Jährliche Berichterstattung von klassischen Stiftungen

Transkript

1 BVG- und Stiftungsaufsicht des Kantons Zürich (BVS) Jährliche Berichterstattung von Klassischen Stiftungen Merkblatt Jährliche Berichterstattung von klassischen Stiftungen Mit dem vorliegenden Merkblatt sollen das Führungsorgan und die Revisionsstelle von klassischen Stiftungen darin unterstützt werden, die Jahresberichterstattung nach eindeutigen und einheitlichen Kriterien so darzustellen, dass der Leser der Jahresrechnung die erforderlichen Informationen erhält und die BVS ihre Prüfung effizient vornehmen kann. I. Berichterstattung im Allgemeinen Generelle Bemerkungen 1. Die Stiftungen haben der BVS jährlich, spätestens innert sechs Monaten nach dem Abschluss ihres Geschäftsjahres, die Jahresberichterstattung einzureichen. 2. Die Jahresberichterstattung besteht aus: 2.1. der durch den Stiftungsrat rechtsgültig unterzeichneten nach dem Bruttoprinzip erstellten Jahresrechnung, bestehend aus der Bilanz und der Betriebsrechnung (jeweils mit Vorjahreszahlen); 2.2. dem Bericht der Revisionsstelle, die insbesondere die Übereinstimmung der Jahresrechnung mit dem Gesetz und der Stiftungsurkunde sowie - sofern vorhanden - den Reglementen und allfälligen aufsichtsrechtlichen Weisungen prüft. Bei der ordentlichen Revision ist zusätzlich die Existenz eines IKS zu bestätigen; 2.3. einem Stiftungsratsbeschluss über die Genehmigung der Jahresrechnung und 2.4. einem Tätigkeitsbericht, zu dessen Inhalt und Strukturierung sich das vorliegende Merkblatt schwerpunktmässig äussert. 3. Seit dem 1. Januar 2008 sind für Stiftungen die Vorschriften des Obligationenrechts über die Revisionsstelle bei Aktiengesellschaften sinngemäss anwendbar (Art. 83b Abs. 3 ZGB). Stiftungen, welche gewisse Grössenkriterien erfüllen, müssen gemäss Art. 727 OR ihre Jahresrechnung durch eine Revisionsstelle ordentlich prüfen lassen. Alle anderen Stiftungen müssen die Jahresrechnung eingeschränkt prüfen lassen (Art. 727a OR). Das Revisionsaufsichtsgesetz (RAG) regelt seit dem 1. Januar 2008 die Zulassung von Revisionsstellen. Für die Durchführung einer ordentlichen Revision ist die Zulassung als Revisionsexperte vorgeschrieben, für die eingeschränkte Revision ist die Zulassung als Revisor ausreichend. Zu beachten ist, dass sowohl die natürliche Person (leitender Revisor) als auch das beauftragte Revisionsunternehmen über die entsprechende Zulassung zu verfügen hat.

2 Seite 2/7 Spendenstiftungen 4. Wir verweisen auf die Fachempfehlung für die Rechnungslegung von gemeinnützigen, sozialen Nonprofit-Organisationen Swiss GAAP FER 21, die sich an Spendenstiftungen richtet, d.h. gemeinnützige Stiftungen, die sich öffentlich an eine unbestimmte Zahl von Spendern wenden (siehe Subventionierte Stiftungen 5. Für subventionierte Stiftungen gelten zusätzlich die Anordnungen der subventionsgebenden Behörde. II. Inhalt und Struktur für den Tätigkeitsbericht von klassischen Stiftungen 6. Im Folgenden wird als Empfehlung die geeignete Strukturierung des Tätigkeitsberichtes aufgezeigt und anhand von Beispielen konkretisiert. Diese Empfehlung richtet sich an sämtliche klassischen Stiftungen. Sie soll sicherstellen, dass aus der jährlichen Berichterstattung klar hervorgeht, dass die Stiftung im Rahmen ihres Zweckes angemessen tätig war. 7. Für Stiftungen, die für ihren Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben, sind die Vorschriften des Obligationenrechts über die Rechnungslegung und die Offenlegung der Jahresrechnung für Aktiengesellschaften entsprechend anwendbar (Art. 83a Abs. 2 ZGB). 8. Die in den weissen Feldern aufgezeigten Angaben sind in jedem Fall in den Tätigkeitsbericht aufzunehmen, die in den grauen Feldern dargestellten nur, sofern sie für die betreffende Stiftung relevant sind. 9. Allgemeine Angaben und Erläuterungen zur Stiftung Kurzbeschreibung des Stiftungszwecks Organisation der Stiftung und Zusammensetzung des Stiftungsrats Organisation: Statuten vom, Reglemente vom Stiftungsrat: Name, Funktion, Zeichnungsberechtigung (KU) Ziele und Grundsätze des Stiftungsrats für Rechnungswesen, Rechnungslegung, Berichterstattung Bewertungsgrundsätze: Marktwert oder Anschaffungswert (max. Marktwert) Tätigkeitsbericht (separat oder in Form eines Anhangs zur Bilanz und Erfolgsrechnung) Angabe der Kontrollstelle und ihres Auftrages Name, Adresse Spezieller Auftrag (z.b. Geschäftsführungsprüfung)

3 Seite 3/7 10. D Besondere Bestimmungen in Urkunde und/oder Reglementen z.b. Erhalt des Vermögens, Unveräusserlichkeit bestimmter Vermögenswerte (Liegenschaften, Gegenstände) Beauftragte Dritte (Verwaltung, Geschäftsführung, Vermögensverwaltung etc.) Name, Adresse, Funktion und Zeichnungsberechtigung Kurzumschreibung des Auftrags Zusätzliche Angaben/Besonderheiten zur Stiftung Zustelladresse, falls nicht an Sitzadresse, etc. 11. Tätigkeit der Stiftung im Geschäftsjahr Zusammenfassende Aufzählung oder Erläuterung in Beantwortung der Frage: Durch welche Tätigkeiten und/oder Massnahmen wurde im Geschäftsjahr dem Stiftungszweck nachgelebt? z.b. Betrag (insgesamt oder einzeln aufgeführt) der durch stiftungsrätlichen Beschluss ausgerichteten Leistungen/Vergabungen an wie viele Personen/Organisationen, bzw. Begründung, weshalb der Stiftungsrat keine solchen Leistungen/Vergabungen beschlossen hat 12. D Bei extensiver Auslegung des Stiftungszwecks Angaben/Beschreibung solcher Tätigkeiten einschliesslich der Gründe (z.b. Aufbau der Infrastruktur) Vermögensanlage 13. Vorbehältlich anders lautender Anordnungen des Stifters in der Urkunde oder Gründen, die in der spezifischen Zweckerfüllung liegen, sind die allgemeinen Grundsätze für die Vermögensverwaltung von Personalvorsorgeeinrichtungen gemäss Art. 71 BVG als Orientierungshilfe zu berücksichtigen (vgl. BGE 124 III 97). Zur Konkretisierung ist der Erlass eines Anlagereglements zweckmässig. 14. Bestand und Bewertung des Vermögens Zusammensetzung nach Kategorien, sofern nicht entsprechend bilanziert Obligationen, Aktien, Liegenschaften etc. Angaben über Marktwerte, sofern nicht entsprechend bilanziert unter Angabe der Bewertungsmethoden oder mit Hinweisen auf Bewertungsgutachten oder Versicherungswerte

4 Seite 4/7 15. D Ergänzende Angaben/Erläuterungen zu den Vermögensanlagen z.b. Bandbreiten der Anlagestrategie 16. T Erläuterungen zu einzelnen Aktiven und Passiven Darlehen und ähnliche Forderungen/Verpflichtungen unter Angabe von Schuldner/Gläubiger mit Hinweisen auf Fälligkeiten, Zinssätze und allfällige Sicherheiten bzw. Bonitätsprobleme Rückstellungen, Vergabereserven, Bewertungsreserven unter Angabe der Grundsätze für Zuweisung/Auflösung Ergänzende Angaben/Erläuterungen zu den Bilanzpositionen z.b. Konditionen von Hypotheken Erläuterung grösserer Abweichungen gegenüber dem Vorjahr 17. T 18. T Erläuterungen zur Betriebsrechnung Offenlegung allfälliger Verrechnungen von Aufwänden und Erträgen z.b. bei Netto-Erträgen von Liegenschaften: Angabe von Bruttoertrag, Zinsaufwand, Unterhalt etc. Ereignisse nach dem Bilanzstichtag Erläuterung grösserer Abweichungen gegenüber dem Vorjahr Bedeutende absehbare Veränderungen im Umfeld der Stiftung, welche die Erfüllung des Stiftungszwecks oder den Fortbestand der Stiftung gefährden Aufsichtsrechtliche Verfügungen/Weisungen 19. T Übrige Angaben Angabe von geleisteten Sicherheiten oder eingegangenen Verpflichtungen Angaben über eingegangene Bürgschaften/Garantien zu Gunsten Dritter Angaben zur Durchführung einer Risikobeurteilung (zwingend für Stiftungen, welche für ihren Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben)

5 Seite 5/7 III. Beispiele 20. Beispiel 1: Kleine bis mittelgrosse klassische Stiftung 20.1 Allgemeine Angaben und Erläuterungen zur Stiftung Die Stiftung fördert Einzelpersonen oder Organisationen, die sich um die Erhaltung und Entwicklung des Kulturellen im Bezirk Uster verdient machen. Stiftungsrat: - Herr A. Benz, Präsident - Herr Ch. Engler, Mitglied - Herr K. Bachmann, Mitglied Die Stiftungsräte zeichnen kollektiv zu zweien. Die Statuten datieren vom 14. August Reglemente wurden keine erlassen. Die Jahresrechnung legt die tatsächlichen finanziellen Verhältnisse offen und zeigt die Vorjahreszahlen. Als Revisionsstelle amtet Frau N. Hunziker, Musterstrasse 10, 8000 Zürich. Sie ist insbesondere auch beauftragt zu prüfen, ob die Jahresrechnung nach dem zürcherischen Merkblatt zur jährlichen Berichterstattung von klassischen Stiftungen erstellt worden ist, und hat dem Stiftungsrat darüber Bericht zu erstatten Tätigkeiten der Stiftung im Geschäftsjahr Im Berichtsjahr hat der Stiftungsrat dem Kleintheater XYZ, Uster, eine Unterstützung von Fr. 10'000 zugesprochen. Zudem wurden für zwei junge Schauspielschüler aus dem Bezirk Uster je Fr. 3'000 an die Kosten für ein Auslandpraktikum vergütet Vermögensanlagen Die zu Marktwerten bilanzierten Obligationen werden per 30. September nächsten Jahres zur Rückzahlung fällig. 21. Beispiel 2: Mittelgrosse bis grosse klassische Stiftung 21.1 Allgemeine Angaben und Erläuterungen zur Stiftung Die Stiftung fördert direkt und indirekt gemeinnützige Bestrebungen kultureller, wissenschaftlicher und karitativer Ausrichtung, sofern diese wegen Gemeinnützigkeit vom Kanton Zürich von der Steuerpflicht befreit sind oder bei ausserkantonalem Sitz vom Kanton Zürich als gemeinnützig anerkannt sind. Im karitativen Zweck ist auch die Unterstützung natürlicher Personen eingeschlossen. Stiftungsrat:

6 Seite 6/7 - Frau B. Michel, Präsidentin, Kollektivunterschrift zu zweien - Herr K. Dörig, Kollektivunterschrift zu zweien - Herr M. Keller, ohne Zeichnungsberechtigung - Frau J. Zwicky, ohne Zeichnungsberechtigung Weitere zeichnungsberechtigte Personen: - Frau M. Schönbächler, Geschäftsführerin, Kollektivunterschrift zu zweien - Herr M. Leutwyler, Sekretär, Kollektivunterschrift zu zweien Die Geschäftstätigkeit richtet sich nach den Statuten vom 17. April 1963 und den folgenden Reglementen: - Organisationsreglement vom 18. Oktober Pflichtenheft für Geschäftsführer vom 18. Oktober Förderungsreglement vom 25. Mai 1963 in der Fassung vom 5. März Anlagereglement vom 17. Mai 1991 in der Fassung vom 14. Februar 2001 Als Revisionsstelle für das Geschäftsjahr war die XYZ AG, Zürich, tätig. Ihre Wahl für das Folgejahr wurde bestätigt. Ihr Auftrag geht aus dem Gesetz und den Rechnungslegungsgrundsätzen hervor. Zudem ist die Revisionsstelle ausdrücklich beauftragt, die Geschäftsführung und die Einhaltung des zürcherischen Merkblattes zur jährlichen Berichterstattung von klassischen Stiftungen zu prüfen. Gemäss Urkunde muss das seinerzeitige Widmungskapital von Fr. 26'358'000 erhalten bleiben. Dem Stiftungsrat stehen die Nettoerträge zur Vergabe zur Verfügung. Mit der Verwaltung unserer beiden Liegenschaften ist die ABC Liegenschaftenverwaltungs AG, Zollikon, im Rahmen eines Verwaltungsvertrages betraut Tätigkeiten der Stiftung im Geschäftsjahr Die zu vergebenden Mittel und ihre schwergewichtsmässige Verteilung unter Einbezug allfälliger Prioritäten bei den direkten Förderungen bestimmt der Stiftungsrat im Rahmen der Budgetierung. Für kulturelle Zwecke wurden dabei rund 45 %, für wissenschaftliche rund 25 % und für karitative Zwecke rund 30 % eingesetzt Vermögensanlagen Die Bewertung des Vermögens erfolgt bei den Wertschriften zu Markt- bzw. den gesetzlichen Höchstwerten. Der Marktwert der Wertschriften beträgt gemäss Depotauszügen der CS, UBS und ZKB insgesamt Fr. 61'438'615. Der Ertragswert der beiden Mehrfamilienhäuser liegt bei rund Fr. 4'150'000. Gegenüber den Buchwerten ergeben sich somit Mehrwerte von rund Fr. 1'150'000.

7 Seite 7/ Erläuterungen zu einzelnen Aktiven und Passiven Die Abgrenzung Direktvergabungen ist im Bilanzierungszeitpunkt ungewöhnlich hoch. Die Vergütung der Direktvergabe an die Organisation "XYZ" zu Gunsten des Projektes "ABC" verzögerte sich infolge von Abklärungen im Bereich der Mehrwertsteuer und konnte erst im Folgejahr ausgeführt werden Ereignisse nach dem Bilanzstichtag Die Aktienanlagen haben im ersten Quartal rund 3,5 % an Wert verloren Übrige Angaben Im Berichtsjahr sind die Mitglieder des Stiftungsrates für eine dreijährige Amtszeit in ihrer Funktion bestätigt worden.