Häufig gestellte Fragen (HGF) ZIM-Kooperationsnetzwerke (KN)

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1 Häufig gestellte Fragen (HGF) ZIM-Kooperationsnetzwerke (KN) Inhalt 1 ZIM Kooperationsnetzwerke allgemein...2 F: 1.1 Was ist ein innovatives Kooperationsnetzwerk?...2 F: 1.2 In welche Phasen gliedert sich ein Netzwerk?...2 F: 1.3 Wer ist antragsberechtigt?...3 F: 1.4 Welche Anforderungen bestehen an die Managementeinrichtung?...3 F: 1.5 Was bedeutet neutraler Intermediär?...3 F: 1.6 Was ist unter einer am Netzwerk beteiligten Forschungseinrichtung zu verstehen?...4 F: 1.7 Inwieweit sind die am Netzwerk beteiligten Unternehmen begünstigt?...4 F: 1.8 Erhalten die beteiligten Unternehmen einen De-minimis-Bescheid? Teilnahme am Netzwerk...5 F: 2.1 Wie viele Unternehmen müssen am Netzwerk beteiligt sein?...5 F: 2.2 Können Großunternehmen und weitere Partner im Netzwerk mitwirken?...5 F: 2.3 Können verbundene Unternehmen und Partnerunternehmen im Netzwerk mitwirken?..5 F: 2.4 Kann ein Ingenieurbüro als Netzwerkpartner mitwirken?...5 F: 2.5 Können ausländische Unternehmen in das Netzwerk eingebunden sein?...5 F: 2.6 Wer zählt als Netzwerkpartner?...6 F: 2.7 Können neue Partner in das Netzwerk aufgenommen werden? Förderung...7 F: 3.1 Welche Kosten sind zuwendungsfähig?...7 F: 3.2 Welche Aufgaben und Leistungen des Netzwerkmanagements sind förderfähig?...7 F: 3.3 Wie hoch ist die Förderung?...7 F: 3.4 Ist eine komplementäre Förderung für FuE-Projekte aus dem Netzwerk möglich? Beiträge von Unternehmen...8 F: 4.1 Wie wird die Höhe des Eigenanteils und der Umsatzsteuer ermittelt?...8 F: 4.2 Muss der Eigenanteil gleichmäßig auf alle Netzwerkpartner aufgeteilt werden?...8 F: 4.3 Warum muss eine Umsatzsteuer bezahlt werden? Antrags-, Bewilligungs- und Abwicklungsverfahren...9 F: 5.1 Wie ist der zeitliche Ablauf bei der Antragstellung?...9 F: 5.2 Welche Erklärungen der Netzwerkpartner sind mit der Antragstellung vorzulegen?...9 F: 5.3 Ist von allen Netzwerkpartnern eine De-minimis-Erklärung erforderlich?...9 F: 5.4 Was ist bei der Kostenkalkulation zu beachten?...10 F: 5.5 Gilt der Zuschlagsatz für die Übrigen Kosten für alle Managementeinrichtungen?...11 F: 5.6 Können auch zusätzliche Leistungen zur Markteinführung gefördert werden?...11 F: 5.7 Was versteht man unter kontrollfähigen Meilensteinen?...11 F: 5.8 Was ist mit der Zahlungsanforderung vorzulegen?...11 F: 5.9 Was ist die Leistungsbestätigung?...11 F: 5.10 Wie sind die Eigenanteile der Netzwerkpartner nachzuweisen?...12 F: 5.11 Wie erfolgt der Abruf der Zuwendung?...12 F: 5.12 Was ist beim Netzwerkmanagerwechsel zu beachten?...12 F: 5.13 Wer ist für die Bearbeitung von FuE-Anträgen aus dem Netzwerk zuständig?...12 F: 5.14 Was sind die Ergebnisse der Phase 1?...12 F: 5.15 Ist für die Phase 2 einen separater Förderantrag zu stellen?...13 F: 5.16 Wie ist der zeitliche Ablauf zur Beantragung einer Phase 2?...13 F: 5.17 Wie sieht ein vollständiger Phase 2-Antrag aus?...13 F: 5.18 Wie sieht die Technologie-Roadmap für die Phase 2 aus?...13 F: 5.19 Was ist bei der multilateralen Netzwerkvereinbarung zu beachten?...13 F: 5.20 Wann und wie ist der Verwendungsnachweis vorzulegen?

2 1 ZIM Kooperationsnetzwerke allgemein F: 1.1 Was ist ein innovatives Kooperationsnetzwerk? A: Ein Kooperationsnetzwerk bezeichnet den Zusammenschluss von mindestens sechs mittelständischen Unternehmen mit dem Ziel, gemeinschaftlich innovative Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln. Ziel ist die synergetische Zusammenarbeit auf einem oder mehreren Technologiefeldern von der Forschung und Entwicklung bis zur Vermarktung der FuE-Ergebnisse. Innerhalb eines Kooperationsnetzwerkes können sowohl das Management des Netzwerkes, als auch die im Netzwerk generierten FuE-Projekte gefördert werden. Das Netzwerk wird von Netzwerkmanager(innen) koordiniert, die die Management- und Organisationsdienstleistungen zur Etablierung des Netzwerkes (Phase 1) sowie die Entwicklung und Umsetzung der Netzwerkkonzeption (Phase 2) erbringen. Über die notwendigen Aktivitäten und Leistungen des Netzwerkmanagements wird zwischen den Netzwerkpartnern und der Managementeinrichtung eine Vereinbarung geschlossen. Vor der Antragstellung Phase 1 ist von der Netzwerkmanagementeinrichtung bereits ein verbindliches Mandat (Muster siehe Downloadbereich ZIM-KN auf von mindestens sechs mittelständischen Unternehmen beizubringen, welches die Netzwerkmanagementeinrichtung berechtigt, die Förderung des Kooperationsnetzwerks zu beantragen. Des Weiteren beauftragen die Netzwerkpartner im Falle der Bewilligung die Netzwerkmanagementeinrichtung mit dem Netzwerkmanagement des Kooperationsnetzwerkes. Die Förderung des innovativen Netzwerkes zielt auf eine nachhaltige Zusammenarbeit der Partner über den Förderzeitraum hinaus. F: 1.2 In welche Phasen gliedert sich ein Netzwerk? A: Die Netzwerkförderung gliedert sich in zwei Phasen: a) Die Phase 1 dient der Etablierung des Netzwerks, der Erarbeitung der Netzwerkkonzeption, sowie der Entwicklung einer technologischen Roadmap. b) In der Phase 2 zielt die Förderung auf die Umsetzung der Netzwerkkonzeption, die koordinierende Unterstützung der Netzwerkpartner bei der Umsetzung der FuE-Projekte entsprechend der technologischen Roadmap und die Vorbereitung der Markteinführung ab. Die Förderung der Phase 2 setzt eine erfolgreiche Abwicklung der Phase 1 und die Vorlage einer technologischen Roadmap voraus. Die Förderung eines Netzwerkes ist in der Regel auf drei Jahre begrenzt. Dabei ist die Dauer der Phase 1 auf max. 12 Monate begrenzt, darf aber auch kürzer sein. Zur Umsetzung der FuE-Projekte können Leistungen zur Markteinführung für Unternehmen zusätzlich gefördert werden. Dabei handelt es sich um Dienstleistungen externer Dritter zur Unterstützung der Verwertung der Ergebnisse der geförderten FuE-Projekte. 2

3 F: 1.3 Wer ist antragsberechtigt? Stand: Mai 2015 A: Antragsberechtigt sind externe Einrichtungen, die über die erforderlichen technologischen Kompetenzen verfügen, Erfahrungen im Projektmanagement und Marketing besitzen, eng mit Unternehmen und Forschungseinrichtungen zusammenarbeiten, Erfahrungen in der Moderation und im Coaching von Innovationsprozessen und ein Mandat der Netzwerkpartner vorweisen können. Dies sind z. B.: Technologie-und Gründerzentren Technologie-und Innovationsagenturen Wirtschaftsförderverbände RKW, Industrie- und Handwerkskammern Universitäten / Hochschulen außeruniversitäre öffentliche Forschungseinrichtungen private, nicht gewinnorientierte Forschungseinrichtungen privatwirtschaftlich organisierte Unternehmen und Einrichtungen (z.b. Unternehmens- und Innovationsmanagementberatungen). Am Netzwerk beteiligte Forschungseinrichtungen sind ebenfalls antragsberechtigt, wenn sie die erforderlichen marktorientierten Management- und Organisationsleistungen für die Unternehmen erbringen können. Dies können öffentliche Forschungseinrichtungen oder private, nicht gewinnorientierte Forschungseinrichtungen sein. F: 1.4 Welche Anforderungen bestehen an die Managementeinrichtung? A: Die Netzwerkmanagementeinrichtung muss über das zur ordnungsgemäßen Abwicklung notwendige technologische und betriebswirtschaftliche Potential verfügen. Dazu gehören ein fester Mitarbeiterstamm und Erfahrungen im Themenfeld und den angrenzenden technologischen Disziplinen eines Netzwerkes sowie im Management von Innovations- und Vermarktungsprozessen. Somit sind Neugründungen bzw. Einzelunternehmen für das Management eines Kooperationsnetzwerkes nicht geeignet. Die als Antragsteller auftretende Netzwerkmanagementeinrichtung muss außerdem die Rolle eines neutralen Intermediär erfüllen. F: 1.5 Was bedeutet neutraler Intermediär? A: Das bedeutet, dass der Antragsteller keine eigenen wirtschaftlichen Interessen an den Ergebnissen des Netzwerkes besitzen darf. Darüber hinaus darf die Netzwerkmanagementeinrichtung keine Beteiligungen an Netzwerkunternehmen halten. Umgekehrt sind auch Beteiligungen von Netzwerkunternehmen an der Netzwerkmanagementeinrichtung auszuschließen. Dies gilt auch für die als Netzwerkmanager agierende(n) Person(en). Die Netzwerkmanagementeinrichtung tritt lediglich als Dienstleister für die Durchführung der Netzwerkorganisation auf. 3

4 F: 1.6 Was ist unter einer am Netzwerk beteiligten Forschungseinrichtung zu verstehen? A: Eine Forschungseinrichtung kann sowohl das Management eines Netzwerkes übernehmen, als auch sich an den Entwicklungsaktivitäten des Netzwerkes beteiligen. Hierbei ist jedoch auf eine (insbesondere personelle) Trennung zwischen den Managementaufgaben und den FuE-Aufgaben zu achten. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass sie entsprechend der Richtlinie (Punkt 3.2) keine eigenen wirtschaftlichen Interessen an den Ergebnissen des Netzwerks haben darf. Dies ist z. B. bei der Regelung zur (gemeinsamen) Verwertung der Ergebnisse in den Kooperationsvereinbarungen in FuE-Projekten zu beachten: Eine Beteiligung am Gewinn aus den erzielten Ergebnissen darf max. bis zur Höhe des eigenen (nicht geförderten) Aufwands für die Forschung und Entwicklungsarbeiten erfolgen. F: 1.7 Inwieweit sind die am Netzwerk beteiligten Unternehmen begünstigt? A: Die Netzwerkpartner nehmen die Managementdienstleistung des Netzwerkmanagements in Anspruch. Diese Leistung wird durch das BMWi gefördert. Damit sind die am Netzwerk beteiligten Unternehmen Nutznießer einer geförderten Leistung und deshalb begünstigt. F: 1.8 Erhalten die beteiligten Unternehmen einen De-minimis-Bescheid? A: Die Förderung der Netzwerkmanagement- und Organisationsleistung stellt für die begünstigten Unternehmen in Deutschland eine Beihilfe nach den Vorschriften der EU dar, die im Rahmen des De-minimis-Verfahrens abgewickelt wird. Die beteiligten Unternehmen müssen deshalb während der geplanten Projektlaufzeit über ausreichend Restfördermöglichkeiten im Deminimis-Verfahren verfügen. Für jedes beteiligte Unternehmen in Deutschland wird auf Grundlage des vereinbarten Eigenanteils die anteilige Zuwendung berechnet, über die ein De-minimis-Bescheid erteilt wird. 4

5 2 Teilnahme am Netzwerk F: 2.1 Wie viele Unternehmen müssen am Netzwerk beteiligt sein? A: Das Netzwerk soll aus mindestens sechs mittelständischen Unternehmen mit Geschäftsbetrieb in Deutschland bestehen. Maßgeblich für die Einstufung als mittelständisches Unternehmen ist die Empfehlung der Europäischen Kommission vom 26. Juni 2014 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen der EU veröffentlicht im Amtsblatt der EU (L 187/70 vom ) gemäß Verordnung (EU) 651/2014 Anhang 1. F: 2.2 Können Großunternehmen und weitere Partner im Netzwerk mitwirken? Großunternehmen und weitere Partner (Vereine, Gemeinden, Landkreise, Behörden, Banken etc. die nicht als FuE-Partner gelten) können ebenfalls als Netzwerkpartner mitwirken, sofern sie die Anlagen 8 und 9 und die bilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph1) bzw. multilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph2) unterzeichnet haben. Bei der Einbindung von Großunternehmen und weiteren Partnern ist darauf zu achten, dass zu jedem Zeitpunkt der Netzwerkförderung der Anteil der mittelständischer Unternehmen überwiegt. F: 2.3 Können verbundene Unternehmen und Partnerunternehmen im Netzwerk mitwirken? A: Im Netzwerk können verbundene Unternehmen und Partnerunternehmen gemäß der EU- Definition zusätzlich mitwirken, sofern die Mindestanzahl von sechs voneinander unabhängigen mittelständischen Unternehmen bereits im Netzwerk erreicht ist (Punkt d der ZIM- Richtlinie ist auf Netzwerkprojekte nicht anzuwenden). F: 2.4 Kann ein Ingenieurbüro als Netzwerkpartner mitwirken? A: Ingenieurbüros können mitwirken. Allerdings kann ein Netzwerk nicht überwiegend aus Ingenieurbüros bestehen. Die Netzwerkstruktur sollte sich vorzugsweise an der Wertschöpfungskette orientieren und den Netzwerkzielen entsprechen. Darüber hinaus muss das Netzwerk wirtschaftlich stabil sein und die im Netzwerk geplanten Projekte auch umsetzen können. F: 2.5 Können ausländische Unternehmen in das Netzwerk eingebunden sein? A: Im Netzwerk können auch ausländische Partner mitwirken. Allerdings werden ausländische Unternehmen nicht durch die Fördermaßnahme begünstigt. Dementsprechend erhalten diese auch keinen De-minimis-Bescheid. 5

6 F: 2.6 Wer zählt als Netzwerkpartner? Stand: Mai 2015 A: Als vollwertige Netzwerkpartner gelten: alle am Netzwerk beteiligten Unternehmen und sonstige Einrichtungen, die die Anlagen 8 und 9 (De-minimis) sowie die bilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph1) bzw. multilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph2) unterschrieben haben und Eigenanteil zahlen, Forschungseinrichtungen, Universitäten und Hochschulen, welche die Anlage 8 unterschrieben haben und ebenfalls in die bilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph1) bzw. multilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph2) aufgenommen werden, unabhängig davon, ob sie einen Eigenanteil zahlen, ausländische Partner, die die Anlage 8 unterschrieben haben und ebenfalls in die bilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph1) bzw. multilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph2) aufgenommen wurden. Diese Partner sind in Anlage 1 des Antrages aufzuführen. Als assoziierte Netzwerkpartner gelten Unternehmen und Einrichtungen, mit denen nur eine lose Zusammenarbeit vereinbart wurde und welche die Anlagen 8 und 9 sowie die bilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph1) bzw. multilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph2) nicht unterschrieben haben und keinen Eigenanteil zahlen. Diese Partner werden nicht in der Anlage 1 aufgeführt. F: 2.7 Können neue Partner in das Netzwerk aufgenommen werden? A: Eine Veränderung der Partnerstruktur während des Förderzeitraumes ist grundsätzlich möglich. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Plausibilität des Netzwerkansatzes gewahrt bleibt und alle für die Erreichung des Netzwerkziels notwendigen Kompetenzen weiterhin im Netzwerk vertreten sind. Der geplante Partnerwechsel ist dem Projektträger unverzüglich mitzuteilen und zu begründen. Darüber hinaus sind die aktualisierten Anlagen 1 und 2, die unterschriebene bilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph1) bzw. multilaterale Netzwerkvereinbarung (Ph2) sowie die Anlagen 8 und 9 für den neuen Netzwerkpartner vorzulegen. Bei Zustimmung der Änderung durch den Projektträger ergeht ein Änderungsbescheid. 6

7 3 Förderung F: 3.1 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? A: Als Kosten sind im Zentralen Innovationsprogramm Mittelstand zuwendungsfähig: Personaleinzelkosten (auf Basis der gezahlten Arbeitnehmerbruttogehälter zum Zeitpunkt der Antragstellung) Kosten für projektbezogene Aufträge an Dritte (max. 25 % der Gesamtkosten bei den Netzwerken bzw. max. 25 % der Personalkosten bei den FuE-Projekten aus den Netzwerken) Übrige Kosten - als Pauschale bezogen auf die Personaleinzelkosten (bis zu 100 %, Forschungseinrichtungen: bis 75 %) F: 3.2 Welche Aufgaben und Leistungen des Netzwerkmanagements sind förderfähig? A: Es werden Managementleistungen zur konzeptionellen Vorbereitung, Koordination und Betreuung von innovativen Netzwerken gefördert. Gefördert werden nur Leistungen, die den Anforderungen gemäß Anlage 2 der ZIM-Richtlinie vom entsprechen und vom Zuwendungsempfänger erbracht oder von diesem in Auftrag gegeben worden sind. Hauptziel der Managementleistungen ist die detaillierte Festlegung und Beschreibung von Entwicklungszielen und -themen, die in eine technologische Roadmap münden (Phase1). Die Koordinierung der Beantragung und Umsetzung der Entwicklungsprodukte aus dem Netzwerk sowie die Beratung und Unterstützung bei der Markteinführung der neuen Produkte gehören zu den wichtigsten Managementaufgaben der Phase 2. F: 3.3 Wie hoch ist die Förderung? Die Förderung der Kooperationsnetzwerkprojekte ist degressiv gestaffelt. Es werden von den zuwendungsfähigen Kosten maximal gefördert: im ersten Jahr: 90 %, im zweiten Jahr: 70 %, im dritten Jahr: 50 % und in begründeten in Ausnahmefällen 30 % in einem vierten Jahr. Die maximale Zuwendung für das Management des Kooperationsnetzwerkes beträgt Euro, wobei auf die Phase 1 nicht mehr als Euro entfallen dürfen. F: 3.4 Ist eine komplementäre Förderung für FuE-Projekte aus dem Netzwerk möglich? A: Aus der Netzwerkarbeit resultierende FuE-Projekte können im ZIM oder durch andere FuE- Fördermaßnahmen von Bund, Ländern oder EU unterstützt werden. 7

8 4 Beiträge von Unternehmen F: 4.1 Wie wird die Höhe des Eigenanteils und der Umsatzsteuer ermittelt? A: Der Eigenteil für das Vorhaben wird aus der Differenz der zuwendungsfähigen Gesamtprojektkosten und der Zuwendung ermittelt. Dieser Eigenanteil ist von den Netzwerkpartnern als Barleistung aufzubringen. Die Netzwerkpartner haben, sofern die Netzwerkmanagementeinrichtung zum Ausweis der Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen verpflichtet ist, zusätzlich die Umsatzsteuer auf die Gesamtprojektkosten zu tragen und nicht nur auf den jeweiligen Eigenanteil (siehe auch 4.3). Die Netzwerkpartner können die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, sofern sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. F: 4.2 Muss der Eigenanteil gleichmäßig auf alle Netzwerkpartner aufgeteilt werden? A: Obwohl eine gleichmäßige Verteilung des Eigenanteils in vielen Netzwerken realisiert wird, kann sich dieser auch an der Größe der Unternehmen, der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit oder anderer Faktoren orientieren und somit variieren. Die Untergrenze beträgt jedoch 500 pro Jahr. F: 4.3 Warum muss eine Umsatzsteuer bezahlt werden? A: Die von einer Netzwerkmanagementeinrichtung erbrachte Dienstleitung ist nach deutschem Steuerrecht umsatzsteuerpflichtig, sofern die Netzwerkmanagementeinrichtung zur Ausweisung der Umsatzsteuer verpflichtet ist. Die Förderung des BMWi in Form eines Zuschusses zur Netzwerkfinanzierung bezieht sich lediglich auf die zuwendungsfähigen Nettoprojektkosten und entbindet die Netzwerkpartner nicht von der Pflicht, die beauftragte Managementleistung in voller Höhe zu versteuern. 8

9 5 Antrags-, Bewilligungs- und Abwicklungsverfahren F: 5.1 Wie ist der zeitliche Ablauf bei der Antragstellung? A: Eine Antragstellung ist jederzeit möglich. Vor der Antragstellung besteht die Möglichkeit, eine Projektskizze zum Netzwerkansatz (ca. 3 Seiten) durch den Projektträger vorab prüfen zu lassen. Außerdem kann bei Bedarf auch ein persönliches Beratungsgespräch beim Projektträger vereinbart werden. Der Antrag ist im Original in Papierform rechtsverbindlich unterschrieben und vollständig beim Projektträger zu stellen (1 Exemplar). Die Dauer der eigentlichen Antragsprüfung hängt sehr stark von der Qualität und Vollständigkeit der Antragsunterlagen ab. Eine abschließende Begutachtung ist möglich, wenn der Antrag in beurteilungsreifer Form und Qualität vorliegt. Neben der Aufforderung zu schriftlichen Nachforderungen kann der Antragssteller bei Bedarf auch zu einem Gespräch beim Projektträger geladen werden. Grundsätzlich ist für beide Förderphasen ein Projektbeginn erst ab dem Monat möglich, in dem der Antrag vollständig und in beurteilungsreifer Qualität vorliegt (siehe auch Punkt 5.17). Daher sollten die Anträge möglichst zwei Monate vor dem geplanten Projektstart gestellt werden. F: 5.2 Welche Erklärungen der Netzwerkpartner sind mit der Antragstellung vorzulegen? A: Mit dem Antrag Phase 1 müssen vorgelegt werden: 1. Von mindestens sechs mittelständischen Unternehmen unterschriebene Mandatserteilungen (Muster siehe Downloadbereich Kooperationsnetzwerke) an die künftige Netzwerkmanagementeinrichtung. Diese Mandate müssen die ZIM-Förderung als aufschiebende Wirkung für das Zustandekommen des Auftrages enthalten. 2. Die unterzeichneten Anlagen 8 und 9 von allen Unternehmen. 3. Vorlage einer bilateralen Regelung bzgl. der finanziellen Eigenbeteiligung zwischen allen Netzwerkpartnern und der Netzwerkmanagementeinrichtung mit aufschiebender Wirksamkeitsbedingung. Mit dem Antrag für die Phase 2 ist neben den vollständigen Antragsunterlagen (siehe auch Richtlinie Anlage 2 und Punk 5.17) auch eine von allen Netzwerkpartnern unterzeichnete vertragliche Regelung zur Fortsetzung der Zusammenarbeit (multilaterale Netzwerkvereinbarung) vorzulegen. Dabei kann die Eigenbeteiligung entweder im Kooperationsvertrag oder gesondert (bilateral) vereinbart werden. F: 5.3 Ist von allen Netzwerkpartnern eine De-minimis-Erklärung erforderlich? A: Die De-minimis-Erklärung muss von den Unternehmen abgegeben werden (Anlage 9 des Antrages), die als vollwertiger Netzwerkpartner im Netzwerk aktiv werden und einen Eigenanteil zahlen. Soweit ein Unternehmen bereits De-minimis-Beihilfen erhalten oder beantragt hat, sind diese in der Erklärung aufzuführen (vom laufenden und den zwei vorangegangenen Steuerjahren zum Zeitpunkt der Antragstellung). Universitäten, Hochschulen, FuE- Einrichtungen sowie sonstige Einrichtungen (ohne Wirtschaftsbetrieb) brauchen keine De minimis -Erklärung vorzulegen. 9

10 Bitte beachten Sie: Seit dem gilt eine neue De-minimis Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 1407/2013), nach der auch verbundene Unternehmen als ein einziges Unternehmen betrachtet werden. Das bedeutet, dass auf Anlage 9 die bereits geförderten oder beantragen De-minimis relevanten Förderungen aller Unternehmen eines Unternehmensverbundes aufzuführen sind. F: 5.4 Was ist bei der Kostenkalkulation zu beachten? A: Planung der zuwendungsfähigen Personalkosten: Es werden nur die Kosten für Managementleistungen von beim Antragsteller angestelltes Personal als zuwendungsfähig anerkannt. Maßgeblich ist das zum Zeitpunkt der Antragstellung gezahlte Arbeitnehmerbruttogehalt zuzüglich evtl. gezahlter Sonderleistungen (z. B. fest vereinbartes Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Zuschüsse für Direktversicherungen und Vermögenswirksame Leistungen etc. siehe auch Anlage 4a des Antrages). Gehaltserhöhungen im Laufe der Projektlaufzeit sind über den Zuschlag zu den übrigen Kosten abgegolten. Bei Neueinstellungen während der Projektlaufzeit, zählt das Arbeitnehmerbrutto zum Zeitpunkt der Anstellung. Für ein Netzwerk können maximal drei qualifizierte Netzwerkmanager eingeplant werden. Es dürfen nur die voraussichtlich für das Netzwerkprojekt zu leistenden und durch Zeitaufschreibung zu erfassenden produktiven Stunden (d. h. abzüglich voraussichtlicher Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub etc.) angesetzt werden. Die förderfähige Jahresarbeitszeit je Projektmitarbeiter ist auf maximal 10,5 Personenmonate je Kalenderjahr begrenzt. Für Teilzeitbeschäftigte verringern sich die planbaren Personenmonate entsprechend dem Teilzeitfaktor (10,5 PM x Teilzeitfaktor). Bei Geschäftsführern ist zu berücksichtigen, dass diese noch für andere Aufgaben der laufenden Geschäftstätigkeit verantwortlich sind und damit nicht mit ihrer gesamten Kapazität für das Projekt eingeplant werden können. Hier kann nur eine max. 50%ige Beteiligung an der Netzwerkarbeit anerkannt werden. Nach Abzug des für das Vorhaben einzusetzenden Personals, muss die verbleibende Personalkapazität den weiteren Geschäftsgang des Antragstellers sicherstellen können. Planung der Kosten für projektbezogene Aufträge: Zuwendungsfähig sind Kosten für die geplante Vergabe von Aufträgen an Dritte. Aufträge können nur für Leistungen vergeben werden, wenn sie aus fachlichen oder technischen Gründen vom Antragsteller nicht bzw. durch Dritte kostengünstiger zu realisieren sind. Notwendig ist, dass ein Mehrwert für das Netzwerk erzielt wird. Beispiele für mögliche Aufträge sind bespw. die Entwicklung eines Corporate Designs/einer Corporate Identity, Internetauftritt, Erstellung und Druck von Flyern, Markstudien, Messeteilnahmen, Rechtsberatung, Raummiete und Technik zur Durchführung von Workshops (kein Catering) etc. Aufträge dürfen nicht an Netzwerkpartner vergeben werden. Es sind generell nur die Netto-Kosten (abzgl. evtl. angebotener Skonti) zu kalkulieren. Nur Netzwerkmanagementeinrichtungen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (Nachweis erforderlich!), können Bruttokosten ansetzen. Die Mittel für Aufträge an Dritte werden in der Regel im Zuwendungsbescheid gesperrt. Zur Entsperrung sind Unterlagen zur Beantwortung folgender Fragen einzureichen: Wer ist Auftragnehmer, was ist der Inhalt des Auftrages und warum erhält dieser Auftragnehmer den Auftrag. Ab Euro Netto-Auftragsvolumen ist die Vorlage eines prüffähigen Angebotes notwendig. Als Nachweis muss spätestens mit dem Verwendungsnachweis eine Kopie der Rechnung (Rechnungsnehmer gleich Antragsteller) vorgelegt werden. 10

11 Beachten Sie bitte, dass die zuwendungsfähigen Kosten für die Vergabe von projektbezogenen Aufträgen an Dritte maximal 25 % der Gesamtkosten betragen dürfen. Übrige Kosten: Mit einem pauschalen Zuschlag von maximal 100 % der Personaleinzelkosten für externe Netzwerkmanagementeinrichtungen und von maximal 75 % der Personaleinzelkosten für Forschungseinrichtungen werden alle übrigen Kosten abgegolten. Die übrigen Kosten müssen weder belegt noch nachgewiesen werden. Die Angaben zu den Kosten für Personal und Aufträge an Dritte sind aus den entsprechenden Anlagen (siehe Antragsformular) in die Kalkulation zu übertragen und der Zuschlag für übrige Kosten zu berechnen. F: 5.5 Gilt der Zuschlagsatz für die Übrigen Kosten für alle Managementeinrichtungen? A: Abweichend von den FuE-Projekten wird der Zuschlagssatz für Netzwerkmanagementeinrichtungen mit weniger als 10 Mitarbeitern nicht auf 90 % reduziert. F: 5.6 Können auch zusätzliche Leistungen zur Markteinführung gefördert werden? A: Leistungen zur Markteinführung können für die Entwicklungsprojekte des Netzwerkes beantragt werden. Diese können bis spätestens sechs Monate nach Ablauf der Förderung der FuE- Projekte beantragt werden. F: 5.7 Was versteht man unter kontrollfähigen Meilensteinen? A: Für die Bewertung des Projektfortschrittes und zur Erfolgskontrolle werden im Netzwerk Meilensteine festgelegt (in der Regel mindestens halbjährlich), die zu konkreten Terminen wesentliche Zwischenergebnisse inkl. der Erfolgskriterien der Meilensteine des Projekts dokumentieren (z. B. Fertigstellung des Marketingkonzeptes, Fertigstellung der technologischen Roadmap etc.). Das Erreichen der Meilensteinkriterien ist Voraussetzung für die Fortsetzung der Förderung. Die Meilensteine sind mit Berichtspflichten verknüpft. Zu jedem Meilensteintermin ist ein kurzer Meilensteinbericht (ein bis zwei Seiten) vorzulegen. F: 5.8 Was ist mit der Zahlungsanforderung vorzulegen? A: Voraussetzung für eine Auszahlung weiterer Fördermittel ist die Vorlage des Meilensteinberichts zum letzten Meilensteintermin sowie die Leistungsbestätigung durch die Netzwerkpartner für den vorangegangenen Abrechnungszeitraum. Zusätzlich sind ggf. die Auflagen aus dem Zuwendungsbescheid zu berücksichtigen. Die offiziellen Formulare für die Zahlungsanforderung finden Sie im Downloadbereich auf F: 5.9 Was ist die Leistungsbestätigung? A: In der Leistungsbestätigung wird der Managementeinrichtung die Erbringung der Managementleistungen durch die Netzwerkpartner für den vorangegangen Leistungszeitraum bestätigt. Die Termine werden mit dem Zuwendungsbescheid definiert. Diese werden in der Phase 1 auf 6 Monate und in der Phase auf 12 Monate festgelegt. Optional besteht die Möglichkeit, einen Netzwerksprecher aus dem Kreis der Netzwerkpartner bestimmen zu lassen 11

12 (Nachweis für den PT erforderlich!), der die Leistungsbestätigung dann im Namen des Netzwerks unterzeichnen kann. F: 5.10 Wie sind die Eigenanteile der Netzwerkpartner nachzuweisen? A: Die Netzwerkmanagementeinrichtung muss für die mit dem Zuwendungsbescheid festgelegten Abrechnungszeiträume eine Auflistung der gezahlten Eigenanteile erstellen, rechtsverbindlich unterschreiben und dem Projektträger vorlegen (Muster siehe Downloadbereich der Kooperationsnetzwerke unter F: 5.11 Wie erfolgt der Abruf der Zuwendung? A: Die Netzwerkmanagementeinrichtung kann in der Regel für drei Monate rückwirkend die Auszahlung der Zuwendung beim Projektträger durch Vorlage einer Zahlungsanforderung anfordern. In der Zahlungsanforderung werden die geleisteten Stunden sowie die im abgelaufenen Abrechnungszeitraum abgerechneten Aufträge an Dritte ausgewiesen. Eine Verkürzung der Auszahlungsfristen ist ggf. gesondert zu beantragen. F: 5.12 Was ist beim Netzwerkmanagerwechsel zu beachten? A: Der Wechsel von Netzwerkmanagern ist grundsätzlich vorab beim Projektträger zu beantragen. Hierzu sind folgende Unterlagen vorzulegen: Nachweis der Eignung (fachliche Kompetenz und Erfahrungen in Moderation und Coaching) Nachweis der Anstellung beim Antragsteller (Anlage 6.1) Aktualisierte Anlagen 5, 6.2 und 6.4 des Antrags. Ggf. wird zum Nachweis der Anstellung eine Kopie des Arbeitsvertrages nachgefordert. Der Wechsel des Netzwerkmanagers wird durch einen Änderungsbescheid beschieden. F: 5.13 Wer ist für die Bearbeitung von FuE-Anträgen aus dem Netzwerk zuständig? A: Wenn aus einem Kooperationsnetzwerk heraus FuE-Projekte beantragt werden, so ist die Antragstellung beim dafür zuständigen Projektträger vorzunehmen. Durch die Antragsbearbeitung aus einer Hand kann eine effektivere Bearbeitung Ihres FuE-Antrages sichergestellt werden. Bitte beachten Sie, dass für die FuE-Anträge aus Netzwerken auch eigene Antragsunterlagen unter abrufbar sind. FuE-Förderanträge außerhalb des ZIM-Programmes sind weiterhin bei der jeweiligen, in den Ausschreibungsunterlagen genannten, Einrichtung einzureichen. F: 5.14 Was sind die Ergebnisse der Phase 1? A: Zum Abschluss der Förderphase 1 und zur Beantragung der Förderphase 2 ist der Abschlussbericht über die erste Förderphase mit inhaltlichen Erläuterungen zu folgenden erreichten Ergebnissen vorzulegen: 1. Technologische Roadmap für einzuleitende FuE-Projekte, 2. Vertragliche Regelung zur Fortsetzung der Zusammenarbeit im Netzwerk, 3. Konzeption zur Sicherung von Marken- und Schutzrechten, 4. Marketingkonzept mit den Maßnahmen zur Markterschließung, 5. Konzeption für die weitere gemeinsame Öffentlichkeitsarbeit. 12

13 F: 5.15 Ist für die Phase 2 ein separater Förderantrag zu stellen? A: Für jede Phase muss ein separater Antrag auf Förderung gestellt werden. Siehe dazu auch Punkt 1.2. Eine Anschlussförderung der Phase 2 kann nur bei erfolgreich beurteiltem Abschluss der Phase 1 bewilligt werden. F: 5.16 Wie ist der zeitliche Ablauf zur Beantragung einer Phase 2? A: Der Zeitraum zwischen Abschluss der Phase 1 und Beginn der Phase 2 sollte so kurz wie möglich sein, aber 3 Monate nicht überschreiten. Die Förderung kann jedoch erst ab dem Monat fortgesetzt werden, in dem die vollständigen Antragsunterlagen in beurteilungsreifer Form und Qualität vorliegen. Für eine nahtlose Fortführung der Phase 2 muss der vollständige Antrag Phase 2 (siehe Punkt 5.18), sowie der Sachbericht der Phase 1, spätestens 14 Tage nach Abschluss der Phase 1 beim Projektträger vorliegen (unabhängig von dem zahlenmäßigen Verwendungsnachweis der Phase 1, für den der Zuwendungsempfänger drei Monate Zeit hat). Liegt der Antrag vollständig und in beurteilungsreifer Qualität vor, kann die Förderung fortgesetzt werden. Über eine Pause zwischen einen und drei Monat(en) zwischen beiden Phasen ist der Projektträger bis spätestens zum Ablauf der Phase 1 rechtzeitig zu informieren. F: 5.17 Wie sieht ein vollständiger Phase 2-Antrag aus? A: Der vollständige Antrag für die Phase 2 enthält: a) die rechtsverbindlich unterschriebenen Antragsunterlagen (siehe einschließlich der technologischen Roadmap, b) die Darstellung der Ergebnisse der Phase 1 in Form eines Sachberichtes (siehe 5.14), c) eine vertragliche Regelung zur Fortsetzung der Netzwerkarbeit für die gesamte Phase 2 (multilaterale Netzwerkvereinbarung zwischen den Netzwerkpartnern). F: 5.18 Wie sieht die Technologie-Roadmap für die Phase 2 aus? A: Unter der Technologie-Roadmap wird die Entwicklungsstrategie des Netzwerkes verstanden. In ihr sind alle Entwicklungsprojekte, die beteiligten Partner, mögliche Finanzierungs-(Förder-) quellen und deren geplanten zeitlichen Abläufe darzustellen. Die im Netzwerk generierten FuE- Ansätze sind dabei in einer Form zu beschreiben, die eine Einschätzung des Innovationsgehaltes, der Umsetzbarkeit der Projekte und deren technische Risiken ermöglicht. Durch die Technologie-Roadmap soll das FuE-Potential und die zukünftige Ausrichtung des Netzwerkes zur Entwicklung innovativer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen bewertet werden können. F: 5.19 Was ist bei der multilateralen Netzwerkvereinbarung zu beachten? A: Gemäß ZIM-Richtlinie (Anlage 2) ist ein wesentliches Ergebnis der Phase 1 der Abschluss einer vertraglichen Regelung zur Fortsetzung der Zusammenarbeit im Netzwerk (multilaterale Netzwerkvereinbarung). Diese soll die Zusammenarbeit der Partner untereinander und mit der Netzwerkmanagementeinrichtung regeln. Der Netzwerkvertrag ist Bestandteil des Phase 2- Antrages und muss mit der Antragstellung vorgelegt werden. Weitere Mindestanforderungen sind: 13

14 - Regelung der geplanten Zusammenarbeit aller beteiligten Partner zur gemeinsamen Umsetzung der Netzwerkidee (technologische Roadmap), - Beauftragung der Netzwerkmanagementeinrichtung, - die Finanzierungs- und Eigenanteilsregelung durch die Netzwerkpartner, Laufzeit, - Darstellung/Regelung zum Umgang mit Schutzrechten und ggf. zur Geheimhaltung (Schutzrechtskonzeption). In der weiteren Gestaltung des Vertrages sind die Netzwerke frei. Die genaue Eigenanteilsregelung (welcher Partner zahlt wie viel) kann, wie in Phase 1, auch in einer bilateralen Vereinbarung erfolgen, die dann zusätzlich zum Netzwerkvertrag vorgelegt wird. Eine Vorabprüfung des Netzwerkvertrages und der Finanzierungsregelung für die Phase 2 durch den Projektträger wird empfohlen. F: 5.20 Wann und wie ist der Verwendungsnachweis vorzulegen? A: Der VN für die Phase 1 und Phase 2 ist formgebunden. Die Vorlagen finden Sie als Download unter Der VN besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis und einem Sachbericht. Am Ende der Phase 2 ist außerdem das Berichtsblatt zur Erfolgskontrolle vorzulegen. Der VN muss spätestens 3 Monate nach Ende des Förderzeitraums in einfacher Form beim Projektträger vorgelegt werden. Ausnahme ist der Sachbericht der Phase 1, der bei einer geplanten nahtlosen Anschlussförderung für die Phase 2 spätestens im Folgemonat nach Beendigung der Phase 1 zusammen mit dem Antrag Phase 2 vorzulegen ist. Stand: Mai