DIE ÄUßERE FORM DES BRIEFES

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1 Deutsche Korrespondenz Méthode & Exercices Yolanda Cavalli-Flepp, Ellipses 15 DIE ÄUßERE FORM DES BRIEFES Die meisten Firmen verwenden für ihre Korrespondenz Vordrucke, die man leicht ausfüllen kann. Schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen keine hat, und man eine Anfrage oder eine Bestellung, etc. selber verfassen muss. Deshalb ist es nötig, einige sich stets wiederholende laufende Ausdrücke und Formeln zu kennen und auch zu wissen, wie ein deutscher Geschäftsbrief aussehen sollte. ❶ (der) Briefkopf ❷ (der) Empfänger Didier-Werke AG Herr(n) Müller Lessingstraße 16 WIESBADEN DEUTSCHLAND Société Martin & Ci 28 rue 75 PARIS FRANKREICH ❸ (die) Bezugszeichenreihe ❹ (der) Betreff ❺ die) Anrede ❻ (der) Briefinhalt ❼ (die) Gruß- und Schlussformel ❽ (die) Unterschrift ❾ (die) Anlage Ihre Zeichen: Ihre Nachricht vom: Unsere Zeichen : Datum PG/fro ANFRAGE Sehr geehrte Damen und Herren,. Mit freundlichen Grüßen P. GErlach i.v. P. Gerlach Anlage ❶ Im Briefkopf steht der Name sowie die vollständige Adresse / die Anschrift des Absenders. Bemerkung: - Bei Firmen, die im internationalen Handel tätig sind, steht das Bestimmungsland in Großbuchstaben in der letzten Zeile der Anschrift. - Die Hausnummer steht in Deutschland nach dem Straßennamen (Lessingstraße 16). - Während die Telefon-, Telefax- und Telexnummer, sowie die Bankverbindungen oder Angaben über die Geschäftsführung bei einigen Firmen im Briefkopf selbst stehen, befinden sich diese Angaben bei anderen zuunterst auf dem Vordruck oder fehlen (besonders bei kleineren Firmen) ganz oder teilweise (cf. Briefe).

2 Deutsche Korrespondenz Méthode & Exercices Yolanda Cavalli-Flepp, Ellipses 16 ❷ Die Adresse des Empfängers kann links oder rechts stehen, je nachdem wo der Briefkopf steht (cf. Briefe). Im internationalen Schriftverkehr darf hier das Bestimmungsland in der letzten Zeile der Anschrift nicht fehlen. Bemerkung: Schreibe ich einer Firma, wende mich dabei aber direkt an meinen Korrespondenten, so schreibe ich zwischen den Firmennamen und die Adresse den Namen des Geschäftspartners. (z.h. / z.hd. sind heute veraltet.) ❸ Die Bezugszeichenreihe ist nicht obligatorisch, befindet sich aber häufig vorgedruckt auf dem Briefkopfpapier der Firmen, da sie den Schriftverkehr erleichtert. Es gibt zahlreiche Varianten dazu (cf. Briefe). Der Einfachheithalber wurde hier immer dieselbe gewählt: Ihre Zeichen: Ihre Nachricht vom: Unsere Zeichen: Datum: In die Rubrik Ihre Zeichen kopiere ich die Initialen sowie die Code meines Korrespondenten, sofern dieser sie angegeben hat. In die Rubrik Ihre Nachricht vom Korrespondenten. gehört das Datum des Briefes meines In die Rubrik Unsere Zeichen schreibe ich meine Initialen hin sowie die Code, unter der ich das Schreiben in der Ablage eingeordnet habe. In die Rubrik Datum gehört das Datum meines Briefes. Bemerkung: Steht die Bezugszeichenreihe nicht, so muss - meistens oben rechts - das vollständige Datum sowie der Ort stehen: Wiesbaden, den 14. Juni 20.. Während in der modernen Handelskorrespondenz "den" oft weggelassen wird, (cf. Briefe), bleiben das Komma nach dem Ort und der Punkt nach dem Tag obligatorisch! Immer öfter wird heutzutage auch die amerikanische Schreibweise übernommen: Jahr/Monat/Tag bzw. Jahr Monat Tag. ❹ Zwischen die Bezugszeichenreihe und die Anrede schreibt man stichwortartig, worum sich das Schreiben handelt, zum Beispiel ANFRAGE oder IHR ANGEBOT VOM (Das Wort Betreff oder Betrifft wird heute nicht mehr davor geschrieben.) Studenten zwingt dies, den Gegenstand des Briefes zu analysieren. So kann vermieden werden, dass sie sich Hals über Kopf in die Redaktion stürzen, was oft grobe Fehler zur Folge hat. Im Berufsleben ermöglicht der Betreff einer Sekretärin z.b., den Brief sofort, ohne vorheriges Durchlesen, der zuständigen Abteilung weiterzuleiten. ❺ Wenn ich den Namen des Korrespondenten bzw. der Korrespondentin nicht kenne, schreibe ich: Sehr geehrte Damen und Herren,

3 Deutsche Korrespondenz Méthode & Exercices Yolanda Cavalli-Flepp, Ellipses 17 Kenne ich seinen / ihren Namen, schreibe ich: Sehr geehrter Herr Tobler, Sehr geehrte Frau Tobler, Bemerkung: - "Sehr geehrte Herren" ist unhöflich. - "Sehr geehrter Herr" / "Sehr geehrte Frau" wird heute als falsch empfunden. - Sehr geehrtes Fräulein Tobler wird heute nicht mehr verwendet, auch nicht, wenn es sich um eine unverheiratete Frau handelt. - Meistens steht nach der Anrede ein Komma, so dass logischerweise der Brief mit einem Kleinbuchstaben beginnt! (cf. Briefe) ❻ Der Briefinhalt muss so kurz und klar wie möglich sein. Zum Verständnis eines Briefes trägt auch die Gliederung des Textes in deutlich voneinander abgegrenzte Paragrafen bei, wobei jeder Paragraf eine logische Einheit bilden sollte. ❼ Die Grußformel steht heute meistens links. Die geläufigste Formel ist: Mit freundlichen Grüßen ("Hochachtungsvoll" ist heute veraltet). ❽ Da die Unterschrift oft unleserlich ist, wird der Name meist maschinenschriftlich wiederholt. (Manchmal steht auch nochmals der Firmenname [cf. Briefe]) Oft steht vor der Unterschrift: i.a. oder im Auftrag (cf. Briefe) i.v. (in Vollmacht / in Vertretung) pp. oder ppa. (per Prokura) ❾ Wurden dem Brief Unterlagen beigelegt, so muss ganz am Schluss des Briefes nochmals darauf hingewiesen werden. Einige Unternehmen schreiben Anlage (n), plus Anzahl der beigefügten Dokumente (z.b. Anlage: 3) oder sie listen die Dokumente kurz auf, z.b. Anlage: - Katalog - Preisliste (cf. Briefe) Fachwortschatz die Ablage (n) les archives der Absender ( - ) l'expéditeur die Abteilung (en) le service die Adresse (n) / die Anschrift l'adresse (la suscription) die Anfrage (n) l'appel d'offre, la demande de renseigne - ments die Anlage (n) les pièces jointes die Anrede le titre de civilité die Bankverbindung (en) les références bancaires die Bestellung (en) la commande das Bestimmungsland le pays de destination (du courrier) der Betreff (Betrifft / Betr.) l'objet (de la lettre) die Bezugszeichenreihe les références der Briefkopf l'en-tête das Briefkopfpapier le papier à en-tête

4 Deutsche Korrespondenz Méthode & Exercices Yolanda Cavalli-Flepp, Ellipses 18 die Code der Empfänger ( - ) das Datum / die Dat en die Firma / die Firm en die Formel (n) der Geschäftsbrief (e) die Initialen (pl.) der Korrespondent (en) die Korrespondenz der Name (decl. mixte) (n) die Postleitzahl (en) die Sekretärin (nen) das Stichwort ( er) die Unterlagen (pl.) die Unterschrift (en) der Vordruck (e) le code le destinataire la date / les données l'entreprise, la firme la formule la lettre commerciale les initiales le correspondant la correspondance le nom le code postal la secrétaire le mot clé les documents la signature l'imprimé Ausdrücke, die man kennen muss die laufenden Ausdrücke und Formeln les expressions et formules courantes z.h. / z.hd. = zu Händen von à l'attention de... zur Folge haben avoir pour conséquence i.a. = im Auftrag par délégation i.v. = in Vollmacht / in Vertretung par procuration pp. / ppa. = per Prokura par procuration Verbalkonstruktionen etw. an/geben* (a/e) etw. aus/füllen etw. etw. bei/legen zu etw. bei/tragen* (u/a) etw. ein/ordnen etw. erleichtern es handelt sich um + acc. etw. verfassen etw. weiter/leiten sich an j-n wenden (*a/a) indiquer qqc remplir qqc (un formulaire p.ex.) joindre qqc à qqc contribuer à qqc classer qqc faciliter qqc il s'agit de rédiger qqc transmettre qqc s'adresser à qqn Beispiel: Vergleichen Sie je 2 der gegenüberstehenden Briefe miteinander. Kommentieren Sie sie mit Hilfe des Fachvokabulars. Beginnen Sie die Sätze jeweils mit Während Während die Adresse des Empfängers bei der LUFTFILTER GmbH links steht, befindet sie sich bei der FA INTERNATIONAL AG rechts. Während die Bankverbindungen bei der HELLER AG im Briefkopf stehen, befinden sie sich bei LUFTFILTER GmbH ganz unten. Machen Sie weiter!

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6 Deutsche Korrespondenz Méthode & Exercices Yolanda Cavalli-Flepp, Ellipses 20 Richtig oder falsch? R F 1. Alle Unternehmen haben Vordrucke, die man nur ausfüllen kann. 2. Der Briefkopf steht immer oben in der Mitte und enthält die Telefonnummer sowie die Bankverbindungen. 3. In Deutschland steht die Hausnummer nach dem Straßennamen. 4. Es ist unwichtig, ob man im internationalen Schriftverkehr das Bestimmungsland angibt oder nicht. 5. Die Adresse des Empfängers muss links stehen. 6. Will ich mich direkt an meinen Korrespondenten wenden, schreibe ich seinen Namen zwischen den Firmennamen und die Adresse. 7. Die Bezugszeichenreihe ist obligatorisch. 8. Steht die Bezugszeichenreihe, so schreibe ich in die Rubrik Datum nur das Datum, ohne den Ort. 9. Das Datum ist obligatorischer Bestandteil jedes Briefes. 10. Das vollständige Datum steht oben links. 11. Unter Ihre Zeichen / Unsere Zeichen gehören die Initialen und die Code der Verfasser. 12. Der Betreff (Inhaltsangabe) ist nicht obligatorisch, aber praktisch. 13. Kenne ich meine Korrespondentin, schreibe ich in der Anrede: Sehr geehrte Frau, 14. Kenne ich meinen Korrespondenten nicht, schreibe ich: Sehr geehrte Herren und Damen, 15. Endet die Anrede mit einem Komma, muss klein weitergeschrieben werden. 16. Je länger ein Brief, desto besser. 17.Es ist unnötig, den Text in Abschnitte zu gliedern. 18. Die geläufigste Grußformel ist: Mit freundlichen Grüßen 19. i.a. bedeutet: in Anbetracht 20. Wurden im Text bereits beigelegte Unterlagen erwähnt, ist es unnötig, am Schluss des Briefes nochmals Anlage(n) zu schreiben. Was gehört zusammen? 1. Mit freundlichen Grüßen a) GERLACH 2. Gerlach b) Ihre Zeichen 3. Sehr geehrter Herr Tobler, c) Anlagen 4. BT/ po d) Anrede 5. Prospekte e) Grußformel

7 Deutsche Korrespondenz Méthode & Exercices Yolanda Cavalli-Flepp, Ellipses 21 QCM 1. Für "à l'attention de" verwendete man früher folgende Abkürzung: 1 ppa. 2 i.v. 3 z.hd. 2. "Objet" wird übersetzt mit: 1 Inhalt 2 Betreff 3 Stichwort 3. Welche Anrede ist richtig? 1 Sehr geehrte Herren 2 Herr Tobler 3 Sehr geehrter Herr Tobler 4. Die geläufigste Grußformel in Geschäftsbriefen lautet: 1 Herzliche Grüße 2 Hochachtungsvoll 3 Mit freundlichen Grüßen Was ist falsch? 1. American Airlines 2. Firma Sulzer & Co. 3. OSRAM GmbH 15, Lintheschergasse Laubenstraße 8 Postfach CH Zürich Bonn z.hd. Herr Kleiner D Munchen 4. Berlin 1994, 6. April 5. Bonn, dem 12. August München, 9 März 7. Zürich, den 26. July Köln, den Sehr geehrter Herr 10. Sehr geehrte Herren und Damen 11. Sehr geehrte Fräulein Meier Bilden Sie Sätze 1. etw. verfassen: (Der Verkäufer) Geschäftsbrief ( kurz) Bestellung (umfangreich) Anfrage (höflich) etw. aus/füllen: (Die Sekretärin) Vordruck (blau) Bezugszeichenreihe (praktisch)