HowTo. nutzen. smartpc IT consulting UG. Version 1.0 Stand 07/2017 Kompatible Versionen: MS Outlook ab Version 2010, GPG4Win 2.3.3

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1 HowTo Verschlüsselung mit GPG und MS Outlook nutzen Version 1.0 Stand 07/2017 Kompatible Versionen: MS Outlook ab Version 2010, GPG4Win 2.3.3

2 Inhalt Vorstellung... 3 Vorweg... 4 Grundsätzliches... 4 Asymmetrische Verschlüsselung Technischer Hintergrund... 5 Einen öffentlichen Schlüssel importieren... 6 Prozess Schlüsselimport als Text... 6 Prozess Schlüsselimport als Datei... 8 Eine verschlüsselte versenden... 9 Eine verschlüsselte empfangen Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 2 / 10

3 Vorstellung Die Firma smartpc steht für Qualität und Nachhaltigkeit im Bereich IT Infrastruktur, IT Sicherheit und Medical IT. Und das nun schon seit weit mehr als 10 Jahren. Wir entwickeln bedarfsorientierte und wirtschaftliche Lösung für und mit unseren Kunden. Wir sind erst zufrieden, wenn unsere Kunden es auch sind. Schon in einem frühen Stadium der Planung beziehen wir unsere Kunden mit in die Konzeption ein, wenn dies gewünscht ist. So schaffen wir ein tieferes Verständnis unserer Kunden für die Lösungen. Wir kennen die Produkte unseres Portfolios bis ins kleinste Detail und arbeiten eng mit den Herstellern zusammen, damit wir unsere Lösungen zu 100% auf die Kundenbedürfnisse anpassen können. Wir legen einen deutlichen Schwerpunkt auf Qualität und Zuverlässigkeit und setzen nur auf bewährte Hersteller und verlässliche Produkte. Auf diese Weise ist es uns möglich, IT Infrastrukturen mit sehr hoher Verfügbarkeit konstruieren und realisieren zu können. Wir bieten IT Beratung und Verkauf von Hard und Software Lösungen im Bereich IT Infrastruktur, IT Sicherheit und Medical IT speziell für KMU Unternehmen. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 3 / 10

4 Vorweg Dieses HowTo geht von einer sauber installierten und funktionalen GPG Infrastruktur aus. Zu einer solchen zählen auch erstellte Widerrufzertifikate und wirklich sicher gebackupte Keys und Passphrases. Die Installation der GPG Infrastruktur kann nach Anleitungen von renommierten Anbieter erfolgen. Für Windows Systeme empfiehlt smartpc GPG4win. Sollten Sie Verschlüsselung nutzen und dies auf eigene Faust implementieren wollen, beschäftigen Sie sich zuerst bitte ausreichend mit der Hintergrundmaterie. Machen Sie am Anfang Fehler, kann das viel später schwerwiegende und irreversible Folgen haben. smartpc steht Ihnen gerne und jederzeit für Fragen und zu Ihrer Unterstützung zur Verfügung. Grundsätzliches Alles und jeder nutzt heute moderne Technik und Kommunikationsmittel, um sich Informationen zu beschaffen und mit anderen zu kommunizieren. Whatsapp und Facebook sind heute selbstverständlich, über das Internet und an mobilen Endgeräten ständig verfügbar und einfach zu nutzen. Jedoch macht sich keiner Gedanken darüber, wie die Daten transportiert werden. Oft passiert dies heute immernoch unverschlüsselt, was bildlich gesprochen dem Transport einer Postkarte ähnelt. D.h. jeder auf dem Transportweg kann alle darauf enthaltenen Informationen lesen. Aber mittlerweile wird, nicht zuletzt wegen der ständigen öffentlichen Kritik des BSI, zumindest im Bereich Versand von den Providern immer häufiger die Transportverschlüsselung eingesetzt, was im nicht elektronischen Verkehr einem Brief gleichkommen würde. Nur leider kann ein Brief auch von Personen gelesen werden, an die der Brief nicht gerichtet ist, wenn diese physikalisch in den Besitz des Briefes gelangen. Und das ist bei vertraulichem Inhalt absolut nicht gewünscht und kann fatale Folgen haben. Dies ist bei s genauso. Jeder kann mit überschaubarem Aufwand unverschlüsselte s mitlesen und dies passiert auch regelmäßig. Nicht nur der Anbieter, der die s seiner Kunden für personalisierte Werbung auswertet, auch Geheimdienste, Polizei und Kriminelle interessieren sich für unsere s. Spätestens seit dem Bekanntwerden des NSA Skandals 2013 ist klar, wie flächendeckend im Internet abgehört und ausgewertet wird. Im richtigen Leben gibt es für sensible und vertrauliche Postsendungen Übergabe Einschrieben. Hier wird sichergestellt, dass nur der designierte Empfänger den Brief erhält. Die elektronische Variante davon ist Verschlüsselung. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 4 / 10

5 Asymmetrische Verschlüsselung Technischer Hintergrund Aufgrund asymmetrischer Verschlüsselung muss kein Passwort ausgetauscht werden. Bei der Einrichtung wird für jeden Kommunikationspartner und jede Adresse ein sogenanntes Schlüsselpaar für asynchrone Verschlüsselung erstellt, welches aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel besteht. Für verschlüsselte Kommunikation muss und darf lediglich der sogenannte öffentliche Schlüssel unter den Kommunikationspartnern ausgetauscht werden. Diese öffentlichen Schlüssel dürfen auch veröffentlicht oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie z.b. Webseiten heruntergeladen werden. Der öffentliche Schlüssel ist zwar zum Verschlüsseln geeignet, jedoch nicht zum Entschlüsseln. Deshalb darf der öffentliche Schlüssel frei kopiert und weitergegeben werden. Jeder kann mit einem öffentlichen Schlüssel Daten für den jeweiligen Besitzer/Empfänger verschlüsseln. Um mit einem öffentlichen Schlüssel verschlüsselte Daten wieder zu entschlüsseln, wird der zugehörige private Schlüssel benötigt, den der jeweilige Besitzer grundsätzlich für sich behält und niemals weitergibt. Es ist wichtig, am Anfang des initialen Schlüsselaustausches sicherzugehen, dass der übermittelte und zur Verfügung gestellte öffentliche Schlüssel auch der Schlüssel des Kommunikationspartners ist. Um dies zu überprüfen, lässt sich z.b. telefonisch der sog. "Fingerabdruck" des Schlüssels mit dem Kommunikationspartner vergleichen. Wichtig hierbei ist, dass hier ein Kommunikationsweg gewählt wird (Telefonisch oder persönlich), der sicherstellt, dass der Gesprächspartner auch wirklich der ist, der er vorgibt zu sein. Ein gefälschter Schlüssel kann durchaus auf die eigentlich vertrauenswürdige E Mail Adresse bzw. Person ausgestellt sein, in einer verschlüsselten Mail ankommen oder unterwegs oder auf einem Server ausgetauscht werden und ermöglicht es einem Unbekannten, eine andere Identität vorzuspielen und damit ggf. an sensible Informationen zu kommen. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 5 / 10

6 Einen öffentlichen Schlüssel importieren Damit man eine verschlüsselte versenden kann, muss man zuerst den öffentlichen Schlüssel des Kommunikationspartners haben. Diesen kann man für folgende Wege bekommen: 1. Der Schlüssel wird per als Text zugeschickt 2. Der Schlüssel wird per als Anhang geschickt 3. Der Schlüssel kann von einer öffentlichen Ressource (Webseite) heruntergeladen werden 4. Der Schlüssel kann von einem Zertifikatsserver kommen smartpc empfiehlt die ersten 3 Arten, da so schon am Anfang recht sicher ist, dass der Schlüssel der Richtige ist. Sobald der Schlüssel an uns übermittelt ist, sollten wir diesen importieren. Prozess Schlüsselimport als Text Sie haben eine bekommen, in der der öffentliche Schlüssel im Text angehängt ist. Dies sieht folgendermaßen aus: Ein öffentlicher Schlüssel beginnt mit dem Text BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK und endet auch immer mit END PGP PUBLIC KEY BLOCK. Alles, was sich dazwischen befindet, ist der öffentliche Schlüssel. ACHTUNG: Steht hier PRIVATE anstatt PUBLIC, informieren Sie Ihren Kommunikationspartner, dass er den falschen Schlüssel geschickt hat. Sollte das schon öfter passiert sein, sollte der Schlüssel gesperrt und neu erzeugt werden, da nicht mehr gesichert ist, dass der private Schlüssel nicht kompromittiert ist. Diesen Text markieren Sie nun mit der Maus oder der Tastatur mit gedrückter Shift Taste, damit der komplette Text inklusive dem Anfang BEGIN und bis zum Ende END PGP PUBLIC KEY BLOCK hinterlegt ist. Nun können Sie entweder mit der Tastenkombination STRG+C oder mit dem Kontextmenü durch Rechtsklick mit der Maus auf den markierten Bereich und Auswahl von Kopieren den gesamten Text in die Zwischenablage Ihres Rechners kopieren. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 6 / 10

7 Nun öffnen Sie die Zertifikatsverwaltung aus Outlook mit einem Klick auf den GpgOL Reiter und anschließend auf das Icon Zertifikatsverwaltung starten. In der anschließend startenden Zertifikatsverwaltung wählen Sie Zwischenablage und darunter Zertifikatsimport. Damit wird das Zertifikat aus der Zwischenablage in Ihr digitales Schlüsselbund importiert. TIP: Sollte der Zertifikatsimport ausgegraut sein, haben Sie vergessen, das öffentliche Zertifikat in die Zwischenablage zu kopieren. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 7 / 10

8 Prozess Schlüsselimport als Datei Wenn Sie den Schlüssel als Datei geschickt bekommen oder diesen von einer öffentlichen Ressource (Webseite, FTP Server) herunterladen, ist der Ablauf identisch. Sie speichern das Zertifikat an einem Ort, den Sie wiederfinden. Hier bietet sich innerhalb der eigenen Dokumente ein neuer Ordner mit der Bezeichnung oeffentliche_schluessel an. Sie speichern nun dort das Zertifikat aus der oder von Webserver ab. Als nächstes öffnen Sie die Zertifikatsverwaltung aus Outlook heraus und wählen dann Zertifikat importieren : In dem sich öffnenden Dialog navigieren Sie zu dem Speicherort, wo Sie den öffentlichen Schlüssel gespeichert haben und wählen ihn direkt aus. Dann bestätigen Sie den Import und der Schlüssel ist importiert. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 8 / 10

9 Eine verschlüsselte versenden Sobald Sie den öffentlichen Schlüssel Ihres Kommunikationspartners importiert haben, können Sie verschlüsselte und signierte s schreiben. Dazu nutzen Sie einfach ganz normal den Neue E Mail Nachricht Button. Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie wie gewohnt eine verfassen können. Bevor Sie diese absenden, sollten Sie aber einen Blick auf den neuen Reiter GpgOL werfen. Hier sehen Sie mehrere Buttons/Knöpfe, womit die Verschlüsselung/Signatur bedient wird. Der zweite Button mit dem geschlossenen Schloß Icon Verschlüsseln sorgt dafür, dass die verschlüsselt wird. Wenn Sie diesen Button klicken, öffnete sich ein Auswahl Dialog, indem Sie die gültigen Zertifikate (Schlüssel) des Senders und Empfängers auswählen. Wichtig ist hier, dass in der oberen Auswahl OpenPGP ausgewählt ist. S/MIME ist eine andere Technik und funktioniert in diesem Kontext nicht. Nach dem Bestätigen mit OK wird der Inhalt der verschlüsselt. Damit ist dann nur noch der Empfänger in der Lage, die zu entschlüsseln und zu lesen. Der vierte Button mit dem Stift Icon steht für Signieren. Die bedeutet, dass die nicht verschlüsselt wird, aber Sie mit Ihrem Schlüssel unterschreiben. Hiermit ist eindeutig nachvollziehbar, dass diese von Ihnen geschickt worden ist. Diese Funktion wird häufig benutzt, um weniger sensible Informationen zu verschicken, trotzdem aber zu garantieren, dass die wirklich von Ihnen kommt. Der sechste und siebte Button beziehen sich nur auf Datei Anhänge. Wenn Sie Dateien anhängen wollen, die verschlüsselt und ggf. zusätzlich signiert werden sollen, wählen Sie hier einen Button aus. Der Ablauf ist analog zur Text Verschlüsselung. Sie können natürlich auch den normalen Weg wählen, um Dateien anzuhängen, die dann nicht verschlüsselt werden. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 9 / 10

10 Eine verschlüsselte empfangen Wenn Sie eine verschlüsselte empfangen, müssen Sie diese per Doppelklick in einem neuen Fenster öffnen. Hier wählen Sie wieder den Reiter GpgOL und dann denn Button Entschlüsseln. Sobald Sie die Entschlüsselung starten, werden Sie nach Ihrer Passphrase gefragt. Das ist das Kennwort, welches bei der Einrichtung der Verschlüsselung zusätzlich abgefragt worden ist. Diese Passphrase sichert Ihren privaten Schlüssel zusätzlich vor Missbrauch. Diese Passphrase sollten Sie auf keinen Fall verlieren oder vergessen. Ohne diese sind Ihre verschlüsselten s nie wieder lesbar zu machen! Sobald Sie die Passphrase eingegeben haben, wird die entschlüsselt und geöffnet. Verschlüsselung mit MS Outlook Version 1.0 Seite 10 / 10