Zur Schreibweise der Angaben gelten folgende Regeln:

Transkript

1 Wenn Sie Ihren Briefbogen erstellen, können Sie wählen zwischen einer Vorlage zum Ausdrucken auf dem gedruckten Briefpapier und einer PC-Vorlage zum Ausdruck eines kompletten Briefbogens mit farbigen Logo über Farbdrucker. Zum Erstellen einer Vorlage für den gedruckten Briefbogen verwenden Sie bitte die Vorlage UMG_Standard_Brief_ Abteilung (Geschäftsbereich)_fuer Briefpapier.doc. Zum Ausdrucken auf dem gedruckten Briefpapier ist kein Farbdrucker erforderlich. Zum Erstellen einer PC-Vorlage für den Ausdruck des kompletten Briefbogens über Ihren Drucker verwenden Sie bitte die Vorlage UMG_Standard_Brief_Abteilung (Geschäftsbereich)_ PC_Vorlage.doc. Zum Ausdrucken ist ein Farbdrucker nötig. Die Eingabe-Vorlage für den Standard-Brief hat zwei verschiedene Arten von Feldern. Grau hinterlegt sind die Felder, die Sie bei jedem Brief neu ausfüllen. In diese Felder ist jederzeit eine Eingabe möglich. Die in der Abbildung (siehe rechts) gelb hinterlegten Felder füllen Sie in der Regel nur einmalig für Ihre Einrichtung bzw. für eine bestimmte Person aus. Diese Felder erhalten nach der Eingabe einen besonderen Schutz. Damit sind sie vor zufälligen und unbeabsichtigten Änderungen gesichert. Wie Sie Angaben in den gelb hinterlegten Feldern ändern können, wird auf den nächsten Seiten Schritt für Schritt erläutert, bis hin zum Hinterlegen der Briefvorlage als Dokumentvorlage.

2 Speichern Sie zunächst die Vorlage Standard-Brief auf Ihrer Festplatte. Die Eingabefelder Feld 1 bis Feld 4 sind über einen Dokumentschutz abgeschlossen. Um Ihre Eingaben machen zu können, müssen Sie diesen Dokumentschutz aufheben: Wählen Sie unter Extras den Punkt Dokumentschutz aufheben (siehe Abbildung 1 und 2). Jetzt können Sie in die gelb gekennzeichneten Eingabefelder Feld 1 bis Feld 4 die Angaben für Ihre Einrichtung ausfüllen. Gehen Sie dafür mit dem Maus-Cursor in die jeweiligen Felder (siehe Abbildung 3). Feld 1: Absender Geben Sie eindeutige Angaben zum Absender an: Abteilung, Name, Straße, Postleitzahl, Stadt. Es stehen dafür maximal zwei Zeilen zur Verfügung. Feld 2: Angaben zur Einrichtung und Leitung Feld 3: Funktion und Name des Absenders Feld 4: Kontaktdaten Die Reihenfolge der Angaben in Feld 2 und Feld 4 ist für den Briefbogen und die Visitenkarten gleichermaßen vorgegeben. So wird eine größtmögliche Übereinstimmung von Briefbogen mit Ihrer Visitenkarte erzielt. Bitte weichen Sie deshalb mit Ihren Eingaben nicht von der vorgegebenen hier abgebildeten Reihenfolge ab. Briefpost Adresse Telefon Fax Bitte lassen Sie diese Begriffe so wie sind und nehmen keine Änderungen oder Abkürzungen dieser Begriffe in Feld 4 vor. Zur Schreibweise der Angaben gelten folgende Regeln: Briefpost: Die Angabe der Briefpostadresse soll immer erfolgen. Die eigene Postleitzahl der Universitätsmedizin für Briefpost lautet 37099, sie funktioniert wie ein Postfach und gewährleistet eine zügige Zustellung der Briefpost. Telefon: Die Angabe der Telefonnummer erfolgt nach dem vorgegebenen Muster: 0551 / Vorwahl und Rufnummer sind durch Leerzeichen / Schrägstrich/ Leerzeichen voneinander getrennt. Die Angabe der Rufnummer erfolgt fortlaufend ohne Leerzeichen. Bei Telefonnummern mit 39 steht ein Minuszeichen vor der Durchwahl. -Adresse: Ist Ihre -Adresse zu lang für das Eingabefeld, müssen Sie trennen. Trennen Sie bitte möglichst nach Datum: Bei ein-stelligen Tag-Angaben, wird die einzelne Zahl ohne 0 gesetzt. Der Monat wird ausgechrieben: 1. Januar 2008 oder 11. Januar 2008.

3 Mit dem Befehl Dokument schützen sichern Sie Ihre Briefvorlage vor unbeabsichtigten Änderungen. Nur wenn das Dokument abgeschlossen ist, funktioniert die Briefvorlage korrekt. Wählen Sie Extras > Dokument schützen (Word Office2007: Überprüfen und Dokument schützen ) Bearbeitungseinschränkungen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen : Haken setzen. Ausfüllen von Formularen anwählen. Schutz anwenden : Ja, Schutz jetzt anwenden anwählen (siehe Abbildung 4 und 5). Es erscheint ein kleines, graues Fenster Dokumentschutz anwenden. An dieser Stelle können Sie ein Kennwort eingeben. Sie müssen es aber nicht! Bestätigen Sie einfach mit OK. Jetzt sind die gelb gekennzeichneten Eingabefelder geschützt. In alle anderen Bereiche des Briefes können Sie jederzeit Text eingeben (siehe Abbildung 6). Sie können jetzt diese Briefvorlage auch als Dokumentvorlage in Word speichern. Der Vorteil für Sie: Über Datei Neu können Sie die Briefvorlage dann direkt aufrufen. So erstellen Sie eine Dokumentvorlage Datei in der Menüleiste anwählen. Speichern unter (wird automatisch an der richtigen Stelle abgespeichert). Unter Dateiname die Datei-Bezeichnung (z.b. Briefvorlage ) eingeben. Unter Dateityp den Typ Dokumentvorlage (*.dot) anwählen. Klicken Sie auf Speichern. Jetzt steht der von Ihnen gestaltete Brief als Vorlage für weitere Briefe zur Verfügung: Wenn Sie unter dem Menüpunkt Datei den Punkt Neu wählen, können Sie Ihre Briefvorlage ( Briefvorlage.dot ) anwählen. Bitte nutzen Sie beim Erstellen Ihrer Briefe die vorbereiteten Formatvorlagen für UMG-Brief. Sie stehen Ihnen automatisch in Word zur Verfügung. Falls diese für Sie nicht zu sehen sind, können Sie sich die Formatvorlagen über Format > Formatvorlagen und Formatierung anzeigen lassen. Alle Formatvorlagen für den UMG- Standard-Brief sind mit UMG BRIEF ausgezeichnet. Bitte verwenden Sie ausschließlich die Schrift Arial. Die Formatvorlage UMG BRIEF TEXT definiert die Formatierung für den Text: Schrift: Arial Punktgröße: 10 pt Zeilenabstand: 14 pt Absatz Abstand: 0 pt Sie können die Formatvorlagen auch für andere Dokumente verwenden.

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