planen, sprechen Sie mit Ihrem Insight Account Manager oder besuchen Sie uns im Web: /connected-workforce Seite 8 von 8