Abschnitt 14: Beschriften von Briefblättern

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1 14.1 Allgemeines 14.2 Schriftarten, -größen und -stile 14.3 Zeilenanfang und Zeilenende 14.4 Zeilenpositionen von der oberen Blattkante 14.5 Zeilenabstand 14.6 Absenderangabe 14.7 Anschriftfeld Allgemeines Inlandsanschriften Auslandsanschriften Empfängerbezeichnungen Musteranschriften 14.8 Bezugszeichen, Name, Durchwahlmöglichkeiten und Datum 14.9 Betreff und Teilbetreff Wortlaut des Betreffs Teilbetreff Anrede Text Gruß 14.13Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde Maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner Zusätze Anlagen- und Verteilvermerke Anlagenvermerk Verteilvermerk Beglaubigungsvermerk bei Behörden Seitennummerierung Hinweis auf Folgeseiten Der Abschnitt 14 Beschriften von Briefblättern umfasst 19 Unterabschnitte. Bei der Beschriftung von Briefblättern wird die Verwendung genormter Vordrucke vorausgesetzt, und zwar die Norm DIN 676, Ausgabe Mai Für andere Schriftstücke sind die Schreib- und Gestaltungshinweise sinngemäß anzuwenden. In diesem Abschnitt wird häufig auf Anhang hingewiesen. Das betrifft die Tabellen im Anhang B und C, die Musteranschriften im Anhang D und die Anwendungsbeispiele im Anhang E der Norm DIN Im Unterabschnitt 14.2 wird auf Schriftarten, -größen und -stile hingewiesen. Briefe und Dokumente sollten ein gutes Erscheinungsbild in Übereinstimmung mit den anderen Schriftstücken des Unternehmens geben. Eine gut lesbare Schriftgröße liegt zwischen 10 und 12 Punkt. Der Unterabschnitt 14.3 weist auf die Tabelle im Anhang B Millimeter- und Gradangaben für Zeilenanfang und Zeilenende hin. Der Zeilenanfang und das maximale Zeilenende ist für alle Schriftarten in Millimeter von der linken bzw. rechten Blattkante angegeben. Zeilenanfang und Zeilenende können in einem Textverarbeitungsprogramm unter Seiteneinteilung festgelegt 67

2 werden. Die Maße bestimmt der Anwender je nach Zweckmäßigkeit und guter Lesbarkeit seiner Schriftstücke. Zeilenanfang und maximales Zeilenende in Gradeinteilung bezieht sich auf Schreibmaschinen (Schriftfamilien Pica und Elite). Die PC-Textverarbeitung kennt keine Gradangaben. Im Unterabschnitt 14.4 Zeilenpositionen von der oberen Blattkante wird auf die Tabelle im Anhang C Millimeter- und Zeilenangaben für Zeilenpositionen von der oberen Blattkante hingewiesen. Im Unterabschnitt 14.7 Anschriftfeld werden Angaben über das Schreiben der Anschriften gegeben. Das Anschriftfeld wird in eine Zusatz- und Vermerkzone (3 Zeilen) und in eine Anschriftzone (6 Zeilen) aufgeteilt. Die Leerzeilen entfallen. Zusätze und Vermerke können Vorausverfügungen (z. B. Nicht nachsenden!), Produkte (z. B. Warensendung) und elektronische Freimachungsvermerke sein. Satzzeichen innerhalb einer Anschrift werden geschrieben, jedoch nicht am Zeilenende. Ausnahme: In der Zusatz- und Vermerkzone dürfen Satzzeichen am Zeilenende stehen. Hervorhebungen im Anschriftfeld (Unterstreichen von postalischen Vermerken bei fehlender Leerzeile) sind nicht mehr zulässig. Musteranschriften: Die Norm DIN 5008 beschränkt sich auf 16 deutsche und zwei ausländische Musteranschriften. Die Musteranschriften lassen sich in einige wesentliche Formen einteilen, und zwar Personenanschriften Firmenanschriften Behördenanschriften Auslandsanschriften Die Angabe einer Kundennummer (Muster p) im Anschriftfeld kommt in der Praxis kaum vor. Meist stehen Kunden- oder Vertriebsnummern innerhalb des Anschriftfeldes in der ersten Zeile am rechten Rand. Behandlungsvermerke wie Eilt, Wichtig, Vertraulich usw. sind nach der neuen DIN 5008:2005 wieder zulässig, und zwar in der Zusatz- und Vermerkzone (Musteranschrift m). Es empfiehlt sich auch eine Stellung neben dem Anschriftfeld auf Grad 50 (125,7 mm) oder im Anschluss an die Betreffangabe. Behandlungsvermerke sollten hervorgehoben werden. Zum Unterabschnitt Text macht die Norm nur Angaben über die Gliederung durch Absätze, wie dies in Abschnitt 12.1 geregelt ist. Über Schriftarten, Schriftgröße und Schriftstile sind Hinweise im Unterabschnitt 14.2 enthalten. Es bleibt dem Anwender überlassen, welche Darstellungsart er auswählt. Den Briefschluss regeln die Unterabschnitte Eine Sammelbezeichnung Briefschluss ist nicht in der Norm festgelegt. Es gibt nur Einzelangaben über Gruß. Als Standardgrußformel hat sich in Deutschland Mit freundlichen Grüßen weitgehend durchgesetzt. Die Bezeichnung der Firma usw. sowie die maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner wird heute weitgehend innerbetrieblich geregelt und unterliegt keiner Normfestlegung. Das betrifft auch die Angabe i. A., i. V., ppa., Nach Diktat verreist u. a., siehe Zusätze. Diese Angaben stehen über oder vor der Unterschrift. Im Auftrag als Zusatz zur Unterschrift hat in der öffentlichen Verwaltung eine andere rechtliche Bedeutung. Beglaubigungsvermerke bei Behörden werden im Unterabschnitt geregelt. Es folgt ein Hinweis auf ein Anwendungsbeispiel E. 8. Im Unterabschnitt ist die Seitennummerierung geregelt. Die Nummerierungsmöglichkeiten sind in der Praxis sehr unterschiedlich und vielfältig. Sie können bei Verwendung eines Textverarbeitungsprogramms an persönliche Vorstellungen angepasst werden. 68

3 Auch die Schreibweisen im Unterabschnitt Hinweis auf Folgeseiten werden in der Praxis unterschiedlich ausfallen. Die Norm gibt an, dass am Fuß der beschrifteten Seite am rechten Rand durch drei Punkte auf die Folgeseite hingewiesen werden darf. Der Abstand zwischen Textende und den drei Punkten beträgt mindestens eine Leerzeile. Frage 216. Gelten die Richtlinien für das Beschriften von Briefblättern nur bei der Verwendung von genormten Vordrucken? Antwort Nein; die Norm DIN 5008 setzt die Verwendung genormter Vordrucke voraus. Für andere Formate, andere Aufdrucke und für Blätter ohne Aufdruck sind diese Hinweise sinngemäß anzuwenden. Das betrifft auch behördliche und andere dienstliche Schreiben Welche genormten Vordrucke für den Geschäftsverkehr gibt es? Zurzeit sind folgende Vordrucke für den Geschäftsverkehr genormt: DIN 676: Geschäftsbrief, Einzelvordrucke und Endlosvordrucke DIN 4991: Geschäftsvordrucke, Rahmenmuster für Handelspapiere DIN 5012: Geschäftsvordrucke, Kurzmitteilung DIN 5013: Geschäftsvordrucke; Pendelbrief DIN-ISO 3535: Entwurfsblatt für Vordrucke und Layout- Diagramme. Es hat sich aber herausgestellt, dass diese Vordrucke in der Geschäftspraxis nicht überall Akzeptanz gefunden haben Wie werden Vordrucke ausgerichtet? Bei einem Textverarbeitungsprogramm ist laut DIN der linke Rand bei 24,1 mm von der linken Blattkante einzustellen. Das maximale Zeilenende für den rechten Rand beträgt 8,1 mm von der rechten Blattkante. In der Praxis sind 20 mm üblich. Bei Verwendung einer Schreibmaschine werden Vordrucke nach DIN 676 so ausgerichtet, dass ein auf Grad 10 gesetztes Schriftzeichen an der Fluchtlinie steht. Die Fluchtlinie wird durch den Beginn des ersten Leitwortes der Bezugszeichenzeile bestimmt Welche Gradangaben sind für den Zeilenanfang auf Vordrucken und Briefhüllen vorgesehen? Die Norm DIN 5008 gibt in der Tabelle B.2 (Anhang B) die Gradangaben für Zeilenanfang und Zeilenende an. Diese Gradangaben beziehen sich auf die Schriftfamilien Pica (10er Teilung) und Elite (12er Teilung). Millimeterangaben von der linken oder rechten Blattkante für andere Schriftarten sind in Tabelle B.1 (Anhang B) aufgeführt. 69

4 Angaben für den Zeilenanfang in Millimeter und Grad: von der linken Grad Bemerkungen Blattkante in mm (Pica) Absenderangaben 24,1 10 Nur bei linksbündiger Absenderangabe Zusätze u. Vermerke 24,1 10 Empfängeranschrift 24,1 10 Kommunikationszeile/ Informationsblock 125,7 50 Erstes Leitwort 24,1 10 Nur bei Verwendung einer Bezugszeichenzeile in horizontaler Zweites Leitwort 74,9 30 Anordnung nach DIN 676 Drittes Leitwort 125,7 50 Viertes Leitwort 176,5 70 Rechte Begrenzung 8,1 mm (Grad 79) Betreff/Anrede/Text 24,1 10 Rechte Begrenzung 8,1 mm (Grad 79) Einrückung 49,5 20 Rechte Begrenzung 8,1 mm (Grad 79) Gruß- und/oder Firmenangabe 24,1 10 Anlagen- und 24,1 10 Verteilvermerke oder oder 125, Welche Empfehlungen sind für Zeilenpositionen vorgesehen? Angaben für Zeilenpositionen von der oberen Blattkante in Millimeter- und Zeilenangaben sind im Anhang C getrennt nach Briefblatt Form A und B aufgeführt. Form A Form B mm Zeile mm Zeile Erste Absenderzeile 16,9 5 16,9 5 (Brief ohne Aufdruck) Zusatz- u. Vermerk- 33,9 9 50,8 13 zone Anschriftzone 46, ,5 16 Infoblock 33,9 9 50,8 13 Kommunikationszeile: Leitwörter 63, ,4 20 Text 67, ,7 21 Bezugszeichenzeile: Leitwörter 80, ,4 24 Text 84, ,6 25 Betreff 97, ,

5 221. Mit welchem Zeilenabstand werden Schriftstücke geschrieben? Schriftstücke werden meistens mit einfachem Grundzeilenabstand geschrieben (Zeilenabstand 1 bzw. einzeilig). Ein größerer Zeilenabstand kann in Schriftstücken mit hoch- oder tiefgestellten Schriftzeichen und in Schreiben besonderer Art wie Manuskripte, Typoskripte, Berichte, Gutachten, Glückwunschschreiben und andere persönlich gehaltene Schreiben gewählt werden Welche Bestandteile gehören zur Aufschrift? Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift. Bestandteile der Aufschrift sind Zusätze und Vermerke (3 Zeilen) sowie die Anschrift (6 Zeilen). Zusätze und Vermerke sind z. B. Vorausverfügungen (Nicht nachsenden!), Produkte (Warensendung) und elektronische Freimachungsvermerke (PC-Frankierung oder Stampit). Leerzeilen innerhalb der Aufschrift entfallen Wie werden Satzzeichen innerhalb einer Anschriftzeile geschrieben? Innerhalb einer Zeile der Anschrift werden Satzzeichen mitgeschrieben, am Ende einer Zeile fallen sie weg. In der Zusatz- und Vermerkzone dürfen Satzzeichen am Zeilenende stehen Wie sind Ortsnamen in einer Anschrift zu schreiben? Ortsnamen dürfen nach den postalischen Bestimmungen weder im Anschriftfeld noch auf der Briefhülle gesperrt oder unterstrichen werden. Das würde die Weiterleitung erschweren Ist die Größe des Anschriftfeldes genormt? Ja; in der Norm DIN 676 ist in Zusammenhang mit der Verwendung von Fensterbriefhüllen nach DIN 680 die Größe des Anschriftfeldes festgelegt. Es ist 40 mm hoch und 85 mm breit. Damit ist Platz für neun Zeilen vorhanden Wie sind die Zeilen im Anschriftfeld zu verteilen? In den ersten 3 Zeilen können Zusätze und Vermerke stehen. Die Anschrift besteht aus der Empfängerbezeichnung, Postfach mit Nummer oder Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Bestimmungsort. Z Zusätze und Vermerke 3 Einschreiben 1 Empfängerbezeichnung 1 Frau 2 Empfängerbezeichnung 2 Sandra König 3 Postfach od. Straße mit Haus-Nr. 3 Fuggerstraße 5 4 Postleitzahl, Bestimmungsort Augsburg Zusatz- und Vermerkzone Anschriftzone 71

6 227. Was sind Produkte innerhalb der Zusatz- und Vermerkzone? 72 Abschnitt 14: Beschriften von Briefblättern Büchersendung Warensendung 1 Verlag Nordland Frau 2 Lektorat Helga Müller 3 Postfach Sedanstraße Hamburg Magdeburg Was sind Zusatzleistungen Einschreiben Express 1 Herrn Frau 2 Dr. Hans Burger Inge Berg 3 Wormser Allee 7 Vogelweide München Karlsruhe Was ist unter Vorausverfügung zu verstehen? Produkte der Deutschen Post AG im Briefbereich sind z. B. Brief, Postkarte, Infobrief, Wurfsendung, Warensendung, Blindensendung, Presse/Buch. Es gibt auch Produkte wie z. B. Postwurf Spezial, Bestseller Mail oder Infopost kreativ. Zusatzleistungen der Deutschen Post AG sind z. B. Einschreiben, Einschreiben Einwurf, Eigenhändig, Rückschein, Nachnahme, Eil International, Wert International. In der Broschüre Leistungen und Preise kann man nachlesen, wie Produkte mit Zusatzleistungen kombiniert werden können. Als Vorausverfügungen sind zulässig: Nicht nachsenden! oder Wenn Emfpänger verzogen, nicht nachsenden!, Nachsenden!, Wenn unzustellbar, zurück!. Am Zeilenende dürfen Satzzeichen stehen Nicht nachsenden! Wenn unzustellbar, zurück! 1 Frau Herrn 2 Ute Dahlem Fritz Steeger 3 Hohe Straße 2 Danziger Straße Plauen Saarbrücken 5 6 Anmerkung: Die hier und auf den folgenden Seiten angegebenen Anschriften sind fiktiv. Die angegebenen Postleitzahlen sind für die Briefregion (die ersten beiden Ziffern der 5-stelligen Postleitzahl) zutreffend, nicht jedoch für Stadtteil, Straße oder Postfach (die letzten drei Ziffern).