3 Kopf- und ußzeilen PROJEKT

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1 PROJEKT 3 Kopf- und ußzeilen Word 2002 Intensiv TRAINING Word 2002 Intensiv ISBN Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Lektion 5 Lektion 6 Textpassagen, die auf allen Dokumentseiten erscheinen sollen und nicht zum eigentlichen Text gehören, finden ihren Platz in Kopf- und Fußzeilen. Diese eigenständigen Bereiche am oberen und unteren Seitenrand nehmen z.b. Bezeichnungen, Seitenzahlen, Kapiteltitel oder andere allgemeine Informationen auf. Viele Einsatzgebiete sind denkbar. In den folgenden Lektionen erfahren Sie mehr über diese besonderen Bereiche der Dokumentseite. Kopf- und ußzeilen erstellen Die Position auf der Seite festlegen Inhalte für Kopf- und ußzeilen definieren Textautomation mit Seitennummern Unterschiedliche Kopf- und ußzeilen im Text Abschnittsbezogene Kopf- und ußzeilen 57

2 Lektion 1 Tipp In der Seitenlayoutansicht genügt ein Doppelklick auf die sichtbare Kopf- oder Fußzeile, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Ein Doppelklick auf die Dokumentseite beendet den Bearbeitungsmodus wieder. Kopf- und ußzeilen erstellen Jedes Dokument verfügt über Kopf- und Fußzeilen selbst dann, wenn Sie nichts von ihnen sehen. Solange sich keine Textelemente in Kopf- oder Fußzeile befinden und Sie die Anzeige nicht ausdrücklich aktivieren, bleiben diese Sonderbereiche der Dokumentseite verborgen. 1. Erstellen Sie ein neues Dokument. 2. Klicken Sie auf Ansicht, Kopf- und Fußzeile. Kopfzeile Word zeigt im Seitenlayout einen gestrichelten Rahmen, der die Position und Größe der Kopfzeile repräsentiert. Der übrige Text im Dokument tritt hellgrau zurück und zeigt damit an, dass Sie sich in einem besonderen Bereich der Dokumentseite befinden. Zur Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile blendet Word automatisch die gleichnamige Symbolleiste ein. 3. Geben Sie Text in die Kopfzeile ein und klicken Sie auf Zentriert. Tipp In der Normalansicht sind Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments nicht sichtbar. 4. Klicken Sie auf das Symbol Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. Word wechselt zum unteren Rand der Dokumentseite und zeigt die Fußzeile an. 5. Geben Sie Text in die Fußzeile ein und klicken Sie doppelt in die Seite. Der Doppelklick in das Dokument schließt den Modus zur Bearbeitung von Kopfund Fußzeile. In der Seitenlayoutansicht zeigt Word die Inhalte der Kopf- und Fußzeile hellgrau vom übrigen Text abgesetzt. 58 Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen

3 Text der Fußzeile Lektion 2 Die Position auf der Seite festlegen Beim vorliegenden Dokument hat Word die Kopf- und Fußzeilen nach den Standardeinstellungen angeordnet. Bei Bedarf passen Sie die Positionen individuelle Bedürfnisse an. 1. Klicken Sie auf Datei, Seite einrichten. Mit den Steuerelementen der Dialogbox Seite einrichten legen Sie die grundlegenden Seiteneinstellungen wie Seitenränder oder das verwendete Papierformat fest. Die Position von Kopf- und Fußzeile bestimmen Sie mit den Eingabefeldern im Bereich Abstand vom Seitenrand. 2. Klicken Sie auf das Register Layout. 3. Stellen Sie im Eingabefeld Kopfzeile einen Wert von 1,5 cm mit Hilfe der Pfeilschaltflächen ein. Tipp Verändern Sie die Werte entweder über die Pfeilschaltflächen oder durch direkten Eintrag im Eingabefeld. Die im Bereich Abstand vom Seitenrand eingestellten Werte beziehen sich immer auf die obere bzw. untere Blattkante. Falls Sie den Wert größer als die betreffenden Randeinstellungen wählen, verkleinert Word den Bereich entsprechend, der für die Dokumentseite zur Verfügung steht. 4. Klicken Sie in das Eingabefeld Fußzeile und geben Sie einen Wert von 2 cmein. 5. Schließen Sie die Dialogbox Seite einrichten mit einem Klick auf OK. Word überträgt die Einstellungen auf das aktuell geöffnete Dokument. Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen 59

4 6. Klicken Sie auf Ansicht, Kopf- und Fußzeilen. Abstand vom Seitenrand Tipp Wenn Sie beim Ziehen an den Strichen im Lineal die (Alt)-Taste gedrückt halten, zeigt Word die genauen Abmessungen in den Linealen. Lektion 3 Im vertikalen Lineal auf der linken Fensterseite ist die aktuelle Größe der Kopfzeile weiß hervorgehoben. Durch Ziehen an den hellgrauen Strichen verändern Sie die Abmessungen der Kopfzeile interaktiv. 7. Speichern Sie das Dokument unter dem Dateinamen BRIEF2. Inhalte für Kopf- und ußzeilen definieren Kopf- und Fußzeilen nehmen Inhalte auf, die auf allen Dokumentseiten erscheinen. Nicht nur manuell erfasste Texte bringen Sie hier unter: gerade bei längeren Dokumenten unterstützt Sie Word durch umfangreiche Funktionen zur Dokumentinformation, mit denen Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente vereinfachen. 1. Legen Sie ein neues Dokument an und speichern Sie das Dokument unter dem Dateinamen DEMO. 2. Klicken Sie auf Datei, Eigenschaften. Mit Hilfe der Dateieigenschaften bauen Sie eine strukturierte Dokumentorganisation auf. Die Eintragungen vereinfachen die Suche nach Dokumenten und dienen gleichzeitig der Automation. Tipp Unter Windows 98, 98 SE, ME und 2000 sehen Sie die Dokumenteigenschaften eines markierten Word-Dokuments auch im Explorer, nachdem Sie auf Datei, Eigenschaften geklickt haben. 3. Öffnen Sie das Register Zusammenfassung, geben Sie Informationen ein und bestätigen Sie mit OK. 60 Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen

5 4. Klicken Sie auf Ansicht, Kopf- und Fußzeilen. 5. Geben Sie den dargestellten Text ein. Dokumentinformationen in die Kopfzeile übernehmen Die beiden Wörter dienen als beschreibende Elemente. Die Daten hinter den Doppelpunkten soll Word selbständig hinzufügen und dafür die Inhalte aus den Dateieigenschaften entnehmen. 1. Setzen Sie die Schreibmarke hinter Titel:. 2. Klicken Sie auf Einfügen, Feld, wenn das Menü vollständig geöffnet ist. Tipp Felder sind besondere Textobjekte, mit denen Word eigenständig definierte Ergebnisse anzeigt. Die Feldnamen und zugehörigen Parameter sind von der installierten Sprachversion abhängig. 3. Klicken Sie in der Liste Kategorie auf den Eintrag Dokumentinformationen. 4. Markieren Sie unter Feldnamen den Eintrag Title (Titel) und klicken auf OK. 5. Wiederholen Sie die letzen Schritte und fügen Sie das Feld Subject (Thema) in die Kopfzeile ein. 6. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Word fügt die Informationen aus den Dateieigenschaften in die Kopfzeile ein. In der Standard-Installation hebt Word Feldfunktionen durch eine graue Schattierung hervor, sobald Sie die Schreibmarke in diesen Bereich klicken. Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen 61

6 Grau unterlegtes Word-Feld 7. Speichern und schließen Sie die Datei. Lektion 4 Textautomation mit Seitennummern Bei längeren Briefen oder Faxen finden Sie häufig die Angabe zur aktuellen Seitennummer und zur Gesamtseitenzahl des Dokuments. Diese Elemente bringen Sie zweckmäßig in den Kopf- oder Fußzeilen eines Dokuments unter. Entsprechende Schaltflächen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile nehmen Ihnen dabei einen großen Teil der Arbeit ab. Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile. Word stellt die Kopfzeile dar und öffnet die Symbolleiste Kopf- und Fußzeilen mit den wichtigsten Funktionen und Befehlen zum Arbeiten mit Kopf- und Fußzeilen. Seitenzahl einfügen Seitenzahlen formatieren Dokumenttext anzeigen/ausblenden Uhrzeit Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln einfügen Nächste anzeigen Anzahl der Seiten einfügen Wie vorherige Datum Seite einfügen einrichten Vorherige anzeigen X AutoText einfügen öffnet ein Listenfeld, in dem Word eine Auswahl häufig gebrauchter Texte und Felder zur Auswahl anbietet. X Seitenzahl einfügen fügt die aktuelle Seitennummer an der aktuellen Position der Schreibmarke ein. X Anzahl der Seiten einfügen fügt die Gesamtanzahl der Seiten an der aktuellen Position der Schreibmarke ein X Seitenzahlen formatieren öffnet die Dialogbox Seitenzahlenformat, in der Sie das Erscheinungsbild der Seitennummerierung im Dokument anpassen. X Mit den Schaltflächen Datum einfügen und Uhrzeit einfügen fügen Sie das aktuelle Systemdatum bzw. die Uhrzeit an der Schreibmarke ein. X Seite einrichten öffnet die gleichnamige Dialogbox. X In der Standardeinstellung zeigt Word den Dokumenttext hellgrau im Hintergrund an. Mit Dokumenttext anzeigen/ausblenden schalten Sie die Anzeige aus die Schaltfläche erscheint dann eingedrückt. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche blendet den Dokumenttext wieder ein. X Wie vorherige übernimmt die Inhalte vorhergehenden in die aktuelle Kopf-/Fußzeile. Diese Schaltfläche ist deaktiviert, wenn keine Abschnitte definiert sind, und daher keine vorherigen Elemente dieser Art vorhanden sind. X Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln schaltet zwischen Kopf- und Fußzeile um. X Vorherige anzeigen/nächste anzeigen wechselt zur Kopf-/Fußzeile der vorhergehenden/folgenden Seite. X Schließen beendet die Arbeit mit den Kopf- und Fußzeilen. 62 Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen

7 Tipp AutoTexte sind Werkzeuge zur Arbeitserleichterung: Häufig benutzte Textpassagen speichern Sie als AutoText und verwenden Sie über ein Kürzel immer wieder. Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile enthält bereits die wichtigsten Feldvariablen. Damit sparen Sie sich den umständlichen Weg über die Dialogbox Feld. Die Kopfzeile weist schon als Vorgabe mehrere Tabulatoren auf Sie platzieren den Text in der Mitte und die Seitenangaben am Rand. 1. Öffnen Sie die Datei BRIEF2. 2. Setzen Sie die Schreibmarke vor den Namen und drücken Sie (æ_). Die Absatzformatierung Zentriert wird durch diesen Arbeitsschritt aufgehoben und Word setzt den Text an den linken Rand der Kopfzeile. 3. Drücken Sie (ÿ). Der Text erscheint wieder zentriert in der Kopfzeile, weil der Absatz eine zentrierte Tabstopposition enthält. In diesem Fall schreiben Sie mit der (ÿ)-taste ein Tabulatorzeichen. 4. Setzen Sie die Schreibmarke hinter den Ortsnamen und drücken Sie (ÿ). Damit steht die Schreibmarke auf der vorgegebenen Tabstopp-Position am rechten Rand. Tipp Für eine individuelle Seitennummerierung geben Sie die festen Textbestandteile ein und fügen dann die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtzahl der Seiten mit den Schaltflächen nacheinander ein. 5. Klicken Sie auf AutoText einfügen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile und wählen Sie Seite X von Y. Word öffnet eine Liste mit AutoText-Einträgen, die für die Verwendung in Kopfoder Fußzeile vorgesehen sind. Nach dem Klick sehen Sie die eingefügte Seitennummerierung in Dokument. Word aktualisiert die entsprechenden Werte, sobald sich die Seitenzahlen ändern. 6. Speichern Sie das Arbeitsergebnis. Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen 63

8 Lektion 5 Tipp Klicken Sie auf anzeigen/verbergen, um den eingefügten Seitenwechsel zu sehen. Unterschiedliche Kopf- und ußzeilen im Text Word ist in der Lage unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen in einem Dokument zu verwalten. Darin liegt die herausragende Stärke beim Einsatz von Kopf- und Fußzeilen: Die Adresse soll z.b. auf der ersten Briefseite, nicht aber auf den Folgeseiten erscheinen. Je nach Erfordernis gestalten Sie die Kopfzeile der ersten Seite anders als die der Folgeseiten. 1. Öffnen Sie das Dokument BRIEF2. 2. Geben Sie den Text Erste Seite ein und drücken Sie (Strg)+( ). Word fügt einen so genannten Seitenwechsel ein das Dokument besteht jetzt aus zwei Seiten. Die Schreibmarke steht nach dem Wechsel auf der zweiten Seite. Erste Seite Zweite Seite Tipp Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Streifen zwischen den Blätter zeigen, erscheint das Symbol Leerräume ausblenden: Mit einem Klick blenden Sie die Anzeige des Leeraumes zwischen den Seiten aus. Tipp Gerade/ungerade anders legt unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für linke und rechte Seiten im Dokument fest interessant bei Büchern oder Broschüren. 3. Klicken Sie auf Ansicht, Kopf- und Fußzeilen. 4. Klicken Sie auf das Symbol Seite einrichten in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile, öffnen Sie das Register Layout. Mit den Steuerelementen in diesem Register bestimmen Sie das Verhalten der Kopf- und Fußzeile im Dokument. 5. Aktivieren Sie die Option Erste Seite anders und klicken Sie auf OK. Mit dieser Einstellung legen Sie auf der ersten Seite eine neue leere Kopf-/Fußzeile an. Die bisherige Kopfzeile ist auf der zweiten Seite (und auf allen nachfolgenden) nach wie vor erhalten. 64 Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen

9 Inhalte von Kopf und ußzeile bearbeiten Durch die geänderten Einstellungen sind die bisherigen Inhalte der Kopf- und Fußzeile auf der ersten Seite gelöscht. Statt dessen finden Sie die Informationen auf der zweiten Seite. 1. Klicken Sie in die Kopfzeile der zweiten Seite. 2. Drücken Sie (Strg)+(A). Word markiert den gesamten Inhalt der Kopfzeile. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten, Kopieren oder drücken Sie (Strg)+(C). Damit kopieren Sie den markierten Text in die Zwischenablage. 4. Klicken Sie auf Vorherige anzeigen, drücken Sie (Strg)+(V) Die Schreibmarke wechselt in die Kopfzeile der ersten Dokumentseite. Word überträgt den Inhalt der Zwischenablage in die erste Kopfzeile. Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen 65

10 5. Klicken Sie auf Nächste anzeigen und dann auf Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. Tipp Wenn Sie sich ein Dokument neu einrichten, sollten Sie gleich zu Beginn die Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen festlegen. Nachträgliche Änderungen sind mit erhöhtem Aufwand verbunden. 6. Schneiden Sie den Inhalt der Fußzeile aus, klicken Sie auf Vorherige anzeigen und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in der ersten Fußzeile ein. Damit haben Sie eine Kopie der Kopfzeile der Folgeseite auf der ersten Seite erzeugt. Sie sollten entscheiden, ob die Seitenangabe auf der ersten Seite erforderlich ist. Die Bankverbindung in der Fußzeile benötigen Sie nur auf der ersten Seite, sie ist auf den Folgeseiten entbehrlich. 7. Schließen Sie die Datei und speichern Sie die Änderungen. Lektion 6 Tipp Abschnitte teilen das Dokument in mehrere Bereiche, für die Sie eigene Seiteneinstellungen definieren können. Abschnittsbezogene Kopf- und ußzeilen In der vergangenen Lektion haben Sie verschiedene Kopf- und Fußzeilen innerhalb eines Dokuments angelegt. Doch Word leistet noch mehr: Wenn Sie ein umfangreiches Dokument mit verschiedenen Kopf- und Fußzeilen versehen wollen, z.b. kapitelweise, kommen Sie mit Abschnitten zum Ziel. 1. Legen Sie ein neues Dokument an und klicken Sie auf Ansicht, Kopf- und Fußzeile. 2. Schalten Sie die Anzeige der nicht druckbaren Steuerzeichen ein, erfassen Sie den abgebildeten Text und schließen Sie die Kopfzeile. Tipp Jedes Word-Dokument besteht zunächst aus einem Abschnitt, in dem sich alle Seiten befinden in der Statuszeile sehen Sie den Eintrag Ab Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen

11 3. Klicken Sie auf Einfügen, Manueller Umbruch. 4. Aktivieren Sie die Option Nächste Seite und klicken Sie auf OK. 5. Schalten Sie die Ansicht der Kopf- und Fußzeilen ein und wechseln Sie zur Kopfzeile. Word hat die bisherige Kopfzeile in den neuen Abschnitt übernommen. Im Rahmen sehen Sie die aktuelle Einstellung Wie vorherige die Schaltfläche in der Symbolleiste erscheint eingedrückt. Die Kopf- und Fußzeilen beider Abschnitte sind verknüpft. Änderungen, die Sie in einem Abschnitt durchführen, wirken sich automatisch auf die Kopf- und Fußzeilen des anderen Abschnitts aus. 6. Klicken Sie auf Wie vorherige. Der erneute Klick Wie vorherige hebt die Verknüpfung zwischen den Kopf- und Fußzeilen beider Abschnitte auf. Die Kopfzeile des zweiten Abschnitts kann jetzt unabhängig bearbeitet werden und einen speziellen Inhalt bekommen. 7. Verändern Sie den Text in der Kopfzeile des neuen Abschnitts. Dieser Inhalt erscheint in allen Kopfzeilen, bis Sie einen weiteren Abschnittswechsel in das Dokument einfügen und für den neuen Abschnitt spezielle Inhalte definieren. Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen 67

12 Anzeige des aktuellen Abschnitts 8. Speichern und schließen Sie das Dokument.? Testen Sie Ihr Wissen! 1. Was müssen Sie tun, um die Kopfzeile in einem Dokument anzulegen? 2. Wo stellen Sie die Position der Kopf- und Fußzeilen ein? 3. Wie passen Sie die Position einer Kopfzeile interaktiv genau an? 4. Mit welchem Menübefehl fügen Sie Dokumentinformationen in die Kopfzeile ein? 5. Was bewirkt ein Klick auf die Schaltfläche Dokumenttext anzeigen/ausblenden in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile? 6. Was bewirkt die Tastenkombination (Strg)+( )? 7. Wo legen Sie fest, dass Word unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für die erste Seite und die Folgeseiten eines Dokuments verwenden soll? 8. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Streifen zwischen den Blätter zeigen, erscheint das Symbol Leerräume ausblenden. Welche Aufgabe hat es? 9. Was sind Abschnitte? 10. Wie viele Abschnitte hat ein normales Word-Dokument? 11. Warum sollten Sie gleich zu Beginn der Arbeit mit Kopf- und Fußzeilen die Einstellungen exakt festlegen? 68 Projekt 3 Kopf- und Fußzeilen