1. Ziele und Geltungsbereich Mitgeltende Dokumente Generelle Prinzipien unseres Handelns... 3

Transkript

1 Verhaltenskodex

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ziele und Geltungsbereich Mitgeltende Dokumente Generelle Prinzipien unseres Handelns Einhaltung von Gesetzen und sonstigen bindenden Regelungen Ethisches Verhalten Wichtige Einzelaspekte unseres Handelns Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche Fairer Wettbewerb Sozialverhalten im Konzern Faire Beschäftigung Vermeidung von Interessenskonflikten Verantwortungsvoller Umgang mit Konzernvermögen und vertraulichen Informationen, Transparenz Umsetzung des Verhaltenskodex Verantwortung der Vorgesetzten Aufgabe der Compliance-Organisation Meldungen Zweifelsfragen, Einverständnis Aufklärung von Verdachtsfällen Schulungen Kontrolle Geschäftspartner Stand... 7 Seite 2 / 7

3 1. Ziele und Geltungsbereich Das Konzernleitbild von Bilfinger beschreibt unser Selbstverständnis, gibt uns Maßstäbe für unser Handeln und setzt uns Ziele, auf die wir alle gemeinsam zum Wohle des Konzerns, seiner Mitarbeiter 1, Aktionäre und Geschäftspartner hinarbeiten. Der Verhaltenskodex enthält nähere Vorgaben für den Bereich Compliance und ethisches Verhalten. Wir verstehen unter dem Begriff Compliance die Einhaltung unserer internen Vorgaben aus Verhaltenskodex und zugehörigen Konzernrichtlinien sowie der damit zusammenhängenden gesetzlichen Regelungen. Ein Verhalten ist dann ethisch, wenn es den allgemeinen Prinzipien integeren und anständigen Handelns entspricht und von den Mitmenschen als richtig empfunden wird. Der Verhaltenskodex erläutert die generellen Prinzipien unseres Handelns und legt unser Verhalten bei wichtigen Einzelaspekten unserer geschäftlichen Tätigkeit fest. Über diese Orientierung für ethisches Verhalten in zweifelhaften Situationen hinaus enthalten die dem Verhaltenskodex zugehörigen Konzernrichtlinien konkrete Verhaltensanweisungen zu speziellen Themen. Konzernleitbild, Verhaltenskodex und die zugehörigen Konzernrichtlinien gelten einheitlich für Vorstand, Geschäftsführungen, Führungskräfte und alle anderen Mitarbeiter unseres Konzerns. Identifikation mit diesen Vorgaben und ihre unbedingte Befolgung sind entscheidende Voraussetzungen für unseren wirtschaftlichen Erfolg und unsere Akzeptanz in der Öffentlichkeit. Verstöße gegen unsere internen Vorgaben können den Konzern und seine Mitarbeiter erheblichen Risiken aussetzen und werden deshalb nicht toleriert. 2. Mitgeltende Dokumente Mitgeltende Dokumente sind die zugehörigen Konzernrichtlinien (Integritätsrichtlinie, Wettbewerbsrichtlinie und Drittparteienrichtlinie). 3. Generelle Prinzipien unseres Handelns 3.1 Einhaltung von Gesetzen und sonstigen bindenden Regelungen Bilfinger erwartet von allen seinen Mitarbeitern bei ihrer Tätigkeit für den Konzern die strikte Einhaltung der Gesetze, sonstigen bindenden Regelungen und internen Vorgaben. Gesetzesverstöße können hohe Bußgelder, Sperren für öffentliche und private Aufträge, weitere behördliche Sanktionen sowie Schadensersatzforderungen und Reputationsverluste nach sich ziehen. Die daraus resultierenden wirtschaftlichen Folgen schädigen den Konzern und gefährden die Arbeitsplätze der Mitarbeiter. Zudem können Gesetzesverstöße zu strafrechtlicher Verfolgung führen. Die Missachtung von Gesetzen und sonstigen bindenden Regelungen kann personelle Konsequenzen und Schadensersatzansprüche gegen die beteiligten Mitarbeiter nach sich ziehen. Behördliche 1 Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verzichten wir auf die Nennung auch der weiblichen Form bei Personenbezeichnungen. Selbstverständlich meinen wir immer auch Frauen. Seite 3 / 7

4 Ermittlungen und interne Untersuchungen von Verdachtsfällen können den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen und interne Ressourcen unproduktiv binden. Hinweisen auf mögliche Gesetzesverstöße innerhalb des Konzerns geht Bilfinger aktiv nach, schaltet gegebenenfalls die zuständigen Behörden ein und kooperiert mit diesen. 3.2 Ethisches Verhalten Der Anspruch von Bilfinger geht über das bloße Einhalten der Gesetze und sonstigen verbindlichen Regelungen hinaus. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern ethisches Verhalten bei ihrer geschäftlichen Tätigkeit und in allen damit zusammenhängenden Situationen. Vorgesetzte müssen ihrer Vorbildfunktion gerecht werden. Wer für Bilfinger nach außen auftritt, trägt Verantwortung als Repräsentant des Konzerns. Zum ethischen Verhalten gehört es auch, sich nach dem erkennbaren Sinn unserer internen Vorgaben zu richten und nicht zu versuchen, sie mit formalistischen Begründungen zu umgehen. 4. Wichtige Einzelaspekte unseres Handelns 4.1 Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche Korruption hat weltweit verheerende Auswirkungen auf Gesellschaft, Märkte und Unternehmen und kann auch Bilfinger erheblich schädigen. Deshalb bekämpfen wir Korruption und vermeiden vor allem durch Transparenz, dass auch nur der Eindruck korruptiven Verhaltens entsteht. Die unredliche Einflussnahme auf Entscheidungen durch die Gewährung von Vorteilen gleich welcher Art ist verboten. Das gilt im In- und Ausland sowohl gegenüber Amtsträgern wie auch gegenüber Mitarbeitern anderer Unternehmen und Institutionen. Wegen ihrer möglichen Verknüpfung mit korruptivem Verhalten unterliegen Zuwendungen von und an Geschäftspartner(n) (Einladungen, Geschenke, Spenden etc.) besonderen Vorgaben. Diese finden sich in der Integritätsrichtlinie. Bilfinger bekämpft verbotene Geldwäsche und achtet darauf, nicht in Geldwäschehandlungen verwickelt zu werden. Auch hierzu finden sich in der Integritätsrichtlinie nähere Hinweise. 4.2 Fairer Wettbewerb Bilfinger bekennt sich zu fairem Wettbewerb. Wir überzeugen Kunden durch die Qualität unserer Leistungen und bieten diese zu wettbewerbsfähigen Preisen an. Unzulässige wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen lehnen wir ab. Weitere Hinweise und Handlungsanweisungen zum Wettbewerbsverhalten finden sich in der Wettbewerbsrichtlinie. Seite 4 / 7

5 4.3 Sozialverhalten im Konzern Wir sind den Prinzipien eines respektvollen, fairen und loyalen Umgangs miteinander verpflichtet. Allen Mitarbeitern werden bei der Einstellung und ihrer weiteren persönlichen Entwicklung im Konzern gleiche Chancen geboten. Jegliche Diskriminierung ist untersagt. Insbesondere darf niemand wegen seiner Herkunft, seines Geschlechts, seiner sexuellen Orientierung, seiner Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung oder seines Alters benachteiligt oder belästigt werden. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie durch einen toleranten, höflichen und rücksichtsvollen Umgang miteinander zu einem produktiven Arbeitsumfeld beitragen. 4.4 Faire Beschäftigung Bilfinger bekämpft jede Form der illegalen Beschäftigung und der Ausbeutung von Arbeitnehmern. Illegale Beschäftigung untergräbt den Arbeitsmarkt und die sozialen Sicherungssysteme unseres Gemeinwesens. Damit werden legale Arbeitsplätze gefährdet und die Schaffung neuer Arbeitsplätze verhindert. Die Ausbeutung von Arbeitnehmern und Kinderarbeit sind mit unseren ethischen Werten unvereinbar. 4.5 Vermeidung von Interessenskonflikten Der Erfolg von Bilfinger kommt der Gesamtheit der Mitarbeiter zugute. Er setzt voraus, dass der einzelne Mitarbeiter im Sinne des Konzerns handelt. Private Interessen dürfen nicht zu Lasten des Konzerns verfolgt werden. Mögliche Interessenskonflikte müssen durch die Betroffenen selbst gegenüber ihren Vorgesetzten offengelegt und überprüft werden. Einzelheiten hierzu sind in der Integritätsrichtlinie geregelt. 4.6 Verantwortungsvoller Umgang mit Konzernvermögen und vertraulichen Informationen, Transparenz Das Konzernvermögen dient dem Wohl des ganzen Konzerns. Es ist vor Missbrauch zu eigenen und fremden Zwecken zu schützen. Bilfinger erwartet von seinen Mitarbeitern einen verantwortungsvollen Umgang mit den Vermögenswerten des Konzerns. Sorgfalt und Verantwortung sind auch im Umgang mit vertraulichen Informationen erforderlich, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit erhalten. Sie dürfen nicht zum eigenen Nutzen missbraucht oder unzulässig an Dritte weitergegeben werden. Personenbezogene Daten aller Art sind auch konzernintern sorgfältig vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen. Wer Insiderinformationen in Bezug auf Bilfinger besitzt, muss Regelungen des Wertpapierhandelsgesetzes beachten. Insiderinformationen sind nicht öffentlich bekannte Umstände, die geeignet sind, im Fall ihres öffentlichen Bekanntwerdens den Kurs unserer Aktie erheblich zu beeinflussen. Konkrete Zweifelsfragen zu diesem Komplex beantworten die Mitarbeiter des Corporate Office der Bilfinger SE. Größe und dezentrale Struktur des Konzerns stellen besondere Anforderungen an Transparenz und Wahrhaftigkeit der internen Berichterstattung. Seite 5 / 7

6 5. Umsetzung des Verhaltenskodex 5.1 Verantwortung der Vorgesetzten Compliance ist eine Aufgabe der gesamten Unternehmensorganisation von Bilfinger. Vorgesetzte haben deshalb neben der Erfüllung ihrer Vorbildfunktion die Aufgabe, mit Unterstützung der Compliance- Organisation dafür zu sorgen, dass den Mitarbeitern in ihrem Verantwortungsbereich der Verhaltenskodex und die zugehörigen Konzernrichtlinien bekannt sind, im Bewusstsein bleiben und befolgt werden. Dazu sind persönliche Gespräche ebenso notwendig wie organisatorische Maßnahmen. 5.2 Aufgabe der Compliance-Organisation Die Compliance-Organisation, bestehend aus Chief Compliance Officer, Compliance Officern sowie Compliance Managern, bearbeitet alle Compliance-relevanten Vorgänge im Konzern (zum Begriff Compliance siehe auch Ziffer 1., zweiter Absatz). Hierzu gehören insbesondere Entwurf, Schulung und Umsetzung der internen Vorgaben aus Verhaltenskodex und zugehörigen Konzernrichtlinien sowie die Behandlung einzelner Compliance-Fälle. Die Compliance-Organisation arbeitet eng mit Vorstand, Geschäftsführungen und Führungskräften zusammen, prüft Zweifelsfragen und hilft allen Mitarbeitern von Bilfinger bei der Einhaltung der internen Vorgaben. Sie wird tätig, wenn ihr durch eine Meldung oder auf andere Weise Anzeichen für einen Compliance-Fall vorliegen. Compliance-Beauftragte in den operativen Konzerneinheiten wirken bei der Umsetzung des Compliance-Systems mit. Alle Mitarbeiter sind aufgerufen, die Arbeit der Compliance-Organisation uneingeschränkt zu unterstützen. 5.3 Meldungen Wegen der Bedeutung korrekten Handelns aller Mitarbeiter ist die Einhaltung des Verhaltenskodex und der zugehörigen Konzernrichtlinien eine gemeinschaftliche Aufgabe. Wenn im Konzern Anzeichen für einen Verstoß vorliegen, erwarten wir von allen Mitarbeitern eine entsprechende Mitteilung an den Vorgesetzten, die zuständige Geschäftsführung oder den Compliance Officer. Die Geschäftsführung stellt sicher, dass der Compliance Officer von allen Meldungen Kenntnis erlangt. Der Compliance Officer unterrichtet seinerseits die Geschäftsführung über die bei ihm eingehenden Meldungen. Ergänzend steht Bilfinger Compliance Communications für Fragen und (auf Wunsch anonyme) Meldungen zur Verfügung. Kein Mitarbeiter, der in redlicher Absicht (mutmaßliche) Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder die zugehörigen Konzernrichtlinien mitteilt und sich selbst nichts hat zu Schulden kommen lassen, muss Nachteile wegen der Meldung befürchten. Wenn ein Mitarbeiter an Verstößen gegen den Verhaltenskodex oder die zugehörigen Konzernrichtlinien selbst beteiligt war und durch seine freiwillige Meldung Schaden vom Konzern abgewendet werden kann, wird dies zu seinen Gunsten berücksichtigt. Bewusst falsche Verdächtigungen ziehen Maßnahmen gegen den Urheber nach sich. Um Bilfinger zu schützen, sollen Compliance-Verstöße bei Geschäftspartnern und unlautere Praktiken von Wettbewerbern der Compliance-Organisation gemeldet werden. Seite 6 / 7

7 5.4 Zweifelsfragen, Einverständnis Für Zweifelsfragen zu Verhaltenskodex und zugehörigen Konzernrichtlinien stehen als Ansprechpartner Vorgesetzte und Compliance Officer zur Verfügung. Die redlich erlangte Genehmigung des Vorgesetzten sowie die redlich erlangte Freigabe des zuständigen Compliance Officer oder des Chief Compliance Officer für ein bestimmtes Handeln schließen konzerninterne Sanktionen aus. 5.5 Aufklärung von Verdachtsfällen Bilfinger klärt Verdachtsfälle vorurteilsfrei auf und schützt Mitarbeiter bestmöglich vor unberechtigten Vorverurteilungen. Eine Freistellung oder temporäre Versetzung während der Prüfung eines Verdachtsfalls kann in Einzelfällen erfolgen und beinhaltet keinen Schuldvorwurf. Wenn Mitarbeiter falschen Verdächtigungen ausgesetzt sind, stellt sich Bilfinger vor seine Mitarbeiter und ergreift die zu ihrem Schutz notwendigen Maßnahmen. 5.6 Schulungen Das notwendige Wissen über den Inhalt von Verhaltenskodex und zugehörigen Konzernrichtlinien sowie das richtige Verfahren in kritischen Situationen sind Gegenstand von Schulungsmaßnahmen und Informationsveranstaltungen. 5.7 Kontrolle Bilfinger kontrolliert die Einhaltung des Verhaltenskodex und der zugehörigen Konzernrichtlinien durch Routine- und Sonderprüfungen der Konzernrevision und der Compliance-Organisation, falls erforderlich mit externer Unterstützung. 6. Geschäftspartner Auch von seinen Geschäftspartnern erwartet Bilfinger Integrität und gesetzestreues Verhalten. In den Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Nachunternehmern, Vertriebsmittlern und ARGE- Partnern wirken wir auf die Einhaltung unserer dafür geltenden Standards hin. Näheres hierzu ist in der Drittparteienrichtlinie geregelt. 7. Stand November 2012 Seite 7 / 7