Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo

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1 Fachstelle arbo Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Version 2.0 Liestal, 7. Januar 2015

2 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 2 / 22 Dokumentenhistorie Version Datum Verantwortlicher Anlass Bemerkungen/ A. Christoffel Erstellung Art der Änderung(en) A. Christoffel Überarbeitung Einarbeitung Kommentare von IB A. Christoffel Überarbeitung Einarbeitung Ergebnisse Sitzung vom A. Christoffel Überarbeitung Definitive Fassung A. Christoffel Überarbeitung Anpassung Begrifflichkeit, Ergänzung Anhang Systematik der anzuschliessenden Stellen (nach Besprechung mit D. Schwörer) A. Christoffel / I. Brunner I. Brunner Überarbeitung A. Christoffel Überarbeitung Überarbeitung Änderungen in Folge der totalrevidierten ARV (in Kraft gesetzt per ) I. Brunner Überarbeitung Finale Bearbeitung und Abnahme Zitierte Gesetzestexte Abkürzung Titel Fundstelle RHG Bundesgesetz über die Harmonisierung der Einwohnerregister und anderer amtlicher Personenregister vom 23. Juni 2006 (Registerharmonisierungsgesetz) SR ARG Anmeldungs- und Registergesetz vom 19. Juni 2008 SGS 111 ARV Anmeldungs- und Registerverordnung vom 13. Mai 2014 SGS

3 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 3 / 22 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Das Kantonale Personenregister arbo Die Nutzungsmöglichkeiten von arbo Das Anschlussverfahren Dokumente Berechtigte Stellen Erteilung der Abfragerechte Dauerabfragerecht Einmalabfragerecht Projekt zum Anschluss an arbo Abfragebetrieb Abfragebetrieb Protokollierung der Abfragen Support Spezialfälle Kollektivstellen Weitergabe von Daten aus arbo mittels Fachlösungen Anhang Auskünfte Anmeldeformular für den Anschluss an arbo Wordvorlage für den RRB Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Meldung der Zugänge, Abgänge und Mutationen der abfrageberechtigten Mitarbeitenden... 22

4 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 4 / 22 1 Einleitung Dieses Dokument richtet sich an die Stellen, die sich an das kantonale Personenregister arbo anschliessen möchten. Es behandelt die rechtlichen und organisatorischen Fragen des Anschlusses, wie sie in der Anmeldungs- und Registerverordnung vom 13. Mai 2014 (ARV), 16 bis 26 geregelt sind. 1.1 Das Kantonale Personenregister arbo Das kantonale Personenregister arbo basiert auf dem Anmeldungs- und Registergesetz vom 19. Juni 2008 (ARG). Nach 9 Abs. 3 ARG hat das Register den folgenden Zweck: 9 Register, Zweck 1 den Einwohnerinnen und Einwohnern sowie den Grundeigentümerinnen und Grundeigentümern Personen- und Adressangaben an staatliche Stellen zu vereinfachen, 2 den eidgenössischen, kantonalen und kommunalen Stellen die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlichen Personendaten aktualisiert bereit zu stellen, 3 im Ereignisfall aktuelle Personendaten abfragen zu können. Das Kantonale Personenregister hat eine treuhänderische Rolle. Die Erhebung und Nachführung der Personendaten geschieht aus übergeordneter Sicht. Den eigentlichen Verwendungszweck erhalten die Daten durch die Abfrage durch die berechtigten Stellen, die sie für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe benötigen. Die ARV gibt dem Register den Namen arbo und überträgt dem Statistischen Amt den Betrieb desselben. 8 Name und Vollzug 1 Das kantonale Personenregister trägt den Namen arbo. 2 Das Statistische Amt ist für den Vollzug zuständig. Es führt bei sich die Fachstelle arbo und wird von den Zentralen Informatikdiensten unterstützt. 3 Der Leiter oder die Leiterin des Statistischen Amts regelt die betriebstechnisch bedingten Zugriffsrechte auf das kantonale Personenregister. 1.2 Die Nutzungsmöglichkeiten von arbo arbo enthält im Wesentlichen die Daten aus den Einwohnerregistern der Baselbieter Gemeinden. Diese werden mittels elektronischer Meldungen der Mutationen laufend aktuell gehalten. Nur für den Zweck der Abfrage der aktuellen Adressen der Grundeigentümer enthält es auch die Daten der Grundeigentümer aus dem Grundbuch und der Sekundärsteuerpflichtigen.

5 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 5 / 22 Für die Nutzung der angeschlossenen Stellen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung (s. rechte Seite von Abbildung 1): Abbildung 1: Möglichkeiten des Datenbezugs aus arbo Abfrage von Daten via Benutzeroberfläche (Web-GUI). Mit einem gängigen Internetbrowser (getesteter Standard ist Firefox/Mozilla) kann das kantonale Personenregister arbo aufgerufen werden. Das Login in das Programm ist bei kantonalen Stellen der kantonale Username. Abfrage von Daten via vordefinierten und zur Verfügung gestellten Listen. Abfrage von Daten aus der Fachlösung der anzuschliessenden Stelle via Webservice. Nachführung der Daten via einzelne weitergeleitete Meldungen an in die anzuschliessende Applikation zum dortigen Auslösen von Prozessen. Abfragen sind einerseits im Rahmen einer Kommunikation Mensch-Maschine ( und ) möglich. Diese Formen der Abfragen werden in diesem Dokument abfrageorientiert genannt. Andererseits können sie auch im Rahmen einer Kommunikation Maschine-Maschine stattfinden ( und ). Diese Art der arbo-nutzung wird im Folgenden IT-orientiert genannt. Bei der Variante erfolgt die Abfrage über das vom Grundbuch zur Verfügung gestellte Tool Terintra im Rahmen einer Mensch-Maschine-Kommunikation. Im Hintergrund sorgt dann ein Webservice dafür, dass der Benutzer von Terintra aktuelle Adressen der Grundeigentümer aus arbo erhält, falls eine solche bekannt ist. Die Berechtigung für die Nutzung des Terintra-Dienstes wird von der Zivilrechtsabteilung der SID erteilt (und wird in diesem Dokument nicht behandelt).

6 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 6 / Das Anschlussverfahren Das Anschlussverfahren einer Stelle läuft auf den beiden Schienen Recht und Organisation und Konzeption und techn. Umsetzung (siehe Abbildung 2). Die Aktivitäten auf der ersten Schiene schaffen die rechtlichen, jene auf der zweiten die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Nutzung von arbo. Abbildung 2: Anschlussverfahren Begonnen wird das Anschlussverfahren mit einer Anmeldung der betroffenen Stelle bei der Fachstelle arbo und einer Kickoff-Sitzung (s. Kapitel 4). 1.4 Dokumente Als Hilfestellung für den Anschluss an arbo stehen die folgenden Dokumente zur Verfügung: [1] Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo: Recht und Organisation. Dieses vorliegende Dokument beschreibt namentlich den rechtlichen Teil des Anschlussprozesses und kommentiert die diesbezüglichen Normen in der Verordnung ARV. Es bietet zudem den Leitungen der Stellen, die einen Anschluss an arbo planen, einen Überblick. Stellen, die die Daten aus arbo im Rahmen eines abfrageorientierten Verfahrens nutzen möchten (s. Kapitel 1.2), kommen mit dem vorliegenden Dokument bereits ans Ziel. [2] Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo: Konzeption und technische Umsetzung. Das Zielpublikum dieses Leitfadens sind die Projekt- und IT-Verantwortlichen und -Auftragnehmer der Stellen, die einen Anschluss an arbo planen [3] Datenschutzkonzept. Das Datenschutzkonzept ist für alle an arbo Beteiligten Betreiber und Nutzer verbindlich. [4] Leitfaden für die GERES-Datennutzung durch Fachsysteme (GERES Community). Das Zielpublikum dieses Leitfaden sind die Fachleute der Anbieter der Softwarelösungen welche an arbo angeschlossen werden möchten. Dieser Leitfaden ist noch nicht publiziert.

7 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 7 / 22 2 Berechtigte Stellen Auf Gesetzesstufe, in 14 ARG, ist festgelegt, welche Stellen grundsätzlich Daten aus dem Kantonalen Personenregister arbo abfragen dürfen: 14 Abfrage 1 Kantonale und kommunale Stellen dürfen diejenigen Daten im kantonalen Personenregister abfragen oder sich systematisch melden lassen, für deren Bearbeitung die Voraussetzungen von 9 des Informations- und Datenschutzgesetzes 1 erfüllt sind. 2 2 Als kantonale und kommunale Stellen gelten: a. die Direktionen und ihre Dienststellen, b. die Landeskanzlei, c. die Gerichte, d. die Basellandschaftliche Gebäudeversicherung, e. die Sozialversicherungsanstalt Basel-Landschaft, f. die Basellandschaftliche Pensionskasse, f bis. 3 die Leitung des Krebsregisters beider Basel, g. die Geschäftsstelle des Tarifverbundes Nordwestschweiz, h. die Verwaltungen der Einwohnergemeinden, h bis. 4 die Verwaltungen der gemeinsamen Behörden, der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden sowie der Zweckverbände der Einwohnergemeinden, i. die Verwaltungen der Bürgergemeinden, i bis. 5 die Verwaltungen der Zweckverbände der Bürgergemeinden, j. die Verwaltungen der Kirchgemeinden der Landeskirchen. 3 Der Regierungsrat legt in der Verordnung die Abfrageberechtigungen im Einzelnen fest. Die Liste gemäss Absatz 2 grenzt den Kreis der abfrageberechtigten Stellen abschliessend ein und kann nur vom Landrat im Rahmen einer Gesetzesrevision geändert werden. Laut Absatz 1 dürfen in arbo nur Personendaten abgefragt werden, die gemäss 9 Informationsund Datenschutzgesetz vom 10. Februar 2012 (IDG, SGS 162) bearbeitet werden dürfen. Diese Gesetzesbestimmung lautet: 9 Voraussetzungen für das Bearbeiten 1 Ein öffentliches Organ darf Personendaten bearbeiten, wenn: a. dafür eine gesetzliche Grundlage besteht oder b. dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist. 2 Besondere Personendaten dürfen bearbeitet werden, wenn a. sich die Zulässigkeit ausdrücklich aus einem Gesetz ergibt oder b. dies zur Erfüllung einer im Gesetz ausdrücklich umschriebenen Aufgabe erforderlich ist. 3 Das Bearbeiten von Personendaten hat nach Treu und Glauben zu erfolgen und muss verhältnismässig sein. Als besonders schützenswertes Personendatum enthält arbo die Konfession. Im Rahmen des Antrages auf Erteilung von Abfragerechten obliegt den Stellen der Nachweis der gesetzlichen Grundlagen, auf der die Bearbeitung der abgefragten Personendaten beruhen. 1 GS , SGS Fassung vom 10. Februar 2011 (wg. GS ), in Kraft seit 1. Januar Ergänzung vom 20. Februar 2014 (GS ), in Kraft seit 1. Juni Ergänzung vom 8. März 2012 (wg. GS ), in Kraft seit 1. Januar Ergänzung vom 8. März 2012 (wg. GS ), in Kraft seit 1. Januar 2013.

8 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 8 / 22 Laut Absatz 3 des oben zitierten 14 ARG legt der Regierungsrat die Abfragerechte der betreffenden Stellen im Einzelnen fest. Die Modalitäten und das Verfahren dazu hat er in der ARV in den 16 bis 26 festgelegt. Diese werden nun in Kapitel 3 kommentiert.

9 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 9 / 22 3 Erteilung der Abfragerechte 3.1 Dauerabfragerecht Im 16 ARV unterscheidet der Regierungsrat zwischen Dauerabfragerecht und Einmalabfragerecht. Die Mitarbeiter einer mit Dauerabfragerecht ausgestatteten Stelle können jederzeit Personendaten aus arbo abrufen. Die Dauerabfragerechte werden nach 17 ARV im Anhang II festgehalten: 17 Berechtigungen 1 Im Anhang II sind die abfrageberechtigten Stellen festgelegt. Gegebenenfalls sind sie nach gesetzlich unterschiedlichen Aufgabenbereichen differenziert. 2 Für jede abfrageberechtigte Stelle oder jeden ihrer Aufgabenbereiche ist festgelegt: a. die dieser oder diesem zugänglichen Personenkategorien und gruppen (kurz: zugängliche Datenbestände), b. die dieser oder diesem zugänglichen Daten nach aktuellem Stand sowie nach vorangegangenen Ständen (kurz: zugängliche Datenstände), c. die dieser oder diesem zugänglichen Daten nach Merkmalen (kurz: zugängliche Daten), d. ob ihr der kantonale Personenidentifikator bekanntgegeben wird, e. ob ihre Abfragen vollständig oder ohne die abgefragte Person protokolliert werden. Wenn eine Stelle unterschiedliche Aufgaben mit unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen wahrnimmt, werden die Abfragerechte nach den Aufgabenbereichen differenziert. Falls diese Aufgabenbereiche im Organigramm der Stelle zum Ausdruck kommen, sind die Abfragerechte für die einzelnen Abteilungen gemäss Organigramm zu definieren. Der Ablauf für die Erteilung von Dauerabfragerechten ist in den 18 bis 21 in der ARV beschrieben. 18 Antrag auf Erteilung von Abfragerechten 1 Die für die Stelle zuständige Direktion stellt dem Regierungsrat Antrag auf Erteilung von Abfragerechten. Die Zuständigkeit richtet sich nach Der Antrag umfasst formell die Ergänzung des Anhangs II, in der pro abfrageberechtigter Stelle oder Aufgabenbereich beantragt wird: a. die zur Abfrage zugänglichen Datenbestände, b. die zur Abfrage zugänglichen Datenstände, c. die zur Abfrage zugänglichen Daten der einzelnen Merkmale, zitiert nach eidgenössischem Registerharmonisierungsgesetz und kantonalem Anmeldungs- und Registergesetz, d. gegebenenfalls die Bekanntgabe des kantonalen Personenidentifikators, e. gegebenenfalls die Protokollierung der Abfragen ohne diejenige der abgefragten Person.

10 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 10 / 22 Der Antrag auf die Erteilung von Abfragerechten muss von einer der Direktionen gestellt werden. Welche Direktion im Einzelnen zuständig ist, ist in 19 geregelt: 19 Zuständige Direktionen für die Antragstellung 1 Diejenige Direktion ist für die Antragstellung gemäss 19 zuständig, der die Stelle gemäss der Verordnung vom 6. April über die Zuordnung der Dienststellen zugeordnet ist. 2 Zudem sind für die Antragstellung zuständig: a. die Finanz- und Kirchendirektion für die Sozialversicherungsanstalt Basel-Landschaft, die Basellandschaftliche Pensionskasse, die Basellandschaftliche Gebäudeversicherung, die Verwaltungen und die Zweckverbände der Einwohnergemeinden und der Bürgergemeinden, die gemeinsamen Sozialhilfebehörden sowie für die Verwaltungen der Kirchgemeinden der Landeskirchen; b. die Volkswirtschafts- und Gesundheitsdirektion für das Krebsregister beider Basel; c. die Bau- und Umweltschutzdirektion für die Geschäftsleitung des Tarifverbunds Nordwestschweiz; d. die Sicherheitsdirektion für die Landeskanzlei, das Staatsarchiv, die Kindes und Erwachsenenschutzbehörden sowie für die Gerichte; e. die Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion für die Schulen in kantonaler Trägerschaft. 3 Für Stellen, die nicht von den Absätzen 1 oder 2 erfasst sind, ist diejenige Direktion für die Antragstellung zuständig, der die Stelle administrativ zugeordnet ist oder die den engsten Sachbezug zur Stelle aufweist. In 18 Absatz 2 ist beschrieben, was der Antrag formell beinhaltet. Im Rahmen des Verfahrens wird beantragt, dass der Anhang II der ARV ergänzt wird mit den Abfragerechten der betreffenden Stellen resp. Aufgabenbereichen. Wie dieser Anhang aufgebaut ist, geht aus dem Beispiel der Abfragerechte der BKSD, Stand (erst eine Stelle mit Abfragerechten), hervor: A.5 Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion A.5.1 Generalsekretariat A.5.2 Amt für Berufsbildung und Berufsberatung A.5.3 Amt für Kultur A.5.4 Amt für Volksschulen A.5.5 Dienststelle Gymnasien A.5.6 Fachstelle Erwachsenenbildung A.5.7 Amt für Kind, Jugend und Behindertenangebote A.5.8 Schulpsychologischer Dienst A.5.9 Schul- und Büromaterialverwaltung und Verlag des Kantons Basel-Landschaft A.5.10 Sportamt A Ressort Jugend- und Erwachsenensport Zugängliche Datenbestände: Niedergelassene, alle Religionsgemeinschaften, alle Gemeinden Zugänglicher Datenstand: der aktuelle Zugängliche Daten: Merkmale gemäss Artikel 6 Buchstaben b, e (nur amtlicher Name), f, g (nur Wohnadresse), h (nur Geburtsdatum), j, o und u RHG sowie 2 Absatz 3 Buchstabe a ARG Kantonaler Personenidentifikator: keine Bekanntgabe Protokollierung: vollständig 6 GS , SGS

11 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 11 / 22 Die Abfragerechte umfassen die fünf Elemente gemäss 18 Absatz 2 Buchstaben a bis e. a. Die zur Abfrage zugänglichen Datenbestände Mit den zugänglichen Datenbeständen ist die Grundmenge der zur Abfrage bereitgestellten Personen gemeint. Diese wird bei Bedarf folgendermassen eingeschränkt: - Einerseits wird zwischen den Personenkategorien Niederlassung, Aufenthalt und anderer Aufenthalt (Niederlassung im Ausland, Aufenthalt in der Schweiz) unterschieden. Für den Antrag muss die Frage beantwortet werden, für welche Personenkategorien eine Stelle zuständig ist. Oft handelt es sich nur um die Niedergelassenen ( Personen mit Wohnsitz in BL ) - Zweitens ist zu definieren, ob die Stelle für die Personen im ganzen Kantonsgebiet oder nur für die Personen aus einzelnen Gemeinden zuständig ist. - Nur für die Abfragerechte der Landeskirchen kann die zur Verfügung gestellte Personenmenge nach dem Kriterium der Religionszugehörigkeit eingeschränkt werden: Den Kirchgemeinden stehen nur jene Personen zur Abfrage zur Verfügung, die im Einwohnerregister mit der entsprechenden Konfession registriert sind. Ferner können weitere Kriterien zur Einschränkung der bereitgestellten Personenmenge gemacht werden. So z.b. nach Alter oder Geschlecht. b. Die zur Abfrage zugänglichen Datenstände Mit den zugänglichen Datenständen wird festgelegt, ob nur der jeweils aktuelle Stand einer Person abgefragt werden kann oder zusätzlich auch vergangene Datenstände. Bei der Berechtigung auf aktuelle Daten erhält die abfragende Stelle die letztgültigen Daten einer Person pro Gemeinde. D.h. auch inaktive (weggezogene oder verstorbene) Personen werden angezeigt mit Ihrem letzten Stand in der Gemeinde. Aus den vergangenen Datenständen gehen die Änderungen, inklusive Änderungsdatum, aller in arbo registrierten Personenmerkmale ( 10 ARG) hervor. Diese Personengeschichte ist auf 12 Jahre beschränkt ( 15 ARV). c. Die zur Abfrage zugänglichen Daten Mit den zugänglichen Daten werden pro Aufgabenbereich einer Stelle diejenigen Merkmale definiert, welche zur Abfrage zur Verfügung gestellt werden. Pro Merkmal ist jeweils die gesetzliche Grundlage zur Benutzung dieses Merkmales anzugeben. Bei den Merkmalen AHVN13 (Art. 6/a RHG) sowie der Konfessionszugehörigkeit (Art. 6/l RHG) muss eine explizite gesetzliche Grundlage vorhanden sein. Bei der AHVN13 geht dies aus den Artikeln 50d, 50e und 50f Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung vom 20. Dezember 1946 (AHVG, SR ), bei der Konfessionszugehörigkeit aus 9 Absatz 2 IDG hervor. d. Bekanntgabe des kantonalen Personenidentifikators Die Verwendung einer der Person eindeutig zugeordneten Nummer (Personenidentifikator) ist nur notwendig, wenn die Daten aus arbo zur automatischen Aktualisierung der Personendaten in den IT-Systemen der abfrageberechtigten Stellen mittels elektronischer Meldungen oder Webservices verwendet werden (IT-orientierten Abfragen). Als Personenidentifikator stehen die AHVN13 oder der kantonale Personenidentifikator zur Verfügung. Die Bekanntgabe des kantonalen Personenidentifikators ist für Stellen relevant, welche keine gesetzliche Grundlage für die Verwendung der AHVN13 haben. Die Verwendung des kantonalen Personenidentifikators ist eingeschränkt auf die oben genannte Kommunikation zwischen einem Fachsystem und arbo 7. 7 Gemäss Revision des ARG, die bei Verfassung dieses Dokumentes im Gang ist, wird in 15 Absatz 2 festgelegt: Abfrageberechtigte Stellen, denen der Personenidentifikator bekanntgegeben wird, dürfen diesen nur für die Abfrage aus dem kantonalen Personenregister verwenden.

12 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 12 / 22 e. Protokollierung Die Protokollierung der Abfragen erfolgt nach 27. Danach werden nicht nur die abfragende Person, sondern auch die abgefragten Personen protokolliert. Im Einzelfall kann festgelegt werden, dass die Protokollierung der abgefragten Personen entfällt, um zu vermeiden, dass die Protokolle ein hohes datenschützerisches Risiko bergen ( Implizite Datenbekanntgabe ). So wird beispielsweise im Fall des Krebsregisters vermieden, dass die Protokolle eine Liste der neu an Krebs erkrankten Kantonseinwohner darstellen. Der Regierungsratsbeschluss wird gem. 20 wie folgt begründet: 20 Begründung 1 Die antragstellende Direktion fasst die Begründung des Antrags wie folgt ab: a. detaillierte Beschreibung der datenrelevanten Gesetzesvollzugsaufgaben und -tätigkeiten, b. präzise Angabe der gesetzlichen Grundlage der datenrelevanten Gesetzesvollzugsaufgaben und -tätigkeiten, c. Auflistung der für die Gesetzesvollzugsaufgaben und -tätigkeiten benötigten Datenbestände, Datenstände und Daten; d. Ausführungen zur gegebenenfalls beantragten Bekanntgabe des kantonalen Personenidentifikators; e. Ausführungen zur gegebenenfalls beantragten Protokollierung der Abfragen ohne diejenige der abgefragten Person. 2 Sie benützt dazu einen vom Statistischen Amt erstellten Raster. 3 Sie legt der Begründung eine Erklärung ihres Generalsekretärs oder ihrer Generalsekretärin bei, worin dieser oder diese die rechtliche Richtigkeit bestätigt. Der Raster (Wordvorlage, s. Anhang 7.3) gemäss Absatz 2 ist in der aktuellsten Version von der arbo-website herunterzuladen ( Eine detaillierte Beschreibung der datenrelevanten Gesetzesvollzugsaufgaben und -tätigkeiten ( 20/1/a) ist im Kapitel 2 zu machen. Die präzise Angabe der gesetzlichen Grundlage der datenrelevanten Gesetzesvollzugsaufgaben und -tätigkeiten kann, wenn für alle gewünschten Merkmale gleich, in demselben Kapitel 2 ergänzt werden. Oder falls bei den einzelnen Merkmalen unterschiedliche gesetzliche Grundlagen gelten, im Kapitel 3.5 in der hintersten Spalte eingefügt werden. Die Ausführungen zur gegebenenfalls beantragten Bekanntgabe des kantonalen Personenidentifikators ( 20/1/d) sowie die Ausführungen zur gegebenenfalls beantragten Protokollierung der Abfragen ohne diejenige der abgefragten Person ( 20/1/e) sind im RRB im Kapitel 3.3 sowie 3.4 festzuhalten und zu begründen. Vor der Einreichung des Regierungsratsbeschlusses ist mindestens eine Besprechung mit der Fachstelle arbo durchzuführen. Das Mitberichtsverfahren ist mindestens beim Statistischen Amt, beim Rechtsdienst des Regierungsrates und bei der Landeskanzlei durchzuführen: 21 Besprechung, Mitbericht 1 Vor der Einleitung des Mitberichtsverfahrens führt die Fachstelle arbo mit der anschlusswilligen Stelle eine Besprechung über die Details der Antragstellung durch. 2 Die Direktionen begrüssen im Mitberichtsverfahren mindestens das Statistische Amt, den Rechtsdienst des Regierungsrats sowie die Landeskanzlei. 3 Die drei Stellen nehmen im Mitbericht folgende Prüfung vor: a. Statistisches Amt: insbesondere technische und zeitliche Machbarkeit des Anschlusses an das Personenregister;

13 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 13 / 22 b. Rechtsdienst des Regierungsrats: Plausibilität der Richtigkeit der angegebenen gesetzlichen Grundlage; c. Landeskanzlei: gesetzestechnische Stimmigkeit. 3.2 Einmalabfragerecht Neben den Dauerabfragerechten kann der Regierungsrat auch Einmalabfragerechte erteilen: 26 Bewilligung 1 Ein Einmalabfragerecht bedarf der Bewilligung des Regierungsrats. Es wird in Anhang II nicht eingetragen. 2 Für die Bewilligung gelten die sinngemäss. 3 Vor dem Bewilligungsantrag ist der Mitbericht des Statistischen Amts einzuholen. Einmalabfragerechte werden für einen bestimmten, einmaligen Zweck, beispielsweise die Durchführung einer Kampagne erteilt. Entsprechend werden Einmalabfragerechte nicht in Anhang II der ARV eingetragen. Für den entsprechenden Antrag gelten die Bestimmungen für die Erteilung der Dauerabfragerechte sinngemäss. Ein Mitbericht ist nur beim Statistischen Amt einzuholen.

14 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 14 / 22 4 Projekt zum Anschluss an arbo Die organisatorischen und finanziellen Belange des Anschlussverfahrens sind in 22 ARV wie folgt geregelt: 22 Anschluss ans Personenregister 1 Die abfrageberechtigten Stellen führen für den Anschluss ans kantonale Personenregister ein Projekt nach den Standards der kantonalen Verwaltung und stellen die Projektleitung. 2 Sie tragen mit Ausnahme der Personalkosten der Fachstelle arbo die Kosten des Anschlusses, so insbesondere die Kosten der Projektorganisation, die Kosten der technischen Anpassungen auf ihrer Seite sowie die Kosten ausserordentlicher technischer Anpassungen auf Seite des kantonalen Personenregisters. 3 Die Fachstelle arbo ist zuständig für den Anschluss der abfrageberechtigten Stellen ans kantonale Personenregister. 4 Der Regierungsrat legt die Reihenfolge des Anschlusses anschlusswilliger Stellen fest. Die Absätze 1 und 2 weisen der anzuschliessenden Stelle die organisatorische und finanzielle Verantwortung für den Anschluss zu. Diese hat bei den IT-orientierten Anschlussprojekten (s. Kapitel 1.2) ein relevantes Ausmass. In diesen Fällen sind der Aufbau einer Projektorganisation und die auf die Möglichkeiten der Fachstelle arbo abgestimmte Projektplanung Voraussetzung für die Mitarbeit der Fachstelle arbo. Die finanziellen Mittel für den Anschluss müssen von der Stelle budgetiert sein. Für die Projektführung in diesen Projekten ist das Dokument Konzeption und technische Umsetzung [2] beizuziehen. Bei Konzeption und Planung spielt die Fachstelle arbo eine beratende Rolle, bei der Umsetzung ist sie für Durchführung der Massnahmen auf Seiten arbo verantwortlich. Falls der Anschluss nur für Personenabfragen über die von arbo standardmassig zur Verfügung stehende Benutzeroberfläche erfolgt (abfrageorientierter Anschluss), beschränkt sich die organisatorische Verantwortung auf die ordnungsgemässe Durchführung des Verfahrens zu Erteilung der Abfragerechte (Kapitel 3.1), die finanzielle Verantwortung ist in der Regel zu vernachlässigen 8. Das Projekt beinhaltet in diesem Fall fast ausschliesslich den Prozess zur Erteilung der Abfragerechte. In jedem Fall muss die Stelle eine für den Anschluss verantwortliche Person (Projektleitung bestimmen. Zudem muss in jedem Fall die Stelle eine Anmeldung des Anschlussprojektes bei der Fachstelle arbo vornehmen. Diese erfolgt mit dem vom Statistischen Amt zur Verfügung gestellten Formular (Anhang 7.2), das in der aktuellen Form von der arbo-website ( ) herunterzuladen ist. Mit diesem Formular liefert die Stelle die wichtigsten Informationen zum geplanten Anschluss. In der Regel wird auf Grund dieser Informationen eine Kickoff-Sitzung zwischen der Stelle und der Fachstelle arbo vereinbart, an der ein gemeinsamer Informationsstand erarbeitet und die wichtigsten Eckpunkte fixiert werden. Aufgrund des Anmeldeformulars und der Kickoff-Sitzung macht die Fachstelle ihre Planung. Nur wenn die verschiedenen Anschlussprojekte die Kapazitäten der Fachstelle arbo überschreiten, kommt der Absatz 4 zum Tragen, nachdem der Regierungsrat die Reihenfolge der Projekte festlegt. 8 Wenn die abfrageberechtigte Stelle nicht dem Kantonsnetz der IT der kantonalen Verwaltung angeschlossen ist, ist mit Kosten zu rechnen.

15 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 15 / 22 5 Abfragebetrieb Beim abfrageorientierten Anschluss sind mit der Erteilung der Abfragerechte die Voraussetzungen für die Aufnahme des Abfragebetriebes gegeben 9. Beim IT-orientierten Anschluss müssen auch die technischen Voraussetzungen für den Betrieb erfüllt sein. 5.1 Abfragebetrieb Die Zuteilung der Zugriffsrechte an die Mitarbeitenden der abfrageberechtigten Stelle, deren Änderung und Beendigung sowie der Abfragebetrieb ist in der ARV im 23 geregelt: 23 Abfragebetrieb 1 Die abfrageberechtigte Stelle trägt die Kosten des Abfragebetriebs. Diese umfassen insbesondere technische Anpassungen für die Übermittlung abgefragter Daten sowie technische Anpassungen auf ihrer Seite. 2 Die Leiterin oder der Leiter der abfrageberechtigten Stelle bzw. des abfrageberechtigten Aufgabenbereichs a. meldet der Fachstelle arbo schriftlich die abfrageberechtigten Personen der Stelle oder der einzelnen Aufgabenbereiche; b. nimmt die Meldung gemäss Buchstabe a unverzüglich nach Erteilung oder nach Aufhebung der Abfrageberechtigung vor; c. beaufsichtigt die Abfragen der abfrageberechtigten Personen; d. kann von der Fachstelle arbo die Protokolle der Abfragen verlangen, die von einer abfragenden Person vorgenommen worden sind; e. entzieht bei Abfragemissbrauch der fehlbaren Person die Abfrageberechtigung und nimmt die Meldung gemäss Buchstabe b vor. Die von der abfrageberechtigten Stelle zu tragenden Kosten (Absatz 1) sind im Fall eines abfrageorientierten Anschlusses zu vernachlässigen. Im Fall eines IT-orientierten Anschlusses können Kosten entstehen in Folge Anpassungen der Schnittstellen und für die Datenübermittlung, falls diese nicht innerhalb des von der kantonalen Informatik zur Verfügung gestellten Kantonsnetzes stattfindet. Die Abklärungen dieser allfälligen Kosten sind Bestandteil des Anschlussprojektes (Kapitel 4). Die Verantwortung für den rechtmässigen Abfragebetrieb trägt gemäss Absatz 2 der zuständige Leiter resp. die zuständige Leiterin der abfrageberechtigten Stelle oder des abfrageberechtigten Aufgabenbereichs. Für die Meldungen der abfrageberechtigten Personen stellt die Fachstelle arbo ein entsprechendes Formular zur Verfügung (s. Anhang 7.4). Es kann unter heruntergeladen werden. Bei einer Aufhebung einer Abfrageberechtigung sendet die Leiterin oder der Leiter der abfrageberechtigten Stelle bzw. des abfrageberechtigten Aufgabenbereichs der Fachstelle arbo unverzüglich an Mail an arbo@bl.ch. Einmal im Jahr werden die Stellen von der Fachstelle arbo aufgefordert die abfrageberechtigten Personen mittels des entsprechenden Formulars zu kontrollieren. 9 Auch hier gilt eine Einschränkung in Bezug auf Stellen, die nicht im Kantonsnetz sind.

16 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 16 / Protokollierung der Abfragen Für die Protokollierung gilt 27 sowie 28 der ARV: 27 Protokollierung der Abfragen 1 Jede Abfrage von Daten aus dem kantonalen Personenregister wird elektronisch protokolliert. 2 Die Protokollierung umfasst a. die abfragende Stelle oder der abfragende Aufgabenbereich sowie die abfragende Person, b. die abgefragte Person, c. den Zeitpunkt der Abfrage. 3 Die Fachstelle arbo führt die Protokollierung der Abfragen. Sie löscht die Protokollierung zwei Jahre nach der Abfrage. Bei einer gem. RRB ausgeführten und in der ARV festgehaltenen unvollständigen Protokollierung (s. Kapitel 3.1) fällt der Punkt 27/2/b weg. Der Zweck der Protokollierung ist wie folgt beschrieben: 28 Zweck der Protokollierung 1 Die Protokollierung der Abfragen dient der Leiterin oder dem Leiter der abfrageberechtigten Stelle, die Aufsicht gemäss 23 Absatz 2 Buchstaben c und d wahrzunehmen. 2 Sie dient in anonymisierter Form der Fachstelle arbo, betriebstechnische Informationen über das kantonale Personenregister zu erhalten. Die Bestellung eines Protokolls richtet die Leiterin oder der Leiter der abfrageberechtigten Stelle bzw. des abfrageberechtigten Aufgabenbereichs unter Angabe der abfragenden Stelle, des Abfragezeitraums sowie der abfragenden Person(en) in schriftlicher und unterschriebener Form an den Leiter des Statistischen Amtes. 5.3 Support Die Fachstelle Kantonales Personenregister bietet fachlichen Support in Bezug auf das Personenregister zu den regulären Bürozeiten. Sie informiert die Nutzer im Voraus über Releasewechsel und voraussehbare Betriebsunterbrüche sowie über bevorstehende Änderungen an den verwendeten Schnittstellen (Meldungen, Webservices).

17 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 17 / 22 6 Spezialfälle 6.1 Kollektivstellen Für Kollektivstellen gelten einige spezielle Regeln. In 24 ist definiert, was unter Kollektivstellen zu verstehen ist: 24 Kollektivstellen ( 14 Abs. 2 Bst. h, h bis, i und j ARG) 1 Als Kollektivstellen gelten diejenigen Stellen, die dieselben Aufgaben haben. 2 Kollektivstellen sind die Verwaltungen der Einwohnergemeinden, der gemeinsamen Sozialhilfebehörden, der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden, der Bürgergemeinden sowie der Kirchgemeinden. 3 Für die Kollektivstellen gelten die analog. Besonders behandelt werden diese bei der Erteilung der Abfragerechte. Das Verfahren wird im Kollektiv, in der Regel im Rahmen einer Kommission, durchgeführt. Entsprechend werden die Abfragerechte dem Kollektiv und nicht jeder Stelle einzeln erteilt. So wurde z.b. der Anhang II für die Einwohnergemeinden im Allgemeinen erstellt, aber es werden schliesslich 86 Einwohnergemeinden einzeln angeschlossen. Für letzteres braucht es bloss noch eine Meldung gemäss 23 Absatz 2 Buchstabe a. Wer bei den einzelnen Stellen für diese Meldung und die übrigen Aufgaben der abfrageberechtigten Stellen zuständig ist, ist in 25 festgelegt (in der unten zitierten Fassung gilt dies erst für die Einwohnergemeinden). Für den Betrieb gelten bei den Kollektivstellen dieselben Grundlagen wie bei den Einzelstellen: 25 Abfragebetrieb bei Kollektivstellen 1 Der Abfragebetrieb der Verwaltungen der Einwohnergemeinden richtet sich nach 23. Die Leiterin oder der Leiter gemäss 23 Absatz 2 ist die Gemeindeverwalterin oder der Gemeindeverwalter. 2 Die Abfragebetriebe der übrigen Kollektivstellen werden bei deren Anschluss an das kantonale Personenregister durch Anpassung dieser Verordnung geregelt. 6.2 Weitergabe von Daten aus arbo mittels Fachlösungen In der kantonalen Verwaltung sind verschiedentlich Fachlösungen in Betrieb, die mit Daten aus arbo aktualisiert werden. Beispiele dazu sind das von der Adresszentrale der Steuerverwaltung betriebene Steuerregister oder die künftig vom Generalsekretariat der BKSD betriebene Schuladministrationslösung. Die Mitarbeitenden dieser Bereiche fragen Personendaten in der Fachlösung und nicht direkt in arbo ab. Mit dem Anschluss dieser Fachlösungen an arbo werden die Personendaten mit den Daten aus arbo aktualisiert. Die Aktualisierung dieser Daten findet im Hintergrund, je nach getroffener Lösung synchron oder asynchron, mit Daten aus arbo, statt. Für den Anschluss solcher Fachlösungen muss jene Stelle, die für den Betrieb der Fachlösung verantwortlich ist, die benötigten Abfragerechte in arbo haben. Diese Abfragerechte basieren dabei auf einer gesetzlichen Grundlage, die den Betrieb der Fachlösung legitimiert. Bei der Nutzung der Daten der Fachlösung durch die einzelnen Mitarbeitenden handelt es sich um eine Weitergabe der Daten, die in der Verantwortlichkeit des betreffenden Betreibers stattfindet. Dieser Betreiber ist dafür verantwortlich, dass die Weitergabe unter Einhaltung des Datenschutzes, namentlich gemäss 9 IDG, stattfindet. Er hat dazu die entsprechenden organisatorischen und technischen Massnahmen zu ergreifen.

18 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 18 / 22 Die Aufgaben des Betreibers der Fachlösung im Abfragebetrieb gegenüber der Fachstelle arbo ( 23 Absatz 2) beschränken sich auf die Mitarbeitenden seiner Stelle, die in der Regel auch direkte Nutzer von arbo sind. Die Abfragen, die über eine Fachlösung erfolgen, werden zwar in arbo protokolliert wie alle anderen Abfragen auch, als abfragende Person kann jedoch nur die Fachlösung ( technischer User ) protokolliert werden. Die Protokollierung der eigentlichen Abfragenden muss durch die Fachlösung erfolgen.

19 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 19 / 22 7 Anhang 7.1 Auskünfte Auskünfte über den Anschluss an arbo erteilen: Vorname, Name Funktion Telefon Ines Brunner Leiterin Fachstelle arbo Ines.brunner@bl.ch Andreas Christoffel Projektmanagement andreas.christoffel@bl.ch

20 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 20 / Anmeldeformular für den Anschluss an arbo

21 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 21 / Wordvorlage für den RRB Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo

22 Anschluss an das Kantonale Personenregister arbo Recht und Organisation Seite 22 / Meldung der Zugänge, Abgänge und Mutationen der abfrageberechtigten Mitarbeitenden