Geschäftsbrief gemäß DIN 5008:2011

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1 1 von :46 Geschäftsbrief gemäß DIN 5008:2011 Allge meines Grundlage der folgenden Angaben ist die DIN 5008 nach dem Stand vom April Es gibt zwei Vorlagen: A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf B für Geschäftsbriefe mit erweitertem Briefkopf Beide Vorlagen basieren auf einem Blatt der Größe DIN A4. Eine Vorlage ist in verschiedene Bereiche eingeteilt: Briefkopf Anschriftenfeld Informationsblock Bezugszeichenzeile Textbereich Brieffuß Im Sinne der besseren Lesbarkeit sollten keine ausgefallenen Schriftarten und keine Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt für den nicht vorgedruckten Text verwendet werden. Maßan gaben DIN A4: 297 mm hoch, 210 mm breit Fluchtlinie: 25 mm vom linken Blattrand Zeilenende: 10 mm vom rechten Blattrand Briefkopf: [A] 27 mm bzw. [B] 45 mm vom oberen Blattrand Anschriftenfeld: 40 mm [für die Anschrift] + 5 mm hoch [für den Absender], 85 mm breit, beginnend bei 20,0 mm vom linken Blattrand (die Fluchtlinie bleibt aber bei 25 mm vom linken Blattrand!) Informationsblock: mindestens 40 mm hoch (variabel), 75 mm breit 8,46 mm Abstand zwischen dem Anschriftenfeld bzw. dem Informationsblock und den Leitwörtern der Bezugszeichenzeile Bezugszeichenzeile: beginnend bei 25 mm vom linken Blattrand Textbereich: beginnend bei 25 mm vom linken Blattrand Brieffuß: beginnend bei 25 mm vom linken Blattrand Daraus leiten sich folgende Maße für den Zeilenanfang für alle Schriftarten in Millimeter vom oberen Blattrand ab (bei einer Zeilenhöhe von 4,23 mm): Bezeichnung: Vordruck A: Vordruck B: Erste Zeile der Zusatz= und Vermerkzone Erste Zeile des Informationsblocks Leitwörter der Kommunikationszeile Text der Kommunikationszeile Leitwörter der Bezugszeichenzeile 33,9 50,8 33,9 50,8 63,5 80,4 67,7 84,7 80,4 97,4 Text der Bezugszeichenzeile 84,7 101,6

2 2 von :46 Betreff (bei einer Textzeile in der Bezugszeichenzeile) 97,4 114,3 Briefkopf Der Briefkopf beinhaltet üblicherweise den Namen oder ein Logo des Absenders. Anschrif tenfeld Das Anschriftenfeld besteht aus drei Teilen: der Anschrift des Absenders (= Rücksendeangabe) der Zusatz= und Vermerkzone und der Anschrift des Empfängers. Die Anschrift des Absenders ist so platziert, daß sie in einem Fensterbriefumschlag sichtbar ist. Die Zusatz und Vermerkzone schließt sich unmittelbar an und besteht aus drei Zeilen, die so mit postalischen Sonderversandformen (= Beförderungsvermerke wie "Eilzustellung", "persönlich", "Einschreiben", "Warensendung", "Nicht nachsenden", "Luftpost" usw.) beschriftet werden können, daß zur Anschrift des Empfängers keine Leerzeile besteht. Gegebenenfalls bleiben diese drei Zeilen leer. Die Anschrift des Empfängers schließt sich unmittelbar an und besteht aus sechs Zeilen, zwischen denen keine Leerzeilen gelassen werden. Damit ergibt sich folgendes Bild: Anmerkungen: 1. Zeile dritte Zeile Zusatzvermerke oder leer 2. Zeile zweite Zeile Zusatzvermerke oder leer 3. Zeile erste Zeile Zusatzvermerke oder leer 4. Zeile Name bzw. Firma 5. Zeile Namenszusatz oder Straße/Hausnummer (Postfach) 6. Zeile Straße/Hausnummer (Postfach) oder PLZ/Ort 7. Zeile PLZ/Ort oder Länderangabe bzw. leer 8. Zeile Länderangabe bzw. leer 9. Zeile leer Bei Großempfängern dürfen weder Postfach noch Straße/Hausnummer angegeben werden. Zustellangaben wie Gebäudeteile oder Wohnungen müssen mit zwei Schrägstrichen von Straße/Hausnummer getrennt werden. Vor und nach den beiden Schrägstrichen ist eine Leerstelle vorzusehen. Ortsteilnamen dürfen in einer eigenen Zeile oberhalb der Angabe für ein Postfach oder Straße und Hausnummer vermerkt werden. Die Länderangabe ist beim Versand innerhalb Deutschlands entbehrlich. Bei Auslandsanschriften müssen lateinische Buchstaben und arabische Ziffern verwendet werden. Bestimmungsort und Länderangabe sind in Großbuchstaben zu schreiben. Die Bestandteile der Anschrift sind nach Möglichkeit nach den Gepflogenheiten im Empfängerland zu gliedern. Die Schreibweise des Bestimmungsorts sollte der des Empfängerlandes entsprechen. Kom muni kations angaben Die Kommunikationsangaben umfassen Angaben über vorausgehende Schriftstücke Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E=Mail usw.) den Namen des Ansprechpartners das Datum des Schriftstücks. Sie werden in der Bezugszeichenzeile, der Kommunikationszeile und/oder dem Informationsblock unterhalb oder neben den sogenannten Leitwörtern vorgenommen.

3 3 von :46 Bezugs zeichen zeile Die Leitwörter der Bezugszeichenzeile sind (in Klammern Angaben über die Entfernung vom linken Blattrand/der Fluchtlinie in mm): Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom (25/0) Unser Zeichen, unsere Nachricht vom (75/50) Telefon, Name [eventuell mit vorgedrucktem Hauptanschluß] (125/100) Datum (175/150) Ihr Zeichen Leitwort Bedeutung Hinweise Ihre Nachricht vom Unser Zeichen Unsere Nachricht vom Abkürzung(en) des/r Namen des Verfassers (und des Schreibers) des vorausgehenden Schriftstücks des Briefempfängers Datum des vorausgehenden Schriftstücks des Briefempfängers Abkürzung(en) des/r Namen des Verfassers (und des Schreibers) des Schriftstücks des Absenders Datum des vorausgehenden Schriftstücks des Absenders Entfällt, wenn kein Brief vorausging. Entfällt, wenn kein Brief vorausging. Muß immer angegeben werden. Entfällt, wenn kein weiterer Brief des Absenders dem Brief des Empfängers vorausging. Name Name des Ansprechpartners Entfällt, wenn kein Ansprechpartner angegeben werden Telefon Durchwahl des Ansprechpartners Entfällt, wenn kein Ansprechpartner angegeben werden Telefax E=Mail Internet Telefax=Anschluß des Unternehmens E=Mail=Adresse des Ansprechpartners Internet=Adresse des Unternehmens Entfällt, wenn kein Telefax= Anschluß angegeben werden Entfällt, wenn keine E=Mail= Adresse angegeben werden Entfällt, wenn keine Internet= Adresse angegeben werden Kom muni kations zeile Umfassen die Kommunikationsangaben mehr als nur das Telefon, so wird häufig eine Kommunikationszeile neben dem Anschriftenfeld eingefügt. Ihre Leitwörter lauten z. B. (in Klammern Angaben über die Entfernung vom linken Blattrand/der Fluchtlinie in mm, wobei zweite und dritte Leitwörter mit variablen Abständen gesetzt werden): Telefax (125/100) E=Mail (z. B. 150/125) Internet (z. B. 175/150) Der Text zu den Leitwörtern wird unterhalb der Leitwörter linksbündig mit der "normalen" Schrift geschrieben. Ausnahmen sind für "lange" Texte (z. B. E=Mail=Adressen) zugelassen. Infor mations block Text bereich Anstelle einer Bezugszeichenzeile (eventuell in Verbindung mit einer Kommunikationszeile) wird häufig ein Informationsblock neben dem Anschriftenfeld eingefügt. Seine Leitwörter entsprechen im wesentlichen den Leitwörtern der Bezugszeichenzeile und der Kommunikationszeile ["doppelte" Leitwörter wie "Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom" werden allerdings in zwei Zeilen geschrieben]. Sie beginnen sämtlich 125 mm vom linken Blattrand bzw. 100 mm von der Fluchtlinie und enden mit einem Doppelpunkt. Der Text sollte sich unmittelbar nach einer Leerstelle anschließen. Das Datum sollte stets in der Zeile unterhalb des Anschriftenfeldes geschrieben werden. Dem Text der Bezugszeichenzeile bzw. der Datumsangabe beim Informationsblock folgen zwei Leerzeilen.

4 4 von :46 In der folgenden Zeile wird der Betreffvermerk vorgenommen. Der Betreffvermerk ist eine kurze Inhaltsangabe des Briefes und wird = wenn möglich = als Schlagwort formuliert (z. B. "Angebot"). Diesem Schlagwort folgt häufig eine betriebsinterne Numerierung (z. B. "Angebot Nr. 122"), um eine eindeutige Zuordnung der abgehefteten Briefkopie zu erleichtern bzw. erst zu ermöglichen. Bei behördlichen Schreiben ist der Betreffvermerk in der Regel viel ausführlicher formuliert (z. B. "Bescheid über die Einkommensteuer, den Solidaritätszuschlag und die Festsetzung der Vermögenswirksamen Leistungen für das Jahr 2002") und kann mit Bezugsangaben (z. B. "hier: Entscheidung über Ihren Einspruch vom 2003=05=14") ergänzt werden. In privatwirtschaftlichen Geschäftsbriefen erübrigen sich meistens Bezugsangaben oder werden im Informationsblock angegeben. Dem Betreffvermerk folgen zwei Leerzeilen. In der folgenden Zeile wird die persönliche Anrede angegeben oder der Text "Sehr geehrte Damen und Herren,". Die Anrede endet stets mit einem Komma, so daß der erste Satz des Brieftextes nach Möglichkeit nicht mit einem Pronomen (z. B. "ich", "wir") beginnen sollte. Der Anrede folgt eine Leerzeile. In der folgenden Zeile beginnt der Brieftext. Der Text ist mit einzeiligem Abstand zu schreiben. Zwischen dem Brieftext und der nachfolgenden Grußformel bleibt eine Leerzeile. Die Grußformel (z. B. "Mit freundlichem Gruß") kann in den Schlusssatz integriert werden. In diesem Falle beginnt sie mit einem Kleinbuchstaben. Nach der Grußformel folgt eine Leerzeile. In der folgenden Zeile wird die Firma des Absenders wiederholt. Nach weiteren Leerzeilen (so viele, wie für die Unterschrift notwendig sind!), wird der/die Unterzeichner/in genannt. Zusätze (wie z. B. "i. A.") sind zwischen der Firma des Absenders und der Wiederholung des/der Unterzeichner/in zu setzen. Danach folgt eine Leerzeile. Der Text "Anlage(n)" schließt den Brief. Dieser Text entfällt, wenn dem Brief keine Anlagen mitgegeben werden. Es ist nicht mehr üblich, die Anlage(n) aufzuführen. Sollte es notwendig sein, jede Anlage aufzuführen, so sollte dies im Brieftext integriert erfolgen. Ein Verteilvermerk folgt dem Anlagenvermerk mit einer Zeile Abstand. Ein Beglaubigungsvermerk bei behördlichen Schreiben folgt dem Verteilvermerk mit einer Zeile Abstand. Sollte (in Ausnahmefällen) ein Brief mehr als eine Seite Text umfassen, so wird das Schreiben mindestens drei Zeilen vor Erreichen des Brieffußes unterbrochen und das Symbol für Folgeseite(n), drei Punkte (...), nach einer Leerzeile an den rechten Rand gesetzt. Die neue Seite umfaßt dann keinen Briefkopf, sondern beginnt mit dem üblichen oberen Rand mit der ersten Zeile. In dieser Zeile wird die Seitenzahl zentriert (mit "=... =") geschrieben. Danach erfolgt eine Leerzeile und danach wird der Brieftext fortgesetzt. Auf das Folgeseite(n)=Symbol kann bei Verwendung von Textverarbeitungssoftware verzichtet werden, wenn die Seitenzählung in der Form "Seite... von..." geschrieben wird (dann vorzugsweise rechtsbündig in der Fußzeile auch der ersten Briefseite). Hervorhebungen im Text erfolgen durch andere Schriftarten, andere Schriftschnitte, Einrückungen. Einrückungen beginnen unabhängig von der Schriftart und größe 25 mm rechts von der Fluchtlinie. Brieffuß Im Brieffuß werden Daten zum Unternehmen wie Geschäftsräume, Handelsregistereintrag, Bankverbindung(en), Geschäftsführer u. ä. genannt. Dabei ist zu berücksichtigen, daß für

5 5 von :46 die verschiedenen Unternehmensformen per Gesetz bestimmte Angaben auf den Geschäftsbriefen vorzunehmen sind. Bei Rechnungen sind weitere Pflichtangaben vorgeschrieben. Fragen karlheinz@luk=korbmacher.de