Serienbriefe mit Steuerdatei Komfort

Transkript

1 Serienbriefe mit Steuerdatei Komfort Die nachfolgende Beschreibung basiert auf OpenOffice. Gewünschte Personen auswählen Falls nicht alle Mitglieder des Selektionsergebnisses in die Steuerdatei geschrieben werden sollen, markieren Sie die gewünschten Empfänger mit einem Häkchen. Falls kein Empfänger angekreuzt ist, werden alle ausgewählt. Klicken Sie dann das Briefsymbol oben rechts und wählen Sie "Steuerdatei Komfort für Serienbrief".

2 Einstellungen Auf der folgenden Seite können Sie einige Einstellungen tätigen. Wählen Sie Komma als Trennungszeichen. Bestimmen Sie die geschlechtsspezifische Begrüssung der Personen, indem Sie diese in die Felder rechts schreiben, z.b. "Sehr geehrter" / "Sehr geehrte" oder "Lieber" / "Liebe", usw. Die Begrüssung wird vor der Anrede eingefügt. Wenn Sie in der Adresszeile "Herr" / "Frau" oder "Herr Dr." / "Frau Dr." vor dem Namen hinschreiben wollen, wählen Sie "Anrede in Adresszeile einbeziehen". Bei "Versandland" wählen Sie das Land, von dem aus Sie die Briefe versenden. Ist das Land des Empfängers unterschiedlich zum Versandland, wird die Landesbezeichnung in die Adresse eingeschlossen. Wählen Sie bei "Empfänger" aus, ob Sie die Post selbst verteilen (Verteildienst), oder ob sie per Post (Postversand) verschickt wird. Beim Verteildienst wird die Wohnadresse des Adressaten angezeigt, beim Postversand wird, falls vorhanden, das Postfach ausgegeben. Ist der Brief nur an Personen gerichtet, die keine Zeitung erhalten, machen Sie nur bei dem betreffenden Kontrollkästchen ein Häkchen. Soll der Brief nur an Personen ohne -adresse gesendet werden, entfernen Sie das Häkchen bei "Ja". So können Sie den Personen mit -adresse die Nachricht per Mail schreiben. Wählen Sie bei "Adressauswahl", ob Sie alle kompletten Adressen sowie unvollständige Adressen (fehlende Ortsbezeichnung oder Versandsperre) drucken möchten. Falls Sie alle Adressen drucken möchten, markieren Sie beide Kontrollkästchen. Bei unvollständigen Adressen wird nur der Name und Vorname in die Adresszeilen eingeschlossen. Wenn Sie all diese Einstellungen auch weiterhin beibehalten möchten, klicken Sie auf "Einstellungen speichern". Anschliessend klicken Sie auf "Steuerdatei erstellen".

3 Datei herunterladen und speichern

4 Wählen Sie im Fenster Dateidownload Speichern. Im Fenster Speichern unter wählen Sie den Speicherort.

5 Nachdem der Download abgeschlossen ist, drücken Sie auf Schliessen. Sie brauchen die Datei nicht zu öffnen, sondern nur zu speichern. Sie können die Datei öffnen, um sie zu bearbeiten. Datei öffnen Falls Sie die Briefvorlage für den Serienbrief noch nicht erstellt haben, können Sie eine Briefvorlage mit dem Assistenten erstellen. (1) Starten Sie OpenOffice Writer. (2) Klicken Sie auf den Menueintrag Datei.

6 (2) (3) Unter Assistenten wählen Sie Brief aus. Die Briefvorlage muss nun angepasst werden.

7 (5) Danach auf Weiter > klicken. (4) Wählen Sie das Seitendesign aus.

8 (6) Wählen Sie die Elemente aus die gedruckt werden sollen auf dem Brief. (7) Danach auf Weiter > klicken. (8) Sie können die Absenderadresse neu eingeben oder die Benutzerdaten aus den Optionen von OpenOffice.org verwenden, falls diese eingegeben wurden. (9) Wählen Sie für Empfängeradresse Platzhalter verwenden aus. (10) Dann auf Weiter > klicken. Bemerkung zu Punkt (8) die Benutzerdaten finden Sie unter: Extras->Optionen->OpenOffice.org->Benutzerdaten

9 (11) Bearbeiten Sie die Fusszeile so wie Sie es wünschen. (12) (13) (14) (15) (12) Geben Sie den Namen der Dokumentvorlage ein. (13) Wählen Sie den Speicherort und Dateinamen von der Serienbriefvorlage. (14) Wählen Sie Einen Brief aus dieser Dokumentvorlage erstellen aus. (15) Klicken Sie anschliessend auf Fertig stellen.

10 (17) (16) (16) Entfernen Sie die Platzhalter für die Empfängeradresse. (17) Klicken Sie in der Menuleiste auf Extras. (19) (18) (20) (18) Dann klicken Sie auf Serienbrief-Assistent (19) Verwenden Sie das aktuelle Dokument. (20) Danach auf Weiter >>

11 (21) (21) Wählen Sie Brief aus. (22) (22) Danach auf Weiter >>. (23) Klicken Sie auf Adressliste auswählen. (24) Fügen Sie die Adressliste hinzu.

12 (25) Wählen Sie die Steuerdatei mit der Endung.csv aus, die Sie zuvor erstellt haben. (Steuerdatei_Komfort.csv) (26) Danach auf Öffnen klicken. (27) Wählen Sie die Adressliste aus und bestätigen Sie mit OK.

13 (28) (28) Aktivieren Sie die Checkbox für den Adressblock. (29) Unter Mehr können Sie den Adressblock bearbeiten. (30) Klicken Sie nun auf Felder zuordnen Ordnen Sie nun alle nötigen Felder aus der Adressliste den dazugehörigen Adresselementen zu. (31) Beachten Sie das Sie beim Adresselement <Name> das Feld Nachname aus der Adressliste nehmen. (32) Hier sehen Sie die Vorschau eines Adressblocks. (33) Wenn Sie das getan haben fahren Sie fort mit OK.

14 (34) Überprüfen Sie, ob alle Adressdaten verfügbar sind. (35) Danach auf Weiter >> (36) Deaktivieren Sie die Briefanrede, weil es auf diese Weise nicht funktionieren wird. Wie Sie Ihre Anrede dem Geschlecht der Empfänger anpassen wird später erklärt. (37) Danach auf Weiter >>

15 (38) Hier können Sie das Layout anpassen. (39) Klicken Sie auf Weiter >> (40) (41) (40) Hier können Sie die Empfänger und das Dokument kontrollieren und anschliessend ändern falls notwendig. (41) Klicken Sie auf Dokument bearbeiten

16 (42) (42) Entfernen Sie den Platzhalter für die Anrede. (43) (43) In meinem Beispiel werde ich diese Anrede verwenden -Sehr geehrter Herr, für einen männlichen Empfänger -Sehr geehrte Frau, für eine weibliche Empfängerin Damit das funktioniert muss ich den Platzhalter von zuvor mit Sehr geehrte überschreiben.

17 (44) Klicken Sie nun auf Einfügen in der Menuleiste (45) Klicken Sie auf Feldbefehl->Andere

18 In der Registerkarte Funktionen unter dem Feldtyp Bedingter Text können Sie nun den Rest der Anrede je nach Geschlecht des Empfängers einfügen. (46) (47) (46) Wenn GESCHLECHT==1 (Also wenn es eine Frau ist) Dann fülle Frau ein Sonst fülle r Herr ein (47) Anschliessend klicken Sie auf Einfügen, der Text wird dann an der Stelle wo Sie Ihren Mauscursor platziert haben eingefügt. Nun müssen Sie noch ein Leerzeichen nach der Anrede hinzufügen und das Seriendruckfeld Nachname von dem Adressblock oben kopieren, den kopierten Nachnamen nach dem Leerzeichen einfügen und am Ende des Nachnamen ein Komma anhängen. Das Ergebnis sollte dann so aussehen:

19 (48) (48) Ersetzen Sie nun die Restlichen Platzhalter wie z.b.: Betreff und Brieftext mit Ihrem Text. (49) (49) Falls Sie nun fertig sind mit dem bearbeiten des Briefes, kehren Sie zurück mit einem Klick auf Zurück zum Serienbrief-Assistenten.

20 (50) Fahren Sie fort mit einem Klick auf Weiter > >. (51) (52) (51) Hier können Sie einzelne Briefe anpassen. Sie können die gewünschten Briefe mit Suchbegriffen finden. (52) Falls Sie keine weiteren Änderungen machen wollen klicken Sie auf Weiter > >.

21 (53) (53) Sie können das Serienbriefdokument als ein Dokument speichern, als einzelne Dokumente speichern oder von Seite x bis x speichern. (54) (54) Sie können das ganze Dokument drucken oder von Seite x bis x drucken.