Microsoft Fallstudie. Microsoft Consulting Services und das. Personalkostenplanungs- System der Metro GmbH.

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1 Microsoft Fallstudie Microsoft Consulting Services und das Personalkostenplanungs- System der Metro GmbH.

2 Überblick. Für die effiziente Personalkostenplanung in der Zentralverwaltung wurde bei der Metro eine Client/Server-Anwendung entwickelt, die dem mittleren und oberen Management ein komfortables und einfaches Instrument an die Hand gibt, um die Budgetierung für die Personalplanung vorzunehmen. 2

3 Einleitung. Personalkosten machen einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten eines Unternehmens aus. Deshalb ist der Aufwand für ihre Budgetierung erheblich. Da aber durch eine genaue Personalkostenplanung auch viel Zeit und Geld gespart werden kann, bietet es sich an, auf ein computerunterstütztes Planungssystem umzusteigen, statt die Arbeit manuell zu erledigen. Dies wurde schon 1988 bei der Metro eingeführt, aber nachdem der Bedienungskomfort dieses Systems und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern nicht übermäßig hoch waren, wurde die Implementierung einer dezentralen Client/Serverlösung für die Personal-kostenplanung zusammen mit Microsoft Consulting Services (MCS) angegangen - der Name: PKPS/2. 3

4 Die Problemstellung. Eine Analyse des 1988 installierten Planungssystems ergab die folgenden Nachteile: Die Pflege der Stammdaten nahm zuviel Zeit in Anspruch, da diese Daten dezentral für die Mitarbeiter jeder Kostenstelle auf Diskette gespeichert wurden. Für die dezentral planenden Führungskräfte gab es keine Möglichkeit, Auswertungen, die über ihren eigenen PC bzw. die eigene Datenbasis hinausgingen, vorzunehmen. Das System war langsam, nicht benutzerfreundlich und mit Funktionsmängeln behaftet. So entstand bei den Führungskräften, die für die Personalkostenplanung verantwortlich waren, eine geringe Akzeptanz des Systems, das ihnen eigentlich bei der Arbeit helfen sollte. Die Lösung. Aus den genannten Gründen sollte ein dezentrales, computergestütztes Planungssystem mit Client/Server-Architektur implementiert werden, das den Mitarbeitern am PC eine intuitive, grafische Benutzeroberfläche bot und die Personalkostenplanung effizient und komfortabel machte. Das System sollte sich nahtlos in das bestehende Bürokommunikationssystem einfügen, das den Anwendern schon diverse Dienste, wie z.b. Textverarbeitung oder auch Electronic Mail, zur Verfügung stellt. Die Partner für die Zusammenarbeit. Als kompetente Partner für die Durchführung dieses Projekts wurden Microsoft Consulting Services und die Starnberger Firma Software4You von der Metro ausgewählt. Das Systemhaus Software4You, das als Microsoft Solution Provider autorisiert ist, konnte bereits eingehende Erfahrung bei der Entwicklung von Personalsoftware vorweisen und wurde daher mit der Programmierung des Systems beauftragt. Microsoft Consulting Services wurde als Berater hinzugezogen, da ihre Erfahrung mit dem neuen Betriebssystem Windows NT, dem Windows NT Advanced Server und neuartigen Programmierwerkzeugen, wie Visual Basic, naturgemäß außerordentlich hoch war und sie so ohne weiteres die Gesamtverantwortung für das Projekt übernehmen konnten. Zudem war der Terminplan für die Realisierung des Projekts knapp bemessen und Microsoft Consulting Services konnte ausreichend Ressourcen zur Verfügung stellen. Es hat sich bewährt, die Dienste des Unternehmens in Anspruch zu nehmen, welches die Tools am besten kennt und den qualifiziertesten Support bieten kann. Hanns-Dirk Brinkmann, Projektleiter Controlling Systeme, Metro Großhandelsgesellschaft mbh 4 4

5 Die Konzeption des Systems. Um das geplante Personalkostenplanungs- System PKPS/2 von Anfang an praxisgerecht und bedienungsfreundlich zu gestalten und so bei den Anwendern die Akzeptanz für das neue Programm zu bekommen, wurde eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen. Dort waren neben den EDV- Spezialisten der Metro und von Microsoft Consulting Services auch Anwender aus dem Personalwesen und den Führungsetagen vertreten. Bei der Konzeption des Systems wurden schnell einige Voraussetzungen für das System deutlich. Da die Personalkostenplanung dezentral, die Datenpflege des Systems aber weitgehend zentral erfolgen sollte, bot sich ein Client-/Serverkonzept sofort an. Die Sicherheitsanforderungen an Computersysteme im Personalwesen sind ganz erheblich. Die leichte und intuitive Bedienung verlangte nach einer grafischen Benutzeroberfläche im Stil von Microsoft Windows. Für die Programmierung einer grafischen Benutzeroberfläche ist Visual Basic von Microsoft hervorragend geeignet. Die Realisierung. So wurde also im bestehenden Token- Ring-Netz ein leistungsfähiger Server (Compaq SystemPro 486/50 mit 2 Prozessoren, 64 MB Hauptspeicher und 1 GByte Festplattenkapazität) aufgebaut. Als Betriebssystem kam Windows NT zum Einsatz und für die komfortable Verwaltung des Netzes auch Windows NT Advanced Server. Als Server Datenbank wird der Microsoft SQL Server für Windows NT eingesetzt. Dort werden alle relevanten Daten dem Planenden zur Verfügung gestellt. Zu Beginn jeder Planung werden die entsprechenden Ist-Daten bis zum gegenwärtigen Termin vom Mainframe in den Microsoft SQL Server transferiert. Auf den Client PCs läuft Microsoft Windows 3.1 und das mit Visual Basic 3.0 erstellte PKPS/2-Programm. Microsoft Access steht dem System-Administrator für spezielle Verwaltungsfunktionen zur Verfügung. Um ein Höchstmaß an Security und Performance zu erzielen, wurde intensiver Gebrauch von stored Procedures und Trigger (Datenbankfunktionen) gemacht. Die Vorteile. Sobald die Realisierung vollendet war und das System in Betrieb ging, wurde deutlich, daß die Akzeptanz der 70 Führungskräfte dem neuen System gegenüber extrem hoch war. Denn die grafische Bedieneroberfläche des Planungssystems ist leicht zu erlernen und intuitiv zu bedienen. Wer vorher schon am PC mit Mitglieder der Geschäftsführung, des gehobenen Managements und des Personalwesens waren hier gleichermaßen involviert. Hanns-Dirk Brinkmann, Projektleiter Controlling Systeme, Metro Großhandelsgesellschaft GmbH Heute ist unser Controlling wesentlich komfortabler. Darüber hinaus können wir die Personalkosten besser steuern und überwachen. Herr Hohage, Bereichsleiter Controlling Großhandel, Metro Großhandelsgesellschaft mbh Der Aufbau des PKPS/2 5 5

6 Windows-Anwendungen gearbeitet hatte, konnte ohne lange Einlernzeit mit der Planungssoftware bereits nach kurzer Einweisung umgehen. Zudem war es einfach, das gesamte Personalplanungsystem mit den Standardanwendungen Microsoft Excel (für weiterführende Auswertungen) und Microsoft Word (für Serienbriefe) in Einklang zu bringen. Die hohe Akzeptanz kam auch von der Arbeitserleichterung und den guten Ergebnissen, die das PKPS/2-System lieferte. Vorschläge, die die Planungssoftware unterbreitete, brauchten von den Anwendern nur noch bestätigt oder nur leicht modifiziert werden. Durch das PKPS/2 wird der gesamte Prozeß der Personalplanung bei der Metro-Zentrale zeitlich genau kalkulierbar. Und die Ergebnisse können leicht in nachfolgende EDV-Systeme der Controlling- Abteilung übernommen und weiterverarbeitet werden. Dem Datenschutz wurde insoweit Rechnung getragen, daß Windows NT als Betriebssystem mit dem C2-Sicherheitsstandard der amerikanischen Regierung eingesetzt wird. Weitere Sicherheitsmechanismen, die den unberechtigten Zugriff auf die Personaldaten verhindern, wurden direkt in das System einprogrammiert. Und besonders erfreulich war die Tatsache, daß das neue Planungssystem PKPS/2 innerhalb eines Wochenendes für den Live-Betrieb installiert wurde und ohne Parallelbetrieb sofort den Anwendern zur Verfügung stand. Controlling Großhandel/IMC. Der Bereich Controlling Großhandel ist verantwortlich für das Controlling der Großhandelsaktivitäten der Metro. Innerhalb dieses Bereiches ist das Information Management Center (IMC) für die EDV- Anlagen und die Software-Entwicklung zuständig. Hier werden neben Host-Anwendungen auch dezentrale Planungsund Controllingprogramme entwickelt. Die Microsoft Consulting Services. Wenn auch Sie neue Wege suchen, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und Investitionen in existierende Informationstechnologien zu sichern, kann Ihnen Microsoft Consulting Services durch Erstellung praktischer und meßbarer Lösungen helfen. MCS unterstützt gemeinsam mit Microsoft Solution Providern Großkunden weltweit bei der Planung und Realisierung von Client-Server- und Workgroup-Systemen sowie bei Infrastrukturprojekten. Das PKPS/2 ist im Vergleich zum alten System ein Quantensprung. Das neue stabile System bietet kurze Antwortzeiten und integriert alle Teilbereiche zu einem umfassenden Personalkostenplanungssystem. Hanns-Dirk Brinkmann, Projektleiter Controlling Systeme, Metro Großhandelsgesellschaft mbh 6 6

7 Für Informationen über eine Zusammenarbeit mit Microsoft Consulting Services wenden Sie sich bitte an Ihren Microsoft Vertriebsbeauftragten oder an das MCS Sekretariat: Telefon: 089/ Telefax: 089/ Internet: Adresse: Microsoft GmbH Microsoft Consulting Services Sekretariat Edisonstraße 1 D Unterschleißheim 7 7

8 Microsoft Fallstudie PE 3/94 Alle mit gekennzeichneten Produkte sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Alle mit gekennzeichneten Produkte sind Warenzeichen der Microsoft Corporation. Alle genannten Warenzeichen sind geschützte Zeichen der jeweiligen Hersteller.