Fachschaftsgespräche Prüfungs- und Studierendenservice Online - PSSO. Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 1

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1 Fachschaftsgespräche Prüfungs- und Studierendenservice Online - PSSO Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 1

2 Folienübersicht Ausgangssituation Gründe für die Durchführung der PSSO - Fachschaftsgespräche 3 Organisation der Gesprächsrunden 4 Ablauf der Gesprächsrunden 5 Kritikpunkte / Vorschläge zu PSSO Bereichen 6 allgemeine Verwaltung 7 Studiumsverwaltung 8 Prüfungsverwaltung 10 Support 16 technische Aspekte 17 Zusammenfassung Einflussbereiche auf das PSSO 18 Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise 19 Fazit 20 PSSO Prüfungs- und Studierenden Service Online Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 2

3 Gründe für die Durchführung der PSSO - Fachschaftsgespräche Schwachstellen aufdecken Verbesserungspotentiale erkennen anwenderfreundliche Gestaltung des PSSO Vorschläge der Studierenden für die weitere Entwicklung des PSSO nutzen Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 3

4 Organisation der Gesprächsrunden Gesprächsrunden zu PSSO IWZ GWZ Campus GM F08 / F Fachschaften F01 / F02 / F03 / F Fachschaften F Fachschaft F05 / F06 / F Fachschaften 23 Vertreter- /innen der Fachschaften haben sich an den Gesprächen beteiligt 73 Kritikpunkte / Vorschläge eingegangen Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 4

5 Ablauf der Gesprächsrunden Einleitung Gründe für die Einführung des PSSO mit Statistiken zur Nutzungsintensität Gründe für die Durchführung der Gesprächrunden Kurze Präsentation der aktuellen PSSO Version und der Funktionen Gespräche Aufnahme aller Kritikpunkte / Vorschläge zu PSSO Info über weitere Vorgehensweise Weitere Vorgehensweise wird dargelegt Zeitplan Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 5

6 Kritikpunkte / Vorschläge zu PSSO - Bereichen Bereiche in der aktuellen PSSO Version: Bezahlen & Rückmelden Bescheinigungen Verifikation Studiumsverwaltung Prüfungsverwaltung An- und Abmeldung Angemeldete Prüfungen Notenspiegel Support FAQ / Hilfe / Kontakt Online - Hilfe F A Q Kontakt allgemeine Verwaltung TAN Verwaltung Adress- und Kontaktdaten Passwort technische Aspekte Erreichbarkeit Wartungsarbeiten ect. Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 6

7 allgemeine Verwaltung TAN Verwaltung Bei Eingabe der TAN soll statt (*) die eingetippte Zahl angezeigt werden Möglichkeit TAN Listen im Studierenden- und Prüfungsservice abzuholen Adress- und Kontaktdaten Generell besteht Wunsch nach einem Benachrichtigungssystem (per ) bei: - Prüfungsanmeldung / Prüfungsabmeldung - Erinnerung von Anmelde / Abmelde / Rückmelde - Fristen - Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen - Erfolgreicher Rückmeldung Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 7

8 Studiumsverwaltung Bezahlen & Rückmelden Keine Bestätigungsseite bzw. Überprüfungsseite vor dem endgültigen Abschicken der Daten Individuelle Studienbeiträge aufgrund von Gremientätigkeiten werden nicht berücksichtigt Trotz fehlgeschlagener Rückmeldung wurden Studierenden im PSSO als Rückgemeldet angezeigt Fristen der Rückmeldung auf der Seite Bezahlen & Rückmelden angeben Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 8

9 Studiumsverwaltung Bescheinigungen keine Möglichkeit rückwirkende Studienbescheinigungen zu erstellen englische Studienbescheinigung muss vollständig übersetzt / Daten dementsprechend angepasst werden auf der Studienbescheinigung fehlt die Angabe der Urlaubssemester. Diese sind nur auf dem Datenblatt aufgeführt Bescheinigungen aus dem PSSO werden von eigenen Professoren aber auch von manchen Behörden nicht akzeptiert BAföG Bescheinigung ohne Unterschrift des BAföG -Beauftragten (laut Studierende) nicht rechtskräftig Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 9

10 Prüfungsverwaltung Verbindlichkeit der Anmeldungen Verlängerung der Anmeldefristen An- und Abmeldungen Baumstruktur der Studiengänge Studiengangrelevante Prüfungen erscheinen nicht in der Baumstruktur vergangene Prüfungen werden weiterhin in der Baumstruktur zur Anmeldung angeboten Legende für die Zeichen in der Baumstruktur fehlt In der Baumstruktur erkennen, ob eine Prüfung schon bestanden / nicht bestanden / angemeldet ist Fächer werden in der Baumstruktur falsch aufgeführt Mehrfachanmeldungen zu einer Prüfung (verschiedenen Termine) möglich Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 10

11 Prüfungsverwaltung An- und Abmeldungen weitere Hinweise Vorrausetzungen für die Teilnahme an einer bestimmten Prüfung anzeigen Anmeldung zu bestimmten Modulen soll in bestimmten Semestern erfolgen und nicht in jedem Semester Anmeldemöglichkeit für Zusatzfächer über PSSO schaffen Studierende sind im Diplomstudiengang eingeschrieben. Ihnen wird aber auch Bachelor angezeigt angemeldete Prüfungen Möglichkeit angemeldete Prüfungen auszudrucken Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 11

12 Prüfungsverwaltung Notenspiegel Layout des Notenspiegels Notenspiegel (PDF) ist unübersichtlich. Layout sollte überarbeitet werden Sortierungsfunktion im Notenspiegel einführen Datensätze im Notenspiegel unvollständig Unterteilungen in Grund- und Hauptstudium, Zusatzfächer Note ganz rechts anordnen, damit diese direkt erkannt werden Mehrfachanmeldungen zu einer Prüfung (verschiedenen Termine) möglich Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 12

13 Prüfungsverwaltung Notenspiegel ECTS European Credit Transfer System ECTS Punkte werden im Notenspiegel Bonus genannt. Dies ist keine international gültige Bezeichnung ECTS Punkte nicht eingepflegt, falsch eingepflegt, bzw. falsch addiert ECTS Punkte eines bestimmten Kurses werden für die Teilnehmer unterschiedlich gutgeschrieben Durchschnittsnotenberechnung gewichtet mit ECTS Punkten stimmt nicht; Aufnahme in die FAQ`s, wie die Berechnung erfolgt ECTS Punkte anders darstellen, da es auf dem Notenspiegel mit der Note verwechselt wird Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 13

14 Prüfungsverwaltung Notenspiegel weitere Hinweise durchgefallene Prüfungen und Versuche sollen wegen Bewerbungen nicht auf dem Notenspiegel aufgeführt werden Eigene (Gesamt-) Durchschnittsnote fehlt. Somit kann man z.b. nicht Zulassungsvorrausetzungen für den Master vorab überprüfen und planen Durchschnittsnote der geschriebenen Prüfung fehlt (Klassenspiegel) Geschriebene und bestandene Prüfungen werden als nicht geschrieben angezeigt Professoren haben Noten abgegeben; diese wurden aber nicht in PSSO eingetragen; somit erscheinen die Ergebnisse auch nicht auf dem Notenspiegel Mehrfachdarstellung von Prüfungsergebnissen (Notenspiegel) aufgrund von Wechsel des Studiengangs Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 14

15 Prüfungsverwaltung Notenspiegel weitere Hinweise Bei Online-Bewerbungen kann der PDF-Notenspiegel nicht dem restlichen PDF- Dokument hinzugefügt werden (spez. Programm erforderlich); Notenspiegel als.jpg (Bilddatei) bereitstellen Auf dem Notenspiegel wird ganz unten Master angezeigt obwohl man sich im Bachelor befindet Geschriebene und bestandene Prüfungen werden als nicht geschrieben angezeigt Im Notenspiegel kann man nicht mehr sehen ob Prüfungen bestanden / nicht bestanden / angemeldet usw. sind; Legende fehlt Professoren haben Noten abgegeben; diese wurden aber nicht in PSSO eingetragen; somit erscheinen die Ergebnisse auch nicht auf dem Notenspiegel Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 15

16 Support Support Schulungen für Tutoren im Umgang mit PSSO, die anschließend den Studierenden eine Einführung geben Servicehotline für Studierende zum PSSO einrichten Kurzpräsentationen des PSSO in Zusammenarbeit mit den Fachschaften im Rahmen der Erstsemesterwochen Hilfe-Seiten / FAQ`s werden nicht ausreichend gelesen bzw. genutzt Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 16

17 technische Aspekte technische Aspekte Umstellung auf neue Version nicht gut gelungen System bei Anmeldung auf den letzten Drücker überlastet Für was dient die Fullscreen Funktion? Login /Logout ganz rechts oder ganz links unten platzieren ERASMUS bzw. ausländische Studierende haben keinen Zugang und werden somit Sonderregelungen unterworfen Gremienwahl über PSSO durchführen Evaluierung über PSSO durchführen Übersetzungen der PSSO Webseiten auf Englisch unvollständig Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 17

18 Einflussbereiche auf den PSSO HIS Hochschul-Informations-System GmbH Campus IT Studierenden- und Prüfungsservice (Dezernat 3) Fakultäten Ergebnisse aus den Gesprächen werden den einzelnen Bereichen zur Prüfung bzw. Umsetzung weitergeleitet Voraussetzung: Zuständigkeiten definiert / Aufgaben zugeordnet Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 18

19 Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise Strukturierung der Kritikpunkte / Vorschläge Zuordnung an die entsprechenden Einflussbereiche Überprüfung auf Notwendigkeit und Umsetzbarkeit Weiterleitung der Ergebnisse an das Feedbackmanagement Rückkopplung an die Fachschaften Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 19

20 Fazit Zusammenarbeit zwischen Fakultäten - Dezernat 3 Campus IT verstärken Bearbeitungs- und Kommunikationsabläufe zwischen den Einrichtungen Wie werden Beschwerden / Anregungen usw. zu PSSO bearbeitet? Dokumentieren von Korrekturen und Verbesserungen Campus IT Fakultäten Prüfungsservice Dez. 3 Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 20

21 Kontaktdaten Cemil Uraz Fachhochschule Köln Claudiusstraße 1, D Köln Raum: A4.409 Phone: Fax: Anja Kirschstein Fachhochschule Köln Claudiusstraße 1, D Köln Raum: A4.408 Phone: cemil.uraz@fh-koeln.de anja.kirschstein@fh-koeln.de Fachhochschule Köln Feedbackmanagement FBM 21