WHITEPAPER Beschaffungsmanagement in Projekten

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1 WHITEPAPER Beschaffungsmanagement in Projekten Executive Summary: Die reibungslose Zusammenarbeit mit Zulieferern spielt eine umso größere Rolle, je geringer die Wertschöpfungstiefe des Gesamtverantwortlichen ist. Gesamtverantwortliche Unternehmen können nicht viel besser sein als der Durchschnitt ihrer Lieferanten. Branchen wie der Großanlagenbau sind verschärftem Wettbewerb aus Asien ausgesetzt. Wettbewerber bieten günstiger an und wickeln Projekte schneller ab. Die Einbindung von Zulieferern aus Best-Cost-Countries kann Abhilfe schaffen. Die Beherrschung von Liefertermin-Risiken ist hierbei ein strategischer Erfolgsfaktor. Verbesserung der Netzwerkfähigkeit in der Supply-Chain ist ein strategischer Erfolgsfaktor. Definition: Zusammenfassung aller Tätigkeiten, die der Versorgung eines Projekts mit Material, Dienstleistungen, Betriebsund Arbeitsmitteln sowie Rechten und Informationen aus unternehmensexternen Quellen (Güter- und Dienstleistungsmärkte) dienen. (Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon) Beschaffungsmanagement setzt sich aus folgenden Arbeitsschritten zusammen: Planung der Einkäufe und Beschaffungen Planung des Vertragswesens Lieferantenanfragen Lieferantenauswahl Vertragsabwicklung Beschaffungscontrolling Seite 1 von 11

2 Warum ist Beschaffungsmanagement in Projekten wichtig? Beschaffungsmanagement bezeichnet die Planung und das Management aller Aufgaben bei Lieferantenwahl, Beschaffung, Auftragsabwicklung, sowie aller Aufgaben der Logistik. Beschaffungsmanagement wird im Allgemeinen in Form von Lieferketten organisiert engl. Supply Chain Management. Beschaffungsmanagement in Projekten (projektgetriebenes Beschaffungsmanagement) unterscheidet sich erheblich vom Beschaffungsmanagement der stationären Industrie. Die wichtigsten Unterschiede sind: die projektbedingte Volatilität der Liefertermine die projektbedingten Änderungen im Umfang der Projekte und somit der Liefergegenstände Professionelles Beschaffungsmanagement spielt insbesondere für Organisationen eine große Rolle, die komplexe Anlagen planen, dazu technisch aufwendige Komponenten zukaufen und diese zu einem Gesamtwerk kombinieren. Beispielsweise beträgt der Anteil der Kostenverantwortung im Großanlagenbau 10-15% bei Planung und Engineering, 45-60% bei der Beschaffung und 30-40% bei der Errichtung einschließlich Bau. Das PMI (Project Management Institute hat in seinem Project Management Body of Knowlegde (PMBOK) dem Beschaffungsmanagement in Projekten ein eigenes Kapitel gewidmet. Nachstehende Ausführungen richten sich nach dem Kapitel 12 des PMBOK. Projektgetriebenes Beschaffungsmanagement kann zu den fortgeschrittenen Projektmanagementaufgaben gezählt werden, da zur Abwicklung von Beschaffungen in den meisten Fällen nicht die Projektorganisation eingesetzt wird, sondern eine Fachorganisation, die auf Anbahnung und Schließen, sowie Abwicklung von Verträgen spezialisiert ist. Die Notwendigkeit zur Spezialisierung ergibt sich aus der rechtlichen Natur der Vertragsbeziehungen zwischen Auftraggeber und Lieferant. Andererseits agiert diese spezialisierte Einkaufsorganisation im Rahmen der Vorgaben, die aus der Projektplanung und Projektabwicklung kommen und beeinflusst durch die Abwicklung der Beschaffungsvorgänge ggf. die Abwicklung des Projektes als solches. Seite 2 von 11

3 Die PPM-Plattform saprima kann aufgrund ihres besonderen Datenmodells fortgeschrittene Projektmanagementaufgaben unterstützen. Nachstehend dargestellt sind die Prozesse im Rahmen von Beschaffungsmanagement in Projekten. Bild 1: Typische saprima -Systemtopologie und unterstützte Rollen ERP-System z.b. SAP PM-Systeme: PM- System z.b. MS Project oder Primavera Via sicherer Web Verbindung Connectivity-Kit Project- Controlling Beschaffungsagentur Best- Cost Country 1 Beschaffungsagentur Best- Cost Country 2 Applikations- Connector saprima - projektgetriebenes Beschaffungsmanagement Purchasing Expediting Logistik Alle beschaffungsrelevanten Rollen greifen mittels Web-Browser auf den zentralen saprima - Datenbestand zu, an dem auch ERP- und Terminplandaten angebunden sind. Durch die rollenbasierende Benutzeroberfläche von saprima kann die Tätigkeit jedes einzelnen Einkaufsmitarbeiters prozessgenau unterstützt werden. Durch die integrativen Eigenschaften von saprima können bei Bedarf vorhandene Daten der Beschaffungselemente und deren Budgets aus dem ERP-System und die Bedarfstermine aus dem PM-System geladen werden. Seite 3 von 11

4 Unterstützung der einzelnen Prozessschritte durch saprima : co py rig ht IN TE C O Planung der Einkäufe und Beschaffungen: Bild 2: Konsolidierung unterschiedlicher Datenquellen in eine einheitliche Struktur Seite 4 von 11

5 Die Liste der Liefergegenstände (Supply Items - SIs) kommt meist aus dem ERP-System, gegliedert nach Projektstrukturplan. Darin enthalten sind mindestens die SI_ID, die SI_Beschreibung, das PSP-Element, zu dem das SI gehört und ggf. weitere Daten wie Budget und mögliche Risiken. Die Liefertermine der SIs sind meist Teil umfangreicher Projektterminpläne, die unter anderem die Bedarfstermine der SIs enthalten. Zum Datenaustausch enthalten diese Terminpläne mindestens die ID des SIs und die Bedarfstermine (SI_Need_Date). Bei der Planung der Einkäufe und Beschaffungen werden die Daten aus dem ERP-System und die Daten aus dem Projektmanagementsystem in einer intelligenten Struktur zu einem integrierten, konsistenten, zentralen Datenbestand zusammengeführt (siehe hierzu Bild 2). Selbstverständlich können diese Daten auch direkt in saprima erfasst und gepflegt werden. Planung des Vertragswesens: Der im Schritt 1 entstandene Datenbestand wird nun mit einer zweiten Strukturdimension versehen, der Vergabestruktur in Vergabepakten (Packages). Ein Package enthält diejenigen SIs, die bei einem Lieferanten beauftragt und in einem Vertrag abgewickelt werden sollen. Innerhalb jedes Packages wird das früheste Need-Date der darin enthaltenen SIs bestimmt, damit die terminliche Lage aller Beschaffungsmeilensteine pro Package relativ zu diesem Need-Date ermittelt werden kann. So entsteht eine Beschaffungspipeline für den Einkauf. Bild 3: Vergabemeilensteine im Vergabepaket Bei Veränderung der Terminlage von SIs im Projektterminplan kann sich die Terminlage von Beschaffungspackages und deren Meilensteine verändern. Seite 5 von 11

6 Durch diesen Mechanismus entsteht eine integrierte Änderungssteuerung, die durch die Bedarfstermine getrieben wird. Außerdem werden die Budgets der einzelnen SIs addiert und so das Budget des Vergabepackages ermittelt. Durch die Einführung der Vergabestrukturdimension können nun die Datenbestände sowohl nach Projektstruktur als auch nach Vergabestruktur ausgewertet werden. Bild 4: Lage der Vergabepakete auf Basis der Vergabemeilensteine Seite 6 von 11

7 Lieferantenanfragen: Für jedes Package wird eine Liste geeigneter Lieferanten bestimmt, an die die Ausschreibungsunterlagen versendet werden sollen. Hierzu kann die Lieferantenstruktur, ähnlich wie zuvor die Liste der Liefergegenstände, mit einer weiteren Dimension versehen werden, aus der zu entnehmen ist, welcher Lieferant für welche Leistungen in Frage kommt. Ausgewählte Lieferanten erhalten die entsprechenden Ausschreibungsunterlagen, die sie zum vorgegebenen Termin beantwortet an den Anfragenden zurücksenden müssen. Bei der Zusammenstellung der Liste geeigneter Lieferanten ist der Zugriff auf die Lieferantenbeurteilung nützlich. Basis dieser Beurteilung ist, wie der Lieferant in der Vergangenheit für vergleichbare Leistungen beurteilt wurde. Bild 5: Lieferantenstruktur nach mehreren Kriterien Die Liste der Lieferanten kann aus externen Datenquellen in den zentralen Datenbestand eingebracht werden. Selbstverständlich können diese Daten auch direkt in saprima erfasst und gepflegt werden. Seite 7 von 11

8 Lieferantenauswahl: Bild 6: Zuordnung des ausgewählten Lieferanten Auf Basis der erhaltenen Angebote wird ein Ranking der angefragten Lieferanten pro Package durchgeführt. Hierbei können neben Preis- und Fachaspekten auch die Kriterien der Lieferantenbeurteilungen herangezogen werden. Auf dieser Basis wird das zu beauftragende Angebot ausgewählt. Das im Schritt 2 ermittelte Budget des Packages wird nun um den Wert des Auftrags als Planwert des Vertrages ergänzt. Weiterhin werden Leistungs- und Zahlungsmeilensteine vereinbart, die während der Vertragsabwicklung geprüft werden und zahlungsauslösend sein können. Bild 7: Ergänzung Budget um Vergabesumme Seite 8 von 11

9 Vertragsabwicklung: Bild 8: Grafik Budget- und Kostenvergleich Der beauftragte Vertrag wird an die Vertragsabwicklung übergeben. Die beauftragten Packages können in abwicklungsrelevante Lieferlose untergliedert werden. Wesentlicher Inhalt der Vertragsabwicklung ist das Lenken und Steuern der Auftragsabwicklung. Dies geschieht durch Überwachung der Herstellung der beauftragten Elemente einschließlich Qualitätsüberwachung. Hierbei wird zum Teil vor Ort der Fortschritt und die Qualität der Herstellung geprüft und dokumentiert, Zahlungen freigegeben, generelle Prüfungen und Audits durchgeführt und außerdem festgestellt, ob mit Ansprüchen des Auftragsnehmers zu rechnen ist, oder ob eigene Ansprüche gegenüber dem Auftragnehmer angemeldet werden sollen. Damit verbunden ist eine entsprechende Fortschreibung der in Schritt 4 geschlossenen Verträge (integrierte Änderungssteuerung des Vertragswesens). Die freigegebenen Zahlungen laufen als IST-Kosten in die Datenbestände ein. Die Auftragsabwicklung beurteilt die Lieferanten laufend - beispielsweise auf Basis oben genannter Prüfungen und Audits und stellt die so gewonnen Daten zur Lieferantenbeurteilung zur Verfügung. Dies ist wesentlich, um etwaige Terminverzüge möglichst frühzeitig zu erkennen und Liefertermin- zu Risiken minimieren. Seite 9 von 11

10 Beschaffungscontrolling: Bild 9: Grafik Beschaffungscontrolling Terminüberwachung Meilensteine: Alle beschaffungsrelevanten Meilensteine - in Einkauf und Vertragsabwicklung können überwacht werden. Dies geschieht bespielsweise mittels S-Kurven-Darstellung der SOLL- Termine im Vergleich zu den IST-Terminen der Meilensteine. Außerdem ist saprima in der Lage Meilenstein-Trendanalysen ausgewählter Meilensteine zu erstellen. Kostenüberwachung: Kosten jeder Art können für Beschaffungselemente und Vergabepakete verglichen werden, bespielsweise Budget, Plankosten,IST-Kosten und Prognose-Kosten. Ressourcensteuerung: Auslastungsprognosen sind jederzeit möglich - auf Wunsch getrennt nach Einkauf und Vertragsabwicklung. AdHoc Berichtswesen: Aufgrund seines eingebauten BI-Servers kann saprima jederzeit AdHoc Berichte erstellen. Seite 10 von 11

11 Sie interessieren sich für weitere Details zu projektgetriebenem Beschaffungsmanagement mit saprima? Wir bieten Ihnen ein Webinar Details zu diesem Thema. Vereinbaren Sie Ihren Termin telefonisch unter +49 (0)871 / INTECO bietet weitere Veranstaltungen für fortgeschrittene PM-Themen an. Beispielsweise die Expertenrunde Beschaffungsmanagement in Projekten. Termin- und Veranstaltungsinformationen finden Sie stets aktuell auf Dieses Whitepaper verwendet wissenschaftlich fundierte Informationen zu wichtigen Projektmanagementthemen, die zur Vertiefung in folgender Publikation nachgelesen werden können: Buch-Neuerscheinung Strategisches Projektmanagement Der Band bietet einen Praxisleitfaden samt Handlungsempfehlungen, wie PM sinnvoll etabliert und weiterentwickelt werden kann, ergänzt um Fallbeispiele aus verschiedenen Branchen, und zeigt wichtige Trends auf. Hinweis Markennamen: saprima ist Eigentum der INTECO GmbH. Alle anderen genannten Marken und geschützten Begriffe sind Eingentum der jeweiligen Rechteinhaber. Seite 11 von 11