Ein paar Tipps, damit s auch zu Ende gelesen werden

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1 Ein paar Tipps, damit s auch zu Ende gelesen werden 200 s und mehr gehören zum täglichen Brot im Arbeitsleben. Hier ein paar Tipps, um die Infos besser zu vermitteln und dabei noch Zeit zu sparen. Zu allererst: aus orthographischer Sicht die (die elektronische Post) oder das (das elektronische Post) Da sich mittlerweile das / des vervolkstümlicht hat, darf/kann man beide Varianten verwenden. (Duden) Und wie schreib ich s richtig? Orthographisch richtig ist: . Anders geschrieben wär s eine Kakographie, das vermutlich von Ka...en kommt. (nein, es heißt: schlechte, fehlerhafte Schreibung und ist das Gegenteil zur Orthographie) INHALTLICH oder Brief? Verhindert die inhaltliche Komplexität einen leicht überschaubaren Text, stellt sich die Frage: Brief oder nicht Brief. Vom Papier liest es sich nun mal einfacher, als von einem Bildschirm. Und wer druckt seine Mails schon aus? (Kosten, Ablagesystem,...) Generell: Zeit nehmen für s verfassen einer . Kurze, gut strukturierte und klar verständliche Texte schreiben ist schwieriger und dauert länger als staubtrockene 'Bleiwüsten' ins elektronische Brieferl zu hacken diese Anstrengung schuldest du deinem Gegenüber aber immer, egal, ob in Brief oder .

2 1. Prägnanter Betreff Finde einen kurzen Titel, der dem Leser sofort sagt, worum es geht. Das ist das erste was der Leser sieht. (Presse) Interne Mails können durch einen gemeinsamen Code optimiert werden, indem du im Betreff auf das Projekt, den Kunden etc. hinweist so kann der Leser die Mail sofort zuordnen. 2. Wörter treffen: Die Anrede Prinzipiell gilt bei geschäftlichen s oder Anfragen an Behörden: Sehr geehrter Herr bzw. Frau. Damit kann man nicht viel falsch machen. Traditionell folgt dann ein Rufzeichen, es kann aber auch ein Beistrich sein, ganz wie im normalen Schriftverkehr. 3. Der Ausdruck macht den Eindruck: Immer höflich bleiben! Es ist unhöflich in Kürzeln und unverständlichen Abkürzungen zu schreiben, wie S.g. Hr., mfg, lg oder a.s.a.p. oder LOL, ROFL und IMHO. Erweise dem Leser Respekt und schreibe persönlich das gilt übrigens auch im Privatleben. Die von heute ist der Geschäftsbrief von gestern, der sich primär durch den technischen Kanal unterscheidet. Und so, wie du deine Briefe vor dem Versand auf ein ordentliches Erscheinungsbild, einen klar strukturierten Inhalt und einen höflichen Umgangston überprüfst, sollst du das auch bei s tun: Stell dir vor, jemand schreibt dir einen Brief und setzt rechts unten neben die Grußformel mit dem Vermerk zur Kenntnisnahme ein ganzes Bataillon von Menschen, die die an dich persönlich gerichtete Nachricht mitlesen. Wie würdest du dich dabei fühlen? 4. Kleine Buchstaben, große Wirkung Auch hier gilt die Devise: Höflichkeit und Respekt dem Empfänger. Also: Normale Schreibweise nach allen Regeln der orthographischen Kunst. (Schreibstil der jeweiligen Landessprache beachten.)

3 5. Kurz, kurz, und nochmal kurz Schreibe kurze Sätze und beschränke deine s auf vier bis fünf Absätze. Wird s länger, schreib den Text ins Word und fügen es dem bei. 6. Geize mit Silben Meide Füllwörter wie also, etc. und streiche rigoros überflüssige Infos. Es ist aber nichts gegen einen erfrischenden Schreibstil einzuwenden! Amtsdeutsch ermüdet den Leser. 7. Wichtiges und Interessantes zuerst Wer mit Unwichtigem beginnt, läuft Gefahr, ungelesen im Papierkorb zu landen! TIPP: Kommunikation beginnt bekanntlich beim Empfänger und das birgt beim gewisse Schwierigkeiten den richtigen Ton zu finden. Empfehlung: noch einmal durchlesen. 8. Pro nur ein Thema, dadurch kann der Empfänger gezielter reagieren Wenn du mehrere Themen in einer ansprichst, kann eines leicht unter den Tisch fallen. (führen wir uns dazu einfach den Stil einer Pressemeldung vor Augen) 9. Rechtschreibung und Grammatik Halte dich an Rechtschreibung und Grammatik, inklusive der Groß- und Kleinschreibung. Das erleichtert und beschleunigt das Lesen und ist Zeichen deiner guten Manieren. 10. Absätze Mach Absätze und trenne diese deutlich sichtbar mit einer Leerzeile. Drei bis vier Zeilen pro Absatz sind ein Richtwert.

4 11. Sparsam formatieren Vermeide es, ganze Wörter oder Sätze in Großbuchstaben, Kursivschrift oder Fettschrift zu formatieren, das erschwert das Lesen. Auch färbige Hintergründe, bunte Schriften, Logos, haben in einer nichts verloren. Beschränken Sie sich auf Zeilenschaltung und Aufzählungen. 12. Adressaten sorgfältig wählen Weniger ist mehr: Wenn du fünf Empfänger gleichzeitig zu einer Handlung aufforderst, wird es vermutlich gar keiner tun. Und von Personen, die deine nur in CC bekommen, darfst du gar keine Reaktion erwarten. Es müssen nicht immer alle auch alles erhalten/wissen! 13. L.M.A.A. Lächle mehr als andere! Smiles sind durchaus erlaubt, jedoch sollte man im geschäftlichen -Verkehr die Beziehung zum Empfänger genau überdenken. 14. Kurze Signatur Vier Zeilen sollten dafür genügen. Stelle dein -Format so ein, dass bei Antworten und Weiterleitungen keine Signatur eingefügt wird. 15. Kein Mail-Salat Beschränke deine Antworten darauf, nur Auszüge der letzten mitzuschicken. Beim Helpdesk kann das schon mal anders sein, wegen der Nachverfolgung einzelner Fortschritte. (Stand)

5 TELEFONIEREN, MAILEN ODER TREFFEN? Unter Zeitdruck empfiehlt sich in jedem Fall den Griff zum Hörer statt zu en. Die nötige Klärung geht so oft schneller, das Risiko von Missverständnissen oder Konflikten lässt sich leichter vermeiden. s sind wie die Briefpost oder das Fax immer eine asynchrone Kommunikation, nur das Telefonieren oder der persönliche Kontakt verläuft synchron also auf direktem Weg. Sind viele Personen in notwendige Absprachen einzubeziehen oder von Entscheidungen betroffen, muss man überlegen, ob nicht ein kurzes Meeting besser sei, als eine an alle. WANN MUSS ICH ANTWORTEN? Ziel sollte sein, innerhalb von 24 Stunden auf s zu reagieren. Aber: Nicht unter Druck setzen lassen und glauben, man muss innerhalb einer halben Stunde antworten! Wenn Hektik erst die Oberhand gewinnt, schleichen sich Fehler in den Arbeitsalltag ein: Ob durch schnelles, schludriges Antworten oder dem Anlegen und Aufblähen immer unübersichtlicherer Verteiler. RECHTLICH GESEHEN NIE einen offenen Verteiler schicken, egal ob privat oder beruflich. (außer intern natürlich) Ohne es zu wissen, macht man sich im Sinne des Datenschutzgesetzes strafbar. Höchste Gefahr besteht, wenn man das mit Kettenmails macht. Wenn Du prüfen möchtest, ob eine Warn- echt ist oder als Hoax die Weiten des Internet erobern möchte, schau hier rein: Grundsätzlich lautet die Devise: Ungelesen ab in den Müll. 99,9 % dieser ergreifenden (Bettel-)Mails sind Fakes und zielen darauf ab -Adressen zu generieren oder Menschen das Leben schwer zu machen! Tippfehler und Irrtümer vorbehalten. Alle Angaben wurden gewissenhaft recherchiert. Es besteht jedoch kein Anspruch auf Vollständig- bzw. Richtigkeit.