Ersatzbeschaffung der EDV-Ausstattung der Stadtverwaltung

Transkript

1 Seite 1 von 5 Vorlage Nr. 30 neu / 2016 Ersatzbeschaffung der EDV-Ausstattung der Stadtverwaltung Az: no/er Amt: Kämmereiamt Datum: Beratung Bau- und Umweltausschuss am Verwaltung- und Finanzausschuss am Gemeinderat am öffentlich nicht öffentlich Beschluss Bau- und Umweltausschuss am Verwaltung- und Finanzausschuss am Gemeinderat am öffentlich nicht öffentlich Bisherige Sitzungen Datum Gremium Beschlussvorschlag 1. Nach dem Ergebnis der Ausschreibung erhält die Firma sinekom GmbH, Lauffen am Neckar, den Auftrag zur Lieferung der EDV-Geräte sprich Hardware zum Angebotspreis von ,56 brutto. 2. Die Finanzierung der Anschaffung erfolgt über die CHG-Meridian, Weingarten auf der Grundlage des Angebots vom zu einem Bruttomietpreis von 1.630,33 pro Monat und einer Laufzeit von 5 Jahren. 3. Die Installation des PC-Netzwerks wird entsprechend dem Angebot vom an die Firma sinekom GmbH für einen Angebotspreis in Höhe von ca ,00 vergeben. 4. Die Verwaltung wird beauftragt, das Weitere zu veranlassen. Finanzierung Haushaltsplanansatz: Bisher verbraucht: Kosten der Maßnahme Restmittel: Ausser/ -Überplanmäßig:

2 Seite 2 von 5 Vorlage Nr. 30 neu / 2016 Ergebnis beschlossen einstimmig mit Gegenstimmen Stimmverhältnis: Enthaltungen: nicht beschlossen Stimmverhältnis: Enthaltungen:

3 Seite 3 von 5 Vorlage Nr. 30 neu / 2016 Sachverhalt: 1. Aktuelle Situation Die Stadtverwaltung Lauffen a. N. betreibt im Rathaus ein lokales PC- Netzwerk (LAN) auf der Basis einer Datenverkabelung nach Kategorie 6. Das Bürgerbüro ist über eine Richtfunkstrecke mit dem Rathaus verbunden. Insgesamt angeschlossen sind 3 Server (File- und Printserver, Exchange-Server sowie ein Server für Ingrada) und ca. 45 PC Arbeitsplätze. Netzwerktechnologie ist Ethernet. Die Client-PC und Server sind mit 1 Gbit/s am LAN angeschlossen. Client Betriebssystem ist Microsoft Windows 7. Als Serversystem ist Microsoft Windows Server 2008R2 auf dem File-Printserver und Exchange-Server installiert. Auf dem Ingrada- Server Microsoft Windows Server Die im Jahr 2012 beschafften EDV-Geräte wurden über die CHG-Meridian Deutsche Computer Leasing AG finanziert. Der Leasingvertrag wurde über eine Laufzeit von 4 Jahren abgeschlossen. Der Vertrag läuft zum aus und verlängerte sich automatisch bis zum Der Druckerbestand wurde mit der Ausschreibung im Jahr 2014 vollständig ersetzt. Die Geräte werden über die Firma Konica Minolta geleast. 2. Neukonzeption Geplant ist der Austausch der vorhanden Server- und Clienthardware und gleichzeitig die Migration des Serverbetriebssystems auf die Version Microsoft Windows Server 2012R2. Der File- und Printserver, Exchange Server und Ingrada Server sollen virtuell auf einem HyperV-Host betrieben werden. Vorgesehen ist eine Replikation auf einen weiteren Host. Die Datensicherung soll über einen Autoloader erfolgen. 3. Ausschreibung Die Ausschreibung ging an bekannte EDV-Großhändler in der näheren Umgebung. An der Ausschreibung wurden die Firmen Bechtle GmbH in Neckarsulm, sinekom GmbH in Lauffen am Neckar, indasys GmbH in Stuttgart, Horn&Cosifan GmbH in Freiberg, Macro Computer GmbH in Mosbach und NetPlans GmbH in Neckarsulm beteiligt. Es gingen lediglich nur zwei Angebote ein, der Firmen Bechtle GmbH und sinekom GmbH.

4 Seite 4 von 5 Vorlage Nr. 30 neu / 2016 Zusammenstellung der angebotenen Systeme Hardware Bieter Bechtle GmbH sinekom GmbH Server Fujitsu PY RX2560 M1 Dell PowerEdge T630 Rack PCs Fujitsu ESPRIMO D756/E90+ Dell OptiPlex 3040 Notebooks Fujitsu LIFEBOOK E756 Dell Latitude E5570U TFT Monitore Fujitsu Display B24W-7 LED Monitor 24" Dell P2414H 23,8" Das Angebot von Bechtle enthält identische Server, sowie PCs und Notebooks des Herstellers Fujitsu Technology Solutions (FTS). Die Firma gilt als namhafter Hardwarehersteller und zählt auf dem deutschen PC- und Servermarkt zu den Marktführern. Sinekom bietet Modelle des Herstellers Dell an, der als namhafter Hardwarehersteller vergleichbar zu FTS ist. Für die Server war im LV eine 60-monatige Herstellergarantie (Vor-Ort-Garantie, d.h. im Garantiefall fallen keine Kosten für Anfahrt, Arbeitszeit und Ersatzteile an) mit einer Reaktionszeit im Garantiefall von maximal 4 Stunden definiert. Diese Garantieleistungen wurden von beiden angeboten. Die geforderte Erweiterung der Standardgarantien bei den PCs und Notebooks auf insgesamt 5 Jahre Vor-Ort-Service, bzw. Austauschgarantie bei den Monitoren wurde ebenfalls angeboten. Günstigster Anbieter ist die sinekom GmbH. 4. Finanzierung EDV-Anlagen werden üblicher Weise geleast oder gemietet, weil dadurch die Möglichkeit besteht, sich einfacher an neue, technische Entwicklungen anzupassen und Geräte auszutauschen. Komplette Hardware mit einer Investitionssumme von ,56 60 Monate, 1.630,33 /Monat Auf Grund der günstigen Leasing-Bedingungen wird empfohlen, die Anschaffung über Leasing bei der Firma CHG zu finanzieren.

5 Seite 5 von 5 Vorlage Nr. 30 neu / 2016 Erfahrungen aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass eine Laufzeit von 4 Jahren eher zu kurz bemessen ist. Der Aufwand für die Neuinstallation von Fachverfahren ist zu groß für eine Laufzeit von nur 4 Jahren. Gleichzeitig ist die Hardwaretechnik durchaus für eine Laufzeit von 5 Jahren ausgelegt. 5. Installation PC-Netzwerk Die Installation umfasst den Austausch der vorhandenen Server- und Clienthardware und gleichzeitig die Migration des Serverbetriebssystems. Zudem müssen die vorhandenen Nutzdaten und die vorhandenen Exchange Postfächer incl. der Berechtigungen migriert werden. Software Backup und Virenschutz sind zu installieren und zu konfigurieren. Ebenso sind die PC s mit Betriebssystemen und Servicepaketen zu konfigurieren. Die Verwaltung schlägt vor, das neue EDV-System von der Firma sinekom GmbH einrichten zu lassen. Der Vorteil besteht darin, dass die Firma sinekom GmbH eine ortsansässige Firma ist die auch andre Gemeinden EDV-technisch betreut. Die Stadt hat mit der Firma bisher sehr gute Erfahrungen gemacht. Von Vorteil ist auch, wenn Lieferung und Installation aus einer Hand erfolgt. Die Firma sinekom hat die Installationsarbeiten entsprechend der Anlage 1 für einen Gesamtpreis in Höhe von ca ,-- angeboten. Hierbei handelt es sich um einen geschätzten Aufwand von ca. 180 Stunden bei einem Projektstundensatz von 85,-- Netto. Die Installationsarbeiten bei der letzte Hardwarebeschaffung wurden vom Rechenzentrum für rund 21 T durchgeführt. 6. Software Da im Jahr 2016 eine neue Serversoftware von Microsoft herauskommt, hat sich unser Systemadministrator Herr Bosse mit der Firma sinekom GmbH beratschlagt, erst im Jahr 2017 die Software der neuen Anlage anzupassen.