Einlieferungsleitfaden. für. Kunden

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1 Einlieferungsleitfaden für Kunden Stand: V

2 Inhaltsverzeichnis 1. Bereitstellung Ihrer Postsendungen Briefsendungen Maschinenfähigkeit einer Sendung Der Umschlag einer Sendung Bei der Schrift: Was gilt bei Sendungen in Briefhüllen? Was gilt bei Zweibahnenumschlägen? Was gilt bei Faltbriefsendungen? Flächengewicht: Verklebung/Verschluss: Perforation: Was gilt bei Sendungen in Kartenform? Was gilt für Sendungen in Kartenform mit Anschriftenklappe? Wählen Sie Weiß oder Pastell Etikettierzone Alles, was stört, auf einen Blick: Generell nicht maschinenfähige Sendungen sind: Zonenaufteilung INFO- Sendungen zu INFO- Sendungen Einschreiben (NWS- nachweispflichtige Sendungen) Einschreiben Einwurf Einschreiben Übergabe Einschreiben eigenhändig Postzustellaufträge (Förmliche Zustellung) Waren- und Büchersendungen Warensendungen Büchersendungen Pakete Prelabel Sendungen (gilt nur für Prelabel- Kunden) Anschriften nach DIN Auslands- Anschriften

3 1. Bereitstellung Ihrer Postsendungen Das richtige Bereitstellen Ihrer Postsendungen ist ein wichtiger Prozess in der Gesamtversandkette. Daher sind folgende Punkte zu beachten: 1.) Die Sendungen sind getrennt 1 nach Briefsendungen (Tagespost) INFO- Sendungen nachweispflichtigen Briefsendungen (NWS/ PZA) in die Ihnen zur Verfügung gestellten Transportbehältnisse (Kisten, Taschen) geschlossen bereitzustellen. Legen Sie jedem Transportbehältnis für die Übergabe eine Kundentrennkarte bei. Dies ist die Basis einer fehlerfreien Erfassung und Buchung der Sendungen auf den Kunden. 2.) Wenn Sie Kostenstellen nutzen, achten Sie auf die richtige Kostenstelle auf der Kundentrennkarte. Nur so ist eine eindeutige Zuordnung gewährleistet. 1 Mischkisten (Tagespost und Infosendungen vermischt in einer Kiste) werden als Tagespost erfasst 3

4 2. Briefsendungen Briefe müssen grundsätzlich eine viereckige Form besitzen, der Absender sowie Empfänger gut lesbar und der Brief verschlossen sein. Die Form, Maße und Gewichte sind Standards für eine automatisierte Briefsortierung. Postkarte Höchstgewicht Format 150 g/m2-500 g/m2 20 g C6 50 g C6 500 g C4/C g C4/C5 Standardbrief Kompaktbrief Großbrief Maxibrief Maße Länge Breite Höhe Länge Breite Höhe Länge Breite Höhe Länge Breite Höhe Länge Breite Höhe * je nach Leitregion: Regional (04), National 140 mm 90 mm 140 mm 90 mm 140 mm 90 mm 140 mm 90 mm 140 mm 90 mm Artikelname* Mindestmaße Höchstmaße 235 mm 125 mm 235 mm 125 mm 5 mm 235 mm 125 mm 10 mm 353 mm 250 mm 20 mm (B4) 353 mm 250 mm 50 mm (B4) 3. Maschinenfähigkeit einer Sendung Maschinenfähigkeit bedeutet, dass die Sendungen von den automatischen Lese- und Sortiermaschinen bearbeitet werden können. Dazu müssen folgende Punkte beachtet werden: 3.1 Der Umschlag einer Sendung Im Adressfenster darf kein Unterdruck durchscheinen. Der Farbkontrast (dunkel-hell) zwischen Schrift und Untergrund soll möglichst hoch sein (betrifft insbesondere das Adressfeld und die Frankierzone [Beschreibung S. 13]) Das Fenster muss zuverlässig mit dem übrigen Umschlag verbunden sein, mit ihm eine glatte Fläche bilden und gut durchsichtig sein. Matte oder getönte Adress-Fenster sind zu vermeiden Die Anschrift muss vom linken und rechten Rand des Anschriftenzettels oder des Fensters eine Buchstabenbreite (ein Leerzeichen), vom unteren Rand mindestens 1 mm Abstand halten. Telefon-, 4

5 Ordnungs-, Konto-, DVR-Nummern und dgl. dürfen keinesfalls unter oder neben den beiden letzten Zeilen der Anschrift stehen. 3.2 Bei der Schrift: Schriftgröße (Höhe der Großbuchstaben) bei gedruckten (maschinell hergestellten) Anschriften zwischen 2,3 und 4,5 mm (Größe 10 oder 12 mit 130% Zeichenbreite). Abstand zwischen den Zeilen, gemessen von den Unterlängen einer Zeile zu den Oberlängen der nächsten Zeile (Durchschuss) mindestens 1 mm. Klare Schriften mit deutlich voneinander getrennten Buchstaben wie z.b. Courier oder OCR A. Keine gebrochenen Schriften (z.b. Fraktur), keine Kursivschriften, keine Zierschriften, keine Schriften mit zusammenhängenden Buchstaben, keine breitlaufenden oder schmalen Schriften und keine schlechte Matrixschrift. Bei farbigen Umschlägen sollte darauf geachtet werden, dass die Adresse in einer Schriftfarbe geschrieben ist, die sich deutlich vom Umschlag abhebt. 3.3 Was gilt bei Sendungen in Briefhüllen? Diese Sendungen müssen mit einer ausreichend festen Umhüllung versehen sein. Je nach Gewicht, Umfang und Inhalt müssen sie sicher verpackt sein. Die Seitenklappen sollten innenseitig vollflächig verklebt sein, damit eine Beschädigung bei der maschinellen Bearbeitung ausgeschlossen werden kann. Kunststoffumhüllungen und durchsichtige Umhüllungen sind bedingt maschinenfähig. Die Verklebung der Verschlussklappe muss bis an den äußeren Sendungsrand reichen und darf sich durch die maschinelle Bearbeitung nicht öffnen. Flächengewicht: mindestens 70 g/m 2, je nach Inhalt muss ein entsprechend höheres Flächengewicht verwendet werden. Sollte ein Adressetikett verwendet werden, so ist darauf zu achten, dass das Etikett fest auf der Briefhülle klebt und die Adresse nicht durch aufgefaltete Etikettecken verdeckt ist. 3.4 Was gilt bei Zweibahnenumschlägen? Aus zwei an den Rändern zusammengeklebten/ perforierten Papierbahnen bestehende Umschläge sind unter folgenden Zusatzvoraussetzungen zulässig: Die Papierbahnen sind an den geschlossenen Seiten so fest zusammenzukleben, dass die Sendungen bei der maschinellen Bearbeitung nicht geöffnet / beschädigt werden können. Die Verklebung muss bis an den äußeren Sendungsrand reichen. Auch durch eine Perforation darf die maschinelle Bearbeitungsfähigkeit nicht eingeschränkt werden. Werden Sendungen offen eingeliefert, ist der Inhalt so zu sichern, dass er weder bei der Beförderung noch beim maschinellen Bearbeiten herausfällt oder herausgerissen wird. Grundsätzlich müssen Einlagen so beschaffen sein, dass sie den Innenraum des Zweibahnenumschlags annähernd vollflächig ausfüllen. 5

6 3.5 Was gilt bei Faltbriefsendungen? Hierunter versteht man Briefsendungen, bei denen Inhalt und Umhüllung aus einem Stück bestehen (Self-mailer). Der Papierbogen wird durch Falzung und Verklebung zu einer versandfertigen Briefsendung produziert. Bei Faltbrief-sendungen ist ein zusätzlicher Inhalt wie z. B. Flyer zulässig. Der Inhalt muss so befestigt sein, dass er sich bei der maschinellen Bearbeitung nicht löst. 3.6 Flächengewicht: Bei Standardbriefsendungen sollte das Papiergewicht mindestens 80 g/m² betragen. Für Sendungen mit weniger als drei gefalteten Teilen (1Falz) ist ein entsprechend höheres Flächengewicht erforderlich. 3.7 Verklebung/Verschluss: Es sollen möglichst alle Seiten der Sendung geschlossen sein. Über die gesamte Länge bis zum äußeren Sendungsrand geschlossen sein müssen mindestens: die obere und untere Längsseite oder beide Schmalseiten und mindestens eine Längsseite. Die Verklebung darf sich bei der maschinellen Bearbeitung nicht lösen. 3.8 Perforation: Die Perforation darf sich bei der maschinellen Bearbeitung nicht lösen. Eine Perforation darf sich grundsätzlich nur an der oberen Längsseite befinden (siehe Zweibahnenumschläge). 3.9 Was gilt bei Sendungen in Kartenform? Mindestflächengewicht (Papierstärke) für einteilige Sendungen in Kartenform: Bis zum Format C6 mindestens 150g / m²., Bis zum Format DIN lang mindestens 170g / m². größer als DIN lang bis zum Höchstformat von Standardbriefsendungen mindestens 200g/m². Bei Sendungen in Kartenform befindet sich die Lesezone für die Empfängeranschrift unterhalb der Frankierzone auf der rechten Seite Was gilt für Sendungen in Kartenform mit Anschriftenklappe? Die Anschriftenklappe muss über die gesamte Länge der Karte reichen, am unteren Rand der Karte beginnen und mindestens die Hälfte der Kartenbreite überdecken. Die Anschriftenklappe muss vollflächig bis zu den Rändern so verklebt sein, dass sie sich bei der maschinellen Bearbeitung nicht löst Wählen Sie Weiß oder Pastell Bei glänzenden Angaben/Flächen wird die Adressblockfindung erschwert. Eine vollflächig dunkel gestaltete Rückseite verhindert grundsätzlich die Maschinenfähigkeit. Durch die gute Zusammenarbeit mit der Papier-, Farb- und Druckindustrie konnten bereits viele unterschiedliche Produktpaletten zertifiziert werden. 6

7 Diese gewonnenen Erkenntnisse können Sie bereits bei der Planung der Mailings Ihrer Kunden nutzen Etikettierzone Die Anschrift wird in eine Etikett Codierung umgesetzt. In allen weiteren maschinellen Sortiergängen wird aufgrund dieser Etikett Codierung Ihre Sendung bis zum Empfänger geleitet. Daher ist es unabdingbar, dass diese Etikett Codierung reibfest aufgebracht werden kann. In der Praxis haben sich folgende Papiere bewährt: Naturpapiere teilweise auch matt gestrichene Papiere insbesondere glänzend gestrichene Papiere. Die Haftfähigkeit eines Papiers wird gemindert, wenn nachträglich Farbe aufgebracht wird. Bitte beachten Sie das bei der Gestaltung der Etikettierzone. Da schon zahlreiche Papiersorten verschiedener Hersteller/ Großhändler getestet wurden, kann Ihnen Ihr Kundenberater bereits bei der Planung eines Mailings, Auskünfte über die maschinelle Eignung Ihrer Papiere erteilen Alles, was stört, auf einen Blick: Achten Sie bitte darauf, dass die Sendungen nicht miteinander verkleben. Leimreste auf der Sendung beeinträchtigen die Maschinenfähigkeit. lose aufgesteckte Gegenstände, z. B. Büroklammern medizinisches Untersuchungsgut in Briefsendungen, Sendungen, bei denen die Länge nicht mindestens das 1,41fache der Breite beträgt, Rollenähnliche Formen Generell nicht maschinenfähige Sendungen sind: Alle rollenähnlichen Sendungen sind nicht geeignet zur Verarbeitung auf dem M-Star System. Grund hierfür ist die instabile Lage der Sendung während des Transports. Mit Verzierungen aus Mineralstaub, Glaskügelchen, Metallteilchen und scharfen Gegenständen auf den Außenseiten. Sendungen mit zusätzlichen Barcodes, die als SendungsID erkannt werden können. (z.b. gleicher BC mit gleicher Stellenanzahl) Sendungen, die in der vereinbarten Codierzone mit anderen Symbolen als dem SendungsID bedruckt sind. 7

8 3.15 Zonenaufteilung Jede Briefsendung ist in fest definierte Bereiche aufgeteilt. Die Aufteilung bei Standardbriefsendungen (DL 110 mm x 220 mm) gliedert sich in vier Bereiche: Absenderbereich, Frankierbereich, Lesebereich und Codierbereich. Bei der Gestaltung der Anschriftenseite einer Standardsendung ist folgendes zu beachten: Alle freizuhaltenden Bereiche sind weiß oder einfarbig in Pastelltönen zu halten. Am linken oberen Rand, parallel zum Absenderbereich, ist zwingend ein Freiraum von fünf Millimetern einzuhalten. Der Absenderbereich ist 40 mm x 75 mm groß und bietet Ihnen die Möglichkeit, ein individuelles Kundenklischee (Kundenlogo) aufdrucken zu lassen. Dieses muss folgende Parameter erfüllen: 750 x 218 Bildpunkte 256 dpi Auflösung schwarz-weiß Farbtiefe von einem Bit 8

9 Ihr Kundenberater steht Ihnen hier gern beratend zur Seite. Der Frankierbereich (40 mm x 140 mm) befindet sich rechts neben dem Absenderbereich. Dieser Bereich ist grundsätzlich für die Frankierung der LVZ Post freizuhalten bzw. als Fläche für Prelabel und LVZ Post-Briefmarken zu nutzen. Im Lesebereich ist die Empfängeranschrift nach DIN 5008 (Punkt 10) aufzubringen. Diese muss vollständig lesbar sein. Die Angabe des Absenders kann wahlweise links oben (im Absenderbereich) auf der Sendung oder im Lesebereich im Sichtfenster in kleinerer Schriftgröße oberhalb bzw. unterhalb der Empfängeranschrift aufgebracht werden. Der Codierbereich ist zwingend freizuhalten. 4. INFO- Sendungen Für Info-Sendungen gelten dieselben Standardmaße und gewichte (Punkt 2). Folgende Voraussetzungen müssen bei INFO- Sendungen erfüllt sein: nur inhaltsgleiche Sendungen 2 eine offene Mustersendung ist der Kiste/ Tasche sichtbar beizulegen 3 identisches Format und Gewicht die Anschrift ist maschinenlesbar (maschinell erstellt, nicht handschriftlich) deutliche Kontraste (eindeutig lesbares Schriftbild, keine farbigen Umschläge) die Sendungen sind ausschließlich in Standardformaten (C6, C5, C4) die Mindesteinlieferungsmenge beträgt 50 Sendungen 4 INFO- Sendungen sind getrennt von der Tagespost bereitzustellen Infopost, die nicht eindeutig als solche deklariert ist, wird als Tagespost befördert die Sendungen sind nach Postleitzahlen in auf- oder absteigender Folge sortiert einzuliefern bei einer Sendungsmenge ab Stück informieren Sie uns 3 Werktage vor Zustellung die Recherche und Rückführung unzustellbarer Infosendungen ist kostenpflichtig (Zurücksendung nur auf Grund einer Vorausverfügung auf der Anschriftenseite der Sendung) 2 als inhaltsgleich gelten Sendungen auch dann, wenn sie sich unterscheiden durch - die innere Anschrift (diese muss jedoch mit der äußeren übereinstimmen) - die Anrede - je 10 Ordnungsbezeichnungen - Nummer (auch in Form von Zahlwörtern), Buchstaben, Zeichen - jedoch keine Worte (ausgenommen Produkt- und Länderbezeichnungen) - Erläuterung der Ordnungszahlen (z.b. mittels Legende ) ist nicht zugelassen - Codier- und Steuerungszeichen - Ort und Tag der Absendung sowie zusätzliche Angaben zur Absenderangabe - die Unterschrift(en) 3 Bei Fehlen eines Musters ist die LVZ Post berechtigt, die Sendungsart durch Öffnung der Sendung zu überprüfen. Sollten Sendungen, die als Infopost eingeliefert wurden, nicht dieser Produktgruppe entsprechen, ist die LVZ berechtigt, das entsprechende Porto bei dem Versender zu verlangen. 4 Einlieferungsmengen unter 50 Sendungen werden als Standardsendungen berechnet 9

10 die Zustellung von Infobriefen ist der Tagespost nachrangig und beträgt in der Regel 3 bis 6 Werktage nach Einlieferung oder Kundenabsprache Ausschluss der Beförderung von Infosendungen, welche Zahlungsaufforderungen (z.b. Rechnungen, Mahnungen, Gebührenbescheide u.ä.) oder Verkaufswaren beinhalten das Aufbringen einer Infopostwelle der DPAG oder anderer Postdienste ist nicht gestattet Bei Fragen steht Ihnen Ihr Kundenberater gern zur Verfügung 4.1 zu INFO- Sendungen INFO- Sendungen sind von der übrigen Post getrennt bereitzustellen. Legen Sie unbedingt eine Kundentrennkarte auf jede Kiste oder Tasche und kreuzen Sie INFO- Sendungen an! Der Barcode auf der Kundenkarte muss leserlich sein. 10

11 5. Einschreiben (NWS- nachweispflichtige Sendungen) Für Einschreiben sind durch den Absender die von der LVZ vorgefertigten Drucksachen (Rückscheine, Label) zu verwenden. Folgende Drucksachen für nachweispflichtige Sendungen stellen wir Ihnen zur Verfügung: Einschreiben Einwurf Einschreiben Einwurf mit Rückschein Einschreiben Übergabe Einschreiben Übergabe mit Rückschein Einschreiben eigenhändig Einschreiben eigenhändig mit Rückschein Diese nachweispflichtigen Sendungen sind getrennt von der Tages- und Infopost einzuliefern. Für Einschreiben sind die von der LVZ- Post vorgefertigten Label und Rückscheine zu verwenden. Ihre Einschreibelabel können Sie bei unserer Auftragssteuerung unter den Telefonnummern: 0341/ oder 0341/ Faxnummer: 0341/ von 08:00-17:00 Uhr bestellen. Für alle Arten von nachweispflichtigen Sendungen gilt das Zustellgebiet für Einschreiben und Postzustellaufträge (siehe Zustellgebietskarte unter 11

12 5.1 Einschreiben Einwurf Die Zustellung erfolgt durch den Einwurf der Sendung in den Briefkasten des Empfängers. Der Zusteller bestätigt den Einwurf auf seiner Zustell-Nachweisliste, welche bei der LVZ Post archiviert wird. Eine Rückmeldung an den Kunden ist bei diesem Produkt nicht vorgesehen. Auskünfte über die Zustellung der Sendung erfolgen in der Regel nur aus Gründen vor Gericht erforderlicher Beweise. So liegt das Label vor: a*j"]1]3d%z7q:b=bb Einschreiben Einw urf EE EE So wird es verwendet: a*j"]1]3d%z7q:b=bb Einschreiben Einw urf Sendung des Absenders Frankierzone a*j"]1]3d%z7q:b=bb Einschreiben Einwurf EE EE EE Optionale Nachweisliste des Absenders/Poststelle o.ä. (Empfohlen) Einschreiben Einwurf mit Rückschein: Die Zustellung erfolgt durch den Einwurf der Sendung in den Briefkasten des Empfängers. Der Nachweis dieser Zustellung mit der Unterschrift des Zustellers geht dem Kunden zu. So liegt das Label vor: Dazu der Rückschein mit Vorder- und Rückseite: So werden das Label und der Vordruck verwendet: 1. Vorbereiten des Rückscheins 12

13 Gewünschte Rücksendeadresse eintragen - Leistung wählen: - Anschrift des Empfängers eintragen - ID-Label auf dem Rückschein und das Versandlabel auf der Sendung anbringen Rückschein auf der Rückseite der Sendung mit den Klebestellen befestigen Frankierzone Einschreiben Einwurf mit Rückschein können nur innerhalb der PLZ 04XXX versandt werden. Bei Übergabe an andere Briefdienste oder die Deutsche Post AG wird das Einschreiben Einwurf mit Rückschein zum Einschreiben Übergabe mit Rückschein, zu Lasten des absendenden Kunden. 5.2 Einschreiben Übergabe Der Empfänger bzw. eine Ersatzperson gem. AGB bestätigt den Erhalt der Sendung auf einer Zustellliste; der Zusteller bestätigt die Übergabe an den Empfänger. Der Nachweis dieser Zustellung verbleibt bei der LVZ Post. Eine Rückmeldung an den Kunden ist bei diesem Produkt nicht vorgesehen. Auskünfte über die Zustellung der Sendung erfolgen in der Regel nur aus Gründen vor Gericht erforderlicher Beweise. 13

14 Wird der Empfänger oder eine Ersatzperson nicht angetroffen, hinterlegt der Zusteller eine Benachrichtigung. Die Abholung kann an der angegebenen Stelle bis zu 7 Werktage, folgend auf den Tag des Zustellversuchs, erfolgen. Der Empfänger ist nicht verpflichtet, die Sendung in Empfang zu nehmen. So liegt das Label vor: So wird es verwendet: Sendung des Absenders Frankierzone Einschreiben Übergabe mit Rückschein Der Empfänger bzw. eine Ersatzperson gem. AGB bestätigt den Erhalt der Sendung auf dem Rückschein; der Zusteller bestätigt die Übergabe an den Empfänger. Wird der Empfänger oder eine Ersatzperson nicht angetroffen, hinterlegt der Zusteller eine Benachrichtigung und vermerkt dies auf dem Rückschein. Die Abholung kann an der angegebenen Stelle bis zu 7 Werktage, folgend auf den Tag des Zustellversuchs, erfolgen. Der Empfänger ist nicht verpflichtet, die Sendung in Empfang zu nehmen. Die LVZ Logistik GmbH hält keine Kopien der Rückscheine vor; die Zustellung wird elektronisch erfasst. So liegt das Label vor: Dazu der Rückschein mit Vorderund Rückseite: 14

15 So werden das Label und der Vordruck verwendet: 1. Vorbereiten des Rückscheins Gewünschte Rücksendeadresse eintragen - Leistung wählen: - Anschrift des Empfängers eintragen - ID-Label auf dem Rückschein und das Versandlabel auf der Sendung anbringen Rückschein auf der Rückseite der Sendung mit den Klebestellen befestigen Frankierzone 5.3 Einschreiben eigenhändig Der genannte Empfänger bzw. eine Ersatzperson gem. AGB mit ausdrücklicher Ermächtigung für Sendungen Eigenhändig bestätigt den Erhalt der Sendung auf einer Zustellliste; der Zusteller bestätigt die Übergabe an den Empfänger. Der Nachweis dieser Zustellung verbleibt bei der LVZ Post. Eine Rückmeldung an den Kunden ist bei diesem Produkt nicht vorgesehen. Auskünfte über die Zustellung der Sendung erfolgen in der Regel nur aus Gründen vor Gericht erforderlicher Beweise. Wird der Empfänger oder eine Ersatzperson nicht angetroffen, hinterlegt der Zusteller eine Benachrichtigung. Die Abholung kann an der angegebenen Stelle bis zu 7 Werktage, folgend auf den Tag des Zustellversuchs, erfolgen. Auf die Ausfertigung einer Vollmacht durch den Empfänger ist zu achten. Der Empfänger ist nicht verpflichtet, die Sendung in Empfang zu nehmen. So liegt das Label vor: 15

16 Die Verwendung des Labels erfolgt wie Einschreiben Übergabe (siehe 5.2). Einschreiben eigenhändig mit Rückschein Der genannte Empfänger bzw. eine Ersatzperson gem. AGB mit ausdrücklicher Ermächtigung für Sendungen Eigenhändig bestätigt den Erhalt der Sendung auf dem Rückschein; der Zusteller bestätigt die Übergabe an den Empfänger. Wird der Empfänger oder eine Ersatzperson nicht angetroffen, hinterlegt der Zusteller eine Benachrichtigung. Die Abholung kann an der angegebenen Stelle bis zu 7 Werktage, folgend auf den Tag des Zustellversuchs, erfolgen. Auf die Ausfertigung einer Vollmacht (siehe Vordruck Benachrichtigung) ist zu achten. Der Empfänger ist nicht verpflichtet, die Sendung in Empfang zu nehmen. Die LVZ Logistik GmbH hält keine Kopien der Rückscheine vor; die Zustellung wird elektronisch erfasst. So liegt das Label vor: Die Verwendung des Labels und des Rückscheins erfolgt wie Einschreiben Übergabe Rückschein (siehe 5.2) Es ist der gleiche Vordruck Rückschein in selbiger Weise zu verwenden; lediglich die Leistung Eigenhändig ist anzukreuzen. 16

17 6. Postzustellaufträge (Förmliche Zustellung) Postzustellaufträge werden durch die LVZ Logistik GmbH entsprechend den gesetzlichen Vorschriften der Zivilprozessordnung (ZPO) zugestellt. Diese müssen daher vom Einliefernden entsprechend den Vorschriften vorbereitet sein. Auch für Postzustellaufträge gilt das Zustellgebiet für Einschreiben (siehe Zustellgebietskarte unter 17

18 7. Waren- und Büchersendungen 7.1 Warensendungen Für Warensendungen Kompakt, Groß und Maxi gelten folgende Maße: Mindestmaße: Länge 140 mm x Breite 90 mm Höchstmaße: Länge 353 mm x Breite 300 mm x Höhe 50 mm Gewichte: Kompakt Groß Maxi bis 50 g bis 500 g bis 1000 g Die Sendungen sind mit der Aufschrift Warensendung zu versehen. Nicht erlaubt sind briefliche Mitteilungen. Warensendungen sind offen einzuliefern (d.h. die Umschläge müssen jederzeit zu öffnen sein). 18

19 7.2 Büchersendungen Die zulässigen Maße für Standard- Büchersendungen entsprechen denen des Standardbriefes. Für Büchersendungen Groß - und Maxi gelten folgende Maße: Mindestmaße: Länge 140 mm x Breite 90 mm Höchstmaße: Länge 353 mm x Breite 300 mm x Höhe 50 mm Gewichte: Groß Maxi bis 500 g bis 1000 g Dies gilt für Bücher, Broschüren, Notenblätter und Landkarten. Dem dürfen Sie eine Rechnung, einen Zahlungsverkehr-vordruck, einen Rückantwortumschlag, Leih- und/oder Buchlaufkarten beilegen. Die Sendungen sind mit der Aufschrift Büchersendung zu versehen. Die Büchersendung darf nicht geschäftlichen Zwecken dienen. Büchersendungen sind offen einzuliefern (d.h. die Umschläge müssen jederzeit zu öffnen sein). 19

20 8. Pakete Als Pakete gelten alle Sendungen mit einem Gewicht über 1000 g und Sendungen mit Übergröße. Auf Wunsch können Luftpolsterumschläge ab DIN A5 Format als Paket versandt werden. Unser Vertragspartner für die Beförderung/ den Versand von Paketen (In- und Ausland) ist GLS Germany GmbH & Co. OHG. Es gelten deren Allgemeine Geschäftsbedingungen in der jeweils gültigen Fassung. Nur ausreichend verpackte, genau adressierte (Empfänger und Absender) Pakete können zur Auslieferung übernommen werden. Der Paketschein ist auf der größten Seite des Paketes aufzubringen. Um einen reibungslosen Versandablauf zu gewährleisten beachten Sie beiliegendes Informationsblatt Nr. 1 sowie Maße und Gewichte von Paketsendungen max. zulässiges Gurtmaß: 3 m Es errechnet sich aus 2 x Höhe + 2 x Breite + 1x längste Seite. Dabei gilt zusätzlich: max. Höhe 60 cm max. Breite 80 cm max. Länge 200 cm max. Gewicht 40 kg Jedes Paket Standard ist pauschal mit 750 versichert. Eine Sendungsverfolgung Ihres Paketes ist unter möglich. Bitte beachten Sie, dass für nicht sortierfähige Güter (NB-Gut) ein Zuschlag erhoben wird, so z. B. für: Pakete mit einer Länge > 1,20 m Pakete mit einer Höhe < 3 cm Säcke, Reifen, Rollen, Stoffballen, Kanister, Plastikeimer, Holzkisten Pakete mit herausragenden Teilen jeglicher Art Vom Versand ausgeschlossen Es gelten die Beförderungs-Ausschlüsse gemäß den aktuellen AGB von GLS Germany, so z.b. für: unzureichend verpackte Güter Pakete, deren Wert 5.000,- Euro überschreitet Wertvolle Güter (wie z.b. Edelmetall, Geld, Wertpapiere, Kunstgegenstände) Schusswaffen i.s.d. 1 Waffengesetz Verderbliche und temperaturgeführte Güter, sterbliche Überreste, lebende Tiere 20

21 Kunden - Einlieferungsleitfaden Gefährliche Güter der in den AGB von GLS Germany nicht genannten Klassen im innerdeutschen Verkehr sowie Gefahrgut generell im grenzüberschreitenden Verkehr Telefonkarten und Prepaid Karten (z. B. für Mobiltelefone) 21

22 Informationsblatt Nr. 1: Schritte beim Ausfüllen eines Paketscheines Hinweis: Nutzen Sie einen der beiden identischen Codeaufkleber als Ihren Ausgangsnachweis (Kundenliste oder Sendungs- Verfolgung v u.ä.). Empfänger muss gut lesbar mit: Namen Straße, Hausnummer PLZ und Ort bezeichnet sein Für Auslandspakete gilt: Das jeweilige Land ist zwingend in Groß- und Druckbuchstaben zu vermerken und eine Telefonnummer des Empfängers anzugeben. Gewicht und Datum werden von Ihrem Dienstleister ausgefüllt. Absender gut lesbar, auch auf Paketscheindurchschlag (Firmenstempel möglich) mit Namen Straße, Hausnummer PLZ und Ort angeben. Wichtig: Bitte fügen Sie unbedingt das Original des Paketscheines (aufkleben), einen Barcode (siehe Seite links) und den dazugehörigen Durchschlag Ihrem Paket bei. Zustellungen an Postfächer, BOXen und Packstationen sind ausgeschlossen! 22

23 9. Prelabel Sendungen (gilt nur für Prelabel- Kunden) Prelabeling bedeutet, dass der Kunde seine Sendungen precodiert mit einem Universellen Post Code (UPOC) einliefert. Sie bestellen Ihren Vorrat an precodierten Labeln rechtzeitig (mindestens 3 Werktage vorher) bei unserer Auftragssteuerung unter 0341/ oder 0341/ (Faxnummer ) Bitte auf alle Standardsendungen (C6, C4/C5, Postkarte, Einschreiben, Pakete) die Prelabel kleben, auch wenn sie nicht in unser Zustellgebiet gehen. Eine gut lesbare Absenderangabe ist bei diesem Verfahren erforderlich! (Wahlweise links oben oder als Absenderzeile über dem Adressfeld.) Eine Kundentrennkarte wird bei diesem Verfahren nicht mehr benötigt. Ausnahme: Info-Sendungen sollten mit der angekreuzten INFO- Sendungen Kundenkarte eingeliefert werden. Absender Das vorgefertigte, selbstklebende (precodierte) Prelabel ist oben rechts gerade in der Frankierzone anzubringen. 23

24 10. Anschriften nach DIN 5008 Der Bereich für das gesamte Brieffenster heißt Anschriftfeld. Das Anschriftfeld insgesamt darf nicht mehr als neun Zeilen lang und damit 40 mm hoch sein (85 mm breit). Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift (alle neun Zeilen). Bestandteil der Aufschrift ist die Anschriftzone, die nun verkleinert wurde (Leerzeile fällt weg). Sie umfasst maximal sechs Zeilen und hat eine Höhe von 27,3 mm sowie die Zusatz- und Vermerkzone, die jetzt maximal drei Zeilen betragen darf. Sie ersetzt die bisherigen zwei Zeilen für postalische Vermerke. Bislang war es optional, ob Sie die Adresse mit oder ohne Leerzeile schreiben. Ab sofort fällt die Leerzeile weg. Die Gründe für den Wegfall der Leerzeile sind: 1. Die nationalen und internationalen Anschriften sollen vereinheitlicht werden. Im übrigen Europa und in anderen Ländern wird keine Leerzeile in den Anschriften verwendet. 2. Im Bereich der elektronischen Frankierung wird bereits auf die Leerzeile verzichtet. 3. Die Bearbeitung der maschinell verarbeiteten Sendungen kann schneller erfolgen. Alt (und falsch): Neu (und richtig): Beispiel GmbH Beispiel GmbH Herrn Max Muster Herrn Max Muster Beispielstr. 12 Beispielstr Musterhausen Musterhausen Das Anschriftfeld wurde neu aufgeteilt Im Anschriftfeld stehen Ihnen neun Zeilen zur Verfügung. Das war vorher so und ist jetzt noch immer so. Die Neuerung: Hatten Sie vorher zwei Zeilen für Zusätze und Vermerke zur Verfügung, sind es jetzt drei Zeilen. Zusätze und Vermerke sind beispielsweise: Persönlich; Nicht nachsenden; Einschreiben So sieht das korrekte Anschriftfeld aus: 1 2 Zusätze und Vermerke 3 (3 Zeilen) Anschrift (6 Zeilen) Beispiel: 1 Büchersendung 2 Wenn unzustellbar, bitte mit neuer 3 Anschrift zurück 1 Beispiel GmbH 2 Herrn Max Muster 3 Gebäude 3 A 4 OT Lindenthal 5 Musterstraße Leipzig 24

25 Ebenfalls NEU: Laut alter DIN befand sich zwischen dem Vermerk und der Adresse immer eine Leerzeile, ab sofort nicht mehr. Setzen Sie keine Leerzeile mehr zwischen dem Vermerk und der Adresse! So platzieren Sie Vermerke richtig Einzeilige Vermerke beginnen in Zeile 3. Zweizeilige Vermerke beginnen in Zeile 2. Dreizeilige Vermerke beginnen in Zeile 1. Gibt es keine Vermerke oder Vorausverfügungen, bleiben die ersten drei Zeilen des Anschriftfelds leer Auslands- Anschriften Der Aufbau der Auslandsanschriften entspricht im Wesentlichen dem Aufbau der inländischen Anschriften. Es gibt jedoch einige Besonderheiten zu beachten. Sehr oft sieht man noch ausländische Anschriften, die so geschrieben werden: Falsch daran ist: 1. Das B dürfen Sie nicht mehr angeben. Da Briefschreiber immer wieder unterschiedliche Abkürzungen für verschiedene Länder verwendet haben, verlängerte dies mitunter die Postlaufzeiten erheblich. Das Länderkennzeichen vor den Ort zu setzen ist falsch. Diese Regelung gibt es schon seit 2001! 2. Der Ortsname sollte nicht in Deutsch, sondern, wenn möglich, in der Landessprache geschrieben werden. 3. Der Ortsname wurde nicht in Versalien (Großbuch-staben) geschrieben. So sieht eine korrekt gestaltete Auslandsanschrift aus: Madame Maxi Muster Rue du Cheval LIEGE BELGIEN 25

26 Diese Regeln gelten für Auslandsanschriften: Keine Leerzeilen in der Anschrift Kein Länderkennzeichen Der Ort wird in der Landessprache, also LIEGE, FIRENZE oder BUCURESTI geschrieben, wenn möglich. Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben. Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher Sprache in Versalien unterhalb des Bestimmungsorts. 1. Kompletten Absender links oben angeben. Auch wenn Sie einen Freistempler verwenden, sollten Sie bei Sendungen ins Ausland auf die Angabe der Absenderadresse nicht verzichten. 2. Postwertzeichen oder Freistempelabdrucke gehören nur in die rechte obere Ecke der Aufschriftseite. 3. Beförderungsvermerk nicht vergessen auch nicht bei Europabriefen! 4. Bestimmungsort ohne vorherige Leerzeile und nach Möglichkeit in der Sprache des Bestimmungslandes schreiben. 5. Bestimmungsort und land in Großbuchstaben schreiben. 26