Geschützte und ungeschützte Abschnitte in Smart-Templates 2

Transkript

1 OW.008, Version Kurzanleitung Word 2010 Geschützte und ungeschützte Abschnitte in Smart-Templates Ähnlich wie in Word-Dokumenten lassen sich auch mit dem Smart-Template Manager von officeatwork Formular-Vorlagen erstellen, welche sowohl ungeschützte Bereiche (Benutzereingaben sind überall möglich) wie auch geschützte Bereiche (Benutzereingaben sind nur in Formularfeldern möglich) enthalten. Möchten Sie Smart-Templates mit geschützten Bereichen erstellen, dürfen diese keinen Formularschutz aus Word enthalten. Deshalb müssen Sie einen allfälligen Word-Schutz vorgängig aus dem Smart-Template entfernen. Ebenfalls darf das Smart-Template keine Abschnittswechsel aus Word enthalten, weil diese anschliessend nicht korrekt in die darauf basierenden Word-Dokumente übernommen werden. Vorbereitende Arbeiten: Formularschutz und Abschnittswechsel entfernen > Öffnen Sie das Smart-Template. > Stellen Sie sicher, dass im Navigationsbereich des Smart-Template Managers die Modulschaltfläche Inhalte und der Eintrag Text unter Deutsch (Schweiz) aktiviert sind, damit im Arbeitsbereich der Vorlagen-Text sichtbar ist.

2 Geschützte und ungeschützte Abschnitte in Smart-Templates 2 > Schalten Sie einen allfälligen Word-Formularschutz aus, indem Sie im Word-Menüband des Arbeitsbereichs zum Register Überprüfen wechseln und auf das Symbol Bearbeitung einschr. in der Gruppe Schützen klicken. Damit blenden Sie den Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken ein. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Schutz aufheben. Sie wird nur bei aktiviertem Schutz angezeigt. > Prüfen Sie zudem, ob das Smart-Template Abschnittswechsel enthält. Schalten Sie dazu die nichtdruckbaren Zeichen ein. Abschnittswechsel erscheinen anschliessend als ausgezogene Doppellinien, welche mit "Abschnittswechsel" bezeichnet sind. Um allfällige Abschnittswechsel schnell zu finden, blenden Sie mit den Tasten Ctrl + f den Navigationsbereich von Word ein und geben im Suchfeld die Zeichen ^b (Code für Abschnittswechsel) ein. Springen Sie mit den Pfeilen Suchergebnis vor beziehungsweise Suchergebnis zurück zum nächsten bzw. vorhergehenden Abschnittswechsel und löschen Sie die gefundenen Abschnitte mit der Taste Delete.

3 Geschützte und ungeschützte Abschnitte in Smart-Templates 3 Formular-Schutz im Smart-Template aktivieren > Klicken Sie im Navigationsbereich des Smart-Template Managers auf die Modulschaltfläche Einstellungen. > Im Navigationsbereich wird nun der Eintrag Schutz sichtbar. Aktivieren Sie rechts im Arbeitsbereich unter Word Schutz die Option Formulare. > Damit ist das ganze Dokument geschützt, das heisst, Benutzereingaben sind lediglich in Formularfeldern möglich. Formularschutz für einzelne Bereiche deaktivieren Sollen gewisse Bereiche im Smart-Template ungeschützt, also für alle Benutzereingaben offen sein, müssen Sie sie mit officeatwork-abschnitten versehen. > Klicken Sie im Smart-Template im Register Allgemein im Navigationsbereich auf die Modulschaltfläche Inhalte und markieren Sie den Eintrag Text unterhalb der Sprache Deutsch (Schweiz).

4 Geschützte und ungeschützte Abschnitte in Smart-Templates 4 > Setzen Sie rechts im Arbeitsbereich den Cursor an die Stelle im Smart-Template, welche ungeschützt sein soll und klicken Sie im Smart-Template-Menüband im Register Inhalt auf das Symbol Dokument-Funktionen in der Gruppe Felder & Funktionen. > Soll sich der neue Abschnitt innerhalb der Seite befinden, wählen Sie den Befehl Abschnittswechsel (fortlaufend) einfügen, andernfalls den Befehl Abschnittswechsel (nächste Seite) einfügen. > An der betreffenden Stelle des Smart-Templates wird eine der folgenden officeatwork- Formeln eingefügt: [[InsertBreak(SectionBreakContinuous)]] oder [[InsertBreak(SectionBreakNextPage)]] > Ergänzen Sie diese Formel nach dem letzten Buchstaben mit einem Komma und dem Wort "Unprotected". Dieses steht für den Beginn eines ungeschützten Bereichs.

5 Geschützte und ungeschützte Abschnitte in Smart-Templates 5 > Soll auf den geschützten wieder ein ungeschützter Abschnitt folgen, setzten Sie den Cursor im Smart-Template an die betreffende Stelle und fügen erneut über das Symbol Dokument-Funktionen die Formel für den gewünschten Abschnittswechsel ein. > Ergänzen Sie diesmal die Formel nach dem letzten Buchstaben mit einem Komma und dem Wort "Protected" für den Beginn eines geschützten Bereichs. > Wiederholen Sie diese Schritte für alle Wechsel von geschützten zu ungeschützten Abschnitten und umgekehrt. > Bei der Erstellung eines Dokumentes auf der Basis dieses Smart-Templates werden die officeatwork-formeln im Dokument in Word-Abschnittswechsel umgewandelt. Ist der Formular-Schutz nicht passwortgeschützt, lässt er sich im Dokument jederzeit über die Schaltfläche Bearb. einschränken aufheben. So können Sie auch die geschützten Bereiche bearbeiten. Wenn Sie das Dokument jedoch im ungeschützten Zustand ausdrucken, werden alle Eingaben in den Formularfeldern gelöscht. Um dies zu verhindern, schalten Sie den Schutz vor dem Ausdruck jeweils wieder ein, oder drucken Sie das Dokument mit dem Befehl Drucken ohne officeatwork Druckprofil aus. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "officeatwork - Vorlagen erstellen mit dem Smart-Template- Manager" lernen Sie den Aufbau und die wichtigsten Funktionen des Smart- Template-Managers im Detail kennen und erstellen anhand eines mitgebrachten Beispiels ein Smart-Template nach Ihren Bedürfnissen.