SharePoint Mailreader

Transkript

1 Das Problem SharePoint ist der zentrale Speicherort für ihre Dokumente und Mails. Wenn Sie Ihre s im SharePoint abgelegt haben (z.b. mit unserem Outlook-Add-On SOXS), finden Sie Dokumente und Korrespondenzen zu einem Vorgang oder Projekt an einem Ort. Wenn Sie jedoch den Inhalt einer Mail lesen möchten, muss diese in Outlook geöffnet werden! Dazu ist jedes Mal ein Doppelklick und die Bestätigung einer Sicherheitsabfrage nötig. Zudem befinden Sie sich dann in Outlook (besser gesagt der Programmfokus). Wollen Sie eine andere Mail lesen, müssen Sie die zuvor geöffnete Mail schließen, wieder in den SharePoint wechseln und die Stelle mit der nächsten Mail in der Bibliothek suchen. Das sind fünf Klicks und ein zeitaufwändiges Verfahren! Das ist viel zu langsam, wenn Sie schnell mehrere Mails durchsehen müssen Die Lösung Der kostenlose SharePoint Mailreader der GFA SysCom schafft hier Abhilfe! Der SharePoint Mailreader zeigt den Inhalt von Outlook MSG Dateien in einem frei im Browser positionierbaren Lesefenster an, ohne dass dazu ein Mausklick nötig ist. Der SharePoint Mailreader ist eine Zero-Click-Solution zum Lesen von s in SharePoint! Und so geht s: Zum Lesen einer Mail bewegen Sie den Mauszeiger über das Mail-Icon einer . Es öffnet sich ohne Klick ein Lesefenster für die . Wenn Sie den Mauszeiger auf ein anderes Mail-Icon schieben, erscheint der Text dieser Mail im bereits geöffneten Lesefenster. Seite 1 von 9

2 Das Lesefenster schließt sich automatisch, sobald an irgendeine Stelle außerhalb des Lesefensters geklickt wird. So können beliebig viele Mails ohne einen einzigen Mausklick gelesen werden! Und der Mailreader kann noch mehr: Kopieren Lesen Sie können Textpassagen aus der Mail in die Zwischenablage kopieren um sie in anderen Dokumenten zu verwenden. Der Mailreader erlaubt Anwendern, die kein Outlook auf ihrem Computer installiert haben, das Lesen von Outlook-MSG-Dateien. Anpassen Sie können das Lesefenster verschieben und in der Größe verändern. Der Reader behält die zuletzt verwendete Position und Größe. Formate Der Mailreader kann Mails in den Formaten Nur Text, HTML und RTF anzeigen (RTF jedoch nur unformatiert, also nur den reinen Text ohne eingebettete Objekte). Mails im Format HTML werden korrekt formatiert mit allen Bildern angezeigt. Seite 2 von 9

3 Installation Der SharePoint ReaderMailreader wird als SharePoint Feature je Web-Application installiert und kann danach je SiteWebsite aktiviert werden. Sie müssen SharePoint Administrator-Rechte besitzen, um den SharePoint Mailreader zu installieren. Die Installationsanleitung richtet sich dementsprechend an SharePoint Administratoren. Der SharePoint Mailreader liegt im Form einer WSP Datei vor (Windows SharePoint Services solution package). Diese kann mit dem STSADM Tool oder auch der SharePoint Management Shell (nur ab SharePoint 2010) installiert werden. Mit SharePoint Management Shell (für SharePoint 2010): 1. Kopieren Sie die wsp-datei in ein beliebiges Verzeichnis auf einem Web-Frond-End Server. 2. Starten Sie die SharePoint-Power-Shell (aus dem Startmenü) als Administrator 3. Fügen Sie die Solution der SharePoint Farm hinzu. Geben Sie dazu folgenden Befehl ein: Add-SPSolution -LiteralPath Speicherort\SysCom.SharePoint.MailReader.Components.wsp 4. Installieren Sie die Soultion in eine Web-Application. Geben Sie dazu folgenden Befehl ein: Install-SPSolution -Identity SysCom.SharePoint.MailReader.Components.wsp -WebApplication -GACDeployment -CASPolicies Mit STSADM (für SharePoint 2007 oder WSS3.0): 1. Kopieren Sie die wsp-datei in ein beliebiges Verzeichnis auf einem Web-Front-End Server. 2. Fügen Sie die Solution der SharePoint Farm hinzu. Geben Sie dazu folgenden Befehl ein: stsadm -o addsolution -filename C:\SysCom.SharePoint.MailReader.Components.wsp 3. Installieren Sie die Soultion in eine Web-Application. Geben Sie dazu folgenden Befehl ein: stsadm -o deploysolution -name SysCom.SharePoint.MailReader.Components.wsp -url -immediate -allowgacdeployment - allowcaspolicies Seite 3 von 9

4 Damit haben Sie den SharePoint Mailreader als SharePoint Feature installiert und können ihn nun je Site aktivieren. Wählen Sie dazu in der jeweiligen Site die Befehle Site Action, Site Settings, Manage Site Features, und aktivieren Sie das Feature GFA SysCom SharePoint Mailreader (s. Abbildung). Seite 4 von 9

5 Installation und Lizensierung im Detail Auf den folgenen Seiten wird die Installation und Lizensierung des Mailreaders detailliert bechrieben. Es wird davon ausgegegangen, dass sich die SharePoint-Solution/WSP-Datei im Verzeichnis C:\Mailreader befindet. Bitte führen Sie nacheinander folgender Befehle in der SharePoint Management Shell aus, die Sie zuvor als Administrator getstartet haben. Add-SPSolution -LiteralPath C:\Mailreader\SysCom.SharePoint.MailReader.Components.wsp Install-SPSolution -Identity SysCom.SharePoint.MailReader.Components.wsp GACDeployment Nach der Ausführung dieser Befehle, finden Sie in der SharePoint Zentralverwaltung einen Link zur Lizenzübersicht- und konfiguration. Hierfür rufen Sie bitte zuerst die allgemeinen Anwendungseinstellungen in der Linken Navigation auf. Anschließend klicken Sie bitte auf folgenden Link: Sie gelangen nun zu folgender Übersicht: In dieser Übersicht stehen folgende Informationen und Funktionen zu Verfügung: - License status: Hier wird Ihnen angezeigt, ob Sie eine Lizenz für den Mailreader installiert und/oder aktiviert haben. o Trial version without license: Sie haben noch keine Lizenz für den Mailreader auf dem Server installiert o Trial version without activated license: Sie haben die erworbene Lizenz des Mailreader bereits installiert, aber noch nicht aktiviert o Full version with activated license: Eine Lizenz ist installiert und aktiviert. Der Mailreader ist somit ohne Einschränkungen nutzbar - Hardware ID: Dieses ist die Hardwarekennung des SharePoint-Severs, die Sie auch für die Aktivierung der Lizenz im Onlineformular benötigen. Seite 5 von 9

6 - Browse to online activation page: Über diesen Link gelangen Sie zur Aktivierungsseite im Internet, um die erworbene Lizenz zu aktivieren. Sollte Ihr SharePoint-Server keinen Zugang zum Internet haben, können Sie den Link zur Aktivierungsseite auch von einem PC ausführen, der Zugang zum Internet hat. Auf diesem benötigen Sie dann die Hardware ID des SharePoint-Servers und die erworbene Produktlizenz des Mailreaders. - Upload license to local filesystem: Mit dieser Funktion können Sie die erworbene oder/und aktivierte Lizenz in das korrekte Verzeichnes des Webservers kopieren. Soabld Sie eine Lizenzdatei auf den Webserver hochgeladen haben, muss eine Reset des IIS auf dem Webserver erfolgen, damit die Lizenz korrekt erkannt wird. - Existing license files on server: Hier werden bereits existierende Lizenzdateien auf dem Server angezeigt. Beachten Sie bitte, dass sobald Sie eine Lizenz für den Mailreader erworben haben, diese vor der Verwendung noch aktiviert werden muss. Ansonsten können Sie den Mailreader nur im Testmodus verwenden. Hier eine Übersicht des Aktivierungsformulars im Internet: - Hardware ID: Tragen Sie bitte hier die Hardware ID des SharePoint-Servers ein, die Sie zuvor in der Zentralverwaltung ausgelsen haben - License file: Über diese Funktion muss die zuvor erworbene Lizenz des Mailreaders hochgeladen werden - Upload status: Hier können Sie den Status des Uploads der Lizenzdatei sehen - An die eingetragene -Adresse wird die aktivierte Produktlizenz geschickt, die dann auf dem SharePoint-Server installiert werden muss - Activate: Sind alle Felder ausgefüllt und die Lizenzdatei hochgeladen, klicken Sie bitte auf diesen Link, um den Aktivierungsvorgang zu starten. Anschließend erhalten Sie die Produktlizenz an die angegebene -Adresse Seite 6 von 9

7 Views anpassen Der Mailreader öffnet eine Mail, wenn der Mauszeiger auf dem Mail-Icon in einer Bibliothek verharrt. Die Voraussetzung für die Verwendung des SharePoint Mailreader ist daher, dass die Spalte Type in der View dargestellt wird. Systemvoraussetzungen Microsoft SharePoint: o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 SP2 o Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 SP2 o Microsoft SharePoint Foundation 2010 o Microsoft SharePoint Server 2010 o Microsoft SharePoint Foundation 2013 o Microsoft SharePoint Server 2013 Microsoft.Net Framework 3.5 JavaScript Frameworks (wird mit dem Mailreader mitgeliefert und automatisch aktiviert, falls nicht bereits vorhanden): o jquery ab 1.6.2, jquery (nur ab jquery UI ) ( o jquery ab UI ( Seite 7 von 9

8 Falls Sie mehr wissen wollen Schauen Sie sich unser Mail-Management Tool SOXS an! SOXS ermöglicht das Speichern von Mails und ihren Dateianhängen per Drag & Drop in SharePoint und hilft Ihnen, viel Zeit zu sparen, wenn Sie Mails und Dateien in SharePoint ablegen wollen. SOXS ist der "Missing Link" zwischen OUTLOOK und SharePoint! Für mehr Informationen über die GFA SysCom GmbH besuchen Sie unsere Website ÜBER DIE GFA SYSCOM Die GFA SysCom GmbH ist ein in Hamburg ansässiger Certified Microsoft Partner. Wir entwickeln Erweiterungen und individuelle Anwendungen zur Unterstützung von Team- Zusammenarbeit für Dokumentenmanagement und Knowledge-Management auf Basis von Microsoft SharePoint und Microsoft CRM. Wir stellen Beratung, Dienstleistungen und Informationstechnik für mittelständische Unternehmen im Bereich PC-Netzwerk- und Kommunikationstechnik bereit. Copyright GFA SysCom GmbH SOXS ist eine Marke der GFA SysCom GmbH. Alle anderen genannten Namen sind Marken oder registrierte Marken der Microsoft GmbH. Seite 8 von 9

9 Der Mailreader! Lesen Sie Mails im Browser - ohne Klick - direkt in SharePoint. Seite 9 von 9