SAP Management of Change (MOC)

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1 SAP Management of Change (MOC) SAP Infotag - Aktuelle Instandhaltungsstrategien und ihre Umsetzung in SAP Ratingen, Christian Polivka, SAP Deutschland AG & Co KG

2 Intro Präsenter Christian Polivka SAP Deutschland, Solution Advisor Sustainability Was dürfen Sie erwarten Kurze Übersicht zu SAP Operational Risk Management Details zu Management of Change 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 2

3 Operational Risk Management (ORM) Zur Umsetzung von sicheren und reibungslosen Betriebsprozessen OPERATIONAL RISK MANAGEMENT Fokus auf: Verfügbarkeit von Information effiziente Abläufe betriebliche Kontinuität Auswirkungen eindämmen: Menschen Umwelt Anlagen Konsequente Abwicklung: Management Systeme Ansatz proaktive Risikominimierung kontinuierliche Verbesserung -> Risikobasiertes Handeln -> Reduzierung von Störfällen -> Vermeiden von Ausfallzeiten 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 3

4 Operational Risk Management (ORM) Zur Umsetzung von sicheren und reibungslosen Betriebsprozessen Incident Mgmt EHS Risk Assessment EHS Program Mgmt Audit Mgmt Management of Change Maintenance Worker Safety Management/ Executive Team Visibility of trends & KPIs Establish risk tolerance & monitor results Visibility of trends & KPIs Endorse improvements & monitor results Visibility of trends & KPIs Visibility of trends & KPIs EHS Process & investigate incident Identify & analyze risks HSM & IH & OH management Plan & conduct audits Assign risks & controls Operations Maintenance Record incident Control, monitor risks & reduce risks Implement corrective & preventive actions change Request change Assess & approve Execute change Plan work Execute work Manage control of work 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 4

5 Notwendige Anlagenänderungen können ungeahnte Folgen haben Unkontrollierte Änderungen an Anlagen können neue Sicherheitsfragen aufwerfen, führen zu Fehlinvestitionen und können kostspielige Ausfallzeiten, mit viel Nacharbeit erwirken Komplizierte Änderungsprozesse verleiten dazu, Änderungen ohne Überprüfungen und evtl. Genehmigungen durchzuführen Aufgrund tragischer Ereignisse, wie die Katastrophen von Seveso oder z.b. Bhopal, ist man bemüht bei Umbauarbeiten, Produktänderungen und bei der Instandhaltung notwendige Prozesse zu verbessern Einbeziehung von Fachexperten, Genehmigern und dem technischen Personal ist zeitaufwändig und fehleranfällig Follow-up Aktionen werden nicht vollendet, temporäre Änderungen bleiben ungewollt dauerhaft in Betreib Änderungen werden inkonsequent gehandhabt. Beim Auftreten von Problemen, sind diese schwer zurückzuverfolgen Management of Change wurde z.b. in die Vorschrift OSHA (USA) (bei uns Richtl. 96/82/EG (Seveso-II)) überführt. Diese und weitere darin enthaltenen Standards sollen den reibungslosen Betriebsablauf erhöhen 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 5

6 Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses Änderungsanfrage einreichen Review und Auswertung Genehmigung Änderungsanfrage freigeben und Änderungsprozess antreiben Ausführende Maßnahmen Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter Person die den Änderungsantrag stellt Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Dienstvorgesetzte oder Manager Person, die die Änderung verwaltet und vorantreibt Genehmiger, Gutachter, Task-Besitzer Änderungsanfrage erstellen Änderung beschreiben Anhang anfügen Flexible Fragebögen ausfüllen Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage plausibel ist Änderungsanfrage an Genehmiger weiterleiten Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage prozessrelevant ist Änderungsanfrage ablehnen wenn nicht relevant Anfrage veröffentlichen Einige Maßnahmen werden automatisch vorgeschlagen Angemessene Maßnahmenhierarchie, Zeitachse und Maßnahmenleiter definieren Maßnahmen in definierter Abfolge ansteuern Maßnahmen ausführen in Teams oder einzeln: Prüfung Genehmigung Aufgaben/Tasks Maßnahmen können Checklisten oder Fragebögen beinhalten Änderungsanfrage abschließen wenn alle Maßnahmen vervollständigt wurden 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 6

7 Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses Änderungsanfrage einreichen Review und Auswertung Genehmigung Änderungsanfrage freigeben und Änderungsprozesse antreiben Ausführende Maßnahmen Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter Person die den Änderungsantrag stellt Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Dienstvorgesetzte oder Manager Person, die die Änderung verwaltet und vorantreibt Genehmiger, Gutachter, Task-Besitzer Änderungsanfrage erstellen Änderung beschreiben Anhang anfügen Flexible Fragebögen ausfüllen Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage plausibel ist Änderungsanfrage an Genehmiger weiterleiten Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage prozessrelevant ist Änderungsanfrage ablehnen wenn nicht relevant Anfrage veröffentlichen Einige Maßnahmen werden automatisch vorgeschlagen Angemessene Maßnahmenhierarchie, Zeitachse und Maßnahmenleiter definieren Maßnahmen in definierter Abfolge ansteuern Maßnahmen ausführen in Teams oder einzeln: Prüfung Genehmigung Aufgaben/Tasks Maßnahmen können Checklisten oder Fragebögen beinhalten Änderungsanfrage abschließen wenn alle Maßnahmen vervollständigt wurden 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 7

8 Anlegen einer Änderungsanfrage Objektinformation und Definition der Änderung 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 8

9 Anlegen einer Änderungsanfrage Referenzen & Checklisten Zugehörige Objektinformationen aus einem Backend-System Einfache Handhabung von Anhängen und Links Fragebögen und Checklisten können in kundenspezifische Prozesse integriert werden 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 9

10 Einfaches Anfügen relevanter Anlagen 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 10

11 Weitere Integrationspunkte Integration zu zahlreichen SAP Objekten wird zentral verwaltet 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 11

12 Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses Änderungsanfrage einreichen Review und Auswertung Genehmigung Änderungsanfrage freigeben und Änderungsprozess antreiben Ausführende Maßnahmen Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter Person die den Änderungsantrag stellt Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Dienstvorgesetzte oder Manager Person, die die Änderung verwaltet und vorantreibt Genehmiger, Gutachter, Task-Besitzer Änderungsanfrage erstellen Änderung beschreiben Anhang anfügen Flexible Fragebögen ausfüllen Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage plausibel ist Änderungsanfrage an Genehmiger weiterleiten Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage prozessrelevant ist Änderungsanfrage ablehnen wenn nicht relevant Anfrage veröffentlichen Einige Maßnahmen werden automatisch vorgeschlagen Angemessene Maßnahmenhierarchie, Zeitachse und Maßnahmenleiter definieren Maßnahmen in definierter Abfolge ansteuern Maßnahmen ausführen in Teams oder einzeln: Prüfung Genehmigung Aufgaben/Tasks Maßnahmen können Checklisten oder Fragebögen beinhalten Änderungsanfrage abschließen wenn alle Maßnahmen vervollständigt wurden 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 12

13 Review & Auswertung mit vordefinierten Aktivitäten Gutachter erhalten vordefinierte Aktivitäten, um eine bestimmte Prüfung / Evaluierung durchzuführen Ergibt eine bessere Übersicht über das Gesamtvorhaben mit Einzelaktivitäten Reichen die bereitgestellten Informationen nicht aus, kann der Gutachter den Änderungsantrag an den Anforderer zurücksenden um weitere Informationen zu erhalten Nach vollständiger Prüfung, werden die Anträge zum Genehmigungsprozedere weitergeleitet 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 13

14 Frage Sie den Experten - Funktion Auflistung Experte wird von dem System automatisch generiert an den Experten enthält den Link zum Änderungsantrag 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 14

15 Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses Änderungsanfrage einreichen Review und Auswertung Genehmigung Änderungsanfrage freigeben und Änderungsprozess antreiben Ausführende Maßnahmen Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter Person die den Änderungsantrag stellt Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Dienstvorgesetzte oder Manager Person, die die Änderung verwaltet und vorantreibt Genehmiger, Gutachter, Task-Besitzer Änderungsanfrage erstellen Änderung beschreiben Anhang anfügen Flexible Fragebögen ausfüllen Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage plausibel ist Änderungsanfrage an Genehmiger weiterleiten Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage prozessrelevant ist Änderungsanfrage ablehnen wenn nicht relevant Anfrage veröffentlichen Einige Maßnahmen werden automatisch vorgeschlagen Angemessene Maßnahmenhierarchie, Zeitachse und Maßnahmenleiter definieren Maßnahmen in definierter Abfolge ansteuern Maßnahmen ausführen in Teams oder einzeln: Prüfung Genehmigung Aufgaben/Tasks Maßnahmen können Checklisten oder Fragebögen beinhalten Änderungsanfrage abschließen wenn alle Maßnahmen vervollständigt wurden 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 15

16 Genehmigung Genehmiger überprüft die vollständige Änderungsanfrage und entscheidet ob Änderungen notwendig sind Ist die bereitgestellte Information nicht ausreichend, kann der Genehmiger den Änderungsantrag zurücksenden und zusätzliche Infromation anfordern Falls erforderlich weist der Genehmiger dem entsprechenden Änderungsantrag einen weiteren Koordinator oder Gutachter zu 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 16

17 Genehmigungsprozess mit Digitaler Signatur Genehmigung durch digitale Signatur Mehrere Genehmiger können digital signieren Anpassbare, digitale Signaturen in jeder Statusänderung des Änderungsantrages und Maßnahmen definierbar 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 17

18 Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses Änderungsanfrage einreichen Review und Auswertung Genehmigung Änderungsanfrage freigeben und Änderungsprozess antreiben Ausführende Maßnahmen Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter Person die den Änderungsantrag stellt Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Dienstvorgesetzte oder Manager Person, die die Änderung verwaltet und vorantreibt Genehmiger, Gutachter, Task-Besitzer Änderungsanfrage erstellen Änderung beschreiben Anhang anfügen Flexible Fragebögen ausfüllen Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage plausibel ist Änderungsanfrage an Genehmiger weiterleiten Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage prozessrelevant ist Änderungsanfrage ablehnen wenn nicht relevant Anfrage veröffentlichen Einige Maßnahmen werden automatisch vorgeschlagen Angemessene Maßnahmenhierarchie, Zeitachse und Maßnahmenleiter definieren Maßnahmen in definierter Abfolge ansteuern Maßnahmen ausführen in Teams oder einzeln: Prüfung Genehmigung Aufgaben/Tasks Maßnahmen können Checklisten oder Fragebögen beinhalten Änderungsanfrage abschließen wenn alle Maßnahmen vervollständigt wurden 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 18

19 Veröffentlichen der Änderungsanforderung Koordinator veröffentlicht den Änderungsantrag Durch die Freigabe wird das Business Rules Framework im Hintergrund der Abläufe aktiviert um zusätzliche Business Partner und/oder Maßnahmen zu finden/ bestimmen 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 19

20 Ausführungsphase Koordinator prüft die Maßnahmen und führt bei Bedarf zusätzliche Maßnahmen ein 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 20

21 Weitere Maßnahmen aus Vorlage einfügen wählt eine Maßnahme aus der Vorlage 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 21

22 Maßnahmen manuell ohne Vorlagen hinzufügen Maßnahmen werden zum Maßnahmenstamm hinzugefügt 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 22

23 Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses Änderungsanfrage einreichen Review und Auswertung Genehmigung Änderungsanfrage freigeben und Änderungsprozess fantreiben Ausführende Maßnahmen Antragsteller Gutachter Genehmiger Koordinator Maßnahmenleiter Person die den Änderungsantrag stellt Fachpersonal oder Dienstvorgesetzte Dienstvorgesetzte oder Manager Person, die die Änderung verwaltet und vorantreibt Genehmiger, Gutachter, Task-Besitzer Änderungsanfrage erstellen Änderung beschreiben Anhang anfügen Flexible Fragebögen ausfüllen Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage plausibel ist Änderungsanfrage an Genehmiger weiterleiten Vollständigkeit der Anfrage überprüfen Anfrage bearbeiten um Input zu verbessern Entscheiden ob Anfrage prozessrelevant ist Änderungsanfrage ablehnen wenn nicht relevant Anfrage veröffentlichen Einige Maßnahmen werden automatisch vorgeschlagen Angemessene Maßnahmenhierarchie, Zeitachse und Maßnahmenleiter definieren Maßnahmen in definierter Abfolge ansteuern Maßnahmen ausführen in Teams oder einzeln: Prüfung Genehmigung Aufgaben/Tasks Maßnahmen können Checklisten oder Fragebögen beinhalten Änderungsanfrage abschließen wenn alle Maßnahmen vervollständigt wurden 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 23

24 Abarbeiten von Maßnahmen Verantwortliche der Maßnahmen erhalten Zugriff auf ihre Aktivitäten per und / oder aus der Arbeitsauflistung 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 24

25 Maßnahmenübersicht Maßnahmen können Teilmaßnahmen beinhalten Referenz-/Literaturangaben mit Anhang-Funktionalität Tabellen der an der Maßnahme beteiligten Personen Status Log (Soll-/Istvergleich) 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 25

26 Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen Durch Drücken von "Create Main.Notification wird die IH-Störmeldung automatisch im Backend- System angelegt Erstellen von Instandhaltungsaufträgen wird ebenfalls unterstützt 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 26

27 Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen Erstellte IH-Meldung wird automatisch in die zugehörige Objekttabelle der Maßnahme hinzugefügt Link navigiert direkt zur erstellten IH-Meldung im Backend System 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 27

28 Erstellte IH-Meldung im Backend System Backend System mit Display Maintenance Notification Transaktion 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 28

29 Adobe Print Form für Änderungsantrag und Maßnahmen Standard Adobe Print Forms für Änderungsantrag und Maßnahmen/Untermaßnahmen Erstellung eigener Adobe Print Forms möglich 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 29

30 Auswertungen 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 30

31 SAP Management of Change Integrierte und flexible Verwaltung aller relevanten Änderungsprozess Sehr freundliche Bedienoberfläche Verwaltung von jeglicher Art von Änderungen vereint in einer Plattform; z.b.: Prozesse, Personal, Anlagen, Betriebsmittel, Dokumente Definition von Maßnahmen und Personenzuordnung basierend auf vordefinierten Regeln und Vorlagen Sehr flexibel zur Abbildung von unternehmensspezifischen Anforderungen Konsistent und auditierbar Transparenz durch gezielte graphische Auswertungen 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 31

32 Vielen Dank! Christian Polivka Solution Advisor Sustainability

33 2012 SAP AG. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, PowerPoint, Silverlight, and Visual Studio are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, z10, z/vm, z/os, OS/390, zenterprise, PowerVM, Power Architecture, Power Systems, POWER7, POWER6+, POWER6, POWER, PowerHA, purescale, PowerPC, BladeCenter, System Storage, Storwize, XIV, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Tivoli, Informix, and Smarter Planet are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the United States and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and other countries. Oracle and Java are registered trademarks of Oracle and its affiliates. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems Inc. HTML, XML, XHTML, and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Apple, App Store, ibooks, ipad, iphone, iphoto, ipod, itunes, Multi-Touch, Objective-C, Retina, Safari, Siri, and Xcode are trademarks or registered trademarks of Apple Inc. IOS is a registered trademark of Cisco Systems Inc. RIM, BlackBerry, BBM, BlackBerry Curve, BlackBerry Bold, BlackBerry Pearl, BlackBerry Torch, BlackBerry Storm, BlackBerry Storm2, BlackBerry PlayBook, and BlackBerry App World are trademarks or registered trademarks of Research in Motion Limited. Google App Engine, Google Apps, Google Checkout, Google Data API, Google Maps, Google Mobile Ads, Google Mobile Updater, Google Mobile, Google Store, Google Sync, Google Updater, Google Voice, Google Mail, Gmail, YouTube, Dalvik and Android are trademarks or registered trademarks of Google Inc. INTERMEC is a registered trademark of Intermec Technologies Corporation. Wi-Fi is a registered trademark of Wi-Fi Alliance. Bluetooth is a registered trademark of Bluetooth SIG Inc. Motorola is a registered trademark of Motorola Trademark Holdings LLC. Computop is a registered trademark of Computop Wirtschaftsinformatik GmbH. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase Inc. Sybase is an SAP company. Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360, and B2B 360 Services are registered trademarks of Crossgate AG in Germany and other countries. Crossgate is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG SAP AG. All rights reserved. Customer 34

34 SAP Management of Change Funktionen MOC als eigenständiges- bzw. vom ERP Release Stand unabhängiges, netzwerkbasierendes System basierend auf SAP NW 7.31 Integration an klassische ERP Objekte (z.b. Technischer Platz, Equipment, Material, Dokumente, Instandhaltungsauftrag, IH-Meldung) und an das EHSM* Risk Assessment Enterprise Service für Anlegen einer Änderungsanfrage SAP Business Workflow einschließlich -Benachrichtigung SAP Digital Signature anpassbar für jede Statusänderung Einsatz Business Rules Framework (BRF+) für flexibles definieren, kundenspezifischer Geschäftsprozesse Anpassbare, vordefinierte Fragebögen und Checklisten als Vorlagen Intuitive, einstellbare Benutzeroberflächen (WebDynpro) Adobe Print Form für Änderungsanfrage und Maßnahmen Einfach zu erweitern bzw. an ERP anzubinden Einfache Auswertemöglichkeiten über Operational Data Provider (ODP) (* SAP Environment, Health and Safety Management 3.0) 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 35

35 SAP MoC System Deployment Management of Change as a standalone system and connected to other systems SAP Management of Change 100 SAP NetWeaver 731 e.g. SAP ERP 600 e.g. other system e.g. SAP ERP 604 Optional: Deploy Management of Change together with existing ERP system (Minimum SAP NW 7.31 is required) and connect to other systems 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 36

36 SAP MoC System Deployment Option 1: SAP Management of Change as a central MoC system connected to another multiple systems SAP MoC SAP NW 7.31 Option 2: Deploy SAP Management of Change with existing ERP system SAP MoC ERP (e.g. ERP EHP6) SAP NW 7.31* ERP 1 (e.g. ERP Release 4.7) ERP 2 Other Systems ERP 1 (e.g. ERP Release 4.7) ERP 2 Other Systems 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 37

37 Anwendungskomponenten MOC 100 (Management of Change 100) IAM 100 (Issue and Activity Management 100) BS_FND WEBCUIF (Business Suite Foundation Web Client UI Framework) Business Object Processing Framework (BOBF) Floorplan Manager BOBF Integration (FBI) Business Object Layer (BOL) NW 731 (NetWeaver 731) Business Rules Framework Plus (BRF+) Business Workflow Digital Signature Status and Action Management (S&AM) Floorplan Manager (FPM) Personal Object Worklist (POWL) Operational Data Provider (ODP) 2012 SAP AG. All rights reserved. Customer 38