Ablauf Ladehilfsmittel-Handling/-Clearing. HUB-Verkehre

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1 Ablauf Ladehilfsmittel-Handling/-Clearing HUB-Verkehre

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Allgemeine Informationen Ladungsträger/Ladehilfsmittel Qualität Versand von tauschfähigen Ladehilfsmitteln Eingang von tauschfähigen Ladehilfsmitteln Abschreibung von nichttauschfähigen Ladehilfsmitteln Besonderheit Widerspruchsfrist Monatswechsel/-abschluss Besonderheit Beschaffungsaufträge/Quertransporte Clearing tauschfähiger Ladehilfsmittel Ausgleich Ausgleich Guthaben Ausgleich Schulden (Freistellungen) Reklamationsprozess Kontrolle bei der Anlieferung Kontrolle bei der Abholung Kontoinformationen Abrechnung Saldenausgleich Paki/DiALOG Saldenausgleich DiALOG/Systemteilnehmer Abrechnung Zusatzleistungen/-gebühren Ablauf / Vergütung Rückführung H1-Paletten Ansprechpartner... 6 Systemhandbuch Seite 1 Anlage 6

3 1. Allgemeine Informationen Seit dem führt die PAKI Logistics GmbH in Ennepetal den Ausgleich der via HUB verladenen Europaletten, Gitterboxen und Düsseldorfer Paletten unter den DiALOG Partnern gemäß den vertraglichen Vereinbarungen durch. Neben dem Vertrag mit der DiALOG AG muss der Partner mit PAKI eine sogenannte Tauschvereinbarung zeichnen, damit ein Ausgleich der LHM erfolgen kann. Der Tausch von Ladungsträgern/Ladehilfsmittel bei Auslieferung/Abholung gilt grundsätzlich als vereinbart. (Beide Begrifflichkeiten werden in dieser Ablaufbeschreibung synonym verwendet) Die DiALOG Zentrale stellt allen DiALOG-Partnern unter der Rubrik Palettenverwaltung in der DiALOG-Software einen Tagessaldo zur Verfügung. In dieser Rubrik sind alle Palettenbewegungen im Eingang und Ausgang der einzelnen Depots festgehalten. Ebenso besteht die Möglichkeit, sich Palettenbewegungen nach Datum anzeigen zu lassen. 1.1 Ladungsträger/Ladehilfsmittel In Rahmen des Ladehilfsmittel-Handling/-Clearing sind als tauschfähige Ladungsträger/Ladehilfsmittel ausgewiesen: Flachpaletten/Europaletten (FP) Gitterboxen (GP) Düsseldorfer Paletten (DP) H1-Paletten werden zwar im Clearing der Systemzentrale geführt und ausgewiesen, im Handlingverfahren mit PAKI jedoch nicht berücksichtigt. Daher müssen diese bilateral verrechnet werden. Der Ablauf dazu ist unter Punkt 10 separat aufgeführt. International werden Gitterboxen und Düsseldorfer Paletten nicht im Handlingverfahren mit Paki berücksichtigt. 1.2 Qualität Als Basisqualität der Ladungsträger im DiALOG-Netzwerk gilt für alle Beteiligten die Richtlinie: gebraucht tauschfähig. Details zu den Europaletten können dem Quick-Check Qualitätsguide unter Anlage 6A entnommen werden. 2. Versand von tauschfähigen Ladehilfsmitteln Die Abgangsstation ist verpflichtet, alle ausgehenden LHM in der DiALOG-Software (gleichlautend BBV) abzufertigen. Dazu zählen auch Stütz- und Sandwichpaletten. Zur Verladung dürfen nur einwandfreie tauschfähige LHM kommen. 3. Eingang von tauschfähigen Ladehilfsmitteln Eine Kontrolle im Eingang muss seit dem nicht mehr erfolgen. Systemhandbuch Seite 2 Anlage 6

4 4. Abschreibung von nichttauschfähigen Ladehilfsmitteln Bei Nichttausch durch den Empfänger muss ein kostenloser zweiter Tauschversuch durch das zustellende Depot vorgenommen werden. Ist ein Tausch aufgrund nichtvorhandener LHM bei gewissen Empfängern grundsätzlich nie möglich, muss das zustellende Depot sich dies schriftlich bestätigen lassen. In derartigen Fällen entfällt der zweite Tauschversuch. Bei nicht lesbaren oder mangelhaft quittierten Belegen werden Abschreibungen nicht anerkannt. Abschreibungen werden erst nach der Zustellung auf Basis des Abliefernachweises vorgenommen. Ein etwaiger Nichttausch durch den Empfänger muss auf dem Ablieferbeleg deutlich sicht- und nachvollziehbar quittiert werden. Die Verantwortung darüber liegt beim zustellenden Depot. Im Falle einer Abschreibung muss diese am Folgetag der Zustellung/des Nichttausches im mittels Modul K.I.M. innerhalb der DiALOG-Software erfolgen (Details siehe separate Beschreibung). Nach Anmeldung der Abschreibung stehen dem Versanddepot 2 Arbeitstage zur Verfügung, die Abschreibung zu bestätigen bzw. dieser zu widersprechen. Nach Ablauf dieser Frist wird die Abschreibung vom System automatisch als bestätigt verbucht. Im Falle eines Widerspruchs muss eine bilaterale Einigung erfolgen. Ist die Abschreibung nach bilateraler Einigung rückgängig zu machen, erfolgt eine Meldung per darüber an die Systemzentrale, an paletten@dialog-ag.org. Eine Bewertung der Sachlage bei Widersprüchen erfolgt ausdrücklich bilateral und wird nicht von der Systemzentrale vorgenommen. 4.1 Besonderheit Widerspruchsfrist Monatswechsel/-abschluss Aufgrund des Monatsabschlusses und des Stichtages (siehe Punkt 5), verkürzt sich bei einer Anmeldung einer Abschreibung am 3. Arbeitstag des Folgemonats (Versandtag liegt noch im alten Monat), die Frist für den Widerspruch auf 1 Arbeitstag. 4.2 Besonderheit Beschaffungsaufträge/Quertransporte Im Falle von Beschaffungsaufträgen/Quertransporten muss die Abschreibung nach wie vor im WE beim E-Depot erfolgen. Für eine Abschreibung muss die Beschädigung bildlich dokumentiert werden. Diese Dokumentation ist mittels Modul K.I.M. innerhalb der DiALOG-Software hochzuladen (Details siehe separate Beschreibung). Die Abschreibung muss bereits am Eingangstag beim E-Depot vorgenommen werden. Die Frist für den Widerspruch bleibt davon unberührt. 5. Clearing tauschfähiger Ladehilfsmittel Am 4. Arbeitstag des Monats findet ein definitiver Abschluss des Vormonats statt. Nach Ablauf dieser Frist vorgelegte Fälle müssen ausschließlich bilateral geklärt werden. Die Abstimmung/der Ausgleich der Europaletten, Gitterboxen und Düsseldorfer Paletten zwischen den DiALOG Partnern erfolgt anschließend gemäß den bekannten vertraglichen Vereinbarungen. Systemhandbuch Seite 3 Anlage 6

5 6. Ausgleich 6.1 Ausgleich Guthaben Bereitstellung der Guthaben durch Paki nach Absprache. National innerhalb 5 Arbeitstagen International innerhalb 10 Arbeitstagen Eine Übertragung des Guthabens gegen Lagergebühr (siehe 3.6 Tauschvereinbarung) ist nur in den ersten drei Monaten möglich. Danach muss das Guthaben physisch übernommen werden. Guthaben, das bis dahin nicht abgefordert ist, wird gegen Frachtkosten gemäß gültiger Preisliste, an den jeweiligen Systemteilnehmer geliefert. 6.2 Ausgleich Schulden (Freistellungen) Abholung durch Paki beim Systemteilnehmer oder nach Absprache an einer anderen Ladestelle Europaletten national und international innerhalb von 10 Arbeitstagen Gitterboxen national innerhalb von 10 Arbeitstagen Düsseldorfer Paletten national innerhalb von 15 Arbeitstagen Mindestfreistellmengen National 250 Europaletten National 250 Düsseldorfer Paletten National 26 Gitterboxen International 500 Europaletten Gitterboxen & Düsseldorfer Paletten werden international nicht abgewickelt Verzug Abholung Bei Nichtabholung gemäß mit Paki vereinbarter Frist kann der Systemteilnehmer unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen eine Lagergebühr erheben: Abmahnung durch den Systemteilnehmer per Mail an Paki Nach nichterfolgter Abholung binnen 2 Tagen nach Abmahnung, kann ab dem dritten Tag die in der Preisliste vereinbarte Lagergebühr, anteilig pro Tag berechnet werden. 7. Qualitäten Anlieferung/Abholung 7.1 Reklamationsprozess Grundsätzlich müssen alle Ladungsträger für die Verladung vorsortiert sein. Vorsortiert bedeutet, dass Kernschrott und stark defekte Paletten gemäß Qualitätsguide aussortiert sind. Wird bei der Verladung vom Fahrer festgestellt, dass die Sortierung unzureichend war, wird ggf. sofort abgeschrieben oder aussortiert. Sollte dies seitens der Ladestelle nicht realisierbar sein, wird in der Regel das Fahrzeug abgezogen und mit der Ladestelle eine neue Übernahme der vorsortierten Ladungsträger vereinbart. Kann keine weitere Sortierung der Ladungsträger stattfinden, kann nach Absprache eine unsortierte Übernahme erfolgen, wobei zeitverzögert ein Sortierprotokoll erstellt wird. Darf ein Fahrer bei der Übernahme an PAKi Ladestellen nicht anwesend sein, ist dies sofort zu melden, solange der Fahrer vor Ort ist. Systemhandbuch Seite 4 Anlage 6

6 Darf ein Fahrer an der Ladestelle des Systemteilnehmers nicht bei der Übernahme dabei sein, muss dieses in der elektronischen Freistellung an PAKi vermerkt sein. Sollte es trotz vorsortierter Qualität zu Abschreibungen kommen, haftet hierfür der Freisteller. 7.2 Kontrolle bei der Anlieferung Liefert ein Transporteur im Auftrag von PAKi Ladungsträger bei einem Systemteilnehmer an, muss der Empfänger die gelieferte Menge qualitativ und quantitativ kontrollieren. Abweichungen zwischen elektronischer Avisierung und tatsächlicher Lieferung müssen unmittelbar bei der Entladung festgestellt und PAKi sofort telefonisch mitgeteilt werden, solange der Fahrer noch an Ort und Stelle ist. PAKi lässt sich vom Fahrer telefonisch die Richtigkeit der Reklamation bestätigen. Auf dem Anlieferbeleg wird vom Entladepersonal und vom Fahrer die Reklamation quittiert und der Beleg an PAKi geschickt. Spätere Reklamationen können nicht angenommen werden. 7.3 Kontrolle bei der Abholung Übernimmt ein Systemteilnehmer bei einer von PAKi genannten Ladestelle die Ladungsträger, sind die Reklamationen auch hier PAKi anzuzeigen, solange der Fahrer noch vor Ort ist. Nicht tauschfähige Ladungsträger werden wie in Punkt 7.1 behandelt. Basis des Gebraucht-Tausches ist eine trockene gebrauchte, tauschfähige Euro-Palette (Speditionsqualität) gemäß Qualitätsguide. Die Rückgabe nasser Paletten ist nach vorheriger Absprache gegen Aufpreis möglich. 8. Kontoinformationen Jedem Systemteilnehmer liegt ein Online-Zugang in den Kundenbereich von vor. Darin können die aktuellen Kontoinformationen jederzeit eingesehen werden. 9. Abrechnung 9.1 Saldenausgleich Paki/DiALOG Den Saldenausgleich wird PAKI monatlich an die DiALOG Zentrale in Rechnung stellen. Der Saldenausgleich beinhaltet folgende Leistungen: Körperlicher Ausgleich der monatlichen Endsalden der Partner gemäß Rahmenbedingungen der aktuell gültigen Preislisten. Zur Verfügung stellen von Lademittel-Guthaben gemäß Rahmenbedingungen der aktuell gültigen Preislisten Einfordern und Abholen von Lademittel-Schulden bei den Partnern, bzw. genannten Ladestellen gemäß Rahmenbedingungen der aktuell gültigen Preislisten Aufwand für Berechnung von Verzögerungsgebühren Paki an Partner. Versand der Salden an die Partner. Systemhandbuch Seite 5 Anlage 6

7 9.2 Saldenausgleich DiALOG/Systemteilnehmer Der Saldenausgleich zwischen DiALOG und den Systemteilnehmern wird wie folgt berechnet: Gesamtbetrag PAKI für Saldenausgleich : Anzahl der am Ladehilfsmittel-Handling beteiligten Partner = Betrag/Partner zzgl. 15,00 Verwaltungsgebühren 9.3 Abrechnung Zusatzleistungen/-gebühren Für alle weiteren Kosten, die zusätzlich zum Saldenausgleich entstehen (z.b. Verzögerungsgebühren, Mindermengenzuschläge etc.) erfolgt die Abrechnung direkt zwischen Paki und den Systemteilnehmern. 10. Ablauf / Vergütung Rückführung H1-Paletten Bis zu einer Menge von 15 H1-Paletten müssen diese bei den Depots gesammelt und kostenlos gelagert/gesammelt werden. Ab einer Menge von 15 H1-Paletten erfolgt die Rückführung über einen Beschaffungsauftrag zu den entsprechenden Konditionen. Die Einstellung des Auftrags hat das ursprüngliche Versanddepot zu gewährleisten. Bilaterale Absprachen können davon abweichen. 11. Ansprechpartner DiALOG AG Frau Anita Förstner / DiALOG AG Frau Claudia Kugler / DiALOG AG Herr Marc-Oliver Förstner / PAKI Logistics GmbH Zentrale / (jeweilige Ansprechpartner siehe aktuelle ASP-Liste PAKI) Systemhandbuch Seite 6 Anlage 6