Anleitung Gruppenanmeldungen CLUBCAMP 2016

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1 Anleitung Gruppenanmeldungen CLUBCAMP 2016 Wie läuft die Gruppenanmeldung für das CLUBCAMP ab? 1. Gruppe anmelden Es ist ausschließlich eine Online-Gruppenanmeldung über folgenden Link möglich: mit Anmeldelink erhalten 3. Anmeldelink an Jugendliche verschicken 4. Jugendliche melden sich an 5. Der Gruppenleiter schließt die Anmeldung ab 6. Der Gruppenleiter erhält eine Anmeldebestätigung und eine Sammelrechnung Checkliste: Was muss vorab geklärt werden? 1. Wie heißt unsere Gruppe? (Details siehe Seite 2 und 5) 2. Wo wollen wir übernachten? (Details siehe Seite 5) Neu seit diesem Jahr: es kann auch eine Übernachtung im Haus gewählt werden. Hier ist zu beachten, dass die Plätze begrenzt sind und die Anmeldungen nach ihrem Eingang berücksichtigt werden. Es muss vorher mit der Gruppe abgestimmt werden, ob im Haus oder Zelt übernachtet werden soll und von den Jugendlichen der Gruppe einheitliche Angaben gemacht werden. Wenn sich die Gruppe auf Zelt und Haus aufteilt, muss beachtet werden, dass die Aufsichtspflicht beim Gruppenmitarbeiter liegt (es sollte dann für jedes Quartier ein/e Mitarbeiter/in mit dabei sein). Der Anmeldeprozess ist im Folgenden detaillierter beschrieben. Seite 1 von 7

2 1. Gruppe anmelden Die Gruppenanmeldung erfolgt ausschließlich über folgenden Link: Nach Aufruf des Links zur Gruppenanmeldung muss der Gruppenleiter (Mitarbeiter/in, Pfarrer/in) am Ende seiner persönlichen Daten einen Gruppennamen vergeben: Aus technischen Gründen, wird der Gruppenname zweimal abgefragt, hier zu Beginn und dann ganz am Ende des Anmeldeprozesses. Bitte hier jeweils den identischen Gruppennamen eingeben (bitte auf Schreibweise achten), damit wir eine übersichtliche Liste bekommen. Seite 2 von 7

3 Nach dem Klick auf weiter zu Schritt 2 folgt folgender Screen: 40 Tage Name Adresse Geb.-Datum Name Adresse Geb.-Datum Solange die Gruppe noch nicht vollständig ist (sich also noch weitere Teilnehmer anmelden sollen), muss diese Anmeldemaske verlassen werden, indem man das Browserfenster schließt. Wichtig: Zahlungspflichtig buchen (Schritt 5) darf erst angeklickt werden, wenn alle Teilnehmer erfasst sind!!! Seite 3 von 7

4 2. mit Anmeldelink erhalten Der Gruppenleiter erhält nach dem ersten Anmeldeschritt dann eine mit zwei Links: hier ist der Link für die Jugendlichen mit diesem Link kann die Anmeldung bearbeitet und abgeschlossen werden 3. Anmeldelink an Jugendliche verschicken Der muss nun den per erhaltenen Link an seine Jugendlichen versenden. Wenn eine Gruppe mehrere Mitarbeiter mitbringt, so können sich weitere Mitarbeiter ebenfalls über diesen Teilnehmer-Link anmelden und dort bei Buchungsdetails angeben, dass sie sich als Gruppen-Mitarbeiter anmelden. 4. Jugendliche melden sich an Die Teilnehmer können sich dann unabhängig voneinander zu dieser Gruppe anmelden. Nach Aufruf des Links, den der Teilnehmer vom erhalten hat, erfasst er/sie sowohl persönliche Daten als auch die Auswahl an Extras (Anmeldekategorien) wie folgt: Seite 4 von 7

5 Es muss vorher mit der Gruppe abgestimmt werden, ob im Haus oder Zelt übernachtet werden soll und hier einheitliche Angaben gemacht werden. Wenn sich die Gruppe auf Zelt und Haus aufteilt, muss beachtet werden, dass die Aufsichtspflicht beim Gruppenmitarbeiter liegt (es sollte dann für jedes Quartier ein/e Mitarbeiter/in mit dabei sein). Hier muss jeder Teilnehmer alle Felder ausfüllen und individuell die Teilnahmebedingungen akzeptieren und sich Verbindlich anmelden. Nach Absenden der Anmeldung erhält der Gruppen-Admin eine zur Kontrolle. Der Teilnehmer selbst erhält ebenfalls an die von ihm angegebene -Adresse eine Bestätigungs Der Gruppenleiter schließt die Anmeldung ab Wenn alle Teilnehmer angemeldet sind, muss die Anmeldung mit Hilfe des Links aus der ersten abgeschlossen werden. Der führt die noch offenen Schritte aus. In Schritt 3 werden dieselben Extras wie bei den Jugendlichen abgefragt und dann zusätzlich nochmal der Gruppenname. Aus technischen Gründen, wird der Gruppenname zweimal abgefragt, zu Beginn und hier ganz am Ende des Anmeldeprozesses. Bitte hier jeweils den identischen Gruppennamen eingeben (bitte auf Schreibweise achten), damit wir eine übersichtliche Liste bekommen. Seite 5 von 7

6 Schritt 4 enthält folgende Felder: hier können nochmal die Details zu den Preisen angezeigt werden. In Schritt 5 erhält man nochmal eine Übersicht und muss die Zahlungsart wählen, die Teilnahmebedingungen akzeptieren und dann mit zahlungspflichtig buchen den Anmeldeprozess endgültig abschließen. Seite 6 von 7

7 6. Der Gruppenleiter erhält eine Anmeldebestätigung und eine Sammelrechnung Anschließend erhält der neben der Bestätigungs- eine Sammelrechnung, auf der die Angaben der Teilnehmer ersichtlich sind: Gruppenanmeldungen haben ein Verfallsdatum. Die Gruppenanmeldung muss nach der Erstellung innerhalb 40 Tagen abgeschlossen werden. Dies soll verhindern, dass Gruppen eröffnet werden, und dann in Vergessenheit geraten. Kurz vor Ablauf dieser Frist erhält der eine Erinnerung und kann den Zeitraum verlängern. Vor der Veranstaltung erhält jeder Teilnehmer von uns noch einen ausführlichen Infobrief und einen Freizeitpass, der ausgefüllt werden muss. Für Fragen und weitere Infos: Evangelisches Jugendwerk in Württemberg Stefanie Strienz Sekretariat und Service proteens & Junge Erwachsene Haeberlinstraße 1-3, Stuttgart (Vaihingen) Bürozeiten i.d.r.: Mo-Di 8:00-12:00 Uhr, Mi-Do 8:00-13:00 Uhr Fon 0711/ , Fax 0711/ , Seite 7 von 7