datenanalysen in der Wirtschaftsprüfung

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1 datenanalysen in der Wirtschaftsprüfung wie sie von effizienten prüfungstechniken profitieren können

2 digitale probleme analoger prüfungen Die heutige Geschäftswelt wird von IT-gestützten Prozessen dominiert. Statt Papierbelegen werden rasant steigende Datenmengen (sog. Big Data ) erzeugt und verarbeitet. Dies bedingt einen Paradigmenwechsel in der Planung und Durchführung von Jahresabschlussprüfungen. Denn während die Geschäftswelt zunehmen digitaler wird, bleiben die Prüfungsmethoden gleich. Für eine angemessene Beurteilung der Geschäftsprozesse und Daten bedarf es unserer Ansicht nach einer zwingenden Neuausrichtung der Prüfungstechnik. Wirtschaftsprüfer sind und müssen auch keine IT-Experten sein. Ohne ein Verständnis der IT-gestützten Prozesse und entsprechenden Daten ist eine adäquate Prüfungsvornahme jedoch nur bedingt möglich. Die Datenflut sollte jedoch nicht als Risiko, sondern als Chance wahrgenommen werden. Denn sie ermöglicht automatische, datengestützte Prüfungshandlungen entlang der gesamten Prozesskette. Ob Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, die Vornahme von analytische Prüfungshandlungen oder Einzelfallprüfungen - durch die Datenanalyse kann eine wesentlich höhere Prüfungssicherheit erlangt und dabei ein größerer Nutzen aus den Informationen gezogen werden. Repetitive und zeitraubende Arbeiten entfallen. Gleichzeitig werden Ressourcen freigesetzt und der Deckungsbeitrag erhöht. Denn gerade in Zeiten stetig sinkender Honorare und gleichzeitig steigender regulatorischer Anforderungen erwarten die Mandanten den Einsatz modernster Prüfungstechniken. Auf der anderen Seite wird hierdurch die Glaubwürdigkeit des Prüfungsergebnisses gesteigert, womit auch ein stärkeres Vertrauen der Unternehmensleitung einhergeht. 2 Prüfungsrisiken vermeiden - Deckungsbeitrag erhöhen

3 datenanalysen als lösung?! Systemunabhängigkeit Systemkenntnisse gehören bei der datengestützten Prüfung der Vergangenheit an. Die Datenanalyse ermöglicht eine automatische Überprüfung von Mandantenaussagen, die Verifikation von Kontrollen sowie die Identifikation von Abweichungen. Das im Einsatz befindliche IT-System spielt keine Rolle mehr. Somit stehen auch komplexere und an Prüfungsbedürfnisse angepasste Datenabfragen, wie bspw. prüffeldspezifische Auswertungen sowie moderne mathematisch-statistische Verfahren, zur Verfügung. Sicheres Prüfungsurteil bei minimalem Aufwand Die Vornahme von Jahresabschlussprüfungen ist durch eine zunehmend sinkende Rentabilität gekennzeichnet. Als Ursache hierfür werden hohe Personalkosten aufgeführt. Zudem nehmen die Komplexität der zu prüfenden Unternehmen und die regulatorischen Anforderungen ständig zu. Mit Datenanalysen kann der Personalaufwand, insb. bei der Vornahme von IKS-Prüfungen, signifikant reduziert werden. Gleichzeitig werden sämtliche Fehler und Unstimmigkeiten im Datenbestand identifiziert. Steigerung der Effektivität und Effizienz Dem Wirtschaftlichkeitsgebot wird in mehrfacher Weise entsprochen. Zum einen kann das Datenvolumen wesentlich schneller und genauer analysiert werden. Die Prüfungssicherheit steigt bei gleichzeitiger Reduktion des Zeitaufwandes. Während repetitive Tätigkeiten automatisch nach einem im Vorfeld festgelegtem Muster erfolgen, werden Kapazitäten für Prüffelder und Tätigkeiten, die auch tatsächlich ein prüferisches Urteil erfordern, freigesetzt. Vollständige Prozessdurchdringung IT-gestützte Geschäftsprozesse setzen auf eine gemeinsame Datenbasis und erzeugen auf dieser Grundlage weitere Daten. Durch die Analyse des Datenbestandes wird der gesamte Prozess inkl. den implementierten Kontrollen sowie möglichen Fehlern und ihren Ursachen geprüft. Darüber hinaus wird die Einsicht in Prüffelder ermöglicht, welche mit herkömmlichen Techniken nicht realisiert werden kann. Hierdurch treten Stichproben in den Hintergrund, ohne dass ein Mehraufwand entsteht. Unsere Erfahrung - Ihr Vorteil - Mit Datenanalysen wirtschaftlicher und sicherer prüfen. 3

4 keine it-kenntnisse Erforderlich Unsere Vorgehensweise ist speziell an den Bedürfnissen der Jahresabschlussprüfung ausgerichtet. Die Kernfunktionalität bilden datenanalysebezogene Prüfungstechniken. Daten können aus unterschiedlichsten IT-Systemen importiert und sodann automatisch für Prüfungszwecke strukturiert und sortiert werden. Durch die Zuordnung von Daten zu Konten und Geschäftsprozessen verlieren die IT-Systeme an Bedeutung. Mittels Filterungen, Sortierungen und statistischen Auswertungen wird berechnet, ob es sich um valide und somit für die Prüfung verwertbare Daten handelt. Unstimmigkeiten und Fehler werden in einem separaten Bericht ausgegeben, welcher als Grundlage für die Beurteilung des Erfüllungsgrades handelsund steuerrechtlicher Vorgaben an die formale elektronische Buchführung dient. Die weitere Analyse erfolgt in Abhängigkeit von den Anforderungen des jeweiligen Prüfungsfeldes. Daten aus verschiedenen Vor-, Haupt- und Nebensystemen werden miteinander verbunden, um automatisch Informationen zu gewinnen, welche manuell nur mit einem sehr hohen, wenn nicht sogar unverhältnismäßigem Aufwand zusammengestellt werden könnten. Dazu wird der Datenbestand um rein technische Informationen, wie die Datenbank- und Tabellenstrukturen angereichert, um anschließend anhand Ihrer Vorgaben ausgewertet zu werden. Mithilfe des IKS-Moduls kann eine Überprüfung implementierter Kontrollen sowie einer Ergebnisvalidierung vorgenommen werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass sowohl die automatischen als auch die manuellen Kontrollen bei der Urteilsbildung berücksichtigt werden. Um eine vollständige Prozessdurchdringung herbeizuführen, werden Process Mining-Techniken eingesetzt. Dabei werden die IT-gestützten Geschäftsprozesse anhand des Datenbestandes nachmodelliert, um auf dieser Grundlage Abweichungen und Unregelmäßigkeiten im Prozessfluss und dem Internen Kontrollsystem sichtbar zu machen. 4 Prüfungsrisiken vermeiden - Deckungsbeitrag erhöhen

5 Beispiel - Anlagevermögen Für die Erstellung eines Anlagenspiegels notwendige Daten werden eingelesen. Sodann werden im Vorfeld festgelegte Analyseschritte ausgeführt. Hierbei kann es sich beispielsweise um den Ausweis von Anlageabgängen ohne Buchergebnis, die Nachkalkulation der Abschreibungssätze oder der Identifikation von mit der Abschreibung betrauter Mitarbeiter handeln. Die Ergebnisse werden um weitere Kennzahlen und Metriken angereichert und bilden das Fundament für Prüfungsnachweise und Arbeitspapiere. Die Funktionalitäten im Einzelnen: Datenextraktion und Import Aufgrund der Vielfalt der Datenformate stellt die Datenextraktion und die anschließende Verarbeitung oftmals eine unüberwindliche Hürde dar. Mit Hilfe unserer Lösung können Daten systemunabhängig eingelesen, miteinander kombiniert und verarbeitet werden. Ob elektronische Rechnungen, Journaldaten, Tabellenkalkulationen oder ganze Datenbanken - alle Quellen sind auswertbar. Qualität und Integrität Vor Analysebeginn wird die Konsistenz und Korrektheit der Daten verifiziert. Anderenfalls könnte es zu einer Verfälschung der Analyseergebnisse kommen. Für diesen Zweck haben wir Prüfroutinen zur Sicherstellung der Datenqualität entwickelt. Darüber hinaus wird die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Prüfungsergebnisse mittels einer durchgehenden Historisierung und Versionierung sämtlicher Prüfungshandlungen und Analyseschritte sichergestellt. Prozess- und prüffeldspezifische Analysen Ob ein standardisierter Journal-Entry-Test, die Suche nach Auffälligkeiten oder die Prüfung ganzer Geschäftsprozesse inkl. der entsprechenden Kontrollen - unsere Vorgehensweise deckt das gesamte Spektrum der Jahresabschlussprüfung ab. Dabei benötigen Sie keinerlei technische Vorkenntnisse. Die Daten werden nach Ihren Vorgaben ausgewertet. Sofern sich nach der Analyse weitere Fragestellungen ergeben, kann die Prüfung nahtlos fortgesetzt werden. Ergebnisdarstellung und Arbeitspapiere Die Analyseergebnisse werden in speziellen Audit-Dashboards übersichtlich aufbereitet. Hierdurch erhalten Sie einen tieferen Einblick in das Rechnungswesen und die damit zusammenhängenden Kontrollen. Komplexe Prozesse und Zusammenhänge werden visualisiert und durch die Bildung von Kennzahlen und Metriken unterstützt. Zudem können alle Feststellungen exportiert und in Ihre Arbeitspapiere integriert werden. Unsere Erfahrung - Ihr Vorteil - Mit Datenanalysen wirtschaftlicher und sicherer prüfen. 5

6 unsere erfahrung - ihr vorteil Die Analyse von Daten gewinnt zunehmend an Bedeutung und wird zukünftig die Prüfungslandschaft dominieren - sind Sie bereit? Oftmals erweist sich die zunehmende Komplexität des Prüfungsstoffes insbesondere für kleine und mittelständische Wirtschaftsprüfungspraxen als eine unüberwindbare Hürde. Denn die Implementierung einer datengestützten Prüfungstechnik im geschäftsprozessorientierten Prüfungsansatz setzt entsprechende Ressourcen und IT-Kenntnisse voraus. Hierdurch unterscheiden wir uns von klassischen Datenanalyseprodukten. Denn die Technik tritt in den Hintergrund. Die Daten werden Ihren Vorgaben entsprechend analysiert und in übersichtlichen Dashboards dargestellt. Darüber hinaus erhalten Sie sämtliche Ergebnisse in verständlichen und nachvollziehbaren Berichten. Und das mit einem minimalen Zeitaufwand. Wir haben daher eine einzigartige, speziell auf die Durchführung von Jahresabschussprüfungen abgestimmte Vorgehensweise entwickelt, mithilfe welcher prüffeldspezifische Auswertungen im Einklang mit gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen ermöglicht werden. 6 Prüfungsrisiken vermeiden - Deckungsbeitrag erhöhen

7 Über uns Unser aus erfahrenen Experten bestehendes Team bietet professionelle Unterstützung in allen Belangen ITgestützter Rechnungslegung. Wir verfügen über eine langjährige Expertise auf den Gebiet Datenanalysen, Continuous Auditing, Interne Revision, elektronische Buchführungssysteme, Archivierung und IT-Compliance. Neben unserer beruflichen Tätigkeit engagieren wir uns in berufsständischen Organisationen und Verbänden und haben zahlreiche Publikationen, unter anderem das Standardwerk des IDW-Verlags für die Vornahme von Datenanalysen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, veröffentlicht. Von der Durchführung von IT-Systemprüfungen, über die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Rechnungen bis hin zur kanzleiweiten Implementierung von Datenanalysen im geschäftsprozessorientierten Prüfungsansatz - wir arbeiten professionell und vertrauensvoll mit Ihnen zusammen. Profitieren auch Sie von unserer Expertise! WP / StB Thorsten Jansen Herr Thorsten Jansen studierte Betriebswirtschaftslehre an der RWTH Aachen sowie Wirtschafts- und Steuerrecht an der Ruhr-Universität Bochum. Es folgte eine mehrjährige Tätigkeit in einer Steuer- und Wirtschaftsrechtskanzlei in Neuss. Anschließend war er bei einer großen mittelständischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf, zuletzt als Manager, tätig. In 2008 wurde Herr Thorsten Jansen zum Steuerberater und in 2014 zum Wirtschaftsprüfer bestellt. Er verbindet fundiertes betriebswirtschaftliches Know-how mit Steuer- und Wirtschaftsrecht. Er verfügt über eine langjährige Expertise auf den Gebieten Bilanzrecht, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensbewertung, Interne Revision, elektronische Buchführungssysteme sowie Tax Compliance. Neben seiner beruflichen Tätigkeit engagiert er sich in berufsständischen Organisationen und Vereinen. Michael Goldshteyn, CISA Herr Michael Goldshteyn begann seine Karriere bei einer der Big4-Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Nach mehrjähriger Tätigkeit in der Wirtschaftsprüfung als Leiter der IT-Revision, übernahm er die Verantwortung für das Risikomanagement eines Krankenhauskonzerns. Zu seinen Verantwortungsbereichen und Beratungsschwerpunkten gehört die Weiterentwicklung des geschäftsprozessorientierten Prüfungsansatzes, die Vornahme von IT-Systemprüfungen, die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Buchführungssysteme sowie die datengestützte Vornahme von Geschäftsprozesskontrollen. Darüber hinaus hält er regelmäßig Schulungen zum Thema Datenanalyse. Neben seiner beruflichen Tätigkeit publiziert Herr Goldshteyn regelmäßig in einschlägigen Fachzeitschriften zu Themenkomplexen Wirtschaftsprüfung und IT. Unsere Erfahrung - Ihr Vorteil - Mit Datenanalysen wirtschaftlicher und sicherer prüfen. 7

8 Damit aus ihrer Prüfung kein drahtseilakt wird Jansen GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Wallstraße Düsseldorf Tel: Fax: