Berichtspflicht des Vorstands gegenüber dem Aufsichtsrat - Informationsbedarfe des Aufsichtsrats anhand praktischer Beispiele

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1 2. Fachtagung für ehrenamtliche Aufsichtsräte und Vorstände in der Diakonie Berichtspflicht des Vorstands gegenüber dem Aufsichtsrat - Informationsbedarfe des Aufsichtsrats anhand praktischer Beispiele am in Hannover Korthäuer & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft III. Hagen Essen Telefon: (02 01) / Telefax: (02 01) / a.prangenberg@kopawp.de erstellt von: WP/StB Dipl.-Betriebswirt Arno Prangenberg

2 Zur Erfüllung seiner (aktienrechtlichen) Überwachungspflicht benötigt der Aufsichtsrat Informationen über Lage und Entwicklung der Gesellschaft Die aktienrechliche Überwachungspflicht des AR ( 111 AktG) Bestandteile: Kontrolle Beratung Mitentscheidung Der AR hat die Geschäftsführung (des Vorstands) zu überwachen im Hinblick auf: Rechtmäßigkeit Ordnungsmäßigkeit Wirtschaftlichkeit Zweckmäßigkeit Es gibt nur eine Grenze der Überwachungsaufgabe des AR: Keine Geschäftsführung durch den AR! ( 111 Abs. 4 Satz 1 AktG)

3 Die laufende Überwachung der Geschäftsführung des Vorstands erfordert auch die regelmäßige Berichterstattung des Vorstands an den Aufsichtsrat Zur Bedeutung laufender Berichterstattung des Vorstands an den Aufsichtsrat: Wird dem Aufsichtsrat ordnungsgemäß während des Jahres Bericht erstattet und/oder hat er selbst ergänzend die für ihn erforderlichen Informationen nachgefragt und auch (zur) Kenntnis genommen, dürfen und können die Daten des Jahresabschlusses einschließlich der hierzu gegebenen schriftlichen und mündlichen Erklärungen und Berichte für ihn nichts Neues beinhalten. Die konkreten Rechnungslegungsdaten und strukturen müssen dem Aufsichtsrat vielmehr bereits durch die laufende Überwachung bekannt sein. (Theisen, M. R., Grundsätze einer ordnungsmäßigen Information des Aufsichtsrats, 2. Aufl., Stuttgart 1996, S. 95) M.a.W.: Sowohl wirksame laufende Überwachung der Geschäftsführung des Vorstands als auch sorgfältige Prüfung des Jahresabschlusses erfordern unterjährige Berichte an den Aufsichtsrat!

4 Außerdem gilt: In der Krise bestehen erhöhte Anforderungen an die Überwachungspflicht des Aufsichtsrats In der Krise und schon bei sich abzeichnenden erhöhten Risiken oder Ergebnisverschlechterungen erhöht sich die Kontrolldichte in sachlichem und zeitlichem Umfang. (LG München I, HK O 11977/06) Konzept der abgestuften Überwachung : begleitende Überwachung bei normalem Verlauf der Geschäftsentwicklung unterstützende Überwachung bei Verschlechterung der Lage größte Kontrolldichte der Überwachung in der Unternehmenskrise Verbot der Geschäftsführung durch den Aufsichtsrat ( 111 Abs. 4 S. 1 AktG) bleibt Aber: Pflicht zur verstärkten Information durch Anforderung zusätzlicher Berichte Häufigere Durchführung von AR-Sitzungen Vermehrte Festlegung von Zustimmungsvorbehalten ( 111 Abs. 4 S. 2 AktG)

5 Die Überwachung basiert auf Informationen, die der AR vom Vorstand erhält 90 AktG Berichte an den Aufsichtsrat (1) 1 Der Vorstand hat dem Aufsichtsrat zu berichten über 1. die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung (insbesondere die Finanz-, Investitions- und Personalplanung), wobei auf Abweichungen der tatsächlichen Entwicklung von früher berichteten Zielen unter Angabe von Gründen einzugehen ist; 2. die Rentabilität der Gesellschaft, insbesondere die Rentabilität des Eigenkapitals; 3. den Gang der Geschäfte, insbesondere den Umsatz, und die Lage der Gesellschaft; 4. Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein können. 2 Ist die Gesellschaft Mutterunternehmen ( 290 Abs. 1, 2 des Handelsgesetzbuchs), so hat der Bericht auch auf Tochterunternehmen und auf Gemeinschaftsunternehmen ( 310 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs) einzugehen. 3 Außerdem ist dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats aus sonstigen wichtigen Anlässen zu berichten; als wichtiger Anlass ist auch ein dem Vorstand bekannt gewordener geschäftlicher Vorgang bei einem verbundenen Unternehmen anzusehen, der auf die Lage der Gesellschaft von erheblichem Einfluss sein kann

6 Die Überwachung basiert auf Informationen, die der AR vom Vorstand erhält 90 AktG Berichte an den Aufsichtsrat (2) Die Berichte nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 bis 4 sind wie folgt zu erstatten: 1. die Berichte nach Nummer 1 mindestens einmal jährlich, wenn nicht Änderungen der Lage oder neue Fragen eine unverzügliche Berichterstattung gebieten; 2. die Berichte nach Nummer 2 in der Sitzung des Aufsichtsrats, in der über den Jahresabschluss verhandelt wird; 3. die Berichte nach Nummer 3 regelmäßig, mindestens vierteljährlich; 4. die Berichte nach Nummer 4 möglichst so rechtzeitig, dass der Aufsichtsrat vor Vornahme der Geschäfte Gelegenheit hat, zu ihnen Stellung zu nehmen. (3) 1 Der Aufsichtsrat kann vom Vorstand jederzeit einen Bericht verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, über ihre rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über geschäftliche Vorgänge bei diesen Unternehmen, die auf die Lage der Gesellschaft von erheblichem Einfluss sein können. 2 Auch ein einzelnes Mitglied kann einen Bericht, jedoch nur an den Aufsichtsrat, verlangen

7 Die Überwachung basiert auf Informationen, die der AR vom Vorstand erhält 90 AktG Berichte an den Aufsichtsrat (4) 1 Die Berichte haben den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen. 2 Sie sind möglichst rechtzeitig und, mit Ausnahme des Berichts nach Absatz 1 Satz 3, in der Regel in Textform zu erstatten. (5) 1 Jedes Aufsichtsratsmitglied hat das Recht, von den Berichten Kenntnis zu nehmen. 2 Soweit die Berichte in Textform erstattet worden sind, sind sie auch jedem Aufsichtsratsmitglied auf Verlangen zu übermitteln, soweit der Aufsichtsrat nichts anderes beschlossen hat. 3 Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat die Aufsichtsratsmitglieder über die Berichte nach Absatz 1 Satz 2 spätestens in der nächsten Aufsichtsratssitzung zu unterrichten. 52 GmbHG verweist auf 90 Abs. 3, 4 und 5 S. 1 und 2 AktG

8 Lutter/Krieger zur Unterrichtung des Aufsichtsrats:* Die Eigentümlichkeit des Systems liegt also darin, dass gerade die Geschäftsleitung, welche ja überwacht werden soll, die Daten zu ihrer eigenen Überwachung zu liefern hat. Daher ist es wichtig, dass in jeder Gesellschaft aus den regulären Informationspflichten des Vorstands und den zusätzlichen Informationswünschen des Aufsichtsrats ein System regelmäßiger, rechtzeitiger und einheitlicher, mithin vergleichbarer Berichte entwickelt wird, kurz eine vom Aufsichtsrat selbstverabschiedete Berichtsordnung für den Vorstand. Im Übrigen: Der Aufsichtsrat hat ein nahezu unbeschränktes Informationsrecht. Was der Vorstand weiß, darf auch der Aufsichtsrat wissen. Und: Der Aufsichtsrat darf sich nicht einfach auf die rechtzeitige und vollständige Information durch den Vorstand verlassen, sondern muss ggf. einerseits mit dem Wunsch nach Sonderberichten ( 90 Abs. 3 AktG) oder der Einsicht in die Unterlagen der Gesellschaft aktiv werden. Im Prozess um seine Haftung wird er mit dem Satz, er sei vom Vorstand nicht informiert worden, nicht gehört. * Quelle: Lutter/Krieger, Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats, 5. Aufl., 2008, Rn

9 Für den GmbH-Aufsichtsrat gilt die Pflicht, sich regelmäßig Bericht erstatten zu lassen 52 GmbHG verweist auf 90 Abs. 3, 4 und 5 S. 1 und 2 AktG So auch 25 Abs. 1 Nr. 2 MitbestG und 1 Abs. 1 Nr. 3 DrittelbG für den obligatorischen GmbH-AR Deshalb: Zwar keine gesetzlich normierte Berichterstattungspflicht der Geschäftsführung Aber: Der fehlende Verweis auf 90 Abs. 1 und 2 AktG entlastet den AR nicht! Der AR muss entsprechende Berichte verlangen ( 90 Abs. 3 AktG)

10 Der Deutsche Corporate Governance Kodex regt den Erlass einer Informationsordnung durch den AR an 3.4 Die ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsrats ist gemeinsame Aufgabe von Vorstand und Aufsichtsrat. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance. Er geht auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen ein. Der Aufsichtsrat soll die Informations- und Berichtspflichten des Vorstands näher festlegen. Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat sind in der Regel in Textform zu erstatten. Entscheidungsnotwendige Unterlagen, insbesondere der Jahresabschluss, der Konzernabschluss und der Prüfungsbericht, werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats möglichst rechtzeitig vor der Sitzung zugeleitet

11 Strategische Handlungsmöglichkeiten des AR (1) Zentrale und wichtigste Informationsquelle für den AR ist die Vorstandsberichterstattung. Der AR hat das Risikoüberwachungssystem entsprechend des originären Zwecks, den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen frühzeitig erkennbar zu machen, zu überwachen. Informationsweitergabe an den AR ist wichtig für effizientes System der Corporate Governance (einschließlich z.b. Corporate Compliance-System!). Überwachung setzt das Vorliegen von Informationen voraus. Informationsvorherrschaft des Vorstands in Praxis: Bei Verdachtsfällen oder im Rahmen der regulären betrieblichen Revision erhält oftmals zunächst nur der Vorstand (compliance) relevante Erkenntnisse, obwohl der AR diese Informationen benötigt, um seiner Aufsichtspflicht entsprechen zu können. Das Überwachungsfeld des AR umfasst alles, was ihm nach Gesetz und Satzung zu berichten ist. Vorwiegend erfolgt eine Orientierung an den Berichtspflichten des Vorstands ( 90 AktG). Recht des AR zur Befragung von Angestellten wird bislang oftmals auf den konkreten Verdacht eines schwerwiegenden Fehlverhaltens des Vorstands beschränkt

12 Strategische Handlungsmöglichkeiten des AR (2) Die Tz. 3.4 des Deutschen Corparate Governance Kodex empfiehlt den Beschluss einer zwischen AR und Vorstand abgestimmten Informationsordnung, deren Erfüllung der Vorstand gewähren muss. In einer Informationsordnung können Regelungen zu folgenden Punkten getroffen werden: Berichtsinhalte, Berichtsturnus und frequenz, Berichtsarten und -strukturen, Berichtsumfang und Form. Regelungen über außerperiodische Berichterstattung bei außergewöhnlichen Vorgängen. Informationsordnung kann somit zur Präzisierung der für die Arbeit des AR erforderlichen Unternehmensdaten dienen. Dies erscheint sinnvoll, weil die gesetzlichen Regelungen nur rudimentär sind und keine unternehmensspezifischen Besonderheiten berücksichtigen. AR kann in einer Informationsordnung autonom periodische Gespräche mit leitenden MA vorsehen und z.b. bestimmen, dass der Leiter der Internen Revision an der entsprechenden Sitzung teilnimmt

13 Strategische Handlungsmöglichkeiten des AR (3) Für den Vorstand ist eine Informationsordnung bereits dann verbindlich, wenn sie in Form einer Geschäftsordnung bzw. als deren Anlage durch den AR verabschiedet wird. Eine detaillierte und verbindliche Informationsordnung bildet ein wichtiges Fundament für die AR-Tätigkeit. Aufsichtsrat hat Verpflichtung, sich ausreichend zu informieren, um eine angemessene Informationsbasis für seine Überwachungshandlungen zu haben. Eine Informationsordnung führt zu einer geregelten, frühzeitigen und umfassenden Informationsversorgung, die den AR in die Lage versetzt, rechtzeitig Handlungsempfehlung auszusprechen oder eigene Handlungen vorzunehmen. Eine Anhörung von leitenden MA wird in der Regel über den Vorstand in die Wege geleitet. Der AR kann die zu befragende Person jedoch auch selbst laden und unabhängig vom Vorstand befragen. Es wird empfohlen, eine überschaubare Zahl aussagefähiger Kennzahlen/Grenzwerte festzulegen und regelmäßig in ihrer Entwicklung und im Vergleich zu Wettbewerbern und Marktdaten zu verfolgen

14 Inhalte einer laufenden Berichterstattung an den AR (Beispiel) Laufend = regelmäßig (mindestens quartalsweise) Vergleichswerte erforderlich (Vj., Plan) Kurzfristige Erfolgsrechnung ( Quartals-GuV-Rechnung ) Produktionsstatistik (z.b. Nutzung, Belegung, Auslastung) Darstellung ggf. nach Geschäftsbereichen (z.b. stationär / ambulant ) aufgliedern Darstellung der Liquiditäts- und Verschuldungsentwicklung ausgewählte Kennziffern (z.b. Zahlungsziele, Nutzung- bzw. Produktivität etc.) Personal- und Personalkostenentwicklung (ggf. nach Dienstarten aufgegliedert)

15 Anhang Korthäuer & Partner stellt sich vor Korthäuer & Partner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft mbh Essen Wirtschaftsprüfung Steuerberatung Betriebswirtschaftliche Beratung Training/Seminare Prüfung von Jahresund Konzernabschlüssen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung gem. 53 HGrG Prüfung von Sanierungsplänen Buchführungen, Personalabrechnungen und Jahresabschlüsse steuerliche Gestaltungsberatung Vorbereitung, Begleitung und Bewertung von M&A- Transaktionen Optimierung von Prozessen und Strukturen im Unternehmen Bewertung und Umsetzung von Zusammenschlüssen Einzel- und Konzernabschluss (HGB und IFRS / US-GAAP) Unternehmensplanung und Controlling, Kostenrechnung Praxis der Aufsichtsund Betriebsratstätigkeit

16 Ihr Kontakt Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Dipl.-Betriebsw. Arno Prangenberg Geschäftsführender Gesellschafter Korthäuer & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft III. Hagen 30 D Essen Tel: +49-(0) Fax: +49-(0)