Inhaltsverzeichnis. Inhaltsverzeichnis. Herzlich willkommen...4 Briefe geschickt nach DIN-Vorschriften aufbauen...6

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1 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Herzlich willkommen...4 Briefe geschickt nach DIN-Vorschriften aufbauen...6 DIN-Vorschriften...6 Die wichtigsten Normen für den Schriftverkehr... 6 Grad- und Millimeterangaben... 6 Die DIN Die DIN Der Aufbau von Briefen...7 Maße in Word-Dokumenten umsetzen...8 Der Seitenrand... 9 Der Briefkopf... 9 Das Anschriftenfeld Die Bezugszeichenzeile Der Betreff Die Anrede Der Brieftext Der Gruß Die Anlage Texte einrücken Texte hervorheben Gesellschaftsrechtliche Angaben Mit Textmarken Positionen anspringen Mehrseitige Briefe...14 Mit Kopf- und Fußzeilen arbeiten Einmal für alle: Mit Seriendruck Zeit sparen...16 Gemeinsamkeiten beim Seriendruck unterschiedlicher Versionen...16 Serienbrief ab Word Das Hauptdokument als Ausgangspunkt So richtest du eine Datenquelle ein Seriendruckfelder einfügen Mit einer Wenn-Dann-Sonst-Bedingung arbeiten Serienbrief drucken und kontrollieren Vorhandene Datenquelle an ein Hauptdokument anbinden Serienbrief bis Word Das Hauptdokument als Ausgangspunkt für deinen Serienbrief So richtest du eine Datenquelle ein Eine neue Datenquelle anlegen Seriendruckfelder einfügen Mit einer Wenn-Dann-Sonst-Bedingung arbeiten Serienbrief drucken und kontrollieren Vorhandene Datenquelle an ein Hauptdokument anbinden Einmal für immer: Dokumentvorlage...26 So legst du eine neue Dokumentvorlage an 26 Diese Möglichkeiten hast du beim Einfügen einer Grafik...27 So wird ein bereits vorhandenes Dokument zur Vorlage...28 Grundlagenwissen: Tabellen als Basis für Formulare Tabelle einrichten...29 Spaltenbreite und Zeilenhöhe bestimmen Ausrichtung von Text Tabellen formatieren...30 AutoFormat für eine Tabelle Eine Tabelle mit Format-Befehlen gestalten Wissenswertes über Tabellen...31 Zusätzliche Tabellenzeilen einrichten Zellen verbinden und teilen Gitternetzlinien abschalten Formularfelder als Fundament: Datenerfassung im Formular Formularfeldtypen...32 Textfelder Kontrollkästchen Dropdown-Formularfeld Formularfeld-Funktionen aktivieren Tipp: Wenn Formularfeldeingaben einfach verschwinden Praxis pur: Drei Formulare für den betrieblichen Alltag Rechnungsformular...34 Tabellengerüst einrichten Felder für Tagesdatum und Anrede Der Rechenteil...37 Berechnungen in Word durchführen Bankverbindung einfügen Dokumentschutz Kurzinfo für den schnellen Schriftwechsel...40 Seitenformate einrichten Briefkopf und Schriftzug»Kurzinfo«erstellen Tabellengrundgerüst erstellen Gesprächsnotiz...44 Der Dokumentschutz für geteilte Dokumente Alles einheitlich: Corporate Identity dank Formatvorlagen Corporate Design...47 So gehst du mit Formatvorlagen um...47 Formatvorlagen ab der Version Word Formatvorlagen bis zur Version Word Ein eigenes Logo...49 Buchstaben formatieren Sonderzeichen als Logo Zeichenabstand in Logos Initialen und Logo Eigene Logos mit der Symbolleiste Zeichnen Stichwortverzeichnis Über KnowWare Autor werden Aus unserem Verlagsprogramm... 54

2 4 Herzlich willkommen Herzlich willkommen Briefe schreiben, Formulare erstellen? Mit Word? Alles kleine Fische, glauben die meisten Anwender. Doch wenn du es richtig gut machen willst, musst du eine Menge beachten. Nicht, dass es sich dabei um ein Hexenwerk handelt, aber»gewusst wie und wo«kannst du mit so mancher versteckten Einstellung doch verblüffende Ergebnisse erzielen und deine Arbeit gewaltig optimieren: als Sekretärin, um die Korrespondenz für deinen Chef zu verbessern als Stellensuchender, um bereits mit dem Bewerbungsschreiben Eindruck zu schinden als Selbständiger, um deinen Schriftverkehr und dein Formularwesen tipptopp abzuwickeln als Sachbearbeiter, um 1-A-Briefe zu verschicken und Formulare zu erstellen oder einfach»just for fun«. Du kannst deine Korrespondenz beispielsweise durch Grafiken oder selbst erstellte Logos gewaltig aufpeppen. Damit hast du sowohl im Privatleben als auch beim geschäftlichen Schriftverkehr die Möglichkeit, richtig Eindruck zu machen. Wenn du bislang für Berechnungen im Zusammenhang mit Word den Taschenrechner eingesetzt hast, ist damit ab sofort Schluss. In Word kannst du mit einfachen Formeln die notwendigen Berechnungen direkt im Dokument durchführen. Mit den richtigen Farben und Formen kannst du dir im Rahmen von»corporate Identity«ein unverwechselbares Image verschaffen. Alle behandelten Themen gehen auf die unterschiedlichen Vorgehensweisen der verschiedenen Word-Versionen ein. Es ist also egal, ob du noch mit Word 97 arbeitest oder schon stolzer Besitzer der Word-Version 2003 bist. Natürlich gilt das Heft damit auch für Word 2000 und 2002 alias XP. Für die (zum Zeitpunkt des Schreibens noch nicht erschienene) Word-Version 2007 gilt dieses Heft leider nicht. In Word 2007 wurde praktisch alles umgekrempelt! Wir planen aber eine spezielle Neuauflage ausschließlich für Word Allerdings solltest du gewisse Vorkenntnisse für die behandelten Themen mitbringen, will heißen, ein vertrauter Umgang mit den Grundfunktionen des Textverarbeitungsprogramms Microsoft Word sollte für dich selbstverständlich sein. Zum Beispiel solltest du schon wissen, wie du Word startest, wie du Daten eingibst und diese speicherst. Auch gewisse Kenntnisse in Sachen Formatierung sind von Vorteil. Ansonsten wird nicht viel verlangt. Du wirst bei den einzelnen Kapiteln quasi an die Hand genommen und alle Arbeitsschritte werden dir Step by Step ausführlich erklärt. Als Grundlage empfehlen wir dir die KnowWare- Hefte»Word 2003/2002 leicht und verständlich«bzw.»word 2000 für Einsteiger«oder auch»word im Schnellkurs«. Dort findest du auch Informationen zu empfehlenswerten Grundeinstellungen von Word. Los geht es mit dem Aufbau von Briefen nach DIN-Vorschriften. Arbeitsplätze sind in der Regel rar und wenn du eine Bewerbung schreibst, sollte diese nicht im Vorfeld daran scheitern, dass dein Anschreiben nicht vernünftig aufgebaut ist. Und da bist du in Sachen DIN einfach auf der sicheren Seite. Ganz nebenbei lernst du dabei das wichtigste Rundherum zum Thema DIN. Natürlich erfährst du auch, wie du massig Zeit sparen kannst. Das ist unseres Erachtens in der heutigen, hektischen Zeit eine wichtige Sache. Wenn du einen Brief, zum Beispiel eine Einladung, an mehrere Personen verschicken willst, helfen dir die Seriendruckfunktionen von Microsoft Word. Dann musst du den Brief nur einmal erstellen und Word zaubert dir so viele Briefe wie du benötigst und zwar mit perfekter Anrede deiner Empfänger.»Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare, Fomulare.«Formulare sind ein wichtiges Werkzeug, um Informationen kurz und knapp sowie übersichtlich festzuhalten. Zwar kannst du heutzutage für fast jeden Zweck Vordrucke bei deinem Schreibwarenhändler kaufen, doch haben diese folgende Nachteile: Erstens gibt es Formulare nicht zum Nulltarif und zweitens sind sie in der Regel nicht immer so aufgebaut, wie du sie gerne hättest. So musst du dich vielleicht über zu viele Spalten ärgern oder hinnehmen, dass Felder fehlen, die du dringend benötigst. Selbst ist der Mann oder die Frau in Word: Hier kannst du deine Formulare selbst erstellen und ganz deinem individuellen Bedarf anpassen. Wir

3 Herzlich willkommen 5 zeigen dir detailliert, wie du folgende Formulartypen erstellst. Rechnung Kurzinfo Gesprächsnotiz Wenn du die entsprechenden Kapitel sorgfältig durchgearbeitet hast, wirst du in der Lage sein, nahezu jeden Formulartyp selber zu erstellen, egal ob du eine Quittung oder einen Urlaubschein benötigst. Bevor du dich allerdings an das Erstellen von Formularen machst, solltest du dir unbedingt die Kapitel zu den folgenden Themen zu Gemüte führen: Dokumentvorlage (ab Seite 26) Tabellen (ab Seite 29) Das dort vermittelte Wissen ist Voraussetzung für eine optimale Arbeit mit Formularen. Du wirst es immer wieder benötigen und einsetzen. Deshalb nimm dir die Zeit, dir das notwendige Wissen anzueignen, wenn du die damit verbundenen Funktionen nicht im Schlaf beherrschst. Nun solltest du keine Zeit mehr verschwenden. Leg einfach los. Viel Spaß bei deiner Korrespondenz und beim Erstellen von Formularen wünschen dir Friederike und Markus Schneider Alle Beispieldateien kannst du unter kostenlos herunterladen.

4 6 Briefe geschickt nach DIN-Vorschriften aufbauen Briefe geschickt nach DIN-Vorschriften aufbauen Auch wenn es noch so lästig ist, einige Firmen legen nun mal ganz gezielt Wert auf DIN-gerechten Schriftwechsel. Und eines ist sicher: Mit dem Anwenden von DIN-Normen in Briefen hinterlässt du in jedem Fall einen guten Eindruck, egal ob du eine Bewerbung schreibst, einen Geschäftsbrief verfasst oder eine Reklamation verschickst. Aber dieses Umsetzen der Normen bereitet vielen Anwendern Schwierigkeiten. Denn es ist oft nicht ganz einfach, die einzelnen Elemente an die gewünschte Position zu bringen, etwa: die richtige Zeile zu treffen, die gewünschten Abstände zu finden oder Textpassagen einfach einzuziehen. Die Schwierigkeiten bei der Umsetzung von DIN- Vorschriften am Computer sind in erster Linie darauf zurückzuführen, dass das Regelwerk sich auf die ursprünglichen Gradangaben bei der Schreibmaschine bezieht. Weitere Probleme resultieren aus folgenden Umständen: Mit einem Computerprogramm hast du wesentlich mehr Möglichkeiten, als mit einer Schreibmaschine. Bei einer Schreibmaschine hast du nur ein einzelnes Werkzeug, während du bei der Computerarbeit Rechner und Drucker in Einklang bringen musst. Wenn du den folgenden Abschnitt liest, dürften dir DIN-gerechte Briefe keine Schwierigkeiten mehr bereiten. Wir zeigen dir, wie du die DIN-Vorschriften 5008 und 676 in Microsoft Word richtig anwendest. DIN-Vorschriften Sicherlich hast du dich auch schon gefragt:»woher kommen die DIN-Vorschriften überhaupt und wer legt diese fest?«die Regeln zum Aufbau und der Gestaltung von Geschäftsbriefen werden vom Normausschuss Bürowesen (Nbü) im Deutschen Institut für Normung e.v. festgelegt. Das Institut hat die Aufgabe, die Normungsarbeit auf dem Gebiet Bürowesen in den Bereichen Büroorganisation und Bürotechnik, Bankwesen und im elektronischen Geschäftsverkehr durchzuführen.»das ist ja gut und schön!«, wirst du nun denken,»aber wozu das Ganze?«Die Antwort ist folgende: Mit den Normen sind ganz bestimmte Ziele verbunden, zum Beispiel: Eine Norm soll dazu beitragen, die Dateneingabe zu erleichtern und Schreibarbeit einzusparen. Dokumente sollen zweckmäßig und übersichtlich gestaltet werden. Durch einheitliches Anwenden von Schriftzeichen soll eine leichte Lesbarkeit gesichert werden. Die wichtigsten Normen für den Schriftverkehr Für die Korrespondenz sind in erster Linie die DIN 5008 und die DIN 676 Form A und B wichtig. Die DIN 5008 sind Schreibregeln für Briefe und größere Dokumente wie Berichte und Gutachten. Wir beschäftigen uns in diesem Heft mit den DIN- Vorschriften 5008 für private Briefe und Geschäftsbriefe. Eines sei gleich vorweg gesagt: Du musst die Normen nicht als starres Regelwerk betrachten. Die Norm DIN 5008 zum Beispiel enthält neben eindeutigen Vorschriften Soll- und Kannbestimmungen, Empfehlungen und Einschränkungen. Für dich heißt das: Du solltest in einem wichtigen Schreiben wie zum Beispiel einem Bewerbungsschreiben zwar die Vorgaben des Normungsausschusses weitestgehend anwenden, allerdings darfst du dabei das Layout des gesamten Schreibens immer im Auge behalten. Sollte eine DIN-Einstellung mal nicht exakt passen, dann ist auch das kein Grund zur Panik: In unserer hektischen und stressigen Umwelt wird sich wohl kaum jemand die Zeit nehmen, nachzumessen, ob du die DIN-Normen auch wirklich auf den Millimeter genau eingehalten hast. Grad- und Millimeterangaben Die Schreib- und Gestaltungsregeln sind ursprünglich für die Schreibmaschine entwickelt worden. Aber wer tippt heutzutage noch auf einer Schreibmaschine? Schreibmaschinen wurden im Laufe der Zeit immer mehr von Computern verdrängt. Und genau da entstand das Problem: Computer arbeiten nun mal anders als Schreibmaschinen.

5 Die DIN Gradangaben die Einheit für einen Schreibmaschinenanschlag müssen zum Beispiel durch Millimeterangaben ersetzt werden. Und das heißt erst mal: Rechnen. Heraus kommen dabei zum Teil ganz krumme Millimeterangaben. Je nachdem, ob du mit einem Schriftgrad von 10 pt oder 12 pt arbeitest, musst du eine unterschiedliche Formel anwenden: Bei 10 pt lautet die Formel: (Gradangabe 0,5 ) * 2,54 Bei 12 pt lautet die Formel: (Gradangabe + 0,5 ) * 2,54 Lautet die Gradangabe 64, dann erhältst du bei 10 pt ein (gerundetes) Ergebnis von 161,3 mm und bei 12 pt ein (gerundetes) Ergebnis von 163,8 mm. Wenn du unser Heft durcharbeitest, kannst du dir das lästige Umrechnen in der Regel sparen. Das haben wir selbstverständlich an allen wichtigen Stellen schon für dich erledigt. Die DIN 676 Häufig verwenden Unternehmen und Privatleute kein leeres Blatt, sondern einen vorgedruckten Briefbogen. Welche Einstellungen du in diesem Fall berücksichtigen solltest, ist in der DIN 676 festgelegt. Unterschieden wird dabei in Form A und Form B, die u. a. folgende Vorgaben umfassen: Sowohl bei Form A als auch bei Form B entspricht die erste geschriebene Zeile der ersten Zeile des Anschriftenfeldes. Bei Form A umfasst der Bereich für den Briefkopf 27 mm. Danach beginnt das Anschriftenfeld. Dadurch steht viel Platz für den eigentlichen Text zur Verfügung. Die DIN 5008 Die DIN-Vorschriften für Briefe gelten für Papier im DIN-A4-Format. Ein Papier im DIN-A4-Format ist 297 mm hoch und 210 mm breit. Standardmäßig ist dieses Papierformat in Word eingestellt. Falls das DIN-A4-Format auf deinem Rechner nicht das Standardformat ist, musst du die Abweichungen unter DATEI SEITE EIN- RICHTEN auf der Registerkarte Papierformat korrigieren. Weiterhin sieht die DIN 5008 Folgendes vor: Schriftgröße von 10 oder 12 pt Standardzeilenabstand von einer Zeile Außerdem bestimmt die DIN 5008 den Aufbau von Anschriften und des Anschriftenfeldes sowie die Gesamtstruktur des Dokuments. Wenn du in Sachen DIN-Vorschriften mehr wissen willst, kannst du dir die Vorschriften beim Beuth- Verlag bestellen. Die Online-Adresse lautet In dem Regelwerk findest du Informationen zu Abkürzungen, Kalenderdaten, Zahlenaufstellungen und vieles mehr. DIN 676 Form B In Form B nimmt der Briefkopf eine Höhe von 45 mm ein. Der Briefkopfbereich beansprucht die komplette Breite eines DIN-A4-Blattes. Dadurch steht weniger Platz für den Text zur Verfügung als in Variante A. Der Aufbau von Briefen Ein Brief sollte gemäß DIN 5008 wie folgt aufgebaut werden: Briefkopf Adressfeld Bezugszeichenzeile Betreff Anrede

6 8 Briefe geschickt nach DIN-Vorschriften aufbauen evtl. Teilbetreff Text Gruß Anlage Leerzeilen sind wie in unserer folgenden Abbildung vorgesehen. Nachdem du nun einiges über die DIN-Normen weißt, geht es ans Eingemachte. Will heißen: Wir beginnen mit der praktischen Umsetzung. Maße in Word-Dokumenten umsetzen Im Zusammenhang mit den Elementen eines Briefes ist es im Hinblick auf die DIN-Norm wichtig, an welchen Positionen welches Element steht. Die DIN-Norm macht dazu Angaben in mm bzw. cm. Wie aber kannst du feststellen, in welcher Zeile du dich im Word-Arbeitsbereich gerade befindest und wo sich die Angaben, die du an dieser Stelle machst, später auf dem Papier erscheinen? Auskunft darüber geben die Höhen- und Breitenmaße von Word. Leerzeilen zwischen den Elementen eines Briefes Für die einzelnen Elemente gibt es jeweils besondere Bestimmungen, die für Form A und B identisch sind. Element Erste Absenderzeile (bei Briefblättern ohne Aufdruck) Form A Höhe (mm) Form B Höhe (mm) 16,9 16,9 Erste Anschriftzeile 33,9 50,8 Erste Zeile Informationsblock 33,9 50,8 Leitwörter Kommunikationszeile (neben Empfängeranschrift) Text Kommunikationszeile (neben Empfängeranschrift) 63,5 80,4 67,7 84,7 Leitwörter Bezugszeichenzeile 80,4 97,4 Text Bezugszeichenzeile 84,7 101,6 Betreff 97,4 114,3 Statuszeile am unteren Bildschirmrand Informationen zu Höhenmaßen findest du in der Statuszeile im unteren Teil des Word-Fensters. In der Abbildung befindet sich der Text bei 7,3 cm. Dies entspricht der elften Zeile. Allerdings wird die Statusleiste nicht an jedem Word-Arbeitsplatz gezeigt. Fehlt die Statusleiste, kannst du diese schnell über die Befehlsfolge EX- TRAS OPTIONEN einblenden. Hake auf der Registerkarte Ansicht unter Anzeigen das Kontrollkästchen Statusleiste ab und verlasse das Dialogfenster über OK.

7 Maße in Word-Dokumenten umsetzen 9 Um den unteren Rand musst du dich nicht weiter kümmern. Hierzu gibt es keine genaue Definition. Der korrekte Seitenrand ist Voraussetzung für den weiteren Aufbau des Briefes. Du solltest den Seitenrand daher als Erstes festlegen. In der Registerkarte»Ansicht«wird die Anzeige der Statusleiste geregelt. Informationen zu den Breitenmaßen liefert das Lineal. Es befindet sich oberhalb des Eingabebereichs und unterhalb der Symbolleisten. Fehlt das Lineal, blende es über die Befehlsfolge ANSICHT LINEAL ein. Damit du den richtigen Seitenrand hast, musst du folgende Arbeitsschritte ausführen: 1. Wähle DATEI SEITE EINRICHTEN und aktiviere im folgenden Dialogfenster die Registerkarte Seitenränder. 2. Schreibe die von der DIN-Norm geforderten Randmaße in die dafür vorgesehenen Eingabefelder. 3. Verlasse das Dialogfenster über OK. Erscheint vor dem Befehl»Lineal«ein Häkchen, ist das Lineal eingeblendet. Die Seitenränder Auch der Seitenrand hat bei den DIN-Normen eine besondere Bedeutung. Der von den DIN- Normen geforderte Seitenrand weicht von der Word-Standardeinstellung ab. Für dich heißt das Arbeit: Du musst den Rand manuell festgelegen. Dazu definierst du folgende Randmaße: rechter Rand: 0,81 cm linker Rand: 2,4 cm oberer Rand: 1,69 cm Ränder werden in diesem Register definiert. Der Briefkopf Beim Briefkopf hast du völlig freie Hand. Halte aber nach Möglichkeit einen Heftrand von 2 cm ein, damit nach dem Abheften deines Schreibens keine Informationen verdeckt werden. In den Briefkopf gehören dein Name und deine Anschrift; oder wenn du einen Geschäftsbrief schreibst, die Firmenbezeichnung, der Name der Firma und die Anschrift.

8 10 Briefe geschickt nach DIN-Vorschriften aufbauen Wenn du ein Logo in Form einer Grafik einfügen möchtest, gehst du folgendermaßen vor: 1. Wähle EINFÜGEN GRAFIK AUS DATEI. 2. Öffne den Ordner, in dem sich die gewünschte Abbildung befindet. 3. Markiere die Grafik und integriere diese über die Schaltfläche EINFÜGEN in das Dokument. Briefkopf mit Logo Das Anschriftenfeld Ein Anschriftenfeld soll gemäß DIN- Norm 40 mm hoch und 85 mm breit sein und neun Zeilen umfassen. Oberhalb des Anschriftenfeldes, direkt im Anschluss an den Briefkopf, schreibst du deinen Namen und deine Anschrift. Dadurch erspart du dir die Beschriftung des Briefumschlags, wenn du einen Fensterbriefumschlag verwendest. Das Adressfeld gliedert sich in folgende Teile: Zusatz- und Vermerkzone Anschriftenzone Die Zusatz- und Vermerkzone umfasst die ersten drei Zeilen des Anschriftenfeldes. Die Anschriftenzone umfasst von Zeile vier bis neun die restlichen sechs Zeilen. Die Zusatz und Vermerkzone musst du so beschriften, dass keine Leerzeile zwischen ihr und der Anschriftenzone entsteht. Die Anschriftenzone gliedert sich folgendermaßen: Empfängerbezeichnung Straße und Hausnummer, alternativ Postfach mit Nummer Postleitzahl und Bestimmungsort Die Bezugszeichenzeile Wenn du das Anschriftenfeld an die richtige Position gesetzt hast und die richtige Anzahl Leerzeilen gesetzt hast, steht die Bezugszeichenzeile automatisch korrekt. Sie umfasst folgende Angaben: Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom Telefon, Name Ort und Datum In der letzten Bezugszeichenzeile stehen die individuellen Informationen. Bezugszeichenzeile Eine Leerzeile einrichten heißt: [ ] drücken und der gewünschte Zwischenraum steht. Um die erste Zeile der Bezugszeichenzeile zu erfassen, musst du eine kleine Schriftgröße auswählen. Die verschiedenen Blöcke richtest du mit Hilfe von Tabulatoren ein. Diese haben nach DIN-Norm jeweils einen Abstand von 5,08 mm. Das ist eine recht kniffelige Angelegenheit. Wenn die Aufgabe gelingen soll, musst du dich jetzt pingelig genau an die folgenden Arbeitsschritte halten: 1. Schreibe zunächst den Text in das Dokument. Nach jedem Textblock drückst du jeweils einmal die Tabulator-Taste. 2. Um das Telefonzeichen an die richtige Position zu setzen, drückst du zweimal die Tabulatortaste [ÿ]. 3. Zunächst ist die Anordnung der Blöcke sehr unordentlich. Lass dich dadurch nur nicht irritieren. Ordnung schaffen wir gleich. 4. Markiere den Bereich, in dem die Textblöcke untereinander erscheinen sollen. Wähle dazu FORMAT TABSTOPP (Word 97: TABULA- TOR). 5. Im Dialogfenster Tabstopps musst du die Tabstopppositionen definieren. Dazu gibst du in das Feld Tabstoppposition die Ziffer 5,08 ein. Beispiel für den Aufbau des Anschriftenfeldes