User Guide Rundschreiben

Transkript

1 Start und Prozessauswahl Sobald Sie sich zum WFM angemeldet haben, steht Ihnen der Bereich als eines der Module zur Verfügung. Öffnen Sie diesen per Mausklick. Bezüglich der wurden drei WFM-Prozesse definiert: (Brief) anlegen: Wenn Sie von vorneherein wissen, dass Ihr Schreiben per Post versendet werden soll, ist es am einfachsten diesen Prozess auszuwählen. Die Prüfszenarien beziehen sich speziell auf den Postversand; auch die Verknüpfung von Personendatensätzen zu einem gemeinsamen Schreiben ist hier berücksichtigt. ( ) anlegen: Der Prozess entspricht dem des reinen Briefversands, ist aber ergänzt hinsichtlich der Prüfszenarien und der Ausgabe einer - Adressliste. bearbeiten: Hierüber können Sie nach bereits angelegten suchen und diese bearbeiten, oder Sie kopieren ein bestehendes für den erneuten Versand. (Brief) anlegen 1. Die Stammdaten und Serienbrieffelder beschreiben das Objekt. Die roten Felder sind Pflichtfelder. 2. Der Titel des s erscheint als Betreffzeile, wenn dieses Serienbrieffeld in der Vorlage angelegt wurde. 3. Sie haben zwei Möglichkeiten, Empfänger hinzuzufügen. Diese werden im Folgenden beschrieben. Weiter mit fertiger Empfängerliste Die hier angezeigten Listen wurden speziell für Sie als WFM- Anwender angelegt. Die Mitarbeiter der Dienststellen haben die Möglichkeit, über den vollen vfm-funktionsumfang, weitere Listen anzulegen und für Sie freizugeben. 1. Die Vorschau zeigt alle Personen der ausgewählten Liste. 2. Über Empfänger hinzufügen besteht die Möglichkeit noch einzelne Empfänger als Ergänzung zur Liste hinzuzufügen. Seite 1 von 5

2 Empfänger hinzufügen 1. Die Suchmaske hilft Ihnen, mit unterschiedlichen Attributen, den/die richtigen Empfänger zu finden. 2. Markieren Sie einen, mehrere oder alle Personen aus der Ergebnisliste und fügen Sie diese Ihrer Empfängerliste hinzu. 3. Ihre Liste können Sie durch eine mehrmalige, aufeinanderfolgende Personensuche vervollständigen. 4. Umgekehrt können Sie auch einzelne Personen aus Ihrer Empfängerliste entfernen, oder die gesamte Liste neu aufbauen. 5. Ist Ihre Auswahl komplett starten Sie mit dem Weiter - Button die Prüfprozesse. Performance Derzeit werden Ihnen maximal 50 Datensätze in der Ergebnisliste angezeigt. Dies macht die Suche sehr schnell, kann aber dazu führen, dass die gesuchte Person nicht gefunden wird. Schränken Sie in diesem Fall die Suche durch weitere Attribute ein. Prüfprozesse Es werden Ihnen lediglich dann die Prüffenster angezeigt, wenn einzelne Datensätze nicht den erforderlichen Kriterien entsprechen. Sind alle Daten soweit vollständig, werden Sie direkt zur Auswahl der Word-Vorlage weitergeleitet. Bei jedem Prüfschritt haben Sie die Möglichkeiten den Datensatz zu korrigieren : Über den Button wechseln Sie zu den Stammdaten der Person und können diese vervollständigen, vorausgesetzt Ihnen sind die Daten bekannt. löschen : Der Datensatz kann nicht korrigiert werden und der Brief soll deshalb nicht erstellt werden; somit wird der Eintrag aus der Empfängerliste entfernt. Hinweis: Wenn Sie einfach mit Weiter bestätigen, wird der Serienbrief trotzdem für die ausgegebenen Personen vorbereitet. Seite 2 von 5

3 Prüfprozesse Adressprüfung Hierbei gibt es zwei Prüfschritte: Anschrift: Straße, PLZ und Ort müssen hinterlegt sein. adresse: Mindestens eine adresse muss bei der Person hinterlegt sein. Dieser Prüfschritt fällt beim reinen Postversand weg. Mitgliederstatus Personen die mit dem Status Archiv oder Papierkorb in den Stammdaten gekennzeichnet wurden, werden hier ausgegeben. Hinweis: Personen mit dem Status verstorben, werden erst gar nicht als mögliche Empfänger bei der Personensuche angezeigt. Serienbrief Wurde in den Stammdaten hinterlegt, dass eine Person keine Serienbriefe empfangen möchte, wird diese hier gelistet. Natürlich können Sie trotzdem entscheiden, ob die Person angeschrieben werden soll oder nicht. Verknüpfungen Vorausgesetzt zwei oder mehrere Empfänger haben denselben Nachnamen und die identische Anschrift (Straße, PLZ, Ort), werden diese Verknüpfungsmöglichkeiten hier angezeigt. Es bleibt Ihnen trotzdem überlassen, die Einzelanschreiben zu einem gemeinsamen Brief zu verknüpfen oder nicht. Dies kann für jede Familie individuell entschieden werden. Vorlage zuordnen Die Word-Vorlagen sind Dienststellen-spezifisch in Ordnern auf dem Server hinterlegt. Für Pastoren gibt es einen separaten Ordner. Über Ihre Anmeldung zum Workflowmanager werden Ihnen die richtigen Vorlagen in der Auswahl zur Verfügung gestellt. 1. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus dem Auswahlfenster. 2. Über die jeweiligen Buttons öffnen Sie den Brief, die Kuverts oder Etiketten in der gewohnten Word- Serienbrieffunktion. 3. Haben Sie die -Versandart gewählt, können Sie sich über den Button Mailliste öffnen parallel eine Excel- Liste öffnen, die Ihnen alle verfügbaren adressen Ihrer Empfänger ausgibt. Seite 3 von 5

4 Vorlage zuordnen 4. Klicken Sie den Speichern -Button, um das -Objekt in vfm abzulegen. Natürlich können Sie auch das bearbeiten und aussenden, ohne das Objekt in vfm zu speichern, es kann aber dann auch nicht mehr über die Suchen-Funktion gefunden und erneut verwendet werden. Alle nun folgenden Schritte erledigen Sie wie gewohnt mit der Word- Serienbrieffunktionalität. Diese haben nichts mehr mit visual FM zu tun. bearbeiten Suche Der Prozess ermöglicht zum einen bestehende - Objekte einzusehen, zusätzlich können diese aber auch kopiert werden und damit als Basis für neue dienen. 1. Als Suchoptionen stehen alle Datenfelder der Stammdaten zur Verfügung. Nutzen Sie diese einzeln, oder in Kombination um Ihre Ergebnisliste weiter einzuschränken. 2. Verwenden Sie als Platzhalter das %-Symbol. Hinweis: Für die Textfelder ist es ausreichend einen Begriff einzugeben, der auch nur als (Wort-)Teil in der eigentlichen Bezeichnung vorkommt. Bei der Suche über das Datumsfeld sind folgende Regeln zu beachten: Eingabe Jahreszahl, z.b.: 2009 Genauer Monat, z.b.: %% (Tag, Monat und Jahr durch einen Punkt getrennt) Genauer Tag, z.b.: Suchergebnis Es werden alle des betreffenden Jahres angezeigt. Alle, die im April 2009 angelegt/versendet wurden. Alle, die am 1. April 2009 angelegt/versendet wurden. Im Ergebnisfenster wird auch angezeigt, ob das über den -Prozess erstellt wurde. 3. Klicken Sie den Weiter -Button, um alle Daten zum gewählten einzusehen. Seite 4 von 5

5 bearbeiten Die Übersichtsseite des bestehenden -Objekts zeigt Ihnen die nicht editierbaren Stammdaten, die Empfängerliste, die verwendeten Vorlagen und eventuell verknüpfte Dokumente. Wurde das Schreiben noch nicht ausgesendet, können Sie hier das Aussende-Datum und den Betreff anpassen. Möchten Sie das bestehende als Vorlage verwenden, oder ggf. nochmals die Empfängerliste editieren, müssen Sie das bestehende Schreiben zuerst kopieren. 1. Klicken Sie auf den entsprechenden Kopieren-Button. Im Hintergrund wird eine neue ID generiert, somit arbeiten Sie nun an einem neuen Objekt und können alle Stamminformationen und die Empfängerliste ändern. 2. Fügen Sie über die Personensuche neue Empfänger hinzu. Natürlich können Sie auch Personen aus der bestehenden Liste löschen. 3. Über den Weiter -Button starten Sie die Prüfprozesse bzw. gelangen direkt zur Auswahl der Word-Vorlage. Hinweis: Die Vorgehensweise entspricht der beim Neuanlegen eines s. Kontakt Loy & Hutz Solutions AG Emmy-Noether-Str Freiburg Ines Winterer Projektierung Tel: +49 (0)761 / ines.winterer@loyhutz.de Seite 5 von 5