Whitepaper. Modern Workplace Erfolgreiche Migration auf Office 365. Whitepaper. Office 365 als Lösung für den Modern Workplace

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1 Whitepaper Modern Workplace Erfolgreiche Migration auf Office 365 Digitalisierung ist längst kein abstrakter Begriff mehr, der etwas in einer fernen Zukunft beschreibt. Sie hat längst begonnen und hat alles und jeden in irgendeiner Form bereits erreicht. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen aus? Und was hat es mit dem Modern Workplace auf sich? Seit Anbeginn der Industrialisierung ist die Wirtschaft stets neuen Veränderungen ausgesetzt. Unternehmen müssen auf diese Veränderungen rechtzeitig reagieren, sonst werden sie von der Konkurrenz geschluckt oder verschwinden einfach. Die Abstände, in denen Veränderungen auf Unternehmen Einfluss nehmen, haben sich seit dem Zeitalter der Computertechnologie rasant verringert. War man zur Jahrtausendwende mit einer 5-Jahres-Strategie noch gut aufgestellt und musste diese nur selten etwas anpassen, fällt es Entscheidern heutzutage schon deutlich schwerer, nur ein Geschäftsjahr strategisch zu planen. Dies ist der dynamischen Technikrevolution geschuldet. Durch die Globalisierung sind Produkte und Dienstleistungen immer schneller und trotzdem sicher verfügbar. Mitarbeiter in Unternehmen können durch Konnektivität leistungsfähiger und sicher am Arbeitsplatz oder auch mobil flexibler und schneller arbeiten. Office 365 als Lösung für den Modern Workplace Office 365 bietet in diesem Bereich zahlreiche Möglichkeiten, die einen herkömmlichen Arbeitsplatz zum Arbeitsplatz der Zukunft transformieren können zum Modern Workplace. Die wichtigsten Funktionen für Mitarbeiter und Teamwork: Teams: Mit diesem Tool können Abteilungen standortübergreifend an einem Projekt zusammenarbeiten, Aufgaben können direkt verteilt, Fortschrittsberichte eingesehen und alle relevanten Daten abgelegt werden. Es ist sogar möglich, firmenexterne Partner für die Zusammenarbeit an einem Projekt einzuladen und über Teams gemeinsam daran zu arbeiten. Whitepaper Yammer: Mit dieser Plattform können beispielsweise relevante Informationen zu einem Unterneh men insgesamt, zu Projekten oder Kunden wahlweise an alle Mitarbeiter oder für einen ausgewählmodern Workplace - werden. Das Arbeiten mit Yammer ist ähnlich einfach wie die Benutten Kreis zur Verfügung gestellt zung eines sozialen Netzwerks, nur das hier die erforderlichen Richtlinien und Beschränkungen, die Erfolgreiche Migration auf Office 365 für die Sicherheit von Unternehmensdaten erforderlich sind, durchgesetzt werden. Damit stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen auf dem aktuellen Informationsstand sind. OneDrive for Business: Mit diesem virtuellen Speicherplatz teilen Sie Ihre Dateien und Ordnern von allen Geräten aus sicher mit Kollegen und Partnern innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Unterstützt durch die Intelligenz von Microsoft Graph lassen sich Dateien, Fotos und Dokumente in personalisierten Suchergebnissen schnell auffinden.

2 Whitepaper Modern Workplace - Erfolgreiche Migration auf Office 365 Digitalisierung ist längst kein abstrakter Begriff mehr, der etwas in einer fernen Zukunft beschreibt. Sie hat längst begonnen und hat alles und jeden in irgendeiner Form bereits erreicht. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen aus? Und was hat es mit dem Modern Workplace auf sich? Seit Anbeginn der Industrialisierung ist die Wirtschaft stets neuen Veränderungen ausgesetzt. Unternehmen müssen auf diese Veränderungen rechtzeitig reagieren, sonst werden sie von der Konkurrenz geschluckt oder verschwinden einfach. Die Abstände, in denen Veränderungen auf Unternehmen Einfluss nehmen, haben sich seit dem Zeitalter der Computertechnologie rasant verringert. War man zur Jahrtausendwende mit einer 5-Jahres- Strategie noch gut aufgestellt und musste diese nur selten etwas anpassen, fällt es Entscheidern heutzutage schon deutlich schwerer, nur ein Geschäftsjahr strategisch zu planen. Dies ist der dynamischen Technikrevolution geschuldet. Durch die Globalisierung sind Produkte und Dienstleistungen immer schneller und trotzdem sicher verfügbar. Mitarbeiter in Unternehmen können durch Konnektivität leistungsfähiger und sicher am Arbeitsplatz oder auch mobil flexibler und schneller arbeiten. Office 365 als Lösung für den Modern Workplace Office 365 bietet in diesem Bereich zahlreiche Möglichkeiten, die einen herkömmlichen Arbeitsplatz zum Arbeitsplatz der Zukunft transformieren können zum Modern Workplace. Die wichtigsten Funktionen für Mitarbeiter und Teamwork: Teams: Mit diesem Tool können Abteilungen standortübergreifend an einem Projekt zusammenarbeiten, Aufgaben können direkt verteilt, Fortschrittsberichte eingesehen und alle relevanten Daten abgelegt werden. Es ist sogar möglich, firmenexterne Partner für die Zusammenarbeit an einem Projekt einzuladen und über Teams gemeinsam daran zu arbeiten. Yammer: Mit dieser Plattform können beispielsweise relevante Informationen zu einem Unternehmen insgesamt, zu Projekten oder Kunden wahlweise an alle Mitarbeiter oder für einen ausgewählten Kreis zur Verfügung gestellt werden. Das Arbeiten mit Yammer ist ähnlich einfach wie die Benutzung eines sozialen Netzwerks, nur das hier die erforderlichen Richtlinien und Beschränkungen, die für die Sicherheit von Unternehmensdaten erforderlich sind, durchgesetzt werden. Damit stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen auf dem aktuellen Informationsstand sind. OneDrive for Business: Mit diesem virtuellen Speicherplatz teilen Sie Ihre Dateien und Ordnern von allen Geräten aus sicher mit Kollegen und Partnern innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Unterstützt durch die Intelligenz von Microsoft Graph

3 lassen sich Dateien, Fotos und Dokumente in personalisierten Suchergebnissen schnell auffinden. Modern Workplace als Projekt Um den Erfolg und die Zukunftsfähigkeit des Modern Workplace zu sichern, ist es unabdinglich, dass Mitarbeiter die Neuheiten und Tools des modernen digitalen Arbeitsplatzes auch tatsächlich nutzen. Die Akzeptanz der Belegschaft kann wesentlich durch ein maßgeschneidertes Rollout-Konzept positiv beeinflusst werden. Die GAB Enterprise IT Solution GmbH kann Sie bei der Migration und Implementierung der neuen Technologie nicht nur mit technischem Know-how unterstützen, sondern auch durch eine holistische Beratung für die Gesamtheit Ihres Unternehmens. Damit stellen wir sicher, dass der Übergang auf das neue Office 365 in Verbindungen mit anderen Systemen und Lösungen reibungslos und erfolgreich klappt. Faktoren für eine erfolgreiche Migration von Microsoft Exchange oder Lotus Notes zur Cloud-Lösung Office 365 Viele -Umgebungen von Unternehmen basieren gegenwärtig auf Microsoft Exchange und Lotus Notes. Diese Systeme erfordern einen hohen Administrationsaufwand und sind im Vergleich zu modernen Cloud-Lösungen schwerfällig und unflexibel. Cloud-Vorteile wie höhere Leistungsfähigkeit, Mobilität und Konnektivität entgehen diesen Nutzern. Genau dies und mehr bieten Lösungen wie Office 365. Die Migration zu Office 365 bedeutet für Nutzer einen konsolidierten, weltweiten und einzigartigen -Dienst als Teil des globalen Unternehmens-Mandanten in Office 365. Die wichtigsten Vorteile der Cloud-Lösung Office 365 Postfachgröße plus unbegrenzter Speicher für das Archiv-Postfach Zugriff auf Ihr Postfach von überall und jederzeit über HTTPS Eine einzige globale Adressliste, die alle Namen umfasst Jeder Mitarbeiter erhält -Adresse als primäre Adresse 99,9 % Betriebszeit Migrationskonzept mit GAB Die Migration zu Office 365 beruht auf der Two-Hop-Strategie von GAB Der erste Hop führt vom ausgehenden Exchange zu einer vorhandenen lokalen Exchange Staging Area (ESA) mit den lokalen Active Directorys. Der zweite Hop führt von der ESA-Umgebung des Unternehmens zu Office 365. Warum zwei Hops? Aufgrund der Komplexität solcher Migrationen/Integrationen wird eine zweistufige Strategie bevorzugt. Die Hauptgründe hierfür sind: Mehr Flexibilität und Optionen für die Migration Sanfte Migration in Batches (geringeres Risiko bei der Migration) Anschließend vereinfachte Administration über die Unternehmensdomäne (verglichen mit der ausschließlichen Nutzung von Microsoft Online-IDs

4 Migrationsschema (vereinfacht) Vorbereitungsphase Prüfung der Konfiguration der ESA-Server in global.local AD Prüfung der hybriden Verbindung zwischen ESA und Office 365 Einrichtung einer Koexistenz zwischen den bestehenden Exchange Orgs und global.local Migration auf ESA Migration des bestehenden Outlook-Profils für Exchange-Benutzer Migration eines Postfaches inkl. aller serverbasierten Inhalte auf den ESA-Server Migration auf Office 365 Nachdem ein gesamter Standort bzw. eine Region auf ESA migriert wurde, werden die Postfächer auf Office 365 verschoben. Bei den Outlook-Profilen sind keine weiteren Änderungen notwendig. Outlook aktualisiert die Einstellungen automatisch, damit sie mit Office 365 funktionieren. Beispiel: Situation vor der Migration User ID Global.local Beispiel: Situation nach der Migration

5 Lassen sie sich direkt beraten: Thomas Wimschneider GAB Enterprise IT Solutions GmbH Pankofen-Hauptstr Plattling Telefon: +49 (0) Enterprise IT Solutions the digital transformation experts Success Story: Der Endress+Hauser auf YouTube mit der Transformation zu Office 365