Drucken von Serienbriefen 8.3

Transkript

1 8.3-Drucken von Serienbriefen Allgemein Mit diesem Programm können Serienbriefe und/oder Adressaufkleber in einfacher Handhabung aus dem vorhandenen Datenbeständen gedruckt werden. Datengrundlage sind: Serienbriefe an Kunden: Datei: Kundenstamm, Kurzbezeichnung: 22 Serienbriefe an Kunden über Fahrzeuge: Datei: Hauptfahrzeugstamm, Kurzbezeichnung: 03 Serienbriefe an Durchgangskunden: Datei: Diverse Kunden, Kurzbezeichnung: 60 möglicher "Platzhalter" In den Briefen kann das Amtliche Kennzeichen des jeweiligen Fahrzeuges angedruckt werden (nur bei Serienbrief an Kunden über Fahrzeug). Dazu ist im Brieftext der "Platzhalter" #KENNZ einzutragen, beim späteren Ausdruck wird an dieser Stelle das Amtl. Kennzeichen angedruckt (mit automatischer Platzanpassung je nach Länge des Kennzeichens - d.h. es müssen keine 11 Stellen im Text freigehalten werden. Beispiel: Erfasster Text Bei Ihrem Fahrzeug #KENNZ wird im nächsten Monat... Ergebnis beim Druck: Bei Ihrem Fahrzeug A-A 1 wird im nächsten Monat... Bei Ihrem Fahrzeug GAP-YE 527 wird im nächsten Monat... Verwenden Sie zum Editieren der Texte die gleichen Tasten wie in 8.4 Minitext beschrieben sind! Die Positionierung für das Adreßfeld im Ausdruck kann nicht verändert werden. Druck in MS-Word-Qualität Bei aktiven (APR) und F1-Pack (PP1) können die Briefe auf einem Laserdrucker in MS-Word-Qualität ausgegeben werden (s. unten "Brief drucken"). Drucken von Serienbriefen Juli 2006 Seite 1 von 6

2 Folgende Felder werden automatisch übernommen: Anredekennzeichen Name Straße Landeskennzeichen/Postleitzahl/Ort Ort Datum Ansprechpartner * Anredekennzeichen Ansprechpartner * Amtl. Kennzeichen (Platzhalter #KENNZ) (aus Firmenstamm ) (Systemdatum) (aus Fahrzeugstamm) * Ist im 1.2 Kundenstamm keine Anrede hinterlegt, wird Sehr geehrte Damen und Herren angedruckt Bei Durchgangskunden wird Sehr geehrter Kunde ausgedruckt (da generell keine Anrede vorhanden) Programmablauf Text erfassen/ändern Nach Aufruf der Maske werden die Textnamen der vorhandenen Briefe angeteilt: Neuanlage eines Briefes durch Eingabe eines neuen Textnamens. Bearbeiten eines vorhandenen Briefes durch Eingabe des Textnamens. Dabei ist jeweils die Seitennummer des Briefes einzugeben (pro Brief können maximal neun Seiten mit je 40 Zeilen angelegt werden). Die Erfassung des Textes beginnt mit dem eigentlichen Brieftext, da sowohl die Anschrift, als auch die Briefanrede + 1 anschließende Leerzeile beim späteren Druck automatisch eingesetzt werden. Die Möglichkeiten während der Erfassung sind identisch mit denen des Programmpunktes 8.4 Minitext. Drucken von Serienbriefen Juli 2006 Seite 2 von 6

3 Brief drucken Nach Auswahl des zu druckenden Textnamens startet direkt das allgemeine FORMEL 1- Selektionsfenster (siehe Kapitel Einleitung) Nach erfolgter und ggf. überarbeiteter Selektion startet über "Verarbeitung" der eigentliche Serienbriefdruck. Einzelblatt-Einzug? J/<CR> (bei Nadeldruckern) Möglichkeit zur Verwendung (z.b. mit Briefkopf vorgedruckter) DIN A4- Bögen. Briefkopf drucken? J/<CR> Der im System hinterlegte Briefkopf kann mit angedruckt werden. Linksrand ändern? J/<CR> Möglichkeit zur Anpassung des linken Randes Druck über Laserdrucker Bei aktivem und F1-Pack (PP1) besteht die Möglichkeit, den Druck über einen Laserdrucker zu starten. Der Druck erfolgt mit Proportional-Schrifttyp Arial (wie diese Dokumentation) und mit Eintrag des Der Ausdruck ist somit qualitativ einem Ausdruck aus MS-WORD ebenbürtig. Einzelblatt-Einzug? J/CR Briefkopf drucken? J/CR Diese Abfragen sind mit <CR> zu übergehen, da der Laserdrucker ohnehin Einzelblatt- Einzug hat und jeweils automatisch der Firmenkopf eingedruckt wird! Linksrand ändern? J/CR. Hierbei ist zu beachten, dass der linke Rand nicht außerhalb des festgelegten Druckbereiches gelegt wird (ggf. bei Erstverwendung Musterdruck erstellen)! Drucken von Serienbriefen Juli 2006 Seite 3 von 6

4 Adressaufkleber drucken Nach Anwahl des Punktes wird direkt das Selektionsfenster geöffnet. Die Abfragen Einzelblatt-Einzug / Briefkopf drucken / Linksrand ändern sind mit <CR> zu übergehen. Im folgenden Fenster sind die Aufkleber-Parameter zu hinterlegen: Im Beispiel werden Aufkleber verwendet, bei denen sich jeweils 2 Etiketten nebeneinander auf der Trägerbahn befinden. Das linke Etikett wird gemäß Angabe linker Rand gedruckt - das rechte Etikett startet 35 Zeichen weiter rechts. Nach möglichen 6 Druckzeilen (plus Leerzeile) beginnt der Druck der nächsten Etikettenreihe. Beispiel: Herrn Firma Robert Meier Hinz & Kunz GmbH Magdeburger Str. 56 Holzweg Murnau Garmisch-Partenkirchen 1 Firma Herrn 2 Alles in Schuss GmbH Jan Frederick 3 Haustechnik 4 Markstr.30 A Heideveij Garmisch-Partenkirchen Krölle-Bölle 6 DÄNEMARK 7 = 6 Etikettenzeilen + Leerzeile = Linker Rand = = Start 2. Reihe (35 Zeichen) Hinweis: Bei 2- oder mehrreihigem Druck wird wenn in einem der Etiketten der gleichen Reihe eine 2. Namenszeile angedruckt wird in den restlichen Etiketten der gleichen Reihe an dieser Stelle ggf. eine Leerzeile gedruckt (sieh im Beispiel Jan Frederick). Bei einreihigen Etiketten ist dies nicht der Fall. Drucken von Serienbriefen Juli 2006 Seite 4 von 6

5 Mini Text Mini Text Allgemein Das Textbearbeitungssystem Mini-Text ist, wie der Name schon sagt, ein einfaches Text Erfassungssystem, das gegenüber dem Modul Textverarbeitung 8.11 bis 8.18 zur Erfassung von Texten in eingeschränktem Umfang gedacht ist. Dieses Programm hat keine Serienbrief-Funktion (dafür 8.3 verwenden), sondern bietet "eine leere DIN-A4-Seite" zur Beschriftung an. Programmablauf Nach Aufruf des Programmes können Sie die bisher abgestellten Texte mit? auf dem Bildschirm auflisten. Geben Sie einen neuen Textnamen an, so werden Sie gefragt, ob Sie diesen Text anlegen wollen. Antworten Sie mit J, so wird dieser Textname als Schlüssel benutzt, mit N können Sie einen weiteren Textnamen eingeben oder zum Verteiler zurückkehren, indem Sie ohne Eingabe mit <CR> auslösen. Haben Sie einen Text angelegt, haben Sie die Auswahl zwischen Bearbeiten, Drucken und Löschen. Wollen Sie diesen Text wieder verlassen, so wählen Sie Ende. Wollen Sie einen Text bearbeiten bzw. anlegen, so erscheint auf dem Bildschirm ein Editierfenster. Mit der Taste F1 kann ein Hilfefenster eingeblendet werden, welches die Tastenbelegung mit den zugehörigen Funktionen zeigt. Sie können maximal 75 Zeichen in eine Zeile schreiben und haben maximal 72 Zeilen zur Verfügung. Mini Text Mai 2003 Seite 5 von 6

6 Mini Text 8.4 Sonstige Funktionen Einfügen von Tag / Datum / Uhrzeit im Text mit CTRL-V Nach der Bearbeitung können Sie den Text abspeichern oder löschen. Durch N wird der Text nicht gespeichert, ein eventl. alter Text unter demselben Namen aber auch nicht überschrieben. Durch L wird der alte und der neue Text gelöscht. Auslösen mit <CR> speichert den neuen Text und überschreibt den alten. Zum Ausdrucken eines Textes wählen Sie Drucken und geben den Drucker sowie die gewünschte Anzahl der Ausdrucke ein. Durch Ende kommen Sie zur Eingabe des nächsten Textnamens. Wollen Sie das Mini- Text- Programm verlassen, so kommen Sie hier mit <F4> bzw. ohne Eingabe mit <CR> zurück zum Programmverteiler. Sonderfunktion -Versand Bei aktiven (APR) und F1-Pack (PP1) können Rechnungen aus 3.1 und 4.15 per versendet werden. Der Begleittext zur versendeten Rechnung ist hier einmalig anzulegen. Dazu sind feste Textkürzel zu verwenden: EMRETX EMRKTX für den Standardtext beim Versenden einer Rechnung aus der Auftragsbearbeitung (3.1). für den Standardtext beim Versenden einer Rechnungskopie aus der Archivierung/ History. Beispiel für einen EMRETX ( REchnungs Text ) Als Option können für die verschiedenen Auftragsarten jeweils verschiedene Begleittexte hinterlegt werden, hierfür ist dann der Textname um die Auftragsart zu erweitern (also z.b. EMRETX01, EMRETX10 usw.). In diesem Fall ist jedoch auch ein Text ohne Auftragsarten-Nr. anzulegen, der dann automatisch für alle restlichen Auftragsarten herangezogen wird. Mini Text Mai 2003 Seite 6 von 6