Aufgebot-Karten A5 erstellen mit MS Word

Transkript

1 Aufgebot-Karten A5 erstellen mit MS Word Diese Bedienungsanleitung zeigt Ihnen, wie Sie mit der Excel-Datei, welche Sie aus LODUR exportieren, rasch und effizient Aufgebot-Karten generieren können. Da diese Vorgehensweise die MS Word-Serienbrieffunktion zu Hilfe nimmt, können je nach Word-Version geringe Abweichungen auftreten. Diese Anleitung stützt sich auf MS Office 2007.

2 1. Öffnen Sie im Modul Aufgebot das Aufgebot, für welches Sie eine Karte versenden möchten mit einem Klick auf das Datum. 1 Die rot markierten Angaben des Titels werden auf die Aufgebot-Karten übernommen. (Die Möglichkeit, hier mit einem Häkchen in die Kästchen beim Datum und der Zeit, die Schriftfarbe in rot zu ändern, existiert nur bei der Druck- und der Mail-Version des Aufgebotes.) Page 2

3 2. Wechseln Sie nun in die Lasche Drucken und klicken Sie auf das Excel-Symbol ( Aufgebot-Karte ) Speichern Sie das xls-dokument (wenn sie mit den neusten Office-Generationen arbeiten, speichern Sie es als xlsx-dokument) auf Ihre Festplatte Öffnen Sie nun Ihre Word-Vorlage der Aufgebot-Karte. Page 3

4 Öffnen Sie die Lasche Sendungen 3.2. Klicken Sie auf Empfänger auswählen und wählen Sie Vorhandene Liste verwenden. Page 4

5 Wählen Sie nun die xls/xlsx-datei aus, welche sie zuvor aus LODUR erstellt und auf Ihre Festplatte gespeichert haben. Page 5

6 Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. Page 6

7 4. Nun geht es darum, die Aufgebot-Karte mit den Seriendruck-Elementen zu ergänzen, damit die Serienbrief-Erstellung funktioniert. Diesen Vorgang müssen Sie nur bei der ersten Aufgebot-Karte vornehmen Markieren Sie mit dem der Maus das Feld [Thema_Dienst] (bzw. den entsprechenden Text in Ihrer Vorlage) 4.2. und klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen. Page 7

8 Wählen Sie im erscheinenden Kästchen das Wort Thema/Dienst und klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schliessen. Page 8

9 Wiederholen Sie den Vorgang für [Tag] und sämtliche übrige Textfelder Ihrer Vorlage. Beachten Sie, dass Sie bei Ort der Übung das Feld Ort_Übung wählen und beim Wohnort des AdF Ort. Bei der Anrede können Sie wählen zwischen Grad oder Anrede. Page 9

10 Klicken Sie auf das Speichern-Symbol. Somit sind die Serienbrief-Elemente in Ihrer Vorlage gespeichert und werden beim nächsten Aufgebot übernommen. Dieses Dokument können Sie nun beim zukünftigen Erstellen von Aufgebot-Karten als Grundlage verwenden. Page 10

11 5 5. Klicken Sie nun auf Vorschau Ergebnisse. Page 11

12 Die Felder werden nun entsprechend ausgefüllt angezeigt. Page 12

13 Mit Klick auf den Vorwärtspfeil können Sie die weiteren Blätter durchsehen. 6. Nun können Sie die Aufgebot-Karten drucken. Page 13

14 7. In Zukunft, wenn Sie die Aufgebot-Karten erstellen möchten, öffnen Sie das Dokument, welches Sie bei Punkt 4.4. abgespeichert haben Klicken Sie bei dieser Meldung auf Nein, wenn Sie die Eckdaten für ein neues Aufgebot importieren möchten. (Möchten Sie das ursprüngliche Aufgebot wieder aufrufen, klicken Sie auf Ja.) Page 14

15 Nun klicken Sie wiederum in die Lasche Sendungen Per Klick auf Empfänger auswählen wählen Sie die Excel-Datei aus, welche Sie aus dem entsprechenden Aufgebot von LODUR exportiert haben Nun können Sie nur noch auf Vorschau Ergebnisse klicken und den Serienbrief durchsehen und dann ausdrucken. Bei Problemen bitte eine an schicken. Page 15