INFO-MAP. Büroräume planen. Das Wichtigste auf einen Blick. VBG Ihre gesetzliche Unfallversicherung.

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1 INFO-MAP Büroräume planen Das Wichtigste auf einen Blick VBG Ihre gesetzliche Unfallversicherung

2 Meine Planungspartner Planer/Architekt Büroeinrichter Fachberater Berater der VBG Ihre Notizen:

3 Was sollte ich bei der Büroraumplanung berücksichtigen? B B B Sie wollen Ihre Büroarbeitsplätze neu organisieren? Sie müssen umziehen und überlegen, welche Büroräume Sie benötigen? Sie erweitern Ihr Unternehmen, wollen neu bauen und das neue Bürogebäude soll den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen? Bei allen diesen Situationen geht es immer um die gleichen Fragen: Wie kann ich Büroräume effektiv nutzen? Wie kann ich Büroräume so planen, dass meine Mitarbeiter produktiv und gesund arbeiten können? Diese INFO-MAP zeigt Ihnen, an was Sie bei Ihrer Büroraumplanung denken müssen und wie Sie dabei systematisch vorgehen können.

4 Wie gehe ich bei der Planung vor? Das Modell der Büroraumplanung hilft Ihnen systematisch vorzugehen und nichts außer Acht zu lassen. Modell der Büroraumplanung Bürokonzept Büroraumformen, Organisationsformen Raumfunktionskonzept Zuordnung der Funktionsbereiche Aufstellung der Arbeitsplätze Arbeitsplatzkonzept Arbeitsumgebung Funktionalität Ergonomie

5 Planungsgrundlagen Arbeitsaufgabe, Mitarbeiter, Arbeitsmittel, räumliche Gegebenheiten, Arbeitsorganisation, weitere wichtige Punkte Planungsgrundlagen sind alle in Ihrem Unternehmen vorhandenen Informationen, die für die Planung Bedeutung haben. Siehe Planungsinfos sammeln Im Arbeitsplatzkonzept beschreiben Sie die Gestaltung der einzelnen Arbeitsplätze hinsichtlich Funktionalität und Ergonomie. Siehe Arbeitsplätze einrichten Im Raumfunktionskonzept ordnen Sie die Funktionsbereiche zu. Außerdem legen Sie die Arbeitsplatzanordnung fest und gestalten die Arbeitsumgebung. Siehe Räume nutzen Im Bürokonzept bestimmen Sie, wie Sie die Arbeit für die Mitarbeiter organisieren wollen: Ob sie zum Beispiel einzeln, zu zweit im Raum oder in Teams arbeiten sollen. Siehe Büroarbeit organisieren Wie und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen, hängt von den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ab. Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung Systematisch vorgehen

6 Welche Informationen sind für meine Büroraumplanung wichtig? Für eine systematische und effektive Büroraumplanung benötigen Sie Informationen zu den nachfolgenden Punkten.

7 Welche Arbeitsaufgaben sind zu erledigen? Welche Mitarbeiter arbeiten in den Räumen? Zum Beispiel: Art ihrer Tätigkeiten, Anzahl, Vorstellungen und Erwartungen der Mitarbeiter, Mitarbeiter mit Behinderungen Welche Arbeitsmittel werden benötigt? Zum Beispiel: Software. Rechner, Bildschirm, Eingabemittel, Drucker, weitere technische Geräte und Hilfsmittel, Möbel Wie sind die räumlichen Gegebenheiten? Zum Beispiel: Grundrisse, DV-Versorgung, Elektroversorgung, Installationen, raumlufttechnische Anlagen, Lage des Gebäudes Welche Arbeitsorganisation ist erforderlich? Für den jeweiligen Mitarbeiter: zum Beispiel Art der Zusammenarbeit (Teamarbeit, Projektarbeit, Einzelarbeit), Kommunikations-, Konzentrationserfordernisse Im gesamten Unternehmen: zum Beispiel Arbeitsablauf, räumliche Einbindung von Externen, zukünftige Unternehmensentwicklung Welche weiteren Punkte können wichtig sein? Zum Beispiel: Unternehmenskultur, Erscheinungsbild, Corporate Identity, Image, Kosten für Pflege und Unterhalt des Gebäudes, Bauökologie, Infrastruktur Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung Planungsinfos sammeln

8 Was muss ich bei der Einrichtung der Arbeitsplätze beachten? Mit der Einrichtung der Arbeitsplätze legen Sie fest, inwieweit die Arbeitsplätze für die Mitarbeiter funktional sind, damit sie ihre Arbeitsaufgaben effektiv erledigen können. Die richtige Gestaltung des Arbeitsplatzes trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter sicher und ergonomisch, also ohne gesundheitliche Beeinträchtigungen und Leistungsminderungen arbeiten können.

9 Funktionalität Tischflächenbedarf festlegen; Büroarbeitsstühle einplanen Stauraum ermitteln (Schränke, Regale,...) Bedarf an Besprechungsmöglichkeiten ermitteln (Besucherstühle, Besprechungstische,...) Notwendige Arbeitsmittel erfassen (Software, Rechner, Bildschirme, Drucker, Kopierer,...) Ergonomie Günstige Formen für Tischflächen festlegen (Freiform, Winkelkombination, Rechtecktisch,...) Erreichbarkeit von Unterlagen und Arbeitsmitteln gewährleisten (Höhe, Tiefe der Schränke,...) Arbeitsplätze so planen, dass Mitarbeiter nicht nur sitzen (Drucker im separaten Raum, höhenverstellbarer Tisch,...) Für gute Bedienbarkeit der Arbeitsmittel sorgen (Bedienelemente leicht erreichbar,...) Barrierefreiheit beachten Tipp Achten Sie auf Arbeitsmittel und Möbel mit GS-Zeichen, besser noch mit BG-PRÜFZERT-Zeichen, weil damit die notwendigen Mindestanforderungen garantiert sind (zum Beispiel Sicherheit und Maße). Weitere Informationen BGI 650 Bildschirm- und Büroarbeitsplätze BGI 5001 Büroarbeit sicher, gesund, erfolgreich BGI 5050 Büroraumplanung Faltblatt Gesund arbeiten am PC Mini-CD Büroräume planen Einkaufsführer der VBG Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz/Sicherheit in Unternehmen/GSgeprüfte Arbeitsmittel/Einkaufsführer online Arbeitsplätze einrichten

10 Wie kann ich meine Räume richtig nutzen? Sie nutzen Ihre Räume dann richtig, wenn die Räume den Bedürfnissen der Mitarbeiter nach Störungsfreiheit, Bewegungsfreiheit sowie ihren Kommunikations- und Konzentrationserfordernissen bei der Arbeit gerecht werden. Funktionsbereiche im Gebäude zuordnen Zu den Funktionsbereichen gehören zum Beispiel: Bereiche für die Büroarbeit Kommunikationsbereiche (zum Beispiel Bereiche für Konferenzund Besprechungsräume, Meeting-Points, Pausenbereiche, Empfang/Wartebereiche) Technik-, Lagerbereiche (zum Beispiel Archiv, Registratur, EDV) Sozialbereiche (zum Beispiel Sanitärbereiche, Ruheraum, Erste Hilfe) Verkehrswege (Breite: bis 5 Personen: 0,80 m, bis 20 Personen: 0,93 m; bis 100 Personen: 1,25 m)

11 Arbeitsplätze im Raum anordnen e a d b c a b c d e Benutzerflächen am Arbeitsplatz, Tiefe mindestens 1,00 m Benutzerflächen am Besprechungsplatz, Tiefe mindestens 0,80 m Verkehrswegefläche, Breite mindestens 0,80 m Verbindungsgang zum Arbeitsplatz, Breite mindestens 0,60 m Bediengang, Breite mindestens 0,50 m f i g j k h f g h i j k Benutzerfläche an Schiebetürschränken, Tiefe mindestens 0,80 m Benutzerfläche an Flügeltürenschränken, Tiefe mindestens 0,80 m Benutzerfläche an Schränken mit Auszügen, Tiefe gleich j + k Möbelfunktionsfläche an Flügeltürenschränken Möbelfunktionsfläche an Schränken mit Auszügen Sicherheitsabstand, Tiefe mindestens 0,50 m Arbeitsplätze sollten eine Sichtverbindung nach außen haben Blickrichtung parallel zur Fensterfront, um Blendungen und Spiegelungen auf den Bildschirmen zu vermeiden Störquellen auslagern zum Beispiel Aufstellung lärmintensiver Bürogeräte in separaten Räumen Kommunikationsmöglichkeiten beachten Arbeitsumgebung gestalten Akustik, Raumklima, Sonnenschutz, Beleuchtung, Farbgebung Weitere Informationen BGI 650 Bildschirm- und Büroarbeitsplätze BGI 856 Beleuchtung im Büro BGI 5001 Büroarbeit sicher, gesund, erfolgreich BGI 5050 Büroraumplanung Mini-CD Büroräume planen Räume nutzen

12 Welche Vor- und Nachteile haben die unterschiedlichen Bürokonzepte? Legen Sie fest, wie Sie die Arbeit für die Mitarbeiter organisieren wollen: Ob sie zum Beispiel einzeln, zu zweit im Raum oder in Teams arbeiten sollen. Hier finden Sie einige Entscheidungshilfen. Einzelpersonenbüro Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten ist möglich Vertrauliche Gespräche können geführt werden Individuelle Regulierung von Beleuchtung, Sonnenschutz und Raumklima ist möglich Flächenaufwändig (Raum und Flure) Fehlende Flexibilität bei Umgestaltungen Mehrpersonenbüro (2-3 Personen) Guter Informationsaustausch für Mitarbeiter mit ähnlichen Arbeitsaufgaben Vertretungsmöglichkeit Gegenseitige Störungen möglich Flächenaufwändig (Raum und Flure) Fehlende Flexibilität bei Umgestaltungen Gruppenbüro Gute Koordination der Arbeiten möglich Gute Abstimmung im Team/ Projekt Vertretungsmöglichkeit Flexibilität bei der Umgestaltung Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten wegen Geräuschpegels nicht immer möglich

13 Kombibüro Häufiger Wechsel zwischen Team-/Projektarbeit und konzentrierter Einzelarbeit ist gut möglich Einzelbürozelle Konzentriertes Arbeiten ist möglich Individuelle Regulierung von Beleuchtung, Sonnenschutz und Raumklima ist möglich Geringe Stellfläche für Regale oder Schränke Visuelle Störungen und Ablenkungen wegen Verglasung zur Gemeinschaftszone Gemeinschaftszone Team-/Projektarbeiten können gut erledigt werden Informelle Kommunikation wird gefördert Eventuell wenig Tageslicht Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung Mini-CD Büroräume planen Büroarbeit organisieren

14 Ein gutes Beispiel für Büroraumplanung Im Beispiel wird dargestellt, wie ein Büro für zwei Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Planungsgrundsätze um einen weiteren Arbeitsplatz ergänzt wird. Planungsanlass In einem Zweipersonenbüro soll ein dritter Arbeitsplatz eingerichtet werden. Ausgangssituation Zwei Schreibtische mit Winkelkombination Je Mitarbeiter ein Sideboard Zur gemeinsamen Nutzung drei Flügeltürenschränke

15 Anpassung an neue Situation Ein dritter Schreibtisch mit Winkelkombination Je Mitarbeiter ein Sideboard Die Flügeltürenschränke können wegen des zusätzlichen Arbeitsplatzes nicht mehr aufgestellt werden Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter an der Planung beteiligen. Service-Angebot der VBG Die Berater der Prävention unterstützen Sie professionell bei Ihrer Büroraumplanung. Sie erhalten Hilfen zu folgenden Fragen: Wie kann Ihre Büroraumplanung optimiert werden? Wie viele Arbeitsplätze passen in Ihr Büro? Welcher Arbeitsplatztyp passt für welche Tätigkeit? Was ist bei der Einrichtung Ihrer Büros noch zu bedenken? Dieser Service ist für Mitgliedsunternehmen der VBG im Mitgliedbeitrag enthalten. Sie erreichen uns über unsere Servicenummer oder Ihren Berater der Prävention vor Ort (siehe Telefonnummern auf der Rückseite dieser INFO-MAP). Beispiel guter Büroraumplanung

16 Die 10 wichtigsten Punkte für den Neubau von Bürogebäuden Das Modell der Büroraumplanung gilt auch für die Planung von neuen Bürogebäuden. Beim Neubau ist der Spielraum für die räumliche Gestaltung größer. Wenn Sie einen Neubau planen, beachten Sie diese 10 Punkte Entscheiden, wer bei der Planung des Neubaus hinzugezogen werden soll Zum Beispiel: Führungskräfte, Architekten/Planer, Mitarbeiter, Fachberater, Berater der VBG; gegebenenfalls eine betriebliche Steuerungsgruppe einrichten Planungsgrundlage für den Neubau beschreiben Arbeitsaufgabe, Mitarbeiter, Arbeitsmittel, Arbeitsorganisation, weitere wichtige Punkte (siehe Planungsinfos sammeln ) Entwickeln eines geeigneten Arbeitsplatzkonzeptes Anforderungen an Funktionalität und Ergonomie der Arbeitsplätze (siehe Arbeitsplätze einrichten )

17 Entwickeln eines geeigneten Raumfunktionskonzeptes Zuordnung von Funktionsbereichen, Aufstellung der Arbeitsplätze im Raum, Arbeitsumgebungsgestaltung (siehe Räume nutzen ) Entwickeln eines geeigneten Bürokonzeptes Geeignetes Bürokonzept auswählen (Einzelbüro, Gruppenbüro, Kombibüro) (siehe Büroarbeit organisieren ) Kriterien für die Entwurfsplanung entwickeln Anhand der Planungsgrundlage und der bisher entwickelten Konzepte (Arbeitsplatzkonzept, Raumfunktionskonzept, Bürokonzept) dem Planer/Architekten Kriterien für eine Entwurfsplanung liefern Entwurfsplan überprüfen und verbessern Umsetzung der Kriterien für die Entwurfsplanung und Festschreibung eines fertigen Entwurfes Organisation und Zusammenarbeit während der Bauphase überwachen Kontrolle von Koordination, Verantwortlichkeiten und Qualität sicherstellen; Leistungsverzeichnisse, Planunterlagen, Unterlagen für die späteren Arbeiten (eventuell Gebäudepass) einfordern Büroausstattung bemustern, bewerten und auswählen Arbeitsmittel, Arbeitstische, Büroarbeitsstühle, Beleuchtung, Sonnenschutz, Fußbodenbeläge, gemäß Arbeitsplatz- und Raumfunktionskonzept Nach Gebäudeübergabe Planungs-, SOLL- und IST-Zustand vergleichen Mängel und Veränderungswünsche vor Ablauf der Verjährungs-/Gewährleistungsfristen vortragen; gegebenenfalls unterstützen lassen, zum Beispiel durch Berater der VBG Weitere Informationen BGI 5050 Büroraumplanung 10 Planungstipps für Neubauten

18 Herausgeber: VBG Ihre gesetzliche Unfallversicherung Deelbögenkamp Hamburg Postanschrift: Hamburg Bestellnummer: Entwicklung: BC GmbH Verlags-und Mediengesellschaft, Wiesbaden Vertrieb: C. L. Rautenberg-Druck Königstraße Glückstadt Ausgabe: Oktober 2005 Nachdruck nur mit schriftlicher Genehmigung der VBG Der Bezug dieser Informationsschrift ist für Mitgliedsunternehmen der VBG im Mitgliedsbeitrag enthalten. Die VBG ist Mitglied im Initiativkreis Neue Qualität der Büroarbeit