Ausstellervereinbarung Bitte an 089 / faxen

Transkript

1 Ausstellervereinbarung Bitte an 089 / faxen Hiermit wird zwischen der HLMC Events GmbH und: Firma: (nachfolgend Aussteller genannt) Abteilung: Straße: PLZ/Ort: eine Vereinbarung über eine Ausstellung auf der Manage Agile 2015 getroffen. Die Kon- ferenz findet vom 05. bis 08. Oktober 2015 im Van der Valk Hotel Berlin Brandenburg ( statt, die Ausstellung am 06. und 07. Oktober Die Ausstellervereinbarung beinhaltet die folgenden Leistungen der HLMC Events GmbH: 1. Der Aussteller erhält eine Ausstellungsfläche von 1,5m Tiefe und 2m Breite im Konferenzbereich zwischen den Vortragsräumen. Der Aussteller erhält 1 Tisch und 2 Stühle bereitgestellt, sofern er diese benötigt. Hinter den Stühlen kann er zwei Roll Ups von maximal 2m Breite aufbauen. Die Bestellung der Tische und Stühle muss bis zum 18. September 2015 über folgenden Link vorgenommen werden: equipment- fuer- stand.html Ferner erhält der Aus- steller zwei Dreifachsteckdosen an seine Standfläche gelegt sowie kostenloses WLAN (ohne garantierte Performance/Verfügbarkeit). 2. Der Aussteller kann einen Moderator stellen, der durchgängig einen Tag einen Konferenztrack moderiert. Da diese Option allen Sponsoren angeboten ist, zählt hier der Zeitpunkt des Eingangs der Moderatorenbenennung durch den Ausstel- ler. Die Namen incl. ein reprofähiges Foto sowie eine Bio der/des Moderato- ren/moderators müssen bis zum 05. September 2015 an das Organisationsbüro gesendet werden, da diese in der Konferenzbroschüre veröffentlicht werden. 3. Der Aussteller wird auf der Partnerseite des Internetauftritts agile.de dargestellt. Dazu ist es erforderlich, dass umgehend nach Vertragsunter- Seite 1 von 6 Ausstellung Manage Agile 2015.docx Februar 2015

2 zeichnung sowohl ein EPS- File des Firmenlogos als auch ein Firmenprofil in deutsch und englisch (max. je Zeichen) an gesendet wird. 4. Der Aussteller erhält nach Ablauf des Frühbucherrabattes einen Promocode zuge- sendet, mit dem sich die Kunden des Ausstellers noch bis zur Konferenz zum Frühbucherrabatt anmelden können. Der Promocode muss bei der Anmeldung jeweils mit angegeben werden. 5. Der Aussteller erhält 2 Karten für seine Mitarbeiter für die Konferenz. Diese be- rechtigen zum Zugang zu allen Vorträgen der Konferenz und der Abendveranstal- tung. Ein Besuch der Workshops ist nicht möglich. Die Teilnehmer müssen bis 24. September 2015 über folgenden Link standpersonal.html angemeldet werden. Weitere Mitarbeiter können zu einem vergünstigten Preis von 290,00 Euro je Veranstaltungstag ebenfalls über den obi- gen Link angemeldet werden. Dieser Link gilt ausschließlich für Mitarbeiter des Ausstellers, nicht für Kunden oder Partner. Dabei muss mit angegeben werden, an welchem Tag die jeweilige Person anwesend sein wird und ob eine Teilnahme an der Abendveranstaltung gewünscht ist. Um einen möglichst erfolgreichen Auftritt des Ausstellers auf der Konferenz zu gewähr- leisten, ist der Aussteller verpflichtet: 1. Die in dieser Vereinbarung aufgeführten Termine einzuhalten und einen festen Ansprechpartner für die Manage Agile 2015 zu benennen. 2. Die Konferenz auf seiner eigenen Webseite an entsprechender Stelle zu bewerben. Dazu erhält der Aussteller das Veranstaltungslogo von der HLMC Events GmbH direkt nach der Unterzeichnung des Vertrages. 3. An eine noch festzulegende Anzahl von Kunden und Interessenten im Bereich Management ein Mailing zu senden und auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Dazu erhält der Aussteller die notwendige Anzahl an Bewerbungsflyern oder alternativ, für ein Mailing per E- Mail, eine PDF- Datei von der HLMC Events GmbH bereitgestellt. 4. Die Manage Agile 2015 im eigenen Newsletter (sofern vorhanden) mindestens einmal zu bewerben. Seite 2 von 6 Ausstellung Manage Agile 2015.docx Februar 2015

3 Die Ausstellung auf der Manage Agile 2015 beläuft sich auf 3.250,00 Euro zzgl. 19% Die Zahlung wird direkt nach Unterzeichnung der Ausstellervereinbarung fällig. Sollte die Veranstaltung nicht stattfinden, erhält der Aussteller den Betrag rückerstattet. Ein Anspruch auf die Erstattung weiterer Kosten besteht nicht. Hiermit wird die Ausstellervereinbarung verbindlich zugesagt und die angehäng- ten Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veran- staltungen der HLMC Events GmbH anerkannt. Um den Auftritt des Ausstellers auf der Manage Agile 2015 zu optimieren, können zahl- reiche Leistungen kostenpflichtig hinzugebucht werden. Sollten bestimmte Leistungen bereits ausgebucht sein, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Bit- te kreuzen Sie die im Folgenden aufgeführten Optionen an, die Sie gerne wahrnehmen möchten: Vergrößerung des Ausstellungsstandes auf 3m Breite und 2m Tiefe und Möglich- keit zur Aufstellung einer mobilen Messewand: 1.000,00 zzgl. 19% Logo des Ausstellers auf dem Deckblatt des Bewerbungsflyers: 400,00 zzgl. 19% Logo des Ausstellers auf dem Deckblatt der Konferenzbroschüre: 400,00 zzgl. 19% Logo des Ausstellers auf jeder Seite des Konferenzblockes: 500,00 zzgl. 19% Logo des Ausstellers auf den Agendaaushängen: 250,00 zzgl. 19% Firmenprofil (1.000 Zeichen) des Ausstellers in der Konferenzbroschüre: 350,00 zzgl. 19% Ganzseitige DINA4 4c Anzeige in der Konferenzbroschüre: 500,00 zzgl. 19% Textanzeige 250 Zeichen inkl. Verlinkung in einem der zwei Newsletter zur Konfe- renz: 500,00 zzgl. 19% Rollup in einem Vortragsraum (1m Breite, 2 m Höhe): 500,00 je RollUp zzgl. 19% Sponsoring einer Kaffeepause: 1.000,00 zzgl. 19% (nicht exklusiv) Seite 3 von 6 Ausstellung Manage Agile 2015.docx Februar 2015

4 Bestückung der Hotelzimmer aller im Veranstaltungshotel übernachtenden Teil- nehmer: 1.500,00 zzgl. 19% Postalischer Versand eines Flyers unmittelbar vor der Konferenz über die HLMC Events GmbH an alle Teilnehmer und Referenten der Konferenz: 2.000,00 zzgl. Porto und Handlingkosten des Mailinghauses _ (Ort, Datum) (Stempel und Unterschrift) Ansprechpartner für die Konferenz seitens des Ausstellers ist: Name: Vorname: Adresse: E- Mail: Telefon: Mobil: Seite 4 von 6 Ausstellung Manage Agile 2015.docx Februar 2015

5 Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH 1. Anmeldung als Sponsor oder Aussteller Die Anmeldung als Sponsor oder Aussteller zu einer Veranstaltung der HLMC Events GmbH kann per Post, per Fax oder per E- Mail erfolgen und ist verbindlich. Dazu sind die jeweiligen Veranstaltungsverträge der HLMC Events GmbH zu nutzen. Diese Veranstaltungsverträge stehen auf der jeweiligen Webseite der Konferenz zum Download bereit. Mit der Anmeldung als Sponsor oder Aussteller werden diese Allgemeinen Geschäftsbedin- gungen für Sponsoren und Aussteller sowie die jeweiligen Sponsoren- bzw. Ausstellervereinbarungen verbindlich vom Sponsor bzw. Aussteller anerkannt. 2. Zuteilung der Ausstellungsflächen Die Zuteilung der Ausstellungsfläche wird von der HLMC Events GmbH unter Berücksichtigung des Veranstal- tungsablaufs sowie der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten vorgenommen. In der Sponsoren- oder Aus- stellervereinbarung angegebene Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit beachtet. Die HLMC Events GmbH kann die Positionierung des Sponsors- oder Ausstellers gegebenenfalls auch nachträg- lich noch verändern eine verbindliche Zusage an den Sponsor bzw. Aussteller erfolgt erst durch die endgülti- ge Aufplanung 2 Wochen vor der Veranstaltung. 3. Zahlungsziele Die Bezahlung der Sponsoren- bzw. Ausstellergebühr zum in der entsprechenden Vereinbarung festgelegten Fälligkeitstermin ist Voraussetzung für die Übergabe und Nutzung der zugeteilten Standfläche. Eine Zahlung der Gebühr vor dem Bezug des Standes am Aufbautag mittels Kreditkarte ist nur unter vorheriger Absprache mit der HLMC Events GmbH möglich. Die dabei entstehenden Kreditkartengebühren trägt der Sponsor bzw. Aussteller. 4. Standaufbau und Standausstattung Die HLMC Events GmbH bietet grundsätzlich nur Standflächen an keinen Standbau. Jede Standfläche wird von der HLMC Events GmbH mit der in der entsprechenden Vereinbarung festgehaltenen Anzahl an Stehtischen und Barhockern ausgestattet. Ferner wird ein Stromanschluss (Dreifachsteckdose) bereitgestellt. Die restliche Standausstattung ist vom Sponsor bzw. Aussteller vorzunehmen. Beim Aufbau des Standes dürfen weder an den Wänden noch am Boden des Hotels Verankerungen jeglicher Art vorgenommen werden. Das gilt auch für das Anbringen von Postern oder Plakaten. Hierfür wird dem Sponsor oder Aussteller auf Wunsch von der HLMC Events GmbH eine Pinnwand bereitgestellt. Für eventuelle Schäden, die durch den Aufbau des Standes am Hotel entstehen, haftet der Sponsor oder Aussteller, der ur- sächlich für diese Schäden verantwortlich ist. Für den Aufbau des Standes werden dem Sponsor bzw. Aussteller rechtzeitig die Aufbauzeiten mitgeteilt. Der Sponsor oder Aussteller muss spätestens bis zum Aufbauendtermin seinen Stand fertig aufgebaut haben. Eine Überschreitung der festgesetzten Standbegrenzung beim Aufbau der Stände ist nicht zulässig und muss im Vor- feld mit der HLMC Events GmbH vor der Erstellung der endgültigen Aufplanung der Veranstaltung abgestimmt Seite 5 von 6 Ausstellung Manage Agile 2015.docx Februar 2015

6 werden. Die Bewachung der Ausstellungsstände und Exponate obliegt dem Sponsor bzw. Aussteller. Die Reini- gung des Standes obliegt ebenfalls dem Sponsor bzw. Aussteller. 5. Stornierung durch den Sponsor oder Aussteller Eine Stornierung einer Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung durch den Sponsor oder Aussteller ist zwei Wochen nach Übersendung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung möglich. Bei einer Stornierung nach diesem Zeitpunkt hat der Sponsor oder Aussteller die volle Gebühr zu entrichten. Die HLMC Events GmbH be- hält sich darüber hinaus vor, Schadensersatzansprüche gegen den Sponsor oder Aussteller geltend zu machen, sofern der HLMC Events GmbH ein nachweislicher Schaden durch die Stornierung des Sponsors oder Ausstel- lers entsteht. 6. Stornierung durch die HLMC Events GmbH Muss die HLMC Events GmbH auf Grund höherer Gewalt oder anderen wichtigen Gründen eine noch nicht begonnene Veranstaltung absagen, so erhält der Sponsor bzw. Aussteller die Gebühr zurückerstattet. Sollte eine Veranstaltung nicht abgesagt, sondern nur verschoben werden, wird der Sponsor bzw. Aussteller am Tag der Beschlussfassung der Verschiebung über die Verschiebung per Fax und per E- Mail unterrichtet. Der Sponsor oder Aussteller kann in diesem Fall innerhalb einer Frist von 10 Werktagen ab Bekanntgabe der Ver- schiebung kostenlos von seiner Vereinbarung zurücktreten. In diesem Fall erhält er bereits geleistete Zahlun- gen zurückerstattet. Muss eine bereits begonnene Veranstaltung auf Grund Eintritts höherer Gewalt verkürzt oder abgebrochen werden, so hat der Sponsor oder Aussteller keinen Anspruch auf die Rückzahlung der Ge- bühr. 7. Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München. 8. Salvatorische Klausel Sollte eine Bestimmung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung oder der Allgemeinen Geschäftsbedin- gungen für Sponsoren und Aussteller unwirksam sein oder werden oder sollte der Vertrag unvollständig sein, so bleiben die übrigen Klauseln des Vertrags oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller in ihrer Gültigkeit unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine solche Bestimmung er- setzt, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtswirksamer Weise wirtschaftlich am nächsten kommt. Stand: Seite 6 von 6 Ausstellung Manage Agile 2015.docx Februar 2015