Mindeststandards und Kenngrößen für die Gestaltung von Förderungen

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1 und für die Gestaltung von Förderungen Die nachfolgenden Ausführungen beinhalten, die bei der Gestaltung eines Förderungsprogramms oder bei Einzelförderungsmaßnahmen jedenfalls beachtet werden sollten. Je höher der finanzielle Mitteleinsatz, desto höhere Anforderungen sind an die einzuhaltenden Standards zu stellen. Zusätzliche für bedeutende Förderungsprogramme (abhängig von absoluten Beträgen sowie insbesondere vom Anteil am Gesamtförderungsvolumen des jeweiligen Rechtsträgers) sind blau hervorgehoben. Eine Darstellung sonstiger Anforderungen für die Gestaltung von Förderungen ist der Reihe Bund 2005/13 zu entnehmen. Förderungskonzeption Förderungen sollen auf einem schriftlichen Förderungskonzept mit definierten Zielsetzungen, Wirkungen, Schwerpunkten und Prioritäten beruhen. Zur Umsetzung der Ziele ist eine Förderungsstrategie zu entwickeln. Inhaltliche Überschneidungen und Parallelitäten zu anderen Förderungsprogrammen sind möglichst zu vermeiden. Bei der Förderkonzeption ist der Ausschluss von unerwünschten Mehrfachförderungen sicherzustellen. Bei der Förderungskonzeption sind die Förderungsziele und die Förderungswirkungen mit anderen Förderungsprogrammen (auch anderer Rechtsträger) abzustimmen. Die Förderungsziele sind mit den gewünschten Wirkungen der jeweiligen Förderungsleistungen zu definieren. Für die Messung und Beurteilung der Zielerreichung sind neben qualitativen auch quantitative Indikatoren festzulegen. Projektförderungen ist grundsätzlich der Vorrang gegenüber den Basisförderungen einzuräumen. Bei der Förderungskonzeption ist der Aspekt der Nachhaltigkeit ausreichend zu berücksichtigen, sofern Auswirkungen möglich erscheinen. Explizite und hinreichend genaue Festlegung von Förderungszielen, Wirkungen, Schwerpunkten und Prioritäten

2 2 Erarbeitung einer Förderungsstrategie Quantifizierung der Ziele durch geeignete Indikatoren Nachhaltigkeitsindikatoren (z.b. langfristig geschaffene Arbeitsplätze, Selbstfinanzierungsfähigkeit, Umweltindikatoren, Forschungsanteil, Wettbewerbsfähigkeit). Förderungsrichtlinien Alle Förderungsmaßnahmen müssen auf einer allgemeinen schriftlichen Grundlage basieren. Im Regelfall sind diese auf Allgemeine Rahmenrichtlinien (z.b. ARR 2004 für den Bund) oder auf Sonderrichtlinien zu stützen. Mindesterfordernisse für Regelungsinhalte der Förderungsrichtlinien sind: - Definition des Anwendungsbereichs der Richtlinie und der Förderungsvoraussetzungen (z.b. welches öffentliche Interesse wird verfolgt) - Definition der Förderungsziele und angestrebten Wirkungen - Definition des Förderungsgegenstands und der förderbaren (bzw. nicht förderbaren) Kosten - Definition der Art (z.b. Annuitäten-, Zinsen-, Kreditkostenzuschuss, Einzeloder Gesamtförderung) und (maximale) Höhe der Förderung - Definition der formellen Förderungsvoraussetzungen und bedingungen o Antragstellung (Formular) o Erforderliche Unterlagen (Beschreibung der förderbaren Leistung; Sicherstellung der Gesamtfinanzierung: Kosten-, Zeit- und Finanzierungsplan; Nachweis der zumutbaren Eigenleistung) o Mitteilungspflicht über sonstige Förderungen, die für dieselbe o Leistung (wenn auch mit anderer Zweckwidmung) aus öffentlichen Mitteln oder EU-Mitteln gewährt oder beantragt wurden (Auflagen und Bedingungen der Förderung) - Ablauf der Förderungsgewährung o Prüfung und Entscheidung des Förderungsantrags o Form und Inhalt der Förderungszusage o Auszahlung der Förderung (insbesondere wenn sich die Förderung über einen längeren Zeitraum erstreckt) - Berichtslegung und Verwendungsnachweis o Festlegung der notwendigen Unterlagen zum Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung (z.b. Projekt oder Jahresabrechnungen, Originalbelege, Berichte, Rechnungsabschlüsse)

3 3 o Prüfung und Kontrolle der widmungsgemäßen Verwendung o Rückforderungsgründe und bedingungen - Information über die Datenverwendung durch den Förderungsgeber (Zustimmungserklärung nach dem Datenschutzgesetz) Kenngröße Anwendbare Förderungsrichtlinien mit Mindestinhalten festgelegt Förderungsverfahren Die maßgeblichen Rahmenbedingungen und Förderungskriterien sind den Förderungswerbern einfach zugänglich zu machen. Förderungen sind nur aufgrund eines formellen Förderungsansuchens mit obligatorischer Verwendung von Antragsformularen zu gewähren. Eine elektronische Abwicklungsmöglichkeit ist anzustreben. Förderungsansuchen müssen eine ausreichende Projektbeschreibung enthalten und die Erfüllung der Förderungsvoraussetzungen nachweisen. Eine Information der Förderungsgeber über alle für ein Projekt beantragten und gewährten Förderungen ist sicherzustellen. Durch entsprechende Abstimmungs und Kontrollmaßnahmen sind unerwünschte Mehrfachförderungen oder Überförderungen auszuschließen. Abstimmung der Basisdaten der Förderungsgewährung mit anderen bekannten Förderstellen. Bei größeren Förderungsprojekten ist eine erweiterte Abstimmung mit den anderen Förderungsstellen hinsichtlich einheitlicher Projektkosten, der Finanzierung sowie der einheitlichen Abrechnung und Prüfung durchzuführen. Die Dokumentation muss die Nachvollziehbarkeit der wesentlichen Verfahrensschritte gewährleisten. Dazu ist grundsätzlich eine elektronische Datenbanklösung anzustreben. Innerhalb der Förderstelle ist ein den Erfordernissen entsprechendes Internes Kontrollsystem einzurichten. Gesamtdurchlaufzeit (Antragstellung bis Förderungszusage) Durchlaufzeit Förderstelle (vollständiger Antrag bis Förderungszusage)

4 4 Anteil der Anträge mit Nachforderungsbedarf (zumindest Schätzung) Elektronische Erfassungs und Auswertungsmöglichkeit Förderungsentscheidung Für die Förderungsentscheidungen sind klare und eindeutige Rahmenbedingungen und Entscheidungskriterien heranzuziehen, welche auch den Förderwerbern und Förderungswerberinnen bekannt zu machen sind. Die Förderungsentscheidungen sind dem Grunde und der Höhe nach ausreichend und transparent darzulegen und zu dokumentieren. Förderungen sind nur im unumgänglich notwendigen Ausmaß und nur bei Vorliegen aller sachlichen Voraussetzungen zu gewähren. Auf eine ausreichende Eigenleistung des Förderungswerbers ist Bedacht zu nehmen. Im Rahmen der Gesamtbeurteilung des Projekts sind andere Förderungen aus öffentlichen Mitteln zu berücksichtigen und die EU-Förderungsobergrenzen zu beachten. Auf die Unvereinbarkeit von gleichzeitigen Funktionen beim Förderungsgeber (z.b. in Entscheidungsgremien) und beim Förderungsnehmer ist zu achten. Für die Dokumentation der Förderauszahlung ist die Perioden bzw. Jahresabgrenzung vorzusehen. Förderungshöhe (Förderbarwert) und Förderungsfälle nach Förderungszielen und Schwerpunkten Regionale Mittelverteilung Verteilung nach Zielgruppen Förderungsspezifische (z.b. Förderbarwert pro Förderfall, Investitionsvolumen pro Förderungsfall, Förderungsanteil am Investitionsvolumen, Anteil der jeweils eingesetzten Förderungsinstrumente etc) Anzahl Zusagen/Gesamtanzahl Einreichungen Anteil der Ablehnungen Anmerkung: Die Förderungsgewährungen sind von der verantwortlichen Förderstelle so zu dokumentieren, dass diese für Analysen herangezogen werden können. Förderungsvertrag

5 5 Es sollten grundsätzlich Musterförderungsverträge erarbeitet bzw. verwendet werden. Eine Kurzinformation mit den Kernbestimmungen erhöht die Kundenfreundlichkeit. Im Förderungsvertrag sind die geförderten Leistung und ihre Qualität möglichst genau und eindeutig zu spezifizieren, um den erforderlichen Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung der Förderungsmittel zu erleichtern. Den Förderungszweck sichernde Bedingungen sind präzise festzulegen. Der Förderungswerber ist zu verpflichten, ungerechtfertigt empfangene oder widmungswidrig verwendete Förderungsmittel zurückzuzahlen. Der Förderungswerber ist zu verpflichten, die für die Beurteilung der Wirksamkeit der Förderung (des Förderungsprogramms) festgelegten Indikatoren bekanntzugeben. In Zielvereinbarungen mit den Förderungswerbern ist das Erreichen bestimmter Ziele vorzugeben. Förderungskontrolle und abrechnung Die widmungsgemäße Verwendung der Förderung und die Einhaltung der vertraglichen Förderungsbestimmungen sind zu überprüfen. Der Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung und Verrechnung der Förderungsmittel ist entsprechend den jeweiligen Haushaltsvorschriften zu gestalten. Grundsätzlich sind Originalbelege für die gesamte Förderungssumme vorzulegen. Ein System einer stichprobenweisen Kontrolle ist nur zulässig, wenn dadurch eine hinreichende Gebarungssicherheit gewährleistet ist und die Haushaltsvorschriften dies zulassen. Bei einer Vorsteuerabzugsberechtigung des Förderungswerbers ist nur der Nettorechnungsbetrag als Verwendungsnachweis anzuerkennen. Die Abrechnungstermine bei Förderungen sind zu überwachen. Die Abrechnungen sollten zeitnahe überprüft werden. Die Abrechnungskontrolle über die widmungsgemäße Verwendung der Projektmittel sollte von der Projektbearbeitung getrennt werden.

6 Anteil der Rückforderungen zurückgeforderte Mittel im Verhältnis zur Gesamtförderung Anteil Personalressourcen für Kontrolltätigkeit zum gesamten Personalaufwand für die Förderungsabwicklung Zeitraum der Abrechnungskontrolle 6 Förderungscontrolling und Berichtswesen Zur Evidenz, zum Förderungscontrolling, zur Berichterstattung und Analyse sind geeignete Datenerfassungssysteme einzurichten. Ein aktueller Status des Projektbudgets und seiner Ausnutzung (z.b. Soll/Ist- Vergleich für Bindungs- und Zahlungsphase) sollte verfügbar sein. Im Einzelfall ist die Einhaltung vorgesehener Fristen laufend zu überwachen. Eine aussagekräftige Berichterstattung nach Förderungsschwerpunkten ist einzurichten. Diese soll auch Aussagen über die Wirkung der Förderungen ermöglichen. Aktueller Stand der Ausnutzung des Budgets Ausreichende Kennzahlen für Analysemöglichkeit der Förderungen Laufendes Wirkungscontrolling anhand von Wirkungsindikatoren Förderungsevaluierung Förderungsprogramme sind hinsichtlich der Zielerreichung regelmäßig zu evaluieren und die Ergebnisse bei der Weiterentwicklung der Programme zu berücksichtigen. Bei Großprojekten ist eine Einzelfallevaluierung der Wirkungen vorzusehen. Anmerkung: Als Grenze bei der im Einzelfall jedenfalls eine detaillierte Evaluierung der Wirkungen vorzunehmen wäre, könnte die De-minimis-Grenze der Verordnung (EG) Nr. 1998/2006 (idr EUR) herangezogen. Unterhalb dieser Grenze sollte eine Einzelfallevaluierung

7 erfolgen, wenn die Förderungssumme im Einzelfall einen festzulegenden Prozentsatz des jährlichen Gesamtförderungsvolumens übersteigt. 7 Kenngröße Häufigkeit der Programmevaluierung Verwaltungsaufwand Der Verwaltungsaufwand (Personal und Sachaufwand) für die Abwicklung von Förderungsprogrammen muss abgrenzbar und ermittelbar sein. Eine einheitliche Definition (für Verwaltung und ausgegliederte Stellen) sichert die Vergleichbarkeit und die Erarbeitung von Benchmarks (Bearbeitungsaufwand/Fall) Der Förderungseffekt und der damit zusammenhängende Verwaltungsaufwand müssen in einem angemessen Verhältnis zueinander stehen. Daher wäre jeweils auch eine Bagatellgrenze für die Förderungsgewährung festzulegen. Bei Auslagerung der Förderabwicklung an Dienstleister müssen die Kosten sowie die Leistungen des Dienstleisters nachvollziehbar und transparent sein. Bei Auslagerung der Förderabwicklung an Dienstleister sollte dies auf Basis eines Wettbewerbs erfolgen. Anmerkung: Die Obergrenze des Verwaltungsaufwandes ist für thematische Förderbereiche (möglicherweise auch in Abhängigkeit von der durchschnittlichen Förderungshöhe pro Einzelförderung) unterschiedlich anzusetzen. Eine Evaluierung des KDZ hat im Förderbereich EU-Landwirtschaft einen Verwaltungsaufwand zwischen 3,8 und 8,8 Prozent des Gesamtfördervolumens festgestellt, im Förderbereich EU-Regionalpolitik 3,0 bis 3,4 Prozent, im Förderbereich nationale F&E zwischen 3,9 und 12,7 Prozent. Das IHS hat im Rahmen eines Effizienzvergleichs sieben Förderungsstellen (öffentliche Verwaltung, outgesourcte Organisationen) mit unterschiedlichen Förderungsprogrammen und instrumenten verglichen. Als Inputgrößen wurden die Personal- und Sachkosten inkl. Administration und Overheadkosten (Betriebsaufwand) und als Outputgrößen die Fördervolumina, der Förderbarwert sowie die Anzahl der Förderfälle herangezogen. Die Höhe des Förderbarwerts und das Verhältnis von Förderbarwert und Fördervolumen sowie die daraus abgeleiteten Kennzahlen sind demnach davon abhängig, welche Förderungsinstrumente vorrangig eingesetzt werden (Haftungen und Darlehen reduzieren den Förderbarwert). Für einen aussagekräftigen Vergleich sollten daher möglichst ähnliche Förderungsstellen herangezogen werden.

8 Bei den sieben vom IHS näher untersuchten Förderungsstellen lag der pro Euro Betriebsaufwand ausgelöste Förderbarwert zwischen 8,33 EUR und 49,98 EUR. Das Verhältnis (in Prozent) von Betriebaufwand zum Förderbarwert variierte von 2 % bis 12 % und zum Fördervolumen von 0,48 % bis 6,47 %. 8 Prozentueller Anteil des Verwaltungsaufwandes am Gesamtförderungsvolumen Prozentueller Anteil des Honorars des Dienstleisters am Gesamtförderungsvolumen Prozentueller Anteil von Honorar und internem Verwaltungsaufwand an Gesamtförderungsvolumen Anmerkung: Für den Verwaltungsaufwand sollten pro Förderprogramm Anteile am Gesamtförderungsvolumen als Obergrenzen festgelegt werden. Bei Überschreitung dieser Obergrenzen sind zwingend Begründungen vorzusehen und Korrekturmaßnahmen in Angriff zu nehmen. Der Verwaltungsaufwand hat den gesamten damit verbundenen Personal und Sachaufwand zu umfassen. Insbesondere sind folgende Kosten zu berücksichtigen: laufende Programm-, Maßnahmenbetreuung, Koordination mit EU- und nationalen Stellen; Projektakquisition, Öffentlichkeitsarbeit und Beratung; Prüfung und Abschluss von Förderverträgen; Zahlungsverkehr; Controlling, Monitoring und Evaluierung; Bei Auslagerung der Abwicklung interner Zusatzaufwand des Förderungsgebers (z.b. Vergabe, Entscheidungseinholung, Unterstützung und Kontrolle der Abwicklungsstelle). Bei der Festlegung der Obergrenze des Verwaltungsaufwandes sind die Anforderungen des thematischen Förderbereichs zu berücksichtigen. Als thematische Förderbereiche kommen dabei z.b. in Betracht: Landwirtschaft Wirtschaft und Regionalpolitik F&E Umwelt Entwicklungszusammenarbeit Arbeitsmarkt Sport, Kunst & Kultur