Hotelmanagement der Superlative: Heidelberger Druck bucht Messeübernachtungen

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1 P r e s s e - I n f o r m a t i o n Kommunikationssysteme, Messe-Services, Messe-Organisation, Messe-Planung, Hotelbuchung, drupa, Marketing, Hotelmanagement, Mitarbeiter-Einsatz, MarCom, Personalplanung, Kundenbetreuung Hotelmanagement der Superlative: Heidelberger Druck bucht Messeübernachtungen Heidler Kommunikationssysteme unterstützt Druckmaschinen- Hersteller mit Software und individueller Dienstleistung Hünstetten, 17. Dezember Einen neuen Rekord erreichte das Hotelmanagement-System der Heidler Kommunikationssysteme GmbH: Mehr als Hotelübernachtungen verwaltete die Heidelberger Druckmaschinen AG über die Software des Unternehmens. Gleichzeitig ergaben sich Synergien in der Messe- Einsatzplanung, weil die Mitarbeiterdaten nicht doppelt erfasst werden mussten. Heidler Kommunikationssysteme realisiert schon seit vielen Jahren die Kommunikationsinfrastruktur auf den Messeständen von Heidelberg. Seit 2008 verantwortet der Dienstleister auch das gesamte Hotelmanagement für Standpersonal und Kunden zur drupa, der weltgrößten Fachmesse der Druckbranche in Düsseldorf. Dabei werden alle internen Buchungsvorgänge bei Heidelberg dezentral über das Hotelmodul der Software WebConnect von Heidler abgewickelt. Die tatsächliche Buchung der Zimmerkontingente und die Verhandlung der Preise übernimmt hierbei der zentrale Einkauf des Unternehmens in Deutschland. Damit erhalten die weltweit 170 Niederlassungen größtmögliche Flexibilität, gleichzeitig spart der Konzern aber Kosten, und die Buchung folgt den Unternehmensprinzipien. Das WebConnect Hotelmodul verfügt über eine webbasierte Oberfläche, die optisch und inhaltlich individuell auf den Kunden zugeschnitten wird. Alle Zimmeroptionen werden direkt in der Software abgebildet, so dass Buchungen einfach und selbsterklärend sind. 1/5

2 Marcus Heidler, Geschäftsführer von Heidler Kommunikationssysteme, erklärt den Prozess: Die Buchungsbeauftragten von Heidelberg in den Regionen können bis vier Wochen vor der Messe ihre Zimmerkontingente frei verteilen. Dazu müssen sie im Hotelmodul nur die korrekten und vollständigen Daten des Mitarbeiters oder des Kunden eingeben. Aus diesen Informationen generieren wir individuelle Buchungslisten für jedes der 60 Hotels. Änderungswünsche, die noch kurz vor der Messe auftauchen, werden direkt mit dem Serviceteam von Heidler geklärt und akribisch dokumentiert. Ulrich Börger, Leiter Messen und Events bei Heidelberg, sieht hier eine besondere Stärke des Dienstleisters: Als weltweit tätiges Unternehmen kommen Änderungswünsche aus allen Zeitzonen, selbst während die Messe schon läuft. Die Kombination aus leistungsfähiger Software und der individuellen Unterstützung durch Heidler-Mitarbeiter funktionierte auch bei der drupa 2012 hervorragend. Darüber hinaus schätzt er die Synergie-Effekte der ganzheitlichen Kommunikationslösung: Die Daten, die im Hotelmanagement-Tool von den lokalen Buchungsbeauftragten eingetragen werden, nutzt das Unternehmen auch für die Einsatzplanung auf der Messe. Damit müssen diese Informationen nicht doppelt gepflegt werden, und die Verknüpfung zu den gebuchten Hotels ist schon vorhanden. Dem Staff-Management erleichtern korrekte Kontaktdaten bei täglich Mitarbeitern auf dem Quadratmeter großen Messestand die Kommunikation signifikant. Bei einem Projekt dieser Größenordnung mit gebuchten Übernachtungen spielt die korrekte Abrechnung der einzelnen Hotels eine wesentliche Rolle. Auch diese Überprüfung zählt zu den Aufgaben von Heidler Kommunikationssysteme. Anhand der detaillierten Listen, die das Hotel-Modul generiert, überprüft das Unternehmen die korrekte Rechnungsstellung der Hotels. Nach Abschluss der Prüfung werden die Kosten für die Hotelzimmer über die Software den einzelnen Niederlassungen zugeordnet und können dann vom Mutterkonzern in Rechnung gestellt werden. heidler_005 2/5

3 Bildunterschriften: BU Portrait: Ulrich Börger verantwortet bei Heidelberg den gesamten Bereich Messen und Events. Er zeigt sich überzeugt von der ganzheitlichen Messe- Kommunikationslösung von Heidler. BU Heidelberg: Mehr als Hotelübernachtungen verwaltete die Heidelberger Druckmaschinen AG zur drupa 2012 über das Hotelmanagement-System von Heidler Kommunikationssysteme. Heidelberger Druckmaschinen AG Die Heidelberger Druckmaschinen AG (Heidelberg) bietet weltweit führende Produkte und Dienstleistungen für den Werbe- und Verpackungsdruck an. Das Angebotsspektrum des Unternehmens ist ausgerichtet auf die Bereiche Bogenoffsetdruck, Digitaldruck sowie die Fertigung anspruchsvoller Teile und Baugruppen für den Präzisionsmaschinenbau. Der Name Heidelberg steht für Technologie, Qualität und Kundennähe. Das Kerngeschäft des Unternehmens umfasst die vollständige Prozess- und Wertschöpfungskette im Bogenoffsetdruck sowie Digitaldrucklösungen. Zukunftsträchtige innovative Drucktechnologien, wie beispielsweise gedruckte Elektronik, sollen neue Märkte erschließen. Zusätzlich gewinnt die externe 3/5

4 Auftragsfertigung vorwiegend für Kunden aus anderen Branchen des Maschinenbaus und der Energiebranche an Bedeutung. Bei allen Unternehmensaktivitäten kommt dem Umweltschutz eine nachhaltige Bedeutung zu. Maßnahmen in der Entwicklung, der Produktion und bei der Nutzung der Maschinen zielen auf die Reduzierung des Ressourcenverbrauchs und damit des CO2-Fußabdrucks, der sonstigen Emissionen und der prozessbedingten Abfälle. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Heidelberg, Deutschland, sowie Entwicklungs- und Produktionsstandorten in sieben Ländern betreut seine Kunden mit einem dichten Netz von Vertriebs- und Serviceniederlassungen weltweit. Druckmaschinen, Vorstufengeräte und Weiterverarbeitungssysteme produziert Heidelberg überwiegend in Deutschland. Standardisierte Druckmaschinen für alle gängigen Formatklassen sowie Falzmaschinen vorwiegend für den chinesischen Markt fertigt Heidelberg in Qingpu bei Shanghai. Weltweit entstehen auf Heidelberg-Maschinen Qualitätserzeugnisse wie Werbedrucksachen, Broschüren, Plakate, Faltschachteln und Etiketten. 4/5

5 Über die Heidler Kommunikationssysteme GmbH: Die Heidler Kommunikationssysteme GmbH wurde 1992 als Einzelunternehmung gegründet und ist heute führender Anbieter im Bereich von integrierten Kommunikationssystemen auf Messen, Events und Ausstellungen. Das Unternehmen sorgt durch Bereitstellung und intelligente Vernetzung der Infrastruktur dafür, dass seine Kunden während der Veranstaltung vor Ort professionell kommunizieren können. Von Messeinformations- und Managementsystemen über Telefon und Rufanlagen bis hin zu PCs, Laptops, Kiosksysteme, Multimediasäulen und Digital Signage wird ein umfassendes Sortiment angeboten. Die Anwendungsmöglichkeiten der Heidler-Produkte sind nahezu grenzenlos. Neben der benötigten Soft- und Hardware zeichnet sich das Unternehmen durch eine qualifizierte Beratung, erfahrene Techniker sowie zuverlässige Vor-Ort-Unterstützung in höchster Qualität aus. Als zweites Standbein neben den Infrastrukturlösungen gehört die Unterbringung des Standpersonals zum Leistungsumfang des Unternehmens. Die Hotelverwaltung ist als Modul in die Gesamtlösung von Heidler integriert. Daneben erbringt Heidler Kommunikationssysteme einen Full-Service von der Recherche von Unterbringungsmöglichkeiten über Preisverhandlungen und Verwaltung der Hotelkontingente bis zur Überwachung von Stornierungs- und Umbuchungsfristen sowie der Rechnungskontrolle und Differenzklärung. Bei Heidler Kommunikationssysteme können Unternehmen zusätzlich auch bereits reservierte Hotelkontingente für große Messen an allen relevanten Messestandorten zu attraktiven Konditionen nutzen. Heidler Kommunikationssysteme beschäftigt 15 Mitarbeiter am Standort Hünstetten im Taunus. Zu den Referenzkunden gehören u.a. BMW AG, Daimler AG, EADS N.V., Hansgrohe AG, Heidelberger Druckmaschinen AG, Liebherr International Deutschland GmbH, Rittal GmbH & Co. KG, Schüco International KG, Tetra Pak GmbH & Co. KG und Wirtgen GmbH. Kontakt Heidler Kommunikations- Telefon: / systeme GmbH Telefax: / Wörsbachstraße 17a Hünstetten Virtuelles Pressefach 5/5

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