Goldsponsoringvereinbarung Bitte an 089 / faxen

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1 Goldsponsoringvereinbarung Bitte an 089 / faxen Hiermit wird zwischen der HLMC Events GmbH und: Firma: (nachfolgend Goldsponsor genannt) Abteilung: Straße: PLZ/Ort: eine Vereinbarung über ein Goldsponsoring der Manage Agile 2015 getroffen. Die Konfe- renz findet vom 05. bis 08. Oktober 2015 im Van der Valk Hotel Berlin Brandenburg ( statt, die Ausstellung am 06. und 07. Oktober Die Goldsponsoringvereinbarung beinhaltet die folgenden Leistungen der HLMC Events GmbH: 1. Der Goldsponsor erhält eine Ausstellungsfläche von 2m Tiefe und 4m Breite im Kon- ferenzbereich zwischen den Vortragsräumen. Der Sponsor erhält 2 Tische und 4 Stühle bereitgestellt, sofern er diese benötigt. Hinter den Stühlen kann er eine mobile Messewand von maximal 4m Breite aufbauen. Die Bestellung der Tische und Stühle muss bis zum 18. September 2015 über folgenden Link vorgenommen werden: equipment- fuer- stand.html Ferner erhält der Aussteller zwei Dreifachsteckdosen an seine Standfläche gelegt sowie kostenloses WLAN (ohne garantierte Performance/Verfügbarkeit). 2. Der Goldsponsor kann einen Vortrag im Konferenzprogramm halten, im Idealfall zu- sammen mit einem Kunden. Der Vortrag muss bis zum 07. Juni 2015 (Ende des Call for Papers) über die Konferenzwebseite eingereicht werden. 3. Der Goldsponsor kann einen Moderator stellen, der durchgängig einen Tag einen Konferenztrack moderiert. Da diese Option allen Sponsoren angeboten ist, zählt hier der Zeitpunkt des Eingangs der Moderatorenbenennung durch den Goldsponsor. Die Namen incl. ein reprofähiges Foto sowie eine Bio der/des Mode- ratoren/moderators müssen bis zum 05. September 2015 an das Organisationsbüro gesendet werden, da diese in der Konferenzbroschüre veröffentlicht werden. Seite 1 von 7 Goldsponsoring Manage Agile 2015.docx Februar 2015

2 4. Der Goldsponsor wird auf der Partnerseite des Internetauftritts agile.de nach dem Platinsponsor und vor den anderen Sponsoren dargestellt. Dazu ist es erforderlich, dass umgehend nach Vertragsunterzeichnung sowohl ein EPS- File des Firmenlogos als auch ein Firmenprofil in deutsch und englisch (max. je Zeichen) an gesendet wird. 5. Das Logo des Goldsponsors wird auf der Titelseite des Bewerbungsflyers nach dem Platinsponsor und vor den anderen Sponsoren abgedruckt. Um im Bewerbungsflyer abgedruckt zu werden, muss das reprofähige Logo im EPS- Format mit einer Auflö- sung von mindestens 300 DPI spätestens bis 15. Mai 2015 vorliegen. Danach kann ein Abdruck nicht mehr garantiert werden. 6. Der Goldsponsor wird mit seinem Logo auf der Titelseite der Konferenzbroschüre nach dem Platinsponsor und vor den anderen Sponsoren sowie in der Konferenz- broschüre mit seinem Logo und Firmenprofil abgedruckt. Hierfür müssen das druck- fähige Logo im EPS- Format mit einer Auflösung von mindestens 300 DPI und das Firmenprofil (max Zeichen) bis spätestens 06. September 2015 vorliegen. Danach kann ein Abdruck nicht mehr garantiert werden. Der Veranstalter behält sich vor, lediglich die ersten Zeichen des Textes abzudrucken. 7. Das Logo des Goldsponsors wird auf jeder Seite des Konferenzblockes abgedruckt. Dazu muss das Logo als EPS Datei bis zum 06. September 2015 vorliegen. 8. Das Logo des Goldsponsors wird auf den Agenda Aushängen abgedruckt. 9. Der Goldsponsor erhält eine ganzseitige Anzeige (DIN A4) in der Konferenzbroschü- re. Diese muss bis spätestens 06. September 2015 in reprofähiger Form als PDF per E- Mail an gesendet werden. 10. Der Goldsponsor darf einen Roll- Up in einen der Konferenzräume stellen. Das Roll Up muss am Abend des 05. Oktober 2015 dem Veranstalter auf der Konferenz überreicht werden. 11. Der Goldsponsor kann 350 Flyer an der Registrierung zur Konferenz auslegen. Die 350 Flyer müssen am Abend des 05. Oktober 2015 vom Goldsponsor an der Regist- rierung abgeben werden. 12. Weitere 350 Flyer werden im Hauptraum vor einer Keynote auf jedem Platz vom Organisationsteam der HLMC ausgelegt. Auch diese Flyer müssen am Abend des 05. Oktober 2015 vom Goldsponsor an der Registrierung abgeben werden. 13. Das Logo des Goldsponsors wird auf jedem Namensschild abgedruckt. 14. Das Goldsponsoring enthält das Sponsoring einer Mittagspause (nicht exklusiv). Seite 2 von 7 Goldsponsoring Manage Agile 2015.docx Februar 2015

3 15. Das Goldsponsoring beinhaltet die Vorstellung des Sponsors durch einen Mitarbei- ter des Sponsors direkt vor der der Morgenkeynote vor allen Teilnehmern in einer 2- minütigen Speed Presentation mit einer Folie (Elevator Pitch). Die Folie muss bis zum 06. Oktober 2015 per E- Mail an gesendet werden. Eine ent- sprechende Vorlage wird von der HLMC Events GmbH direkt nach Vertragsunter- zeichnung zugesendet. 16. Der Goldsponsor erhält nach Ablauf des Frühbucherrabattes einen Promocode zugesendet, mit dem sich die Kunden des Goldsponsors noch bis zur Konferenz zum Frühbucherrabatt anmelden können. Der Promocode muss bei der Anmeldung je- weils mit angegeben werden. 17. Der Goldsponsor erhält 4 Karten für seine Mitarbeiter für die Konferenz. Diese berechtigen zum Zugang zu allen Vorträgen der Konferenz und der Abendveranstal- tung. Ein Besuch der Workshops ist nicht möglich. Die Teilnehmer müssen bis 24. September 2015 über folgenden Link standpersonal.html angemeldet werden. Weitere Mitarbeiter können zu einem vergünstigten Preis von 290,00 Euro je Veranstaltungstag ebenfalls über den obigen Link angemeldet werden. Dieser Link gilt ausschließlich für Mitarbeiter des Goldsponsors, nicht für Kunden oder Partner. Dabei muss mit angegeben werden, an welchem Tag die jeweilige Person anwesend sein wird und ob eine Teilnahme an der Abendveranstaltung gewünscht ist. 18. Der Goldsponsor erhält 4 VIP- Tickets für seine Kunden, die zum Besuch der Konfe- renz und der Abendveranstaltung berechtigen. Ein Besuch der Workshops ist nicht möglich. Die Namen der Kunden sowie die Firmennamen müssen bis 24. September 2015 über obigen Link angemeldet werden. Bis dahin nicht einge- reichte VIP- Tickets verfallen! Alternativ kann der Goldsponsor die VIP- Tickets auch für eigene Mitarbeiter nutzen. Um einen möglichst erfolgreichen Auftritt des Goldsponsors auf der Konferenz zu gewähr- leisten, ist der Goldsponsor verpflichtet: 1. Die in dieser Vereinbarung aufgeführten Termine einzuhalten und einen festen An- sprechpartner für die Manage Agile 2015 zu benennen. 2. Die Konferenz auf seiner eigenen Webseite an entsprechender Stelle zu bewerben. Dazu erhält der Goldsponsor das Veranstaltungslogo von der HLMC Events GmbH direkt nach der Unterzeichnung des Vertrages. 3. An eine noch festzulegende Anzahl von Kunden und Interessenten im Bereich Management ein Mailing zu senden und auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Dazu erhält der Goldsponsor die notwendige Anzahl an Bewerbungsflyern Seite 3 von 7 Goldsponsoring Manage Agile 2015.docx Februar 2015

4 oder alternativ, für ein Mailing per E- Mail, eine PDF- Datei von der HLMC Events GmbH bereitgestellt. 4. Die Manage Agile 2015 im eigenen Newsletter (sofern vorhanden) mindestens ein- mal zu bewerben. Das Goldsponsoring der Manage Agile 2015 beläuft sich auf ,00 Euro zzgl. 19% MwSt. Die Zahlung wird direkt nach Unterzeichnung der Goldsponsoringvereinbarung fäl- lig. Sollte die Veranstaltung nicht stattfinden, erhält der Goldsponsor den Betrag rücker- stattet. Ein Anspruch auf die Erstattung weiterer Kosten besteht nicht. Hiermit wird das Goldsponsoring verbindlich zugesagt und die angehängten Allge- meinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH anerkannt. Um den Auftritt des Goldsponsors auf der Manage Agile 2015 zu optimieren, können zahl- reiche Leistungen kostenpflichtig hinzugebucht werden. Sollten bestimmte Leistungen bereits ausgebucht sein, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Bitte kreuzen Sie die im Folgenden aufgeführten Optionen an, die Sie gerne wahrnehmen möchten: Textanzeige 250 Zeichen inkl. Verlinkung in einem der zwei Newsletter zur Konfe- renz: 500,00 zzgl. 19% MwSt. Bestückung der Hotelzimmer aller im Veranstaltungshotel übernachtenden Teil- nehmer: 1.500,00 zzgl. 19% MwSt. Postalischer Versand eines Flyers unmittelbar vor der Konferenz über die HLMC Events GmbH an alle Teilnehmer und Referenten der Konferenz: 2.000,00 zzgl. Porto und Handlingkosten des Mailinghauses _ (Ort, Datum) (Stempel und Unterschrift) Seite 4 von 7 Goldsponsoring Manage Agile 2015.docx Februar 2015

5 Ansprechpartner für die Konferenz seitens des Goldsponsors ist: Name: Vorname: Adresse: E- Mail: Telefon: Mobil: Seite 5 von 7 Goldsponsoring Manage Agile 2015.docx Februar 2015

6 Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH 1. Anmeldung als Sponsor oder Aussteller Die Anmeldung als Sponsor oder Aussteller zu einer Veranstaltung der HLMC Events GmbH kann per Post, per Fax oder per E- Mail erfolgen und ist verbindlich. Dazu sind die jeweiligen Veranstaltungsverträge der HLMC Events GmbH zu nutzen. Diese Veranstaltungsverträge stehen auf der jeweiligen Webseite der Konferenz zum Download bereit. Mit der Anmeldung als Sponsor oder Aussteller werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingun- gen für Sponsoren und Aussteller sowie die jeweiligen Sponsoren- bzw. Ausstellervereinbarungen verbindlich vom Sponsor bzw. Aussteller anerkannt. 2. Zuteilung der Ausstellungsflächen Die Zuteilung der Ausstellungsfläche wird von der HLMC Events GmbH unter Berücksichtigung des Veranstal- tungsablaufs sowie der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten vorgenommen. In der Sponsoren- oder Ausstel- lervereinbarung angegebene Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit beachtet. Die HLMC Events GmbH kann die Positionierung des Sponsors- oder Ausstellers gegebenenfalls auch nachträglich noch verändern eine verbindliche Zusage an den Sponsor bzw. Aussteller erfolgt erst durch die endgültige Auf- planung 2 Wochen vor der Veranstaltung. 3. Zahlungsziele Die Bezahlung der Sponsoren- bzw. Ausstellergebühr zum in der entsprechenden Vereinbarung festgelegten Fäl- ligkeitstermin ist Voraussetzung für die Übergabe und Nutzung der zugeteilten Standfläche. Eine Zahlung der Ge- bühr vor dem Bezug des Standes am Aufbautag mittels Kreditkarte ist nur unter vorheriger Absprache mit der HLMC Events GmbH möglich. Die dabei entstehenden Kreditkartengebühren trägt der Sponsor bzw. Aussteller. 4. Standaufbau und Standausstattung Die HLMC Events GmbH bietet grundsätzlich nur Standflächen an keinen Standbau. Jede Standfläche wird von der HLMC Events GmbH mit der in der entsprechenden Vereinbarung festgehaltenen Anzahl an Stehtischen und Barhockern ausgestattet. Ferner wird ein Stromanschluss (Dreifachsteckdose) bereitgestellt. Die restliche Stand- ausstattung ist vom Sponsor bzw. Aussteller vorzunehmen. Beim Aufbau des Standes dürfen weder an den Wänden noch am Boden des Hotels Verankerungen jeglicher Art vorgenommen werden. Das gilt auch für das Anbringen von Postern oder Plakaten. Hierfür wird dem Sponsor oder Aussteller auf Wunsch von der HLMC Events GmbH eine Pinnwand bereitgestellt. Für eventuelle Schäden, die durch den Aufbau des Standes am Hotel entstehen, haftet der Sponsor oder Aussteller, der ursächlich für diese Schäden verantwortlich ist. Für den Aufbau des Standes werden dem Sponsor bzw. Aussteller rechtzeitig die Aufbauzeiten mitgeteilt. Der Sponsor oder Aussteller muss spätestens bis zum Aufbauendtermin seinen Stand fertig aufgebaut haben. Eine Überschreitung der festgesetzten Standbegrenzung beim Aufbau der Stände ist nicht zulässig und muss im Vor- feld mit der HLMC Events GmbH vor der Erstellung der endgültigen Aufplanung der Veranstaltung abgestimmt Seite 6 von 7 Goldsponsoring Manage Agile 2015.docx Februar 2015

7 werden. Die Bewachung der Ausstellungsstände und Exponate obliegt dem Sponsor bzw. Aussteller. Die Reini- gung des Standes obliegt ebenfalls dem Sponsor bzw. Aussteller. 5. Stornierung durch den Sponsor oder Aussteller Eine Stornierung einer Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung durch den Sponsor oder Aussteller ist zwei Wo- chen nach Übersendung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung möglich. Bei einer Stornierung nach diesem Zeitpunkt hat der Sponsor oder Aussteller die volle Gebühr zu entrichten. Die HLMC Events GmbH behält sich darüber hinaus vor, Schadensersatzansprüche gegen den Sponsor oder Aussteller geltend zu machen, sofern der HLMC Events GmbH ein nachweislicher Schaden durch die Stornierung des Sponsors oder Ausstellers entsteht. 6. Stornierung durch die HLMC Events GmbH Muss die HLMC Events GmbH auf Grund höherer Gewalt oder anderen wichtigen Gründen eine noch nicht begonnene Veranstaltung absagen, so erhält der Sponsor bzw. Aussteller die Gebühr zurückerstattet. Sollte eine Veranstaltung nicht abgesagt, sondern nur verschoben werden, wird der Sponsor bzw. Aussteller am Tag der Beschlussfassung der Verschiebung über die Verschiebung per Fax und per E- Mail unterrichtet. Der Sponsor oder Aussteller kann in diesem Fall innerhalb einer Frist von 10 Werktagen ab Bekanntgabe der Ver- schiebung kostenlos von seiner Vereinbarung zurücktreten. In diesem Fall erhält er bereits geleistete Zahlungen zurückerstattet. Muss eine bereits begonnene Veranstaltung auf Grund Eintritts höherer Gewalt verkürzt oder abgebrochen werden, so hat der Sponsor oder Aussteller keinen Anspruch auf die Rückzahlung der Gebühr. 7. Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München. 8. Salvatorische Klausel Sollte eine Bestimmung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung oder der Allgemeinen Geschäftsbedingun- gen für Sponsoren und Aussteller unwirksam sein oder werden oder sollte der Vertrag unvollständig sein, so bleiben die übrigen Klauseln des Vertrags oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aus- steller in ihrer Gültigkeit unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine solche Bestimmung ersetzt, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtswirksamer Weise wirtschaftlich am nächsten kommt. Stand: Seite 7 von 7 Goldsponsoring Manage Agile 2015.docx Februar 2015