Mit innovativer Technologie Druckkosten sparen und Ressourcen effizient einsetzen. Cortado White Paper

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1 Mit innovativer Technologie Druckkosten sparen und Ressourcen effizient einsetzen Cortado White Paper

2 Vielleicht sind Sie auch an anderen White Papern von uns interessiert? Auf unserer Webseite finden Sie noch diese White Paper, die zum kostenlosen Download bereitstehen: Microsofts Virtualisierungslösungen im Überblick Optimiertes Remote-Drucken in Microsofts Desktop-Virtualisierung Klicken Sie hier: Drucken im Wireless LAN Mehr Bandbreite dank Druckdatenkomprimierung Klicken Sie hier: Konsolidierung von Servern Unnötige Druckserver eliminieren und profitieren Klicken Sie hier: Besser drucken mit Thin Clients und Zero Clients in allen IT-Architekturen Klicken Sie hier:

3 Mit innovativer Technologie Druckkosten sparen und Ressourcen effizient einsetzen Cortado verbessert kontinuierlich die Welt des Druckens, angepasst an die ständige Weiterentwicklung in IT-Infrastrukturen und verbesserter Druckfunktionen. Durch das ständige Feedback von über Unternehmenskunden kann das höchste Level an Qualität garantiert werden. In den letzten 15 Jahren hat sich ThinPrint von einem Fehlerbehebungsdienst (Break/fix Service) zu einer universellen Druckmanagement-Plattform für virtuelle, Remote-, Cloudund physikalische Desktops entwickelt. Optimiertes Drucken für Unternehmen: Als Unternehmen profitieren Sie von günstigem Drucken und dem besten Support für zahlreiche Druckprozesse. Ebenso werden alle Anforderungen an die Sicherheit auch im Druckbereich erfüllt. Vereinfachtes Druck-Management auch für Administratoren: Admins haben mit ThinPrint den Vorteil, dass die Druck-Plattform sich ohne Probleme in die existierende IT-Architektur einbinden lässt. Verlässliches, schnelles und flexibles Drucken für Nutzer: Mitarbeiter können sich, egal wann und wo, über schnelle, verlässliche und qualitativ hochwertige Druckergebnisse freuen. Das kann ThinPrint u. a. alles bieten: Unvergleichliches Driver Free Printing Entscheidend weniger Helpdesk- Calls Verbindungsorientierte Bandbreiten-Kontrolle Angenehmes Drucker-Mapping Leichtes Batch-Printing Automatische Druck-Verwaltung in komplexen Architekturen Nutzerfreundliches Drucken Die schnellste Drucklösung der Welt Optimierte Druckergebnisse Immer die richtige Druckerauswahl Umfangreiche Unterstützung von Enterprise Mobility 3

4 Inhalt Kurzdarstellung Die Vorteile einer Drucklösung evaluieren Methodik und Herangehensweise Die wichtigsten Erkenntnisse ThinPrint Produktfamilie Unternehmensumgebungen mit zentralen Druckservern Unternehmensumgebungen ohne zentrale Druckserver Kleinere Microsoft RDS-Umgebungen Remote-Zugriff auf individuelle PCs ThinPrint Client ThinPrint Engine Premium Zusätzliche ThinPrint Produkte komplettieren die ThinPrint Engine Analyse Was sagen die Kunden? Annahmen zu Kosten von Software, Hardware, Bandbreite & IT-Umgebung Annahmen zu Kosteneinsparungen Annahmen zu den weichen Faktoren Zusätzliches Kostensparpotenzial Berechnung / Mathematische Modelle...15 Schlussfolgerung...16 Folgen Sie Cortado: facebook twitter youtube linkedin

5 Kurzdarstellung Cortados Technologie für verteilte Netzwerkumgebungen leistet mehr als die Beseitigung offensichtlicher Druckprobleme. Mit seiner strategischen Drucklösung der Marke ThinPrint zeigt Cortado, dass sich durch den Einsatz innovativer Technologien beim gesamten Druckprozess erhebliche Kostensparpotenziale ausschöpfen lassen. Aufgrund jahrelanger Erfahrung wurde die ThinPrint-Technologie von einer Software zur Optimierung von inadäquater Druckunterstützung in serverbasierten Umgebungen zu einer umfassenden Druckmanagement-Plattform ausgebaut. ThinPrint bietet erhebliche Verbesserungen für das Druckmanagement in Unternehmen aller Branchen und Größen. Diese Verbesserungen umfassen drei Bereiche: Optimierung ThinPrint bietet eine beschleunigte Druckausgabe. Durch die hohe Komprimierung der Druckdaten wird der Einfluss des Drucksystems auf Server, Clients und weitere Netzwerkkomponenten minimiert. Druckermanagement ThinPrint vereinheitlicht die Drucktechnologie, sorgt für die automatische Druckerzuordnung und eine einfache Treiberverwaltung. Accountability ThinPrint verschafft Übersicht über das Druckverhalten und die Druckkosten im Unternehmen und sorgt für mehr Sicherheit bei der Übertragung und der Ausgabe sensibler Druckdaten. Eine sorgfältige Analyse von Kundenrückmeldungen, Support-Anfragen sowie generellem Markt-Feedback aus einer Vielzahl unterschiedlicher Branchen (unsere wichtigsten Kunden stammen aus dem Finanz- und Gesundheitssektor sowie aus dem öffentlichen Bereich) zeigt, dass unsere Kunden beim Einsatz von ThinPrint von hohen Kosteneinsparungen profitieren. Das Einsparpotenzial lässt sich zu einem großen Teil anhand eindeutiger Kriterien identifizieren. Zusätzlich gibt es Faktoren, die sich schwerer und nur durch indirekte Ableitungen monetär erfassen lassen. Die wichtigsten Erkenntnisse zeigen schon, wie durch die Optimierung der Druckprozesse im Unternehmen immense Kosten eingespart werden können. Die Technologie von ThinPrint sorgt dafür, dass die Verbesserungen durch ein intelligentes Management und innovative Methoden wahr werden: Durch die Verwendung von den bereits bestehenden Druckern im Unternehmen können 100% an Hardware-Kosten eingespart werden. Mit einer Kompressionsrate von 98% wird die Druckgeschwindigkeit erhöht, das Netzwerk geschont und weniger Bandbreite in Anspruch genommen. Die vereinfachte Druckertreiber-Verwaltung bedeutet für Administratoren 95% Zeitersparnis. 50% der Druckkosten können eingespart werden, indem Schwarz-weiß-Druck und doppelseitiges Drucken als Standard bei den Nutzern eingestellt ist. 5

6 Durch Pull Printing kann der Papierverbrauch um 10% reduziert und lokale Drucker eingespart werden. Diese benötigt man häufig für den Ausdruck von sensiblen Daten. Zentrale Druckserver generieren schon bei weniger als 30 Nutzern einen positiven ROI. Um einen vollständigen Überblick über das gesamte Verbesserungs- und Kostensenkungspotenzial in einer Organisation zu erhalten, sollten sowohl harte als auch weiche Faktoren berücksichtigt werden. Diese müssen entsprechend der individuellen IT-Ziele der Organisation gewichtet und zueinander ins Verhältnis gesetzt werden. Der Großteil der Kosteneinsparungen in dieser Studie ist auf den reduzierten Administrationsaufwand beim Drucken zurückzuführen, sowie auf den geringen Einfluss des Drucksystems auf die gesamte IT-Infrastruktur und die deutlich erhöhte Produktivität und Flexibilität. 1. Die Vorteile einer Drucklösung evaluieren Dieses Dokument richtet sich an Neu- und Bestandskunden und gibt ihnen die Möglichkeit, Kostenvorteile, die sich durch den Einsatz der ThinPrint-Technologie realisieren lassen, für die eigene Organisation zu evaluieren. 1.1 Methodik und Herangehensweise Um Daten für das White Paper zu sammeln, haben wir Supportanfragen ebenso betrachtet wie Rückmeldungen von Kunden und Erkenntnisse aus unserer Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Diese Daten in Verbindung mit den geschätzten Durchschnittskosten für Bandbreite, Zeit und Computerressourcen ermöglichen die Erstellung eines zuverlässigen Modells zur Ermittlung der exakten Kostenkalkulation. 1.2 Die wichtigsten Erkenntnisse Um 99% verringerte Ausfallzeit für das Drucksystem: erhöhte SLM-Performance, reduzierte Haftungsrisiken Um 90% verringerter Bandbreitenbedarf: Ersparnis von mehreren tausend Euro pro Jahr 65% Ersparnis bei den Administrationskosten: Die jährliche Kosteneinsparung bei den Administrationskosten beträgt EUR pro Nutzer 10% höhere Nutzerdichte: Einsparungen für Hardware, Lizenzen & Support betragen EUR pro 1000 Nutzer Die Kosten für den jährlichen Verwaltungsaufwand für 500 Nutzer können um mehr als EUR gesenkt werden Eine ADSL-Verbindung anstelle einer SDSL-Verbindung erspart mehr als 350 EUR/Monat oder EUR/Jahr Die Vermeidung des Ausfalls des Drucksystems für 15 Minuten für 250 Nutzer vermeidet Kosten in Höhe von 2.812,50 EUR Verminderter Zeitaufwand durch schnellere Druckausgabe erspart EUR pro Monat für 500 Nutzer 6

7 2. ThinPrint Produktfamilie Die ThinPrint-Produktfamilie besteht aus einer Reihe von Softwareprodukten, die der Verbesserung des Druckens und der Vereinfachung der Druckerverwaltung in dezentralisierten Umgebungen dient, wo sich Drucker oft Hunderte von Kilometern von der druckenden Anwendung entfernt befinden. Das Herzstück dieser Produktserie ist die ThinPrint Engine, die aus folgenden Komponenten besteht: einem Drucker-Port mit der Bezeichnung ThinPrint Port, einem universellen Druckertreiber ThinPrint Output Gateway, dem Dienst AutoConnect, der die richtige Zuordnung von Benutzern und Druckobjekten sicherstellt und Drucker automatisch in der Sitzung anlegt, einem Dienst zum Tracken von Druckaufträgen, der alle von der ThinPrint Engine verarbeiteten Druckaufträge überwacht und Informationen darüber in einer SQL-Datenbank speichert, sowie der für Konfiguration und Wartung erforderlichen Benutzeroberfläche. Cortados ThinPrint ist seit 1999 die beste Drucklösung für Citrix-Kunden. Sie stellt sicher, dass Citrix- Kunden jedes Dokument drucken können, unabhängig vom Drucker und wo immer sie auf ihren virtuellen Citrix-Desktop zugreifen. -Citrix Solution Brief, Februar, 2014 Die ThinPrint Engine optimiert jede Druckumgebung. Das beinhaltet auch und in erster Linie Umgebungen, die Virtualisierungslösungen wie Microsoft Remote Desktop Dienste (vormals bekannt als Terminal-Dienste), Citrix XenDesktop, VMware Horizon View und physische Desktops im Einsatz haben. 2.1 Unternehmensumgebungen mit zentralen Druckservern Umgebungen, die einen Microsoft Windows-basierten Druckserver im Einsatz haben, profitieren in hohem Maße von der ThinPrint Engine. Die ThinPrint Engine verarbeitet den Druckjob eines anderen PCs oder Servers. Diese einmalige Funktion macht ThinPrint Engine zum Herzstück einer jeden Druckumgebung im Unternehmen. Da ThinPrint Engine Druckjobs von allen Computertypen und sogar von Smartphones und Tablets verarbeiten kann, macht es überhaupt keinen Unterschied, welche Desktop- oder Anwendungsstrategien zur Zeit existieren oder für die Zukunft geplant sind. Solange Netzwerkdrucker verfügbar sind, profitieren Nutzer und die Netzwerkumgebung vom ThinPrint-Feature namens V-Layer TM. Dieses erlaubt es Nutzern, die Vorteile eines universellen Druckertreibers, dem ThinPrint Output Gateway, zu genießen. Gleichzeitig ist das Versenden eines Druckauftrages mit einem nativen Druckertreiber zu einem Drucker möglich. Der universelle Druckertreiber unterstützt sogar alle Finishing-Optionen der vorhandenen Druckermodelle und Multifunktionsdrucker. ThinPrint ThinShare ist eine zusätzliche Komponente des universellen Treibers. Mit ThinShare wird der Druckdatenverkehr minimiert, wie zum Beispiel via Wireless LAN vom PC zur zentralen ThinPrint-Infrastruktur. Das Drucken nimmt also nicht mehr so viele Ressourcen in Anspruch. Virtual Channel Gateway ermöglicht das Versenden eines Druckauftrages vom Druckserver über eine RDP/ICA-Verbindung eines Nutzers (Microsoft Remote Desktop Protocol/RemoteFX, Citrix XenApp/XenDesktop, ICA/HDX Protocol, VMware Horizon View PCoIP Protocol) zu einem lokal installierten Client-Drucker. 7

8 Dadurch wird der Versand zu kleineren Standorten oder Homeoffices möglich, ohne zusätzlich komplizierte Virtual Private Networks (VPNs) einzurichten. Wegen seiner Bedeutung für das Drucken im Unternehmen kann die ThinPrint Engine auch auf geclusterten Druckservern installiert werden. Aufgrund ThinPrint s Kooperation mit Citrix CloudBridge CSX können alle Druckvorteile von ThinPrint auch in Außenstellen genutzt werden. CloudBridge unterstützt die Konsolidierung von Netzwerken in Außenstellen, indem bis zu zwei virtualisierte Windows Server angeboten werden, welche alle Anwendungen und Services in Niederlassungen bereitstellen. 2.2 Unternehmensumgebungen ohne zentrale Druckserver Auf Windows-basierten Remote Desktop Session Hosts (RDSH, vormals bekannt als Terminal Server) oder in Citrix XenApp-Umgebungen, die keinen zentralen Druckserver im Einsatz haben, kann die ThinPrint Engine direkt auf dem RD Session Host oder dem XenApp-Server installiert werden. So werden auch hier alle Vorteile von ThinPrint genutzt. Um die Server von Druckertreibern freizuhalten, können Unternehmen die Treiber nutzen, die auf den PCs installiert sind oder lokale Druckserver in Außenstellen einsetzen. 2.3 Kleinere Microsoft RDS-Umgebungen ThinPrint RDP Engine ist die Einstiegslösung für kleinere, Windows-basierte Remote Desktop Session Host-Umgebungen, in denen das Drucken beschleunigt werden soll und man die Server von Treibern befreien will. Dafür werden die Drucker auf den PCs der Nutzer installiert. Gleichzeitig gehen die vielfachen Druckfunktionen mit RDP-Engine nicht verloren. 2.4 Remote-Zugriff auf individuelle PCs ThinPrint Desktop Engine ist speziell für individuelle Windows-basierte PCs, auf die nur gelegentlich aus der Ferne zugegriffen wird. 2.5 ThinPrint Client Ein weiterer wichtiger Bestandteil der ThinPrint-Umgebung ist der ThinPrint Client. ThinPrint und seine OEM-Partner haben eine Reihe von ThinPrint Clients entwickelt. Welcher ThinPrint Client erforderlich ist und wo er installiert wird, hängt davon ab, welche Vorteile ThinPrint bieten soll. Jede ThinPrint Engine kann über LPD direkt auf einem LPR-Gerät drucken, während die maximale Bandbreite der Übertragung gesteuert wird. Eine ThinPrint Engine, die für das Drucken auf einem ThinPrint Client konfiguriert ist, kann auch: über die Protokolle TCP/IP, PCoIP, Remote Desktop Protocol (RDP)/RemoteFX oder das Citrix Virtual Channel Protokoll ICA/HDX drucken, Druckaufträge komprimieren, Druckdaten verschlüsseln, die Bandbreite begrenzen und clientseitige Druckeinstellungen verwenden. 8

9 Wenn sowohl ThinPrint Engine als auch ThinPrint Client unter einem Microsoft Windows-Betriebssystem für Desktops oder Server laufen, kann auf dem Server oder Desktop, auf dem die ThinPrint Engine installiert ist, auch Driver Free Printing verwendet werden. 2.6 ThinPrint Engine Premium ThinPrint Engine Premium beinhaltet viele zusätzliche Komponenten, um die Benutzerfreundlichkeit erheblich zu steigern. Hiermit werden des Weiteren spezielle Umgebungen unterstützt. Einige der Highlights sind: ThinPrint Management Center: ThinPrint Management Center ermöglicht die vereinfachte, datenbankgestützte Einrichtung und Verwaltung komplexer Drucklandschaften und gibt den vollen Überblick über Hardware, Treiber, Clients und Niederlassungen. Host Integration Service: Der Host Integration Service ermöglicht reibungsloses Batch-Printing beim Einsatz von Host-Systemen. Extern generierte Host- Druckströme werden in Citrix XenApp- und Microsoft Remote-Desktop-Service-Umgebungen eingebunden und die sichere Übertragung über den ICA/ HDX- oder RDP-Kanal sichergestellt. ThinPrint Connection Service: Dank ThinPrint Connection Service können z.b. Netzwerkdrucker in maskierten Netzwerken adressiert werden. Außenstellen kommen so auch ohne Standleitungen oder VPN-Verbindung aus. Tracking Service, Reporting: Der ThinPrint Tracking Service ermöglicht die umfassende Erfassung und Analyse des unternehmensweiten Druckverhaltens und der entstandenen Druckkosten. Cluster Support: Der Cluster-Support gewährleistet hohe Ausfallsicherheit. 2.7 Zusätzliche ThinPrint Produkte komplettieren die ThinPrint Engine Personal Printing: Mit Personal Printing gelangen wichtige Dokumente niemals in die falschen Hände. Dank SSL-Verschlüsselung der Druckaufträge und der Authentifizierung am Drucker werden sensible Unternehmensdaten auch im Kontext des Druckens geschützt. Der Mitarbeiter muss sich nur einmal am Drucker mit seinem mobilen Gerät, Smartcard oder via PIN-Eingabe authentifizieren und schon werden die gewünschten Seiten ausgedruckt. ThinPrint Cloud Printer: Mit ThinPrint s Cloud-Printing-Funktionen ist es denkbar einfach, alle Druckaufträge vom Tablet oder Smartphone zu jedem Unternehmensdrucker oder aber auch öffentlichen und privaten Drucker zu senden oder eine elektronische Kopie mit Print-to-ePaper zu erstellen. 9

10 3. Analyse Für eine möglichst genaue Berechnung des Return on Investment (ROI) beim Einsatz von ThinPrint ist es zunächst notwendig, eine detaillierte Bestandsaufnahme aller Komponenten vorzunehmen, die in irgendeiner Form in den Druckprozess involviert sind. Dazu gehören offensichtlich relevante Daten wie die Anzahl der Nutzer und Drucker. Erforderlich sind aber auch weiterführende Informationen, etwa die im Unternehmen eingesetzten Betriebssysteme, die Netzwerkverbindungen zwischen den einzelnen Datenzentren sowie der kalkulierte Zeit- und Kostenbedarf für die kurzund mittelfristige Entwicklung der IT-Landschaft. Um unseren Kunden ein besseres Verständnis dafür zu geben, welche Daten für eine verlässliche und valide Berechnung des ROI benötigt werden, haben wir nachfolgend eine Liste zusammengestellt. 3.1 Was sagen die Kunden? Im kontinuierlichen Kommunikationsprozess mit unseren Kunden vor, während und nach einem ThinPrint-Einsatz konnten wir einige Schlüsselfaktoren identifizieren, die den besonderen Wert von ThinPrint für unsere Kunden hervorheben. Die folgenden Statements stammen aus Unternehmen jeder Größe und Branche. ThinPrint ist eine Marke der Cortado AG, einem soliden Unternehmen mit hervorragendem Ruf, globaler Präsenz und Niederlassungen in allen relevanten Märkten. Dies vereinfacht die Realisierung internationaler Projekte und den Zugriff auf Support-Optionen im Post-Sales. Cortado bietet in Zusammenarbeit mit seinen Channel-Partnern einen qualifizierten Consulting-Ansatz, der weit über die reine Installation der Software hinausgeht. Cortado ist das einzige Unternehmen in diesem Marktsegment, das nicht nur eng mit den wichtigsten Plattform-Anbietern wie Microsoft, Citrix und VMware zusammenarbeitet, sondern auch mit einer Vielzahl anderer Marktteilnehmer, wie etwa Thin Client- oder Druckerherstellern. Das hilft gerade bei sehr spezifischen Anforderungen in komplexen Projekten. Seitdem wir ThinPrint bei uns im Einsatz haben, machen uns große Druckjobs von Remote-Nutzern keine Angst mehr. Andere Nutzer werden dank ThinPrint nicht mehr blockiert, die auch drucken wollen. Es kommt nur noch sehr selten vor, dass wir Druckprobleme haben. ThinPrint hat die Druckprobleme unserer Terminal-Server-Kunden gelöst. Wir müssen ihnen nun nicht mehr erzählen, dass ihre Drucker nicht kompatibel sind und Abstürze von Spoolern gehören der Vergangenheit an. ThinPrint macht genau das, was wir erwarten: ThinPrint ermöglicht das Drucken in virtuellen Netzwerken, ohne dass zusätzlich Arbeit notwendig ist. Endnutzer rufen kaum mehr wegen eines Druckproblems an. Und wenn sie das tun, dann liegt es meistens an der Drucker-Hardware und nicht an Problemen in der Netzwerkkommunikation. 10

11 In unserer WAN-Umgebung werden wir mit Wartezeiten bei der Übermittlung der Druckdaten konfrontiert. Die Druckdaten-Komprimierung von ThinPrint löst dieses Problem. Wir müssen keine zusätzliche Bandbreite erwerben. Die Zertifizierung der Druckertreiber für alle unsere Drucker beansprucht enorm viel Zeit. Das ThinPrint Output Gateway erspart uns, für diese Aufgabe unnötig wertvolle personelle Ressourcen einzusetzen. Das ThinPrint-Drucker-Mapping ermöglicht unseren Mitarbeitern, schnell auf die richtigen Drucker zuzugreifen egal woher sie darauf zugreifen. Das hat die Anzahl der Helpdesk-Anfragen deutlich reduziert. Das spart uns Geld. 3.2 Annahmen zu Kosten von Software, Hardware, Bandbreite & IT-Umgebung Software-Kosten ThinPrint bietet das exklusive, nutzerbasierte Lizenzmodell an. So ist die Anzahl der eingesetzten Server im Unternehmen irrelevant. Dieses transparente Lizenzmodell hat viele Vorteile. Alle Lizenzen werden auf dem zentralen Lizenzserver aktiviert und mit der übersichtlichen Cortado Management Console verwaltet. Hardware-Kosten Die Kosten für Drucker-Hardware variieren und können bei High-End-Multifunktionsgeräten oder Plottern mehrere tausend Euro betragen. Basierend auf Zahlen von Gartner kann die Neuanschaffung bzw. das Neu-Aufsetzen eines Servers in einer IT-Umgebung bis zu EUR an Kosten für Hardware, Storage sowie Support verursachen. Kosten für Bandbreite Eine geschäftlich genutzte ADSL-Verbindung mit 1,5 Mbit/s wird mit 30 EUR angesetzt. Die Kosten für eine 1,5 Mbit/s SDSL-Verbindung können 400 EUR oder mehr pro Monat betragen. Dedizierte nationale oder internationale Verbindungen müssen individuell betrachtet werden, damit die Kostenersparnis beim Einsatz neuer kostensenkender Technologien oder die Einsparung durch verringerten Datendurchsatz korrekt berechnet werden kann. 11

12 IT-Umgebung Kosten Durchschnittliche Kosten pro Administrator und Stunde: 50 EUR Durchschnittliche Kosten pro Nutzer und Stunde: 25 EUR Variable Zentrale Niederlassung Austauschquote für Drucker pro Jahr 10% 10% 50% Zeit in Stunden, um Druckertreiber zu finden, zu testen und zu installieren Anzahl von Einstellungsänderungen an der Drucker-Queue im Jahr Zeit in Minuten, um Einstellungen an der Drucker-Queue vorzunehmen Zeit in Minuten, um druckrelevante Supportanfragen zu lösen Jedes 2. Jahr Einmal jährlich Heimarbeitsplatz Einmal jährlich Netzwerk-Geschwindigkeit (Mbit/s) Größe eines Druckauftrags (MB) Anzahl Druckaufträge pro Nutzer und Tag Anzahl an Anmeldungen pro Nutzer und Tag Annahmen zu Kosteneinsparungen Rückgang von Supportanfragen in Bezug auf das Drucken bei Einsatz von ThinPrint: 75% (im Durchschnitt) Verringerter Zeitbedarf für die Druckerbereitstellung und -verwaltung bei Einsatz von ThinPrint: 90% (im Durchschnitt) Verringerter Zeitbedarf für notwendige Änderungen an der Drucker-Queue (im Durchschnitt) Zentrale: 25% Niederlassungen: 25% Heimarbeitsplatz: 50% Zeitersparnis pro Nutzer-Log-in in Sekunden: 1 (im Durchschnitt) Verringerung der Druckdatenmenge: 80% (im Durchschnitt) 3.4 Annahmen zu den weichen Faktoren Bei der Einführung zentralisierter Architekturen ist besonders darauf zu achten, dass die damit verbundene Veränderung für die Nutzer als besser oder zumindest gleichwertig gegenüber dem Status quo empfunden wird. Das gilt insbesondere in Application Delivery-, Virtual Desktop- und SBC-Projekten. Nutzer sind dabei zunehmend weniger bereit, Einschränkungen durch Neuerungen nur deshalb zu akzeptieren, weil es sich dabei um die beste Lösung für die IT-Abteilung handelt. 12

13 Einschränkungen oder gar eine Verschlechterung des Service in der Wahrnehmung des Nutzers kann zu massiver Ablehnung der neuen Umgebung führen, was zu einem Verlust an Produktivität führt und im schlimmsten Fall das ganze Projekt zum Scheitern bringen kann. In Bezug auf das Drucken ist es dabei sehr wichtig, den Prozess einfach, schnell und möglichst frei von Einschränkungen zu halten. So ist es relativ leicht möglich, die exakten Kosten der Zeitverzögerungen bei der Übertragung voluminöser Druckdaten zu bemessen. Die verborgenen, subtilen Konsequenzen sind jedoch zu vielschichtig, um sie im Rahmen dieses Dokumentes bewerten zu können. Beim Design und der Planung einer neuen IT-Umgebung sollte daher in jedem Fall berücksichtigt werden, dass Drucken nach wie vor einen zentralen Bestandteil des heutigen Büroalltags darstellt. Ein Rückgang in der Servicequalität in diesem Bereich kann erheblichen, wenn auch schwer kalkulierbaren, Einfluss auf die verfolgten Ziele und den Projekterfolg haben. 3.5 Zusätzliches Kostensparpotenzial Es gibt weitere Bereiche, die beim Einsatz von ThinPrint ein offensichtliches Kostensparpotenzial aufweisen, die aber zu allgemein sind, um im Rahmen dieser ROI- Berechnung berücksichtigt zu werden. Upgrade der Desktop-Betriebssysteme Beim Wechsel auf ein neues Desktop-Betriebssystem, etwa von Windows 7 zu Windows 8, müssen die IT-Mitarbeiter in aller Regel sicherstellen, dass sämtliche Druckertreiber auf den Desktops auch auf dem neuen Betriebssystem nutzbar sind. Für die meisten Druckermodelle wird dieser Prozess lediglich ein paar Minuten in Anspruch nehmen. Die Suche nach geeigneten Treibern oder einem Workaround für ältere Druckermodelle nimmt aber nicht selten bereits Minuten kostspieliger Arbeitszeit in Anspruch oder aber es entstehen zusätzliche Kosten für den Ersatz von Hardware. Während einfache Drucker bereits für wenige hundert Euro erhältlich sind, bewegen sich die Kosten für den Austausch von anspruchsvollerem Equipment, wie Plottern oder Multifunktionsgeräten mit speziellen Funktionen (z.b. Lochen, Heften, Klammern), schnell in einem vier- bis fünfstelligen Euro-Bereich. Darüber hinaus müssen bei einem Betriebssystem-Upgrade ohne den Einsatz des ThinPrint V-Layer TM alle Drucker-Zuordnungen für sämtliche Nutzer nach dem Upgrade komplett überarbeitet werden. Abhängig von der Komplexität der Umgebung muss hier pro Nutzer ein Zeitaufwand von fünf oder mehr Minuten einkalkuliert werden. Mit dem Einsatz eines zentralen Druckservers und ThinPrint werden solche Kosten vollständig vermieden. Upgrade des Server-Betriebssystems Neue Server-Betriebssysteme bieten meist deutliche Verbesserungen, insbesondere für die Anwendungsbereitstellung auf Basis von Citrix XenApp oder den Microsoft Remote Desktop Services. Trotzdem erfordern diese Anwendungsszenarien eine Kompatibilitätskontrolle für alle Druckertreiber und ggf. Workarounds oder Hardware-Ersatz für nicht unterstützte Drucker. Ein zentraler Druckserver und ThinPrint kann diese Kosten vollständig eliminieren. 13

14 Upgrade von 32-Bit- auf 64-Bit-Technologie Diese Umstellung erfordert genau wie die beiden oben genannten Upgrade-Szenarien einen umfangreichen Kompatibilitätscheck sämtlicher Druckertreiber. Drucker, für die keine x64-druckertreiber zur Verfügung stehen, müssen entweder ersetzt oder über einen zeit- und damit kostenintensiven Workaround eingebunden werden. Änderungen der Strategie Die Realisierung einer gut durchdachten und fundierten IT-Strategie erfordert von der Planung bis zum praktischen Einsatz aufgrund der ständigen technologischen Entwicklung und neu aufkommenden Technologien heute in aller Regel mindestens 3 Jahre an Zeitaufwand. ThinPrint ist hier eine Ausnahme. Von Beginn an (in den frühen Tagen der Windows Terminal Services und Citrix MetaFrame) haben wir die Entwicklung unserer Lösungen jenseits der aktuellen Technologie-Kurve angesetzt und auf diese Weise volle Unterstützung der jeweils folgenden Technologiewellen sichergestellt. So war die x64-version der ThinPrint Engine beispielsweise bereits Wochen vor dem Release der Windows Server Version x64 verfügbar. Keine andere Lösung ist außerdem so eng verflochten mit der Entwicklung von VDI-Lösungen, wie die Integration der ThinPrint-Technologie in VMware View oder die volle Unterstützung der ersten Citrix XenDesktop-Version belegt. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung profitieren ThinPrint-Kunden von innovativer Technologie, mit der sich Geschäftsprozesse erheblich beschleunigen lassen und dabei Anwendern höchste Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsplatzes und der verwendeten Geräte garantiert. Dies sind nur wenige von vielen möglichen Beispielen, die belegen, dass ein Investment in die ThinPrint-Technologie ein Höchstmaß an Investitionssicherheit bietet. Noch wesentlicher ist, dass die Konsistenz und Stabilität des Druckmanagement- Systems langfristig gewährleistet ist. Mit einer Entscheidung für ThinPrint ersparen Sie sich bei Strategieänderungen oder Upgrades in Ihrer Application Delivery- Struktur in Zukunft enorme Kosten für ansonsten notwendige Änderungen Ihrer Druckinfrastruktur. Die Kosten für die Integration von ThinPrint in Ihre Umgebung sind hingegen minimal und gestatten dennoch nahezu 100% an Zeit- und damit Kostenersparnis beim Roll-Out neuer Umgebungen. Kosten für Sicherheit Eine Forrester Studie 1 ermittelte die Kosten für Datendiebstahl mit minderer Relevanz mit $80 (ca. 59 EUR) pro Datensatz in wenig regulierten Industriezweigen. In stärker regulierten Industriezweigen verursacht ein ähnlicher Datendiebstahl Kosten von bis zu $155 (ca. 114 EUR) pro Datensatz. Einbrüche in stark regulierten Industriezweigen mit hochsensiblen Daten erzeugt laut dieser Studie Kosten in Höhe von $305 (ca. 224 EUR) pro betroffenem Datensatz. 1 Calculating The Cost of a Security Breach, Khalid Kark, et. al. Forrester Research April

15 Viele ThinPrint-Kunden kommen aus stark regulierten Industriezweigen und arbeiten in der Regel mit hochsensiblen Daten, etwa im Gesundheits- oder Bankenwesen. ThinPrint bietet mit SSL-Verschlüsselung von Druckdaten, der Beobachtung des Druckaufkommens basierend auf der Tracking Report Engine und der Möglichkeit, über die Dynamic Printer Matrix das Drucken auf bestimmte Drucker oder für hoch sensible Anwendungen einzuschränken, einen signifikanten zusätzlichen Schutz gegen den kostspieligen Datendiebstahl. Einer Studie von CSI/FBI 1 zufolge betrugen im Jahre 2007 die durchschnittlichen Kosten eines Unternehmens bei Datendiebstahl $ (ca EUR). 3.6 Berechnung / Mathematische Modelle Basierend auf den der ROI-Kalkulation zugrunde liegenden Annahmen kann der Return on Investment auf Basis von vier einfachen Einträgen ermittelt werden: Die Anzahl der Nutzer in der Umgebung Die Anzahl der Drucker in der Umgebung Die Anzahl der auf das Drucken bezogenen Supportanfragen pro Nutzer und Jahr Die Aufteilung der Nutzer zwischen Zentrale (z. B. große Büroflächen mit lokal verfügbaren IT-Mitarbeitern), Niederlassungen (z. B. Außenstellen ohne lokalen technischen Support) und Heimarbeitsplätzen Diese Daten reichen aus, um die Zeit- und Kosteneinsparungen zu berechnen, die sich sowohl für die Systemadministration als auch die Nutzer ergeben. Um die Kosteneinsparungen zu bestimmen, die sich beim Umstieg von einem System oder einer Plattform zu einer anderen ergeben, ist darüber hinaus die Anzahl der Nutzer, der Druckermodelle/-treiber sowie die der Drucker-Queues von Bedeutung. Aus diesen Daten lässt sich die Zeiteinsparung und damit verbunden die Kosteneinsparung ermitteln. Notwendige Aufgabe Überprüfung der Treiber-Kompatibilität für das neue System Identifizierung alternativer Treiber inkl. Tests Anteil der Drucker, die mit dem neuen System nicht kompatibel sind Beschaffung neuer Drucker ohne ThinPrint 10 Minuten / Drucker 0 20 Minuten / Drucker 0 30% 0 3 Wochen Projektverzögerung, 1 Stunde Implementierungsaufwand pro Drucker mit ThinPrint 0 1 CSI/FBI Computer Crime And Security Survey, Robert Richardson et. al. Computer Security Institute,

16 Schlussfolgerung Die ThinPrint ROI-Kalkulation zeigt bereits auf Basis einiger weniger Faktoren einen hervorragenden Return on Investment für die ThinPrint-Technologie. Wenn man die zusätzlichen Einsparungen durch weiche Faktoren, etwa die höhere Nutzerakzeptanz, die Investitionssicherheit oder die Unterstützung zukünftiger Strategien berücksichtigt, wird deutlich, dass man an einer Entscheidung für ThinPrint nicht vorbeikommt. Jeder Projektleiter, der die Umsetzung einer zentralisierten Umgebung plant, sollte ThinPrint in seine Planungen einbeziehen. ThinPrint bietet dabei deutliche Vorteile in jeder zentralisierten Architektur vom einfachen Remote-Webarbeitsplatz-Szenario bis hin zum cloudbasierten Modell. Unsere Kunden profitieren in aller Regel von einer signifikanten Verringerung des Administrationsaufwandes und großen Produktivitätssteigerungen der Nutzer bei deutlich reduzierten Infrastrukturkosten: Um 99% verringerte Ausfallzeit für das Drucksystem: Erhöhte SLM-Performance, reduzierte Haftungsrisiken Um 90% verringerter Bandbreitenbedarf: Ersparnis von mehreren tausend Euro pro Jahr 65% Ersparnis bei den Administrationskosten: Die jährliche Kosteneinsparung bei den Administrationskosten beträgt EUR pro Nutzer 10% höhere Nutzerdichte: Einsparungen für Hardware, Lizenzen & Support beträgt EUR pro 1000 Nutzer Die Kosten für den jährlichen Verwaltungsaufwand für 500 Nutzer können um mehr als EUR gesenkt werden ADSL-Verbindung anstelle einer SDSL-Verbindung erspart mehr als 350 EUR pro Monat bzw EUR pro Jahr Die Vermeidung des Ausfalls des Drucksystems für 15 Minuten für 250 Nutzer spart Kosten in Höhe von 2.812,50 EUR Verminderter Zeitaufwand durch schnellere Druckausgabe erspart EUR pro Monat für 500 Nutzer Anhand von Untersuchungen konnte festgestellt werden, dass ThinPrint bereits innerhalb der ersten 3 Monate bei 38% der ThinPrint-Kunden einen positiven ROI erzeugt hat. Für die restlichen Kunden stellte sich dieser nach sechs, neun und zwölf Monaten ein. 1 1 TechValidate: 16

17 Weitere White Paper: Das vorliegende und viele andere White Paper zu interessanten IT- Themen finden Sie auf unserer Webseite als kostenlosen Download: Was denken Kunden über ThinPrint? Finden Sie hier unabhängige Untersuchungsergebnisse von Kundenerfahrungen mit ThinPrint-Produkten: Haben Sie Fragen? Das Cortado-Team hilft Ihnen gerne weiter. Wir stehen Ihnen unter der folgenden Telefonnummer zur Verfügung: +49-(0) oder senden Sie uns einfach eine an 17

18 Hauptniederlassung Cortado AG Alt-Moabit 91a/b Berlin, Germany Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Cortado Pty Ltd. Level 20, The Zenith Centre, Tower A 821 Pacific Highway Chatswood, NSW 2067, Australien Tel.: +61-(0) Australien Niederlassung info@cortado.de USA (Colorado) Niederlassung Cortado, Inc Grandview Avenue, Suite 200 Denver, CO 80002, USA Tel.: info@cortado.com Cortado Japan 20th Floor, Marunouchi Trust Tower Main, Marunouchi Chiyoda-ku, Tokyo Tel.: +81-(0) Fax: +81-(0) Japan Niederlassung A Brand of Alle Namen und Warenzeichen sind Namen und Warenzeichen der jeweiligen Hersteller. Folgen Sie Cortado: facebook twitter youtube linkedin