6 Lange Dokumente erstellen

Transkript

1 6 Lange Dokumente erstellen Ziele des Kapitels: Sie können Überschriften automatisch numerieren. Sie können mit der Gliederungsansicht arbeiten. Sie können ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Sie können Indexeinträge festlegen und ein Indexverzeichnis erzeugen. Sie können Fuß- und Endnoten in Ihr Dokument einbinden. Microsoft Word 97 Aufbau 59

2 Geschäftsberichte, Diplomarbeiten, Seminarunterlagen oder Bücher all dies läßt sich wunderbar mit WORD erstellen. Welche Funktionen Sie dabei besonders unterstützen können, erfahren Sie in diesem Kapitel. 6.1 Überschriften automatisch numerieren Fangen wir an mit den Überschriften. Lange Dokumente werden meist in Kapitel und Unterkapitel eingeteilt. Jedes Kapitel und jedes Unterkapitel hat eine Überschrift. Diese Überschriften sind von zentraler Bedeutung für ein umfangreiches WORD-Dokument. Einerseits sollen sie den Text gliedern und den Leser durch ihre Hervorhebung schnell zur richtigen Stelle führen. Andererseits werden die Überschriften für das Inhaltsverzeichnis benötigt, das einem langen Dokument vorausgeht. In der Regel hat der Autor eine grobe Gliederung im Kopf. Stellen Sie sich vor, Sie sind der Autor einer WORD-Seminarunterlage und haben sich die ersten Gedanken über die Gliederung Ihrer Unterlage gemacht. Sie möchten Text als Überschrift definieren und durchnumerieren. 1. Geben Sie folgende Zeilen ein: Dokumentvorlagen Serienbriefe Hauptdokument erstellen Datenquelle erstellen Gestalten mit Abschnittstrennungen Formatvorlagen Online-Formulare 2. Setzen Sie die Einfügemarke in den Absatz, der eine Überschrift werden soll. Öffnen Sie in der Formatierungs-Symbolleiste das Listenfeld FORMATVORLAGE Wählen Sie die entsprechende Formatvorlage aus: Überschrift 1, für eine Überschrift der obersten Ebene, Überschrift 2 für die zweite Ebene usw. Für Ihre Seminarunterlage definieren Sie die Absätze folgendermaßen: Dokumentvorlagen Überschrift 1 Serienbriefe Überschrift 1 Hauptdokument erstellen Überschrift 2 Datenquelle erstellen Überschrift 2 Gestalten mit Abschnittstrennungen Überschrift 1 60 Microsoft GmbH 1997

3 Formatvorlagen Überschrift 1 Online-Formulare Überschrift 1 4. Um die automatische Numerierung zu aktivieren, wählen Sie aus dem Menü FORMAT den Befehl NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNG. Abbildung 6.1: Hier definieren Sie die Art der Gliederungsnumerierung 5. Im Register Gliederung entscheiden Sie sich für die Art der Numerierung. Bestätigen Sie mit OK. Sollte bei den Numerierungstypen nicht das Richtige dabei sein, wählen Sie den Typ aus, der Ihren Vorstellungen am nächsten kommt und bearbeiten dann die Gliederungsnumerierung. Dazu klicken Sie auf Anpassen..., um in das entsprechende Dialogfenster zu kommen. 6. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen WORD SEMINARUNTERLAGE ab. Sie haben die Überschriften in Ihrem Dokument mit Hilfe von Formatvorlagen gekennzeichnet und die automatische Numerierung aktiviert. Anmerkumg: Sie könnten natürlich alle Ihre Überschriften einzeln von Hand formatieren und durchnumerieren, nur entgingen Ihnen dann viele Vorteile, die speziell die Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 bieten: Microsoft Word 97 Aufbau 61

4 Jede Überschrift der gleichen Ebene bekommt die exakt gleiche Formatierung. Wenn Sie die Formatierung ändern wollen, so müssen Sie nur die Formatvorlage ändern. Alle Überschriften passen sich automatisch an. Die Überschriften werden mit einem Befehl automatisch durchnumeriert. Stellen Sie die Reihenfolge um, oder löschen Sie beispielsweise einzelne Abschnitte, dann paßt sich die Numerierung automatisch an. Sie können schnell und einfach ein Inhaltsverzeichnis erstellen, welches automatisch die korrekten Kapitelnummern und Seitenzahlen enthält. Sie können in der Gliederungsansicht den Text ausblenden und nur die Gliederung bearbeiten. Um die Numerierung wieder zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor: Aktivieren Sie die Gliederungsansicht. Blenden Sie den normalen Text aus. Markieren Sie alle Überschriften. Wählen Sie aus dem Menü FORMAT den Befehl NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNG. Im Register Gliederung klicken Sie auf OHNE. Bestätigen Sie mit OK. 6.2 Arbeiten mit der Gliederungsansicht Voraussetzung für das Arbeiten in der Gliederungsansicht ist, daß Ihr Text Überschriften einer oder mehrerer Ebenen enthält, die mit den Formatvorlagen Überschrift 1 etc. gekennzeichnet sind. Sie können diese Zuweisung in der Gliederungsansicht oder auch in jeder anderen Ansicht vornehmen. Sie möchten in der Gliederungsansicht den Text ausblenden und die Gliederung bezüglich der Reihenfolge überarbeiten. 1. Für dieses Beispiel öffnen Sie das Dokument WORD SEMINARUNTERLAGE. 2. Ergänzen Sie das Dokument, indem Sie unter jeden Gliederungspunkt einen beliebigen Text schreiben. Speichern Sie das Dokument. 62 Microsoft GmbH 1997

5 3. Wechseln Sie in die Gliederungsansicht. Wählen Sie dazu aus dem Menü ANSICHT den Befehl GLIEDERUNG. 4. Blenden Sie den gewöhnlichen Text aus, indem Sie auf das Symbol ALLE klicken (dies ist nicht unbedingt notwendig zum Umstellen der Gliederung, macht es aber übersichtlicher). Abbildung 6.2: Dokument in der Gliederungsansicht mit ausgeblendeten Text 5. Klicken Sie nun auf das Pluszeichen vor der Überschrift 2. Serienbriefe und ziehen Sie die Zeile nach unten. Sie sehen dabei eine schwarze Linie mit Pfeil als Orientierungshilfe. Fügen Sie die Überschrift zwischen Punkt 3 und 4 ein, indem Sie die Maustaste loslassen. Sie haben die Reihenfolge der Kapitel des Dokumentes geändert. Alle Unter- Überschriften-Ebenen und der Text der Kapitel wurden bei dieser Aktion natürlich mitverschoben. Auch die Numerierung der Überschriften wurde angepaßt. Vielleicht interessieren Sie sich noch für die Bedeutung der anderen Symbole in der Gliederungsansicht: Microsoft Word 97 Aufbau 63

6 Abbildung 6.3: Die Symbole in der Gliederungsansicht Probieren Sie die Symbole am Beispieltext aus. Zur Texteingabe und zur Gestaltung wechseln Sie wieder in die Layoutansicht. 6.3 Inhaltsverzeichnis Ein aussagekräftiges und übersichtliches Inhaltsverzeichnis darf in keinem längeren Dokument fehlen. Für die Erstellung des Inhaltsverzeichnis machen Sie davon Gebrauch, daß die Überschriften zuvor mit Hilfe der Formatvorlagen gekennzeichnet wurden. Sie möchten ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen. 1. Öffnen Sie das Dokument WORD SEMINARUNTERLAGE. 2. Fügen Sie vor jedem Kapitel einen Seitenumbruch ein. 3. Gehen Sie mit der Einfügemarke an den Dokumentanfang (Ê + Ð). 4. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN den Befehl INDEX UND VERZEICHNISSE. Wechseln Sie in das Register Inhaltsverzeichnis. 64 Microsoft GmbH 1997

7 Abbildung 6.4: Nehmen Sie hier die Einstellungen für Ihr Inhaltsverzeichnis vor 5. Aus der Liste FORMATE: wählen Sie sich das aus, welches Ihnen am meisten zusagt. 6. Im Feld EBENEN ANZEIGEN bestimmen Sie, bis zu welcher Überschriften-Ebene das Inhaltsverzeichnis gehen soll. Im Feld FÜLLZEICHEN sehen Sie eine Reihe von Füllzeichen, welche die Linie von der Überschrift zur Seitenzahl ziehen können. 7. Treffen Sie Ihre Auswahl und bestätigen Sie mit OK. Am Beginn des Dokuments wurde ein automatisch erstelltes Inhaltsverzeichnis eingefügt. Anmerkung: Das Inhaltsverzeichnis ist im Prinzip nichts anderes, als eine Feldfunktion, die hier eingefügt worden ist. Schalten Sie mal um in die Ansicht FELDFUNKTIONEN, aber stellen Sie die Ansicht dann auch wieder zurück. (Falls Sie noch kein Symbol dafür haben: Alles markieren, anschließend + oder: + ohne zu markieren). Wenn Sie nun weiter an dem Dokument arbeiten, ändert sich in der Regel auch der Seitenumbruch und damit die Seitennumerierung. Sie müssen dann das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Sie möchten das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. 1. Klicken Sie in das Inhaltsverzeichnis und drücken. Microsoft Word 97 Aufbau 65

8 Abbildung 6.5: Inhaltsverzeichnis aktualisieren 2. Bestätigen Sie NUR SEITENZAHLEN AKTUALISIEREN mit OK. Das ist die schnellere Variante. Sollten Sie aber Überschriften in der Reihenfolge oder inhaltlich geändert haben, dann müssen Sie die zweite Option NEUES VERZEICHNIS ERSTELLEN auswählen. Sie haben das Inhaltsverzeichnis an das abgeänderte Dokument angepaßt. 6.4 Indexverzeichnis Ein Index ist ein Register von Stichwörtern, die im Text vorkommen und nach denen der Leser unter Umständen suchen könnte. Jedes Stichwort, das im Indexverzeichnis erscheinen soll, muß der Autor im Text markieren und als Indexeintrag definieren. Dabei hilft Ihnen WORD natürlich mit speziellen Funktionen. Bevor Sie ein Indexverzeichnis erstellen können, müssen Sie eine Reihe von Indexeinträgen festlegen. Das heißt, Sie müssen Textstellen definieren, die später im Indexverzeichnis mit der Seitennummer erscheinen sollen. Sie möchten Indexeinträge festlegen. 1. Öffnen Sie das Dokument WORD SEMINARUNTERLAGE. 2. Markieren Sie das Wort Serienbrieffunktion in der Überschrift des 3. Kapitels. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN den Befehl INDEX UND VERZEICHNISSE. Klicken Sie auf Eintrag^festlegen. 66 Microsoft GmbH 1997

9 Abbildung 6.6: Indexeintrag festlegen 3. Das markierte Wort wird automatisch dem Haupteintrag zugeordnet. Unter den Optionen wählen Sie AKTUELLE SEITE (voreingestellt). Bestimmen Sie eventuell noch das Format der Seitenzahl im Indexverzeichnis, indem Sie das entsprechende Kästchen hinter FORMAT DER SEITENZAHLEN: aktivieren. 4. Klicken Sie auf Festlegen. Sie sehen, daß hinter dem markierten Wort ein verborgen formatiertes Feld eingefügt wurde. Aus diesen Feldern generiert WORD später das Indexverzeichnis. Wenn Sie das verborgen formatierte Feld nicht am Bildschirm sehen, müssen Sie im Menü EXTRAS unter OPTIONEN im Register Ansicht bei NICHTDRUCKBARE ZEICHEN den Punkt ALLE anwählen. 5. Das Dialogfenster bleibt geöffnet, damit Sie weitere Indexeintäge erstellen können. Markieren Sie dazu im Text das Wort Seriendruck-Manager und klicken Sie anschließend wieder auf Festlegen. Wiederholen Sie das noch für die Wörter Hauptdokument und Datenquelle. Nachdem Sie den letzten Indexeintrag festgelegt haben, klicken Sie auf SchlieÄen. Sie haben die Indexeinträge für das Indexverzeichnis festgelegt. Nun müssen Sie noch aus den Indexeinträgen das Indexverzeichnis erstellen. Sie möchten ein Indexverzeichnis einfügen. 1. Öffnen Sie das Dokument WORD SEMINARUNTERLAGE. Gehen Sie an das Ende des Dokumentes (Ê + Ñ) und fügen Sie einen Seitenumbruch ein. Schreiben Sie in die erste Zeile Indexverzeichnis. Gestalten Sie diese Überschrift mit der Formatvorlage Überschrift1. Microsoft Word 97 Aufbau 67

10 2. Setzen Sie die Einfügemarke in die nächste Zeile und wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN den Befehl INDEX UND VERZEICHNISSE. Abbildung 6.7: Hier definieren Sie Ihr Indexverzeichnis 3. Wählen Sie aus der Liste FORMATE: ein Format aus. Legen Sie im Feld SPALTEN: die Anzahl der Spalten fest und entscheiden Sie sich, wenn gewünscht, im Feld FÜLLZEICHEN: für ein Füllzeichen. (Vorschlag für unser Beispiel: FORMATE: Modern und SPALTEN: 2). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Sie haben ein Indexverzeichnis am Ende des Dokumentes INDEX eingefügt. Ob das Indexverzeichnis gut ist, hängt aber nicht davon ob, wie gut Sie WORD beherrschen, sondern wesentlich mehr von der richtigen Auswahl und Anzahl der Stichwörter. Das Markieren der richtigen Textstellen kann eine zeitaufwendige Arbeit werden, wenn man einen brauchbaren Index erstellen möchte. 6.5 Fußnoten und Endnoten Fußnoten 1 nicht zu verwechseln mit Fußzeilen sind Hinweise zum Text, die am Fuß der aktuellen Seite stehen. Endnoten dienen ebenfalls als Hinweise zum Text, stehen aber im Gegensatz zu den Fußnoten nicht auf der entsprechenden Seite, sondern sind am Ende des Kapitels bzw. des Dokuments untergebracht. Endnoten werden in wissenschaftlichen Arbeiten für das Literaturverzeichnis verwendet. 1 Dies ist eine Fußnote. Nicht nur in wissenschaftlichen Arbeiten kann man sie einsetzen. Auch ein erklärender Hinweis in einem Protokoll läßt sich damit an das Seitenende stellen. 68 Microsoft GmbH 1997

11 Sie möchten eine Fußnote erstellen. 1. Öffnen Sie das Dokument WORD SEMINARUNTERLAGE. Setzen Sie die Einfügemarke hinter das Wort Word in der ersten Zeile des Fließtextes. 2. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN den Befehl FUßNOTE. Abbildung 6.8: Fußnoten und Endnoten 3. Wählen Sie bei EINFÜGEN die Option FUßNOTE oder ENDNOTE, je nach dem, ob Sie eine Fußnote oder Endnote erstellen wollen. Der hauptsächliche Unterschied liegt wie gesagt im Ort, an dem der Hinweis zum Text erscheint. 4. Entscheiden Sie sich bei NUMERIERUNG für AUTOMATISCH oder BENUTZERDEFINIERT:, oder fügen Sie ein über die Schaltfläche Sonderzeichen... ein Sonderzeichen - z.b. * - ein. (Betrachten Sie dazu auch das Beispiel unten auf dieser Seite). 5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die Einfügemarke springt an das Seitenende und Sie können einen Text eingeben: Dokumentvorlagen gibt es seit der ersten WORD-Version unter Windows. Sie haben eine Fußnote erzeugt. Das Löschen von Fußnoten und Endnoten geht, wie so oft, schneller als das Erstellen. Sie möchten eine Fußnote aus dem Dokument löschen. Microsoft Word 97 Aufbau 69

12 Markieren Sie im Text das Fußnotenzeichen und drücken Sie Ò. Das Fußnotenzeichen wird aus dem Text gelöscht und damit auch die Fußnote. Sie haben eine Fußnote gelöscht. Wenn Sie für die Beschriftung Zahlen verwendet haben, so wird die übrige Numerierung angepaßt. 70 Microsoft GmbH 1997