Schulgirokonten: Möglichkeiten schulinterner Buchführung

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1 Schulgirokonten: Möglichkeiten schulinterner Buchführung

2 Download aktueller Materialien Bildungsserver des LISA Kultusministerium LSA Finanzministerium LSA

3 Ziele Hilfe und Arbeitserleichterung bei Kontenführung Hinweise zu Buchführung und Jahresabschluss Gestaltung Input Erfahrungsaustausch Grobhinweise Excel Feinhinweise Excel

4 . Genese/Problemfeld. Kontoeröffnung und Befugnisse. Kontoführung und Abrechnung

5 Genese - Problemfeld Eigenständigkeit von Schulen erhöhen (Koalitionsvertrag Abs.., S. 5) - Budgetverantwortung - Personalverantwortung (auch bei Personalentscheidungen) - Unterrichtsorganisation - Abbau bürokratischer und administrativer Verpflichtungen Bildungspolitische Empfehlungen für das Land Sachsen-Anhalt (00) Girokonto als Basis für weitere Schritte in Richtung Eigenständigkeit (Budgetierung, Zertifizierung ) Notwendigkeit des Verzichts auf Nutzung privater Konten Seite 5

6 Genese - Problemfeld Problemfeld: - Mittel des LSchA auf SGK überwiesen, wie weiter? - wie Datenmengen minimieren? - Differenzierung unterhalb des SGK - Reduzierung von Bareinzahlungen - Vollständiger Verzicht von Privatkonten (auch Fördervereinskonten bei Landesmitteln) - Vermeidung von Treuhänderkonten Girokonto soll sich in das System der Schule einpassen Seite 6

7 Was ist ein Schulgirokonto? Merkmale Kontoinhaber: LSA/Schulname (im Namen des Landes geführtes Konto) durch SL oder stellv. SL eröffnet Aufzeichnung mindestens nach Anlage Erlass Führung von Schulgirokonten ; (bankenspezifische Software) Prüfung der Konten nach o.g. Erlass; Ausnahme: Konto für Klassenfahrten Seite 7

8 Kontoeröffnung Kontoeröffnung eröffnungsberechtigt: SL (Ernennungsurkunde) oder stellv. SL (Vertretungsvollmacht durch LSchA) mehrere Konten und Unterkonten möglich seit Herbst 04: Deutsche Bank: Stammkonto mit Unterkonten; (kostenfrei), seit 05 auch Commerzbank kostenfrei, Kosten ggf. aus Volumen des Kontos entnehmen - Entscheidung liegt bei den örtlichen Instituten - SK Harz, SSK MD, VB WZL, DKB, Deutsche Bank - Bargeldeinzahlungen nicht kostenfrei für Schulfahrten Extrakonten möglich Online-Banking, Kreditkarten und EC-Karten möglich Haftung: stellv. für SL Land, Ausnahme: deliktische Haftung Anzeige der Eröffnung LSchA Seite 8

9 Kontoeröffnung Kontoeröffnung Treuhänderisch geführte Konten (Klassenkonten) SGK immer durch SL oder Beauftragten eröffnet verfügungsberechtigt kann jeder Klassenleiter sein Unfall und Diebstahl: Weg zur Bank ist Dienstgang (MK klärt) Seite 9

10 Befugnisse Befugnisse Eröffnungsbefugnis: s.o. Verfügungsberechtigung: von SL beauftragte Schulbedienstete - keine Abminderungsstunden, trotz Mehraufwand - Verpflichtung der LK zur Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Eigenverwaltung der Schule möglich Aufzeichnungsverantwortung = Verfügungsberechtigung: ist möglich Prüfberechtigung: o.g Seite 0

11 Befugnisse Befugnisse Spendenbescheinigung (Zuwendungsbescheinigung) Link Finanzministerium Verwendung: Es wird bestätigt, dass die Zuwendung gem. 5 Abs.., Nr. 7 AO nur zur Förderung der Erziehung, Volks- und Berufsbildung verwendet wird Seite

12 Befugnisse Befugnisse Spendenbescheinigung (Zuwendungsbescheinigung) OFD: grundsätzlich keine automatische Befugnis zur Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen durch SL Schulträger kann Befugnis erstellen FA prüfen einzelne Zuwendungsbescheinigungen derzeit nicht auf Vorlage der Befugnis Schulstempel auf Spendenbescheinigung sind erlaubt Reaktion von MK nach Vorlage eines Vorganges Ausweg: Spenden über Schulförderverein Seite

13 Kontenmodelle. ein SGK je Schule: Zahlungsbereiche in versch. Überwachungslisten erfasst. zwei SGK: für LM und SF, SV und SP über Förderverein oder Treuhänderkonten. ein SGK mit Unterkonten: je Zahlungsbereich ein Unterkonto 4. ein SGK mit Unterkonten: je Klasse ein Unterkonto (Vorsicht! Zahlungsbereiche) 5. zwei SGK, eines mit Unterkonto: Kombination von. und Seite

14 Kontoführung nur durch Verfügungsberechtigten Übertragbarkeit der Mittel PayPal, Onlinekauf, Kreditkarten nicht geregelt, d.h. nicht ausgeschlossen Zahlungsbereiche beachten (LMittel, SFahrten, SVeranstaltungen, SPenden) Zahlungsbereich Systemkosten ist möglich Bargeschäfte verringern (bei LM Kosten für Einzahlungen mit Einnahmen verrechnen und belegen) Online-ÜSG: Belege ausdrucken und vom Verfügungsberechtigten zeichnen Barauszahlungen abrechnen und belegen gut: Barauslagen durch LK, dann ÜSG nach Beleglage Seite 4

15 Kontoführung Kontoführungsgebühren ZB Systemkosten möglich Buchungsgebühren sind zweckgebunden: Kartengebühr von ZB Schulfahrten abziehen Gebühren für Buchungen: ¼ (bei 4 ZB) in den ZB verbuchen, genaue Berechnung ist möglich Kapitalertragssteuer Antrag auf Befreiung von der Kapitalertragssteuer läuft; bei positivem Ausgang: Unterlagen MK Schule Bank Seite 5

16 Kontoführung Lernmittel ZB enthält auch Leistungsgebühren und Schadensersatz über Art des Einsammelns der Mittel entscheidet die Schule. Eltern zahlen Mittel auf SGK, Nachteil Datenmenge. Eltern zahlen Mittel auf UK der Klasse, LK überweist auf SGK. LK sammelt Barmittel ein und überweist auf SGK Seite 6

17 Kontoführung Schulfahrten Bezahlung der Schulfahrten (SF) von Schulgirokonto Einsammeln der Mittel für Schülerbeiträge auch auf Klassenkonten (auch treuhänderisch geführt) möglich keine Landesmittel auf Treuhänderkonten überweisen Barauszahlungen an LK und Rückrechnung sind möglich Bargeldmitführung: Bezahlung vor Ort mit EC-Karte des SGK möglich Regelung von Barauszahlungen im Rahmen von SF steht aus Seite 7

18 Kontoführung Schulfahrten geringe Restbeträge nach Schulfahrten (SF) können auf Konto bleiben, auch über den Jahreswechsel (MK klärt) Restbeträge nur für SF zu verwenden Budget für SF kann nicht zu Beginn des Jahres zur Verfügung stehen (MK) Belege für Mittelabforderungen im Ordner für SGK ablegen Unterstützungsmittel aus Teilhabepaket für SF auf SGK überweisen, nicht mehr auf Privat- oder Treuhänderkonten Formulare bei MK als Exceldatei Seite 8

19 Kontenprüfung Prüfung Aufbewahrungsfrist 5 Jahre Kalenderjahr als Abrechungszeitraum Jahresabschluss bis 5.. des Folgejahres ohne Meldung an übergeordnete Behörden LSchA und LRH prüfen maximal stichprobenartig (Zusendung Prüfprotokoll nur nach Anforderung) Prüfprotokoll für jedes Konto Formulare bei MK Ausnahme: Klassenkonten für Schulfahrten; Abrechnung durch fahrtleitende LK + weiterer LK gegenüber den Erziehungsberechtigten Seite 9

20 Erfahrungsaustausch Arbeitsphase Ziel: Erfahrungsaustausch Gruppengröße: ca. 0 Mitglieder drei Fragen zu je ca. 7 Minuten Vertreter möglichst jeder Schule sollen zu Wort kommen Fragen werden einzeln nacheinander besprochen In der Gruppe nicht geklärte Fragen bitte auf farbigem Blatt notieren und am Ende abgeben! Seite 0

21 Erfahrungsaustausch Frage Welches Kontensystem hat sich an Ihrer Schule bewährt? Welche Probleme haben sich ergeben? Es beginnt die Teilnehmerin/der Teilnehmer mit dem weitesten Anreiseweg! Seite

22 Erfahrungsaustausch Frage Welches Verfahren zur finanziellen Abwicklung von Schulfahrten hat sich an Ihrer Schule etabliert? Es beginnt die Teilnehmerin/der Teilnehmer mit der höchsten Hausnummer! Seite

23 Erfahrungsaustausch Frage Welches Verfahren zum Einsammeln von Leistungsgebühren und Schadensersatz für Lernmitteln hat sich an Ihrer Schule etabliert? Es beginnt die/der dienstjüngste Teilnehmerin/Teilnehmer! Seite

24 Erfahrungsaustausch Auswertung Seite 4

25 Buchführung Buchführung keine Buchung ohne Beleg absolute Nachvollziehbarkeit der Buchungen - Vorgänge zeitlich ordnen - Nr. der Kontoauszüge in Hauptbuch - Belege eindeutig fortlaufend nummerieren - Belegnummern auf Kontoauszügen separate Übersichten zu Zahlungsbereichen und Hauptbuch führen Aufzeichnung (Buchführung) Seite 5