So erstellen Sie einen DIN-gerechten Briefbogen

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1 Dossier: DIN 5008 Mustervorlage Brief So erstellen Sie einen DIN-gerechten Briefbogen Seit dem Jahre 2005 regeln vor allen 2 Normen des Deutschen Instituts für Normung e. V. die Gestaltung von Schriftstücken im Computerzeitalter: DIN 5008 und DIN 676. Einmal erstellt, können Sie die entsprechende Wordvorlage für jedes weitere Schriftstück nutzen. Die tradierten Normen für Geschäftsbriefe waren längst nicht mehr zeitgemäß. Positionsangaben, die sich an der Arbeit mit Schreibmaschinen orientieren, sind in Zeiten der Textverarbeitung weniger sinnvoll. Die DIN 5008 soll in ihrer Neufassung insbesondere die Maschinenlesbarkeit von Schriftstücken verbessern. Die DIN 676 wird bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen empfohlen und berücksichtigt dabei die in DIN 5008 gemachten Anregungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Formatvorlage in Word nach DIN 676 erstellen. Und so geht s: 1. Öffnen Sie zunächst ein neues Word-Dokument und legen Sie im ersten Schritt die Seitenränder fest. 2. Dazu öffnen Sie das Menü Datei und wählen hier Seite einrichten aus. 3. Für den linken Seitenrand definieren Sie 24,1 mm für den rechten Rand 8,1 mm. PRAXIS-TIPP: Möglicherweise erhalten Sie von Word später den Hinweis, dass der rechte Rand sich außerhalb des Druckbereichs befindet. Dies liegt daran, dass Drucker aus technischen Gründen einen Teil des Randes nicht bedrucken können. Erhalten Sie die Meldung, vergrößern Sie den rechten Rand dann soweit, bis die Fehlermeldung nicht mehr auftaucht. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per service@gwi.de Bestellung per Fax: 089/ Entscheiden Sie sich Die Norm selbst geht von 2 Briefarten mit unterschiedlich großen Briefköpfen aus. In diesem Beispiel werden wir von dem kleinen Briefkopf ausgehen. Den Briefkopf selbst können Sie nach eigenen Wünschen gestalten. Entweder Sie tragen hier die Daten zu Ihrem Unternehmen ein oder greifen auf bereits bedruckte Briefbögen zurück. Die Norm selbst sieht vor, dass der Briefkopf maximal 50,8 mm hoch sein soll. Innerhalb dieses Bereichs sind 1

2 Ihnen keine Gestaltungsgrenzen auferlegt und es werden auch keine Empfehlungen ausgesprochen. Der Brief beginnt dann mit dem eigentlichen Anschriftenfeld. Am einfachsten positionieren Sie dies, indem Sie den oberen Seitenrand festlegen: Öffnen Sie also erneut den Dialog Seite einrichten wie soeben gezeigt. Im Register Seitenränder legen Sie den Wert für Oben auf 5,08 cm fest. Verlassen Sie den Dialog mit OK. So bestimmen Sie das Adressfeld Der Brief beginnt dann mit dem Anschriftenfeld. Dieses legen Sie am besten in Form eines Positionsrahmens an: Dazu blenden Sie sich zunächst die Symbolleiste für Formular ein. Dies erfolgt über Ansicht dann Symbolleisten und Formular. Klicken Sie dort auf den Button Positionsrahmen einfügen. Dies ist das kleine Symbol, das angedeutete Zeilen und ein kleines Rechteck zeigt. Ziehen Sie nun einen Rahmen durch Klicken und Ziehen im Dokument auf. Markieren Sie den Rand des Rahmens mit einem Mausklick und führen Sie nun einen Rechtsklick aus. Aus dem Kontextmenü wählen Sie nun Positionsrahmen formatieren aus. Im nachfolgenden Dialog legen Sie nun die Details des Rahmens nach DIN fest. Das Feld soll laut DIN insgesamt 45 mm hoch sein. Dabei sind 5 mm für den Absender und 40 mm für die eigentliche Anschrift vorgesehen. Tragen Sie also im Abschnitt Größe unter Höhe 4,5 cm ein. Im Listenfeld davor markieren Sie den Eintrag Genau. Die DIN-Norm legt die Breite des Anschriftenfelds auf 85 mm fest. Wählen Sie also im Listenfeld hinter Breite den Wert Genau aus und tragen Sie als Wert 8,5 cm ein. Nun müssen Sie die Position auf der Seite festlegen. Definiert wird, dass das Textfeld 20 mm vom linken Blattrand beginnen soll, also 4,1 mm links vom eingestellten Schreibrand. Dazu tragen Sie innerhalb des Dialogs unter Horizontal im Feld Position den Wert 2 cm ein und markieren im Listenfeld Relativ zu den Wert Seite. Legen Sie die vertikale Position fest. Hier aktiveren Sie den Eintrag Oben im ersten Listenfeld und markieren unter Relativ zu den Eintrag Seitenrand. Damit beginnt der Rahmen exakt am oberen Seitenrand. 2

3 Wandern Sie langsam nach unten In unseren Abbildungen sind mit Absicht die Rahmenlinien aktiviert. Mit einem Rechtsklick in Ihren Positionsrahmen und dem Aufruf des Befehls Rahmen und Schattierungen aus dem Kontextmenü rufen Sie sich den Dialog auf, über den Sie die Linien ein- und ausblenden können. Wechseln Sie dort in das Register Rahmen und klicken Sie dort auf den Eintrag Ohne. Damit haben Sie das Anschriftenfeld hinterlegt. In die erste Zeile des Felds tragen Sie optional Ihre Absenderadresse ein, sofern auf Ihrem Briefbogen diese nicht ohnehin bereits enthalten ist. Verwenden Sie hier eine kleine Schriftgröße (vielleicht 6 oder 8 Punkt). Darunter schließt sich die Anschrift an. Es folgen zunächst 3 Leerzeilen. Diese dienen später postalischen Vermerken (wie etwa Einschreiben, persönlich oder Ähnlichem). Es folgt die eigentliche Anschrift. Beim Schreiben werden diese Vermerke von unten nach oben gefüllt, sodass sich zur eigentlichen Anschrift keine Leerzeile ergibt. Sind keine Vermerke nötig, bleiben die 3 Zeilen einfach frei. Im Anschriftenfeld haben Sie dann 6 Zeilen Platz, um die Adresse zu erfassen: - Firma - Ansprechpartner - Abteilung - Straße/Postfach - Postleitzahl und Bestimmungsort - ggf. Bestimmungsland PRAXIS-TIPP: Beachten Sie, dass die bisher gebräuchliche Leerzeile zwischen Straße bzw. Postfach und Ort entfällt, um die Maschinenlesbarkeit der Anschrift zu erleichtern. So erstellen Sie einen eigenen Briefkopf Möchten Sie einen eigenen Briefkopf verwenden, weil Sie kein vorgedrucktes Papier nutzen, richten Sie diesen am einfachsten in einer Kopfzeile ein. Dazu gehen Sie so vor: Wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Kopf- oder Fußzeile. Tragen Sie nun Ihre Absenderangaben in die Kopfzeile ein. Ausgewogen wirkt etwa die rechtsbündige Ausrichtung der Absätze oder auch der Mittelachsensatz. Fügen Sie bei Bedarf über die gewohnten Funktionen auch eine Grafik ein. Verlassen Sie die Kopfzeile mit einem Klick auf den Button Schließen in der entsprechenden Werkzeugleiste. Neben dem Anschriftenfeld darf optional ein Informationsblock stehen. Dieser enthält ergänzende Hinweise. Dazu gehören etwa aktuelle Ansprechpartner oder auch Hinweise auf vorangegangene Schriftstücke. Wenn Sie einen solchen Block einsetzen möchten, befindet dieser sich 3

4 neben dem Anschriftenfeld und ist ebenfalls 45 mm hoch und 105 mm breit. Hierbei wird der rechte Rand mit eingerechnet! Statt dieses Informationsblocks können Sie aber auch die klassischen Datums- und Bezugszeile nutzen. Diese konstruieren Sie am einfachsten mit einer Tabelle. Und so geht s: 1. Platzieren Sie die Schreibmarke unterhalb des Anschriftenfelds. Dies sollte etwa bei 9,7 cm vom oberen Blattrand sein. 2. Wählen Sie nun aus dem Menü Tabelle das Kommando Einfügen und anschließend Tabelle. 3. Im nachfolgenden Dialog reduzieren Sie die Zahl der Zeilen auf 2 und entscheiden sich für 3 Spalten, wenn Sie die übliche Kombination der Leitwörter Ihr Zeichen/Ihr Schreiben, Unser Zeichen und Datum verwenden wollen. 4. Verlassen Sie den Dialog. In die erste Zeile der Tabelle tragen Sie nun Ihre Leitworte ein, die Ihnen die DIN-Norm für Ihren Verwendungszweck freistellt. Auch dort können Sie eine kleinere Schriftgrößeverwenden. Aber Sie sollten diese nicht kleiner als 10 Punkt wählen. Damit die Tabelle gut unterhalb des Anschriftenfelds steht, sind noch einige wenige Änderungen nötig: Klicken Sie in die Tabelle. Führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie Tabelleneigenschaften. Wechseln Sie in das Register Tabelle. Tragen Sie dort in das Feld Einzug von links den Wert -0,41 cm ein. Klicken Sie auf Optionen. Im Feld Links stellen Sie den Wert auf 0. Verlassen Sie beide Dialoge mit einem Klick auf OK. Auch über die Position der jeweiligen Leitwörter in der Zeile gibt die DIN- Norm Empfehlungen. So beginnt das Leitwort Ihr Zeichen direkt an der linken Begrenzung, was Sie durch die gerade vorgenommene Formatierung erreichen. Das Ergebnis sollte eine sauber unterhalb des Adressblocks stehende erste Tabellenzelle sein. Etwa 508 mm von linken Rand beginnt das Feld Unser Zeichen, dem schließt sich etwa das Feld Telefon oder Name an, das dann 101,6 mm vom linken Rand beginnt und das von der Datumsangabe bei 152,4 mm gefolgt wird. Nach 2 Leerzeilen folgt die Betreffzeile, die gefettet erscheint. Die Schreibmarke sollte etwa bei 11 cm stehen. Tut Sie dies nicht, ist Ihre Schriftgröße vielleicht etwas groß gewählt. Das vorangestellte Wort Betreff 4

5 der Zeile ist allerdings nunmehr verpönt und obsolet. Nach weiteren 2 Zeilen startet die Anrede, der wiederum eine Leerzeile folgt, bis dann der Haupttext erscheint. Wie auch beim Anschriftenblock selbst sieht die Bezugszeile einfach besser aus, wenn Sie die Umrandungen der Tabelle selbst ausschalten. Hierbei können Sie analog des Anschriftenblocks vorgehen. Sichern Sie, was Sie erstellt haben Nun können Sie Ihre Arbeit noch als Vorlage abspeichern: Führen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Speichern unter aus. Im nachfolgenden Dialog markieren Sie unter Dateityp den Eintrag Dokumentvorlage. Entscheiden Sie sich für einen Bereich, in dem Sie die Vorlagen abspeichern wollen und vergeben Sie einen Dateinamen. Klicken Sie auf Speichern. Unser Artikel konnte nur die wichtigsten Hinweise der aktuellen Normen aufnehmen. In unserem Internetnetauftritt stellen wir Ihnen eine aktuelle Formatvorlage zum Herunterladen zur Verfügung. Besuchen Sie uns im Internet unter: 5