Richtlinien zur Benutzung der ZÜF-Postverteilung

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Ewald Messner
vor 7 Jahren
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1 Richtlinien zur Benutzung der ZÜF-Postverteilung Liebe Kolleginnen und Kollegen, Sehr geehrte Damen und Herren, 1. Die Richtlinien sind für alle Übungsfirmen ab dem gültig, egal ob die Post vorsortiert wird oder nicht. Die Vorteile der Vorsortierung (Garantieversand am Mittwoch, nach Posteingang am Montag) bleiben weiterhin bestehen und werden zusätzlich verbessert. Die Vorsortierung ist freiwillig. 2. Jede Übungsfirma muss die Postsendung, die zur Verteilung nach Essen geschickt wird, mit einem Postbegleitzettel versehen. Dieser Postbegleitzettel besitzt einen Postverteilungs-Code als Barcode, der auch zur Identifizierung dient. Versenden Sie bitte niemals Ihre Post ohne einen Postbegleitzettel. Jeder Postbegleitzettel darf nur einmal benutzt werden. Erstellen Sie deshalb keine Kopien. 3. Die Postbegleitzettel werden in der Zentralstelle produziert und Ihnen mit der Übungsfirmenpost zugestellt. Sie erhalten immer einen Vorrat von 20 PostverteilungsCodes. Sobald bei Ihnen nur noch 5 freie Codes vorhanden sind, werden automatisch neue produziert und Ihnen mit der Übungsfirmenpost zugestellt. Achten Sie also darauf, dass Sie die Postgleitzettel auch erhalten. 4. Sofern Sie Ihre Post vorsortieren, gilt der Garantieversand am Mittwoch, wenn Ihre Post am Montag bei uns vorliegt. Vorsortierung heißt: Sortieren Sie für das Inland alphabetisch nach dem Namen des Empfängers und für das Ausland nach dem Land. Trennen Sie die sortierte Post, z.b. mit einer Banderole. 5. Kreuzen Sie bitte auf dem Postbegleitzettel an, ob Sie vorsortiert haben oder nicht. 1

2 Zusätzlich erhalten Sie immer einen Kontrollbeleg für Ihre Unterlagen. Dieser Kontrollbeleg beinhaltet alle Ihnen zustellten Postverteilungs-CODES. Notieren Sie sich darauf Informationen, wie Ihr Versanddatum und den Posteingang bei der ZÜF. Die Informationen Post-Eingang bei der ZÜF und Post-Verteilung erhalten Sie im Internet. LOGIN FÜR ÜBUNGSFIRMEN Das Datum der Postverteilung wird nur bei korrekt vorsortierter Post angezeigt. Es werden immer nur die letzten 50 PostverteilungsCODES angezeigt. Bitte senden Sie Ihre Post stets an folgende Adresse: über die deutsche Post als Paketsendung Zentralstelle des Deutschen Bfz Essen e.v. ÜbungsFirmenRings - ZÜF Poststelle - -Poststelle- Karolingerstr. 93 Postfach Essen Essen Adressierung und Vorsortierung in der Übungsfirma 1. Briefsendungen sollten klar und deutlich adressiert sein. Bei Post-Sendungen in das Ausland müssen Sie das Bestimmungsland im Klartext angeben, z.b. Belgien. 2. Nutzen Sie unsere Adressdatei. Diese finden Sie auf unserer Homepage im Login- Bereich unter Postverteilung. Die Adressdatei wird täglich neu erstellt. Darin finden Sie die Anschriften der Übungsfirmen inklusiv Kennung. Alternativ können Sie auch weiterhin über den Export Ihrer Zet-Datenbank eine Adressdatei erstellen. Die Aktualität dieser Datei ist dann von Ihrem Zet-Transfer abhängig. Achtung DIN 5008 Adressieren Sie bitte wie im Bild (rechts) dargestellt. (Blaue Schrift ist nur die Erklärung). Das Land kann für die Inlandspost entfallen. Achten Sie bitte auf die DIN Norm AACHENER ACTIVA GMBH SPORTARTIKEL-SPORTURLAUB DE01AAC Monheimsallee AACHEN Name Zusatz Kennung Strasse PLZ Ort 2

3 3. Sortieren Sie Ihre Briefsendungen für das Inland alphabetisch nach dem Empfänger-Namen. Trennen Sie diese zum Beispiel mit einer Banderole oder einem Gummi. 4. Sortieren Sie die ausländische Post nur nach dem Land. Garantieversand: Wenn Ihre Post spätestens Montagnachmittag in unserer Poststelle angekommen ist, befindet sich der Inhalt mittwochs auf dem Weg zum Empfänger. 5. Werbung an Übungsfirmen darf nicht adressiert sein. Im Anschriftenfeld sollte An alle Übungsfirmen stehen. 6. Werbung für nur speziell ausgesuchte Übungsfirmen müssen kuvertiert und adressiert werden. 7. Informieren Sie sich bitte vorab, wie viele Übungsfirmen existieren und schicken uns nur diese Anzahl an Werbeblättern zu. 8. Werbung für das Ausland: In vielen Ländern ist Werbung unerwünscht und findet meistens den Weg in den Papierkorb. Deshalb überlegen Sie sich vorab, ob dies gewünscht ist. Falls Sie dennoch Werbung für Übungsfirmen im Ausland gestalten und versenden möchten, dann achten Sie bitte auf folgendes: Lange Postwegzeiten, da immer erst die zuständige Zentralstelle angeschrieben wird. Diese Zentralstelle versendet ihre Werbung an die ansässigen Übungsfirmen. Werbung in der Landessprache oder in englisch. 3

4 Fiktive Gebühren für den Postversand Im Deutschen ÜbungsFirmenRing gibt es zwar keine Biefmarken, aber es werden von der Übungsfirma DE01POP - Point of Post & Phone Postgebühren erhoben. Damit auch realistische Zahlen dafür verwendet werden, sollten Sie die Anzahl der jeweiligen Postsendungen im Internet erfassen. Bitte gehen Sie auf unsere Internetseite und begeben Sie sich in den LOGIN-Bereich durch Anmeldung. In der Kategorie Postverteilung öffnen Sie den Eintrag PostverteilungsCode-Neu. Suchen Sie bitte entsprechenden CO- DE und klicken auf Erfassung. Hier erfassen Sie bitte die Anzahl der jeweiligen Positionen, die sich in der Postsendung mit dem zugehörigen CODE befinden. Sobald Sie Ihre Eingaben erfasst haben, können Sie Ihre Daten speichern. Es macht durchaus Sinn diese Eingaben zu tätigen noch bevor Sie Ihre Post nach Essen schicken. Grundsätzlich gilt: Ein Code eine Erfassung Nach dem Speichern können Sie noch mal Ihre erfassten Daten einsehen. Klicken Sie auf Anschauen. Erfasste Daten können nicht geändert werden. Stellen Sie einen Fehler fest, dann löschen Sie die Eingaben und erfassen diese komplett neu. Jeweils am 1. des neuen Monats werden Ihre Daten zusammengefasst. Sie und die Übungsfirma DE01POP erhalten per als PDF-Dateianhang die komplette Auslistung der Anzahl Ihrer Briefsendungen des vergangenen Monats. Diese Datei gilt dann als Grundlage des Post-Gebührenbescheides. Sie können aber auch im Internet auf das Gebührenblatt gehen und diese PDF Datei öffnen. Sobald das Gebührenblatt erstellt wurde sind keinerlei Änderungen oder Ergänzungen mehr möglich. 4

5 Die Gesamt-Poststatistik wird jeden Monat erstellt. ZÜF - Postverteilung Statistik für den Juli 2007 Gesamtanzahl Übungsfirmen: 564 ( ) 48 Insgesamt nehmen 519 Übungsfirmen (92,02%) an der ZÜF - Postverteilung teil. JA 519 Nein 45 Übungsfirmen (7,28%) nehmen die Dienstleistung ZÜF-Post nicht in Anspruch. Im Juli 2007 haben wir insgesamt 1032 Postsendungen entgegengenommen. Darin waren enthalten: normale Briefesendungen DIN A4 Briefsendungen Werbesendungen normale Briefsendungen, 2417 DIN A4 Briefsendungen und unadressierte Werbesendungen. (Diese Zahlen wurden über die Postbegleitzettel ermittelt. Die Zahl liegt wahrscheinlich etwas höher, da nicht alle Übungsfirmen die Anzahl mitteilen.) 5

6 Qualität ein Muss in der Übungsfirma Trotz aller Sparmaßnahmen sehen so Geschäftsbriefe aus? Wir meinen nicht. Denken Sie immer daran, Ihre Post ist auch die Visitenkarte für Ihre Übungsfirma. Verwenden Sie keine von realen Firmen schon einmal verwendeten Umschläge. Dies führt teilweise zu Verwirrungen. Fragen, Hinweise oder Verbesserungsvorschläge nehmen wir immer gern entgegen. Zentralstelle des Deutschen ÜbungsFirmenRings Essen R. Uwe Tandetzke Telefon: 0201/ FAX: 0201/

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