Leitlinien der Doktorandenausbildung und Doktorandenbetreuung am Helmholtz Zentrum München

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1 Leitlinien der Doktorandenausbildung und Doktorandenbetreuung am Helmholtz Zentrum München Für junge Wissenschaftler 1 ist die Promotion eine wichtige und für ihre akademische Laufbahn entscheidende und prägende Zeit. Das Helmholtz Zentrum München sieht sich daher in der Verpflichtung, Doktoranden während ihrer Promotion zu unterstützen und nach Möglichkeit optimal zu fördern. Jeder Betreuer einer Promotionsarbeit geht dabei ein hohes Maß an Verantwortung ein, derer er sich bewusst sein muss. Die vorliegenden Leitlinien sollen zum erfolgreichen Ablauf und Abschluss der Promotion beitragen. 1. Doktorandenausbildung am Helmholtz Zentrum München Doktoranden tragen in erheblichem Umfang zum Erfolg der Projekte des Zentrums bei und liefern wichtige Beiträge in der Forschung. Die Dissertation dokumentiert die Befähigung des Doktoranden zur eigenständigen wissenschaftlichen Arbeit. Das Promotionsverfahren wird an den Universitäten nach Maßgabe der dort geltenden Promotionsordnungen durchgeführt. Primäre Aufgaben des Zentrums in der Doktorandenausbildung sind, eine intensive, wissenschaftlich kompetente und auf die individuellen Bedürfnisse des Doktoranden zugeschnittene Betreuung zu gewährleisten und optimale Rahmenbedingungen zu schaffen und Freiräume zu gewähren, die zur Erreichung wissenschaftlicher Höchstleistungen erforderlich sind. Darüber hinaus bietet das Zentrum den Doktoranden an, ergänzende Fähigkeiten ( Transferable Skills ) zu erwerben; dazu gehören die kooperative und ggf. interdisziplinäre Bearbeitung eines Forschungsthemas, die Publikation der Ergebnisse, Projektmanagementfähigkeiten sowie Vermittlungskompetenzen sowohl für den Austausch mit fachkundigen Kollegen wie auch für das Gespräch mit einem fachfremden Publikum (siehe Ziffer 7. Graduiertenprogramm). 2. Verpflichtungen des Helmholtz Zentrums München Neben wissenschaftlicher Exzellenz der Betreuer garantieren transparente Verfahren und klare gegenseitige Verantwortlichkeiten ein hohes Ausbildungsniveau. Dazu gehören: die angemessene Vorbereitung der Dissertation die intensive Betreuung des Doktoranden ein sinnvoll bemessener Zeitraum für die Dissertation (Regelzeit von 3 Jahren) 1 Aufgrund der besseren Lesbarkeit des Textes wird auf die jeweilige Parallelnennung der weiblichen Form verzichtet; dies gilt für Wissenschaftler, Doktoranden, fachliche Betreuer, Doktorväter.

2 die gesicherte Finanzierung während der Regelpromotionszeit; bei positiver Empfehlung des Thesis Committees ist die Finanzierung über die Regelpromotionszeit hinaus möglich Angebote zur fachlichen Aus- und Weiterbildung Angebote zum Erwerb ergänzender Fähigkeiten ( Transferable Skills ) 3. Anstellung eines Doktoranden Zur Anstellung eines Doktoranden benötigt die Personalabteilung neben den Personaldaten folgende Unterlagen: Betreuungsvereinbarung o beinhaltet das Thema der Dissertation und die Benennung des Betreuers an der Hochschule sowie des direkten Betreuers am Helmholtz Zentrum München (beide Funktionen können in einer Person übernommen werden, sofern diese nach den hochschulrechtlichen Regelungen dazu ermächtigt ist). Die Bestätigung der Betreuung erfolgt durch entsprechende Unterschrift der Betreuer. Kurzer Arbeits- und Zeitplan. Dieser wird vom Doktoranden in Absprache mit dem Betreuer innerhalb der ersten sechs Wochen angefertigt. Zuordnung und Einbindung in die laufenden Forschungsvorhaben. 4. Durchführung der Dissertation Die Durchführung einer Dissertation erfolgt auf der Grundlage eines schriftlichen Arbeitsvertrages zwischen dem Doktoranden und dem Zentrum, in dem die gegenseitigen Rechte und Pflichten festgehalten werden, sowie auf Grundlage einer schriftlichen Betreuungsvereinbarung. Die Promotionsregelungen der Fakultäten bleiben von den Vereinbarungen mit dem Helmholtz-Zentrum unberührt. Eine begleitende Dokumentation durch die Abteilung Programmplanung und Management (PPM) erfasst die einzelnen Arbeitsschritte bei der Anfertigung der Dissertation sowie die Teilnahme am Graduiertenprogramm. Diese umfasst die folgenden Informationen: Zusammensetzung des persönlichen Thesis Committees Berichte/Stellungnahmen des Thesis Committees Teilnahme an der Helmholtz Graduate School Environmental Health (HELENA) Teilnahme an wissenschaftlichen Kongressen Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen Abschlussbericht des Doktoranden: Abgabe- und Prüfungsdatum; auf freiwilliger Basis: Kopie der Promotionsurkunde, Beschäftigung nach Abschluss der Promotion und neue Adresse

3 5. Rahmenbedingungen Promotionsarbeiten am Helmholtz Zentrum München sollen einschließlich der Abfassung der Dissertationsschrift in einem Regelzeitraum von 3 Jahren abgeschlossen werden. Der Doktorand erhält in der Regel einen 3-Jahres-Vertrag. Abweichungen davon können sich zum Beispiel durch die Einstellung auf sonderfinanzierten Vorhaben ergeben. Innerhalb des ersten Monats nach Dissertationsbeginn soll ein gemeinsames Gespräch zwischen Doktorand, fachlichem Betreuer und Betreuer an der Universität geführt werden (Abgabe einer Empfehlung für Besetzung des Thesis Committees möglich). Der Doktorand fertigt in Absprache mit dem Betreuer innerhalb der ersten sechs Wochen einen Arbeits- und Zeitplan an. Der Doktorand trägt innerhalb von 6 Monaten für die Zulassung zum Promotionsverfahren an der Fakultät Sorge und legt diese dem Graduate Student Office vor. Jede Dissertation, die nach dem 31. Dezember 2008 am Zentrum begonnen wurde, wird von einem Thesis Committee (TC) begleitet. Das Thesis Committee besteht aus mindestens drei Personen und setzt sich in der Regel wie folgt zusammen: o Der fachliche Betreuer (Gruppenleiter/Institutsleiter) o Der Betreuer an der Universität (falls der Betreuer an der Universität zugleich der fachliche Betreuer ist, wird eine weitere Person in das Thesis Committee aufgenommen) o Ein unabhängiger, vorzugsweise externer, fachnaher Experte o Ein zusätzliches viertes Mitglied kann in das Thesis Committee aufgenommen werden. Das Thesis Committee wird in den ersten sechs Monaten nach Beginn der Dissertation durch den Doktoranden bei Bedarf mit Unterstützung des fachlichen Betreuers zusammengestellt und offiziell vom Graduate Student Office bestätigt. Das Thesis Committee hat Mentoringfunktion und ist Ansprechpartner und Ratgeber für den Doktoranden während der Zeit der Promotion. Der Vorsitz des Thesis Committees obliegt dem fachlichen Betreuer (Gruppenleiter/Institutsleiter). Das Thesis Committee trifft sich einmal im Jahr. Zu diesen Treffen sollten grundsätzlich alle Mitglieder anwesend sein. Die Treffen des Thesis Committees werden vom Doktoranden bei Bedarf mit Unterstützung des fachlichen Betreuers - organisiert. Der Doktorand fertigt für das Treffen einen schriftlichen Fortschrittsbericht an (3-5 Seiten). Der Bericht soll den Mitgliedern des Thesis Committees rechtzeitig vor dem Treffen vorliegen und soll folgende Punkte

4 beinhalten: wissenschaftlicher Kontext, Ziele des Projekts, Ergebnisse, Diskussion/Schlussfolgerungen und einen Ausblick auf die nächsten Schritte und geplanten Arbeiten. Der Doktorand präsentiert den Mitgliedern des Thesis Committees die Ergebnisse seiner Arbeit. In der Sitzung werden die erzielten Ergebnisse und etwaige Probleme diskutiert. Auf der Grundlage des Fortschrittsberichts werden ein Soll- Ist-Abgleich durchgeführt und die Gründe für Abweichungen festgestellt. Das Thesis Committee berichtet schriftlich an das Graduate Student Office von den Treffen. Die Vertrauenspersonen für Doktoranden erhalten die Berichte des Thesis Committees auf Anfrage zur Kenntnis. Der Bericht vom ersten Meeting des Thesis Committees sowie der Fortschrittsbericht des Doktoranden müssen dem Graduate Student Office neun Monate nach Beginn der Promotion, spätestens aber innerhalb des ersten Jahres vorliegen. Für alle Doktoranden, die nach dem 1. Juli 2010 Ihre Doktorarbeit begonnen haben, ist das Vorliegen einer positiven Evaluation durch das TC Voraussetzung für den Abruf von finanziellen Fördermitteln zur Unterstützung von Kongressbesuchen und weiteren Internationalisierungs-maßnahmen beim Graduate Student Office. Das zweite Meeting findet nach ca. 1,5 Jahren statt. Das dritte Meeting findet im dritten Jahr (spätestens nach ca. 2,5 Jahren) statt. Das Thesis Committee genehmigt den Abschlussplan der Arbeit und gibt eine Empfehlung ab, ob eine Vertragsverlängerung über die Regelpromotionszeit hinaus nötig ist. In Konfliktfällen kann sich der Doktorand an jedes Mitglied des Thesis Committees oder eine der gewählten Vertrauenspersonen für Doktoranden wenden. Darüber hinaus bieten das Graduate Student Office oder die Graduate Student Representatives ihre Unterstützung an. 6. Vertrauenspersonen für Doktoranden Die Vertrauenspersonen sind Ansprechpartner für Doktoranden und beraten und vermitteln in Konfliktfällen. Die Doktoranden bzw. Doktorandeninitiative schlagen nach Absprache mit den Vorsitzenden des WTR und der Sprecherversammlung sowie dem Leiter von PPM dem WTR jeweils Vertrauenspersonen für Neuherberg und den Campus Großhadern vor. Der WTR ernennt durch Beschluss die Vertrauenspersonen für die Dauer von 2 Jahren.

5 7. Graduiertenprogramm Die Graduate School Environmental Health (HELENA) bietet den Doktoranden eine umfassende wissenschaftliche Ausbildung in der Environmental Health Forschung. Neben einer intensiven wissenschaftlichen Ausbildung in einem von acht thematischen Feldern wird besonderer Wert auf die Entwicklung von Management- und Führungskompetenz gelegt. Das Graduiertenprogramm beinhaltet verbindliche Kernelemente, deren erfolgreiche Absolvierung für das Abschlusszertifikat Environmental Health notwendig sind. Verbindliche Elemente des Graduiertenprogramms innerhalb der Graduiertenschule HELENA für alle Doktoranden, die ihre Dissertation nach dem 31. Dezember 2008 und vor dem 1. Juli 2010 am Zentrum begonnen haben, sind: Teilnahme an der Lecture Series Environmental Health (mehr als 80 % Anwesenheit; fehlende Vorlesungen können im zweiten Jahr nachgeholt werden; Teilnahme an vier Veranstaltungen) Jährliche Berichte an das persönliche Thesis Committee Teilnahme an Veranstaltungen des/der eigenen Instituts/Arbeitsgruppe (Seminare und Journal Clubs) Eine Posterpräsentation für den Posterpreis des Zentrums (einmalig) Antragstellung auf Förderung der Internationalisierung (Kongress, Laboraustausch ) bis zu 500 Euro möglich. Einzureichen beim Graduate Student Office Zusätzliche verbindliche Elemente der Helmholtz Graduate School HELENA für alle Doktoranden, die ihre Dissertation nach dem 1. Juli 2010 am Zentrum begonnen haben, sind: Für Doktoranden der Technischen Universität München: Teilnahme am Kick-Offund Abschlussseminar der TUM Graduate School Für Doktoranden der LMU: Teilnahme am Welcome Event des LMU Graduate Centers Teilnahme an wissenschaftlichen Kursen und Seminaren (in Höhe von 65 HELENA Equivalents*) sowie an Transferable Skills (in Höhe von 10 HELENA Equivalents) Antragstellung auf Förderung der Internationalisierung (Kongress, Laboraustausch ) bis zu 1500 Euro möglich. Einzureichen beim Graduate Student Office * Ein HELENA Equivalent entspricht einem Arbeitsaufwand von vier Stunden. Die Wertigkeiten von Veranstaltungen der Graduate School wird vom Graduate Student Office festgesetzt.