Dienstvereinbarung. Präambel

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1 Dienstvereinbarung Zwischen der und dem und dem Fachhochschule Dortmund (Dienststelle) vertreten durch den Rektor und den Kanzler Personalrat Personalrat für die wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten (Personalräte) - vertreten durch die Personalratvorsitzenden wird gemäß 70 Personalvertretungsgesetz für das Land Nordrhein Westfalen (Landespersonalvertretungsgesetz LPVG -) folgende Dienstvereinbarung über Einführung, Anwendung und Weiterentwicklung der automatisierten Datenverarbeitung (ADV) im Bereich der Zentralen Personal- und Stellenverwaltung abgeschlossen: Präambel Diese Dienstvereinbarung wird in dem Bestreben abgeschlossen, in vertrauensvoller Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und den Personalräten zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben im Bereich der Personal- und Stellenverwaltung an der Fachhochschule Dortmund und unter Wahrung berechtigter Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung anzuwenden und fortzuentwickeln. Ihre Anwendung dient der sachgerechten Erfüllung der Aufgaben der Fachhochschule Dortmund, der Unterstützung der mit den Aufgaben der Personal- und Stellenverwaltung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und der Verbesserung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen bei der Bearbeitung von Angelegenheiten der Beschäftigten. Zugleich sollen mit Hilfe der automatisierten Datenverarbeitung dem Rektorat und den zuständigen Gremien und Organen verbesserte Entscheidungshilfen für die Stellen- und Personalwirtschaft verfügbar gemacht werden. Die DV-Arbeitsplätze mit Bildschirmgeräten sind nach den geltenden Richtlinien unter Beachtung neuester arbeitsmedizinischer, arbeitspsychologischer und ergonomischer Erkenntnisse ausgestattet. Die Schulungen der Beschäftigten des Personaldezernats werden festgelegt im Rahmen der Fortbildungsplanungen für die Zentrale Hochschulverwaltung unter Beteiligung der Personalräte. Darüber hinaus findet eine laufende Betreuung durch die SVA-Verwaltung am Arbeitsplatz statt. Für Augenuntersuchungen gilt das bisher an der Fachhochschule Dortmund praktizierte Verfahren. 1

2 1 Personeller Geltungsbereich (1) Diese Dienstvereinbarung gilt persönlich für alle, dem jeweiligen Vertretungsbereich der Personalräte unterliegenden Beschäftigten, im jeweiligen Vertretungsbereich der Personalräte fachlich und sachlich für alle Arbeitsplätze der Fachhochschule Dortmund, an denen die automatisierte Datenverarbeitung (ADV) im Bereich der zentralen Personal- und Stellenverwaltung ermöglicht wird. 2 Zweck (1) Die Verarbeitung der gespeicherten Personaldaten wird für folgende Anwendungsbereiche vereinbart: a) Stellenverwaltung, personenbezogene Drittmittelverwaltung sowie die personenbezogene Verwaltung der nicht stellenbezogenen Personalhaushaltsmittel b) Personalverwaltung c) Unterstützung der Zahlbarmachung der Bezüge d) Kalkulation der Personalkosten e) Kosten- und Leistungsrechnung f) Gewinnung von Struktur- und Planungsdaten g) Führung von Statistiken aufgrund gesetzlicher Bestimmungen h) Unterstützung der Arbeitssicherheit, Gesundheitsfürsorge und schutz i) Unterstützung von Wahlen in der Fachhochschule Dortmund j) Bewerbungsverfahren k) Fortbildung l) Reisekostenabwicklung (2) Die Verarbeitung von Personaldaten ist nur zulässig, soweit sie zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung der Dienststelle erforderlich ist. Wertende Einträge zur Person sind nicht erlaubt. 3 Stellenverwaltung, personenbezogene Drittmittelverwaltung sowie Verwaltung der nicht stellenbezogenen Personalhaushaltsmittel Automatisierte Datenverarbeitung wird eingesetzt für folgende Aufgaben: 1. Verteilung der Stellen und Personalmittel auf die Fachbereiche und zentrale Betriebseinheiten für das jeweilige Haushaltsjahr nebst Erläuterungen und Bewirtschaftungshinweisen. 2. Stellenbewirtschaftung: Unter diesen Begriff fallen alle Maßnahmen im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Inanspruchnahme von Stellen einschließlich der zugehörigen Stellenmittelbewirtschaftung. 3. Bewirtschaftung der personenbezogenen Drittmittel: Personenbezogene Drittmittel werden ähnlich wie Stellen verwaltet, jedoch stets mittelbezogen und bezogen auf die Bewirtschaftungsvorgaben der Geldgeber. 2

3 4. Nicht stellengebundene Personalhaushaltsmittel: Die personenbezogene Bewirtschaftung der nicht stellengebundenen Personalmittel erfolgt ausschließlich mittelbezogen. Für ihre Bewirtschaftung sind grundsätzlich die gleichen personenbezogenen Daten erforderlich wie für die Stellenbewirtschaftung. Werden Haushalts- und Bewirtschaftungsvermerke im Klartext angebracht, da sie nicht mit Schlüsseln hinterlegt sind, verpflichtet sich die Dienststelle, keine personenbezogenen wertenden Bemerkungen aufzunehmen. 4 Personalverwaltung und Unterstützung der Zahlbarmachung der Bezüge Die automatisierte Datenverarbeitung wird eingesetzt für die Erfassung, Speicherung, Auswertung und Pflege der für die Personalsachbearbeitung benötigen Daten. 5 Auswertung der Personal- und Stellendatei (1) Die personenbezogenen Daten werden nicht zu rechnergestützten Ermittlungen von Grundlagen für dienstliche Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen oder als Grundlage für die Feststellung des Gesundheitszustandes genutzt. Eine rechnergestützte Verknüpfung personenbezogener Daten von Beschäftigten mit Daten, die im Arbeitsprozess als Nebenprodukt anfallen oder aus Daten des Arbeitsprozesses abgeleitet werden können (z.b. aus Log-Dateien, Bedienerstatistiken oder der Verwaltung von Codes) zu Zwecken der Verhaltens- und Leistungskontrolle, ist nicht zulässig. (2) Im Rahmen der Aufgabenstellung werden Auswertungen der Personal- und Stellendatei erstellt. Sämtliche Datenauswertungen erfolgen unter Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzgesetzes NRW. Auswertungen, die für die wiederholte Anwendung vorrätig gehalten und regelmäßig oder auf Anforderung ausgeführt werden, werden mit Auswertungsprogrammen erzeugt. (3) Es werden folgende Auswertungen gemäß Anlage 5 unterschieden: (A) Standardauswertungen (B) Definierte Auswertungen (C) Sonderauswertungen (4) Vom Personalverwaltungssystem werden zur Erfüllung der Erfordernisse -im Rahmen der zwischen dem MWF und dem HPR geschlossenen Dienstvereinbarung vom über die Verwendung von Personalkosten im Zusammenhang mit der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) an den nordrhein-westfälischen Hochschulen und im Rahmen von Erlassen- anonymisierte Personaldaten zur Verfügung gestellt. (5) Das Rektorat ist im Rahmen seiner Aufgabe als Leitungsorgan der Fachhochschule Dortmund Empfänger von Daten des Hochschulpersonals und von Datenauswertungen. Mit seiner Zustimmung können Gremien und Kommissionen Datenauswertungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt werden. Ebenso sind die Personalvertretungen, die Vertretung der Menschen mit Behinderung, die Jugendauszubildendenvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte berechtigt, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Dateiauswertungen anzufordern. (6) Die Auswertungsanforderungen werden bei der Systemverwalterin/dem Systemverwalter im 3

4 Dezernat Personal und Recht abgelegt und können auf Anforderung von Vertreterinnen/Vertretern der Personalräte im jeweiligen Vertretungsbereich eingesehen werden. Zu geplanten Sonderauswertungen wird der jeweils zuständige Personalrat ( 1) im Rahmen des LPVG rechtzeitig beteiligt. 6 Datenübermittlung (1) Die Datenübermittlung richtet sich nach den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW). Insbesondere ist eine Datenübermittlung an Stellen innerhalb der Hochschule nur zulässig, wenn sie zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben der übermittelnden Stelle, der Empfängerin oder des Empfängers, erforderlich ist. Übermittelnde Stelle ist ausschließlich das Personaldezernat. Es ist auch zuständig für die Freigabe der Übermittlung. Auswertungen der übermittelten Daten sind nur zu dem in der Anforderung angegebenen Zweck zulässig. (2) Die bei Datenübermittlungen anfallenden Daten sind Auswertungen und werden gemäß Anlage 5 dieser Dienstvereinbarung erfasst. 7 Schutz und Überwachung (1) Alle zum Schutz der Beschäftigten abgeschlossenen Regelungen und Vereinbarungen in ihrer jeweils gültigen Fassung sind auf diese Vereinbarung uneingeschränkt anzuwenden. Die Dienststelle verpflichtet sich, das in der Anlage 1 beschriebene System nur im Rahmen der abgeschlossenen Dienstvereinbarung nach Maßgabe der Regelung in den zugehörigen Anlagen zu nutzen und die zulässige Nutzung im Rahmen der Dienstaufsicht zu überwachen. Die Aufgaben und Pflichten des /der Datenschutzbeauftragten bleiben unberührt. Personalräte und Dienststellenleiter stimmen in der Auffassung überein, dass ein Einsatz des Systems nur dann als ordnungsgemäß gelten kann, wenn seine Nutzung bestimmungsgemäß, also im Rahmen der Maßgaben dieser Dienstvereinbarung, erfolgt. 8 Ausschluss von Kontrollmaßnahmen Die Zu- und Abgangserfassung mittels Passwort ist keine Zu- oder Abgangskontrolle im Sinne des Arbeits- und Dienstrechts. Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle durch oder mit Hilfe dieses DV-Systems findet nicht statt. Darüber hinaus ist es unzulässig, mit der Software erstellte Daten, die als Nebeneffekt Rückschlüsse auf Verhalten oder Leistung zulassen, für arbeits- oder dienstrechtliche Maßnahmen heranzuziehen. Das DV-System ist lediglich ein arbeitsunterstützendes Element für die Personal- und Stellenverwaltung. 9 Änderung, Kündigung und Nachwirkung (1) Änderungen der Anlagen dieser Vereinbarung bedürfen in jedem Fall eines förmlichen Mitbestimmungsverfahrens. (2) Diese Vereinbarung kann mit einer Frist von 6 Monaten von einer Vertragspartnerin/einem Vertragspartner gekündigt werden. 4

5 Im Falle der Kündigung verpflichten sich Personalräte und Dienststellenleiter, unmittelbar Verhandlungen über den Abschluss einer Folgevereinbarung aufzunehmen. Die ursprüngliche Vereinbarung gilt bis zum Abschluss einer Folgevereinbarung weiter. (3) Bei nachgewiesenem Missbrauch der Auswertungsmöglichkeiten des Systems kann die Anlage 5 gesondert mit sofortiger Wirkung gekündigt werden; in diesem Fall wird eine Nachwirkung ausgeschlossen; die Dienstvereinbarung im übrigen bleibt unberührt. (4) Es besteht Einvernehmen, dass diese Dienstvereinbarung bei Bedarf fortgeschrieben und an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen angepasst wird. Diese Vereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Schlussbestimmungen In den Anlagen zu dieser Dienstvereinbarung werden Software und technischer Umfang des DV- Systems, die Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherung sowie zur Anwendung und Auswertung und die Kontroll- und Zugriffsregelungen beschrieben. Die Anlagen sind Bestandteile dieser Dienstvereinbarung und konkretisieren sie. Ausschließlich die in den Anlagen konkretisierten Anwendungsmöglichkeiten dürfen genutzt werden. Im Einzelnen sind folgende Anlagen beigefügt: Anlage 1: Anlage 2: Anlage 3: Anlage 4: Anlage 5: Anlage 6: Anlage 7: Beschreibung des Personal- und Stellenverwaltungssystems HISSVA-GX einschließlich Hard- und Softwarekonfiguration, technischer Datenschutz, Datensicherung, Datenblatt zur Person und Stellenverwaltung Einbindung der SVA-Komponenten in das Verwaltungsnetz Sicherheitszonen im FH-Netzwerk aus Sicht des Verwaltungsnetzes Zugangs- und Zugriffsregelungen einschließlich der Festlegung der Arbeitsplätze; Systemverwaltung und -betreuung Auswertungen Aufbewahrungs- und Löschregelungen für Datenträger Information der Beschäftigten/Neueingestellten Dortmund, den gez. Prof.Dr. Menzel Der Rektor Prof. Dr. Eberhard Menzel gez. Pohlhausen Der Kanzler Rolf Pohlhausen gez. Damrau Der Vorsitzende des Personalrats der wiss. u. künstler. Beschäftigten Gerd Damrau gez. Berg Der Vorsitzende des Personalrats Rolf Berg 5