DIN 5008 von A bis Z Perfekt schreiben mit Word 2007/2010

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1 Frank Manekeller DIN 5008 von A bis Z Perfekt schreiben mit Word 2007/2010 Präzise Erläuterungen und Anwendungshinweise zu den Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung in der Fassung von April 2011 Einschließlich aller Regeln aus der integrierten ehemaligen DIN 676 (Geschäftsbrief Einzelvordrucke und Endlosvordrucke) sowie der DIN 5009 (Diktierregeln) Zahlreiche praxiserprobte Lösungsvorschläge für die Umsetzung mit Personal Computern und Word 2007/ Auflage Bestellnummer 06451

2 Haben Sie Anregungen oder Kritikpunkte zu diesem Produkt? Dann senden Sie eine an Autoren und Verlag freuen sich auf Ihre Rückmeldung. Bildungsverlag EINS GmbH Hansestraße 115, Köln ISBN Copyright 2011: Bildungsverlag EINS GmbH, Köln Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungs einrichtungen.

3 Manekeller DIN 5008 von A bis Z

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5 Inhaltsverzeichnis Inhalts- verzeichnis Inhaltsverzeichnis Vorwort... 7 Neu in der DIN Word 2007/2010: Alles neu! Word 2007/2010: Dokumentvorlagen Word 2007/2010: Dokumentvorlagen-CD Word 2007/2010: Formatvorlagen Word 2007/2010: Textfelder und Positionsrahmen Abbildungen Abkürzungen Absätze Abschnitte Absender- und postalische Rücksendeangabe Anlagenvermerk Anrede Anschriftfeld Anwendungsbereich Aufzählungen Auslassungspunkte Beglaubigungsvermerk Betreff und Teilbetreff Bezugszeichen- und Kommunikationszeile Briefabschluss (Gruß, Firmenbezeichnung, Unterzeichner) Briefbeispiele Briefvorlagen (Seiteneinteilung) Briefhüllen Datum (Kalenderdaten) Diagramme Entwicklung der DIN

6 Inhaltsverzeichnis Formeln und Größenangaben Fußnoten Hervorhebungen Informationsblock Inhaltsverzeichnisse und Übersichten Längere Texte Rechenzeichen Satzzeichen und andere Zeichen Schrift und Zeilenabstand (Grundlagen) Schriftzeichen für Wörter Seitennummerierung Striche (Worttrennungsstrich, Bindestrich, Ergänzungsstrich) Summen und Zahlenaufstellungen Tabellen Verteilvermerk Währungsbezeichnungen Werbliche Elemente Zahlengliederungen Zeilenanfang und Zeilenende Zwischenräume Anhang: Diktierregeln DIN Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Stichwortverzeichnis

7 Vorwort Vorwort Vorwort Die DIN 5008, Ausgabe April 2011, beinhaltet eine besonders große Weiterentwicklung, vergleichbar nur mit Gab es 1996 den ersten Schritt von einer Norm für das Maschinenschreiben hin zu einer Textverarbeitungsnorm, so ist die Neufassung 2011 hier der Schlusspunkt: Mit dieser Norm wird die Abwärtskompatibilität zur Schreibmaschine verlassen, besonders sichtbar im vereinfachten Bemaßungsraster für Geschäftsbriefe. Dazu passt auch, dass die bisherige DIN 676 (Geschäftsbrief Einzelvordrucke und Endlosvordrucke) vollständig integriert wurde. Neue Norm mit Detailanpassungen und neuen Themen Mit der Neufassung wurde die DIN 5008 auch thematisch erweitert. In den letzten Normfassungen kamen die Themen Tabellen und hinzu; nun folgen Diagramme und Abbildungen sowie Längere Texte. Das vorliegende Buch berücksichtigt die Weiterentwicklung der DIN 5008 im Detail und ist selbst eine Weiterentwicklung aus sieben Büchern DIN 5008 von A bis Z, die sich mit der DIN 5008 aus 1996, 2001 und 2005 sowie Word-Versionen von 6.0 bis 2007 befassen. Erläuterung zur DIN und zum PC-Einsatz mit Word 2007/2010 Das bewährte Grundkonzept wurde nicht verändert: Das Buch enthält exakte Erläuterungen zu den Regeln der DIN 5008 sowie zahlreiche Umsetzungsempfehlungen mit Word. Das Buch ist als Lern- und Nachschlagewerk konzipiert. Inhalts-, Stichwort-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis erleichtern das Suchen. Hervorgehoben wurden alle DIN-Neuerungen aus 2011, die beim jeweiligen Thema und zusätzlich in einer Übersicht stehen. Die Regelanwendung (mit und ohne Word) wird an vielen Beispielen deutlich. Wie schon der letzten Ausgabe liegt eine CD bei, die gemeinschaftlich vom Bildungsverlag EINS und dem Beuth Verlag veröffentlicht wird. Alle Vorlagen wurden im Detail geprüft. Bei der Vielfalt der Einstellungsmöglichkeiten eines PCs und von Word (mit Kompatibilität von Word 97 bis 2010) sind in Einzelfällen unterschiedliche Ergebnisse nicht vollständig auszuschließen. Was ist neu in dieser Ausgabe? Alle Abbildungen und Funktionsbeschreibungen beziehen sich auf Word 2007/2010. Da das Bedienkonzept in Word mit der Version 2007 umgestellt wurde, gibt es dazu auch einen gesonderten Abschnitt Word 2007: Alles neu!. Die Abschnitte zu weiteren grundlegenden Word-Themen folgen direkt im Anschluss, bevor von A bis Z alle Themen der DIN 5008 behandelt werden. Der Sprung von Word 2007 zu Word 2010 ist ein vergleichsweise kleiner. Deswegen haben sich Verlag und Autor entschlossen, beide Versionen in einer Ausgabe zu berücksichtigen und bei Unterschieden gesondert darauf hinzuweisen. Im Sinne typischer Konfigurationen 7

8 Vorwort sind alle Word-2007-Umsetzungen auf einem PC mit Windows-Vista ausgeführt worden, alle Word-2010-Umsetzungen dagegen auf einem PC mit Windows 7. Die neuen Themenfelder werden ausführlich gewürdigt und Hintergrundinformationen zu deren Entwicklung gegeben. Technische Hinweise Einige technische Hinweise: Unter dem Stichwort Regelquelle wird auf die Fundstelle in der DIN 5008 verwiesen. Der Inhalt der Regeln wird jeweils später im Text erläutert. Das Buch ist jedoch kein Ersatz für die Normen selbst, die über den Beuth Verlag, Berlin, verkauft werden. Zur besseren Deutlichkeit sind alle Beispiele in Blau, eingerückt und mit anderer Schrift gesetzt. Die Einrückung vom linken Rand darf nicht als Einrückung in einem realen Brieftext übersetzt werden. Das Buch dient einer exakten Erläuterung der Regeln zunächst unabhängig von der Art der technischen Umsetzung. Anschließend gibt es zu jedem Punkt Umsetzungshinweise für Word 2007/2010. Das Buch enthält keinen Einführungskurs Word, sondern setzt Grundkenntnisse in Word voraus. Alle dargestellten Lösungen haben sich in der Praxis bewährt und lassen sich am besten verstehen, wenn man sie direkt am PC nachvollzieht. Die Basis des Buches Meine Basis für dieses Buch: Als Obmann für den Arbeitsausschuss Regeln für die Textverarbeitung des Normenausschusses Bürowesen war ich maßgeblich an der Erarbeitung der neuen Norm beteiligt zusammen u. a. mit Herrn Mathea als Lektor, der dementsprechend ein kritischer Berater beim Verfassen dieses Buches sein konnte. Gemeinsam haben wir alle Fassungen der DIN 5008 seit 1996 begleitet. Seit mehr als 30 Jahren befasse ich mich speziell mit der Technik der Textverarbeitung in den letzten Jahren mit Schwerpunkt Word. Das komplette Buch habe ich selbst unter Word 2007 und Word 2010 geschrieben und gesetzt. Für wen ist das Buch? Das Buch ist gedacht für alle, die sich mit der Textverarbeitung im Beruf oder in Ausbildung befassen. Auch im halbgeschäftlichen Bereich kann das Buch eine Hilfe für die angemessene effiziente Briefgestaltung sein. Ich wünsche Ihnen, dass Sie viel Nutzen aus diesem Buch für Ihre Aufgaben ziehen können. Für Anregungen und Verbesserungsvorschläge sind der Verlag und ich als Autor immer dankbar. Sie können mich per unter erreichen. Ihr Frank Manekeller Bergisch Gladbach, im März

9 Neu in der DIN 5008 Neu in der DIN 5008 In die Ausgabe 2011 der DIN 5008 sind viele Änderungen gegenüber der Fassung vom Mai 2005 eingegangen. Sofern es im Einzelnen Neuerungen gegeben hat, ist dem betreffenden Abschnitt in diesem Buch ein Absatz Neu vorangestellt. Zur schnellen Orientierung über Neuerungen stehen diese Neu-Absätze an dieser Stelle zusammengefasst mit Seitenhinweis, damit Sie bei Bedarf gezielt weiterlesen können. Neu in der DIN 5008 Absätze Neu hier zusammengefasst Neuaufnahme Abbildungen. Das Thema Abbildungen ist neu in die DIN 5008 aufgenommen worden, weil bei immer mehr geschäftlichen Texten Abbildungen hinzugefügt werden und so ein grundsätzlicher Regelungsbedarf entstanden ist Leerzeichen- und Punktregel. Verweis auf geschützte Leerzeichen bei Abkürzungen aus mehreren Wörtern aufgenommen. Punktregel für Abkürzungen, die im vollen Wortlaut des ungekürzten Wortes gesprochen werden, relativiert mit in der Regel Tabs und Einrückung. Durch das modifizierte Raster mit 25-mm- Einteilung der neuen DIN 5008 verändern sich die Position eingerückter Absätze sowie alle Tabs in Absätzen Postalische Rücksendeangabe. Durch die Zusammenführung mit der DIN 676 wurde auch der Abschnitt Absenderangabe neu geregelt sowie als neuer Begriff die postalische Rücksendeangabe eingeführt. Zu beachten ist auch die neue Möglichkeit, die postalische Rücksendeangabe mit der Zusatz- und Vermerkzone des Anschriftfelds zusammenzuziehen Position. Mit der Umstellung auf ein 25-mm-Raster steht der eingerückte Anlagenvermerk nun auf Position 125 mm Verfeinerungen. Neu ist, dass die postalische Rücksendeangabe auch in die Zusatz- und Vermerkzone einbezogen werden darf; generell wurde die Aufteilung zwischen den Zonen flexibler gestaltet. Zudem wurden die Regeln aus der DIN 676 integriert. Mit der Umstellung auf das 25-mm-Raster beginnt der Text nun auf Position 25 mm von der linken Blattkante Eigene Fluchtlinie je Ebene. Die Praxisempfehlung, dass mehrstufige Aufzählungen je Ebene eine eigene Fluchtlinie erhalten, ist neu als Regel aufgenommen Satzzeichen. Neu ist der präzisere Hinweis über den Umgang mit folgenden Satzzeichen sowie zu Auslassungspunkten bei wörtlichen Zitaten

10 Neu in der DIN 5008 Positionierungsregeln. Durch die Integration der DIN 676 sind nun auch die Positionierungsregeln zu Bezugs- und Kommunikationszeile Bestandteil der DIN Gruß. Aufnahme der Regel, dass der Gruß an der Fluchtlinie beginnt Neue Brief-/Anwendungsbeispiele. Die DIN 5008 enthält mittlerweile 13 Brief- bzw. Anwendungsbeispiele. Neu sind vor allem Anwendungsbeispiele für das Umgehen mit Diagrammen und Abbildungen. Generell wurden die Briefe modernisiert; schreibmaschinenorientierte Beispiele wurden entfernt und generell die Gestaltung des Briefkopfes mit Informationsblock in unterschiedlicher Form betont Integration. Der gesamte Abschnitt 16 ist neu in der DIN durch die Integration der DIN 676. Neu sind dabei auch die Bemaßungsseiten. Mit der Umstellung auf das 25-mm-Raster sind auch diverse Maße verändert Jahreszahl. Die Jahreszahl darf nur noch vierstellig geschrieben werden Diagramme neu. Zusammen mit dem Thema Abbildungen wurde das Thema Diagramme neu in die DIN 5008 aufgenommen Präzisierung . Der erstmals 2001 aufgenommene Abschnitt wurde in kleinen Punkten präzisiert (z. B. zum Verteiler). Ergänzt wurde der Hinweis auf die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben im Briefschluss Durchnummerierung. Die fortlaufende Nummerierung bei mehrseitigen Texten wurde als Regel gestrichen; es ist also jetzt auch zulässig, auf jeder Seite eine neue Nummerierung zu verwenden. Neu geregelt wurde die Zeichensetzung bei Fußnotenhinweisen. Aufgenommen wurde der Hinweis auf eine reduzierte Schriftgröße bei Fußnotenhinweisen Satzzeichen. Satzzeichen werden nur noch in die Hervorhebung einbezogen, wenn sie inhaltlich zum hervorzuhebenden Text gehören Integration der DIN 676. Durch die Integration der DIN 676 ist der Informationsblock nun umfänglich in der DIN 5008 geregelt Längere Texte neu. Der Abschnitt Längere Texte ist vollständig neu in der DIN Er integriert viele Einzelelemente der DIN 5008 in eine Gesamtbetrachtung für Textdokumente wie Berichte oder Facharbeiten und verdeutlicht dabei auch die Unterschiede zu den Regeln für das Schreiben von Briefen

11 Regeln für Rechenzeichen. Für jedes Rechenzeichen wurde eine explizite Regel eingefügt; in der Vorgängerversion gab es zu vielen Zeichen eine Erklärung nur per Beispiel Halbgeviertstrich und Anführungszeichen. Neu sind Anmerkungen zum Halbgeviertstrich und zu typografischen Anführungszeichen Explizite Regeln zu Schriftzeichen. Zu allen Schriftzeichen wurden explizite Regeln eingeführt (bisher z. T. nur Beispiele). Erläutert wird die Verwendung von Leerzeichen im Zusammenhang mit Schriftzeichen PC-Logik und Zusammenfassung. Die Regeln zur Seitennummerierung und zu Hinweisen auf Folgeseiten wurden in einem Abschnitt zusammengefasst. Die Gestaltungs- und Positionierungsregeln berücksichtigen keine Schreibmaschinenlogik mehr Zahlenaufstellungen in PC-Logik. Schreibmaschinenorientierte Zahlenaufstellungen wurden ebenso entfernt wie die selten gebrauchten Aufstellungen mit gemischten Zahlen Position Verteilvermerk. Änderungen ergeben sich durch das neue 25-mm-Raster auch für den Verteilvermerk Verfeinerungen. Neu: Cent-Beispiel, Verweis auf geschützte Leerzeichen und Anwendungshinweis ISO Werbliche Elemente. Das Anfügen von werblichen Elementen wurde als neues Unterkapitel bei der Nutzung von Briefvordrucken und -vorlagen eingefügt Hausnummern und Telex. Für Hausnummern wurden explizite Regeln aufgenommen, dagegen das Thema Telexnummern gestrichen Vereinfachung durch neues 25-mm-Raster. Mit dieser Normfassung ist die Abwärtskompatibilität zur Schreibmaschine aufgegeben worden Geschütze Leerzeichen. Auch bei den Regeln für Zwischenräume wird gesondert auf die Nichttrenunnung zusammengehöriger Teile hingewiesen Neu in der DIN

12 Bezugszeichenzeile Bezugszeichen- und Kommunikationszeile Bezugszeichen- zeile Die Gestaltung von Bezugszeichenzeilen unterliegt stark innerbetrieblichen Regeln. In ihr enthalten sind Bezüge zu vorausgegangenen Schreiben sowie Geschäftszeichen. Neu Positionierungsregeln. Durch die Integration der DIN 676 sind nun auch die Positionierungsregeln zu Bezugs- und Kommunikationszeile Bestandteil der DIN Regelquelle Verwandte Themen Aus der DIN 5008 sind der Abschnitt und sowie die Tabellen im Anhang B und C heranzuziehen. Der Informationsblock kann statt einer Bezugszeichenzeile verwendet werden (siehe Informationsblock ab Seite 149). Weitere Themen: Datum (Kalenderdaten) ab Seite 120, Briefvorlagen (Seiteneinteilung) ab Seite Absenderangabe im Briefkopf Form A 5 Postalische Rücksendeangabe 63, Zusatz- und Vermerkzone 12,7 80,46 40 Anschriftzone ,3 Telefax alexander.baumann@universa.com 8,46 Telefon, Name Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom Unser Zeichen, unsere Nachricht vom Datum ls-fm ab Alexander Baumann , Betreff (je 2 Zeilen Abstand zur Bezugszeichenzeile und zur Anrede) Abbildung 45: Bezugszeichenzeile und Kommunikationszeile Position Bezugszeichenzeile Zur Positionierung von Bezugszeichen- und Kommunikationszeile: Mit zwei Zeilen Abstand zum Anschriftfeld folgen die Leitwörter der Bezugszeichenzeile. Dies ist Zeile 20 (= nach 80,4 mm von der oberen Blattkante) bei Briefblättern der Form A und Zeile 24 (= nach 97,4 mm) in Briefblättern der Form B. Die Bezugszeichen selbst folgen in der nächsten Zeile, also in Zeile 21 (= 84,6 mm von der oberen Blattkante) bzw. 25 (= 101,6 mm). 98

13 Bezugszeichenzeile Die Bezugszeichenzeile selbst darf auch zweizeilig werden. Dies ist beispielsweise bei langen Namen notwendig. Die Anfangsposition für den Betreff rückt dann eine Zeile nach unten. Die Leitwörter der Bezugszeichenzeile stehen in einem Raster von 50 mm, beginnend an der linken Fluchtlinie (25 mm von der linken Blattkante). Die Position des Leitwortes Datum ist dafür verantwortlich, dass die DIN 5008 einen rechten Rand von nur 10 mm von der rechten Blattkante zulässt. Dies ist nicht der empfehlenswerte Rand für den Fließtext, wohl aber für Bezugszeichenzeile und analog auch Kommunikationszeile und Informationsblock. Die Leitwörter können Bestandteil eines Vordrucks sein oder mit PC bzw. Schreibmaschine erzeugt werden. Zum Inhalt der Bezugszeichenzeile: Im Hinblick auf die immer weitere Verbreitung des Informationsblocks wird unter Abschnitt der DIN 5008 als erstes festgestellt, dass die Verwendung einer Bezugszeichenzeile weiter zulässig ist. Inhalt der Bezugszeichenzeile Bezugszeichen, Name, Durchwahlmöglichkeiten und Datum (Ausfertigungsdatum des Briefes) müssen eine Zeile unter die vorgedruckten Leitwörter der Bezugszeichenzeile geschrieben werden, falls erforderlich in zwei Zeilen. Das erste Schriftzeichen steht unter dem Anfangsbuchstaben des jeweils ersten Leitwortes. Mehrere Bezugsangaben zu einem Leitwort dürfen durch ein Komma getrennt werden. Typischerweise werden die Leitwörter der Bezugszeichenzeile in der Schriftgröße verkleinert (8 Punkt), sodass es keine Notwendigkeit zum Abkürzen von Leitwörtern gibt. Aufgrund der Vielfalt technischer Kommunikationseinrichtungen reichen heute die üblichen Bezugszeichenzeilen oft nicht mehr aus. Deshalb darf eine Kommunikationszeile ergänzt werden. Da allerdings die Kommunikationszeile nur zwei Angaben aufnehmen kann, ist meistens die Gestaltung mit einem Informationsblock statt Bezugszeichen-/Kommunikationszeile vorzuziehen. Position Kommunikationszeile Die Leitwörter einer zusätzlichen Kommunikationszeile stehen auf Höhe der vorletzten Zeile des Anschriftfelds, die Kommunikationszeile selbst auf Höhe der letzten Zeile des Anschriftfelds. Für die Leitwörter ist dies Zeile 16 (= nach 63,5 mm von der oberen Blatt- 99

14 Bezugszeichenzeile kante) bei Briefblättern der Form A und Zeile 20 (= nach 80,4 mm) in Briefblättern der Form B. Die Kommunikationszeile selbst steht dann eine Zeile tiefer, also in Zeile 17 (= 67,7 mm) bzw. 21 (= 84,6 mm). Die Kommunikationszeile beginnt mit einem Abstand von 125 mm von der linken Blattkante. Für das zweite Leitwort und die zweite Angabe wird in der Regel der Tabsprung auf Position 150 mm von der linken Blattkante verwendet (dies ist in der DIN 5008 zwar nicht beschrieben, ergibt sich aber aus den Beispielen und der grundsätzlichen Logik des 25-mm-Rasters). Inhalt Kommunikationszeile Typischer Inhalt der Kommunikationszeile sind Angaben zu Telefax und -Adresse. Der genaue Inhalt ist aber nicht vorgegeben. Geregelt sind nur folgende Punkte: Die Kommunikationsdaten werden linksbündig eine Zeile unter die vorgedruckten Leitwörter geschrieben. Je nach Länge der Eintragung, darf die Eintragung in kleinerer Schriftgröße, mindestens jedoch 8 Punkt, geschrieben werden. Diese Regel ist besonders im Hinblick auf lange -Adressen aufgenommen worden, die in einer Schriftgröße von 10 bis 12 Punkten nicht in den vorgegeben Platz eingefügt werden können. Alternativen zur Bezugszeichenzeile Die Verwendung von Bezugszeichenzeilen wird von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich gesehen. Die Tendenz heißt allerdings weg von der Bezugszeichenzeile. In vielen Fällen wird eine Bezugszeichenzeile bedarfsweise durch einen Informationsblock ersetzt (siehe dazu Seite 149). Manchmal sieht man in der Praxis auch vertikal gegliederte Bezugszeichenblöcke. In diesem Fall stehen die Leitwörter untereinander, zum Teil klein gedruckt im Randbereich. Die Bezugstexte können dann linksbündig eingegeben werden. Diese Darstellungsform wird allerdings durch die DIN 5008 nicht gestützt. Positionierung in Word Technisch bereitet die Bezugszeichenzeile manchmal Probleme, weil sie einen sehr kleinen rechten Rand von nur 10 mm benötigt, während man im übrigen Text nur äußerst selten mit einem so kleinen Rand arbeiten dürfte; typischer ist dort eher ein Rand von 20 mm. Um diese unterschiedlichen Ränder in Word zu realisieren, wählt man zunächst unter Seitenlayout, Seite einrichten,, Seitenränder die Ränder, die für den Fließtext gelten sollten meistens also 25 mm linker und 20 mm rechter Rand. Die Bezugszeichenzeile (analog auch die Kommunikationszeile) wird unabhängig davon formatiert. Dafür gibt es drei Alternativen: 100

15 Bezugszeichenzeile 1. Die Bezugszeichenzeile erhält einen Positionsrahmen, aufzurufen über das Icon Positionsrahmen formatieren aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff (siehe Abschnitt Word 2007/2010: Textfelder und Positionsrahmen ab Seite 37). Der Positionsrahmen kann völlig unabhängig vom übrigen Text formatiert werden. Analog kann auch mit Textfeldern gearbeitet werden, aufzurufen durch Einfügen, Text, Textfeld. 2. Für die Bezugszeichenzeile wird eine Tabelle eingefügt, mit dem Befehl Einfügen, Tabelle. Über Tabellentools, Layout, Zellengröße,, Spalte lässt sich hier die Breite unabhängig vom Text einstellen. Die Tabelle sollte zwei Zeilen und vier Spalten haben. Damit lässt sich die Position der unterschiedlichen Bezugszeichen ohne Tabsprünge bestimmen. Da die Tabelle formal als solche gar nicht erkennbar sein soll, werden mit dem Befehl Tabellentools, Entwurf, Rahmen, Kein Rahmen alle Linien gelöscht; dazu muss die Tabelle komplett markiert sein. Wenn man mit der Tabellenfunktion arbeitet, ist es empfehlenswert, in die Tabelle auch das Anschriftfeld sowie die Kommunikationszeile aufzunehmen. 3. Das Absatzformat des Absatzes der Bezugszeichenzeile wird geändert. Mit Start, Absatz,, Einzüge und Abstände wird das benötigte Absatzdialogfeld aufgerufen. Unter Rechts: kann hier nun ein negativer rechter Einzug eingegeben werden. Word rückt dadurch den Text weiter zum Rand. Ist also der generelle Textrand 20 mm und benötigt die Bezugszeichenzeile einen Rand von nur 10 mm, ist -10 mm als rechter Einzug einzugeben. Alle drei Varianten können und sollten in Dokumentvorlagen verankert werden. Variante drei ist am schnellsten einzugeben. Tabsprünge müssen für die einzelnen Bezugszeichen aber extra definiert sein. Für eine professionelle Gestaltung wird man in der Regel mit Tabellenformatierung arbeiten und in die Tabellenfelder noch Formularfelder zum direkten Navigieren integrieren. Formularfelder werden eingefügt in Word 2007 über Entwicklertools, Steuerelemente, Legacytools, Legacyformulare, in Word 2010 über Entwicklertools, Steuerelemente, Vorversionstools, Forumlare aus Vorversionen. Die Dokumentvorlagen mit Bezugszeichenzeile auf der CD sind auch in dieser Form gestaltet. Positionsrahmen und Textfeld Tabelle Negativer rechter Einzug Professionelle Lösung: Tabelle mit Formularfeldern, gespeichert in Dokumentvorlage 101