Dienstvereinbarung zum Regelbetrieb des Bibliotheksmanagementsystems Alma und des Recherchesystems Primo an der TU Berlin

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1 Dienstvereinbarung zum Regelbetrieb des Bibliotheksmanagementsystems Alma und des Recherchesystems Primo an der TU Berlin Zwischen der Technischen Universität Berlin vertreten durch den Präsidenten und dem Personalrat für die Arbeitnehmer*innen und Beamt*innen der TU Berlin vertreten durch die Vorsitzende und dem Personalrat der studentischen Beschäftigten der TU Berlin vertreten durch den Vorsitzenden wird in Ablösung der Dienstvereinbarung über die Einführung eines lokalen Integrierten Bibliothekssystems (LIBS) an der UB der TU Berlin folgende Vereinbarung zum Einsatz des Bibliotheksmanagementsystems Alma und des Recherchesystems Primo abgeschlossen. Präambel Diese Dienstvereinbarung betrifft den Regelbetrieb des Bibliotheksmanagementsystems Alma (im weiteren Alma genannt) und des Recherchesystems Primo (im weiteren Primo genannt). Alma ist ein Cloud-basiertes Informationssystem und wird von der Fa. Ex Libris als Software-as-a-Service in einer Private Cloud bereitgestellt. Alma löst das bisherige Bibliotheksmanagementsystem ALEPH 500 ab. Alma bietet als System die Möglichkeit, den gesamten Umfang der Bibliotheksarbeit zu unterstützen - Erwerbung, Metadatenmanagement, Benutzerdienste, Digitalisierung und Analyse. Die Software stellt eine einheitliche webbasierte Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die Benutzeroberfläche wird über einen Webbrowser verfügbar gemacht, so dass auf lokalen Rechnern keine Installationen mehr vorgenommen werden müssen. Die weitere Automatisierung von Bibliotheksabläufen kann zukünftig erhebliche Auswirkungen auf die Bibliotheksarbeit haben. Es kommt daher darauf an, den Einsatz von Alma und Primo als Instrument zur Unterstützung der menschlichen Arbeit zu planen und zu organisieren mit dem Ziel, die Arbeit ganzheitlich zu gestalten. Im Rahmen von Alma und Primo kommt es zur Auftragsdatenverarbeitung durch Ex Libris. Hierbei werden auch personen bezogene Daten verarbeitet. Es gelten die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Parteien legen Wert darauf, das Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung zu achten, vor Missbrauch von erfassten und verarbeiteten Daten zu schützen, die Qualifikation der Beschäftigten, die mit dem Bibliotheksmanagementsystem und dem Recherchesystem arbeiten, zu sichern und ggf. zu erweitern sowie 1

2 gesundheitliche Gefahren von den Beschäftigten abzuwenden und Überforderungen zu vermeiden. 1 Gegenstand Gegenstand dieser Vereinbarung ist der Regelbetrieb von Alma und Primo wie sie von der Ex Libris Deutschland GmbH bereitgestellt werden. Es erfolgen regelmäßige Updates. 2 Geltungsbereich Die Regelungen gelten 1. Sachlich: Für alle Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Einsatz und der Fortentwicklung von Alma und Primo 2. Persönlich: Für alle Dienstkräfte im Bibliothekssystem der TU Berlin, die Alma und Primo nutzen. 3 Allgemeine Regelungen Vereinbarungen, die Auswirkungen auf die gemeinsam von TUB und UdK genutzte Technik und Software haben, können nur unter Beteiligung der UdK eingeführt und übernommen werden. 4 Datenschutz und Systemsicherheit 1. Im Rahmen von Alma und Primo kommt es auch zur automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten. Dabei wird sichergestellt, dass der Umgang mit diesen personenbezogenen Daten gem. der einschlägigen Datenschutzbestimmungen erfolgt. Dies betrifft insbesondere die Vertraulichkeit, die Integrität, die Verfügbarkeit, die Authentizität, die Revisionsfähigkeit und die Transparenz der Daten (siehe dazu auch detailliert die Beschreibung des Systems im Siko Alma, Pkt.2 und Pkt.5). 2. Der Datenschutz ist detailliert in den Sicherheitskonzepten zu Alma (Siko Alma) und Primo (Siko Primo), beide vom , geregelt. Die Sicherheitskonzepte zu Alma und Primo in den jeweiligen Fassungen sind Teil dieser Dienstvereinbarung - Anlage Nr.1 Änderungen an den Sicherheitskonzepten werden den Personalräten unaufgefordert mitgeteilt. Die Personalratsmitglieder haben das Recht, die Einhaltung der Dienstvereinbarung zu überprüfen. 2

3 3. Eine Auswertung personenbezogener oder -beziehbarer Daten zum Zweck der Verhaltens- und Leistungskontrolle ist unzulässig und wird daher ausgeschlossen. 4. Bei Vorliegen von konkreten Verdachtsmomenten einer missbräuchlichen Nutzung ist eine individuelle, auf die jeweilige Person bezogene Auswertung von Protokolldaten zulässig. Vor der Auswertung werden die Personalräte zu dem Verdachtsmoment gehört. Eine Auswertung erfolgt nach Zustimmung des/der Kanzler*in gemeinsam mit der konkreten Person unter Einbeziehung der Personalvertretung und der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten. 5. Änderungen des Serverstandortes werden den Personalräten bekannt gegeben. 5 Arbeitsgestaltung,- ergonomie und -organisation Arbeitsplätze von Dienstkräften, die unter den persönlichen Geltungsbereich dieser DV fallen, sind Beschäftigte an einem Bildschirmarbeitsplatz. Die einschlägigen Rechtsgrundlagen sind zu beachten. Da an der Verbesserung der Benutzeroberfläche von Alma im Rahmen eines Projektes des Herstellers Ex Libris gearbeitet wird, wird seitens der TUB sichergestellt, dass diese Verbesserungen laufend einfließen können. Ebenfalls wird sichergestellt, dass die Nutzer*innen-Erfahrung mit Alma im Rahmen des Projektes Ex Libris zur Kenntnis gelangen. Durch Änderungen des Arbeitsablaufs (work flows) im Zusammenhang mit Alma Anwendungen frei werdende Kapazitäten dienen der Service-Verbesserung und besseren Kundenbetreuung. Sie werden so gestaltet, dass zusätzliche Belastungen, insbesondere einseitige Arbeiten, vermieden werden. Die Verbesserung von Kompetenzen und die Verantwortung von Beschäftigten werden kontinuierlich durch Fortbildung unterstützt. Die Mitbestimmungsrechte der Personalräte bleiben unberührt. 6 Rationalisierungsschutz 1. Ergänzend zu den geltenden Vorschriften zum Rationalisierungsschutz in der jeweils gültigen Fassung hat die Nutzung von Alma und Primo keine betriebsbedingten Kündigungen oder Änderungskündigungen zur Folge. 2. Müssen dennoch Umsetzungen erfolgen, werden in Abstimmung mit den Personalräten und den Betroffenen gleichwertige andere Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt, die der Qualifikation der Betroffenen entsprechen. 3. Es wird sichergestellt, dass die Wertigkeit des Arbeitsplatzes bei Aufnahme der Arbeit mit Alma erhalten bleibt. 4. Änderungen des Systems, die eine Änderung von Arbeitsplatzbeschreibungen von Beschäftigten zur Folge haben, werden den Personalräten bekannt gegeben. Für Änderungen von Arbeitsplatzbeschreibungen sind gemäß einschlägiger Rechtsgrundlagen Beteiligungsanträge seitens der Dienststelle einzureichen. 3

4 7 Fort- und Weiterbildung 1. Die Mitarbeiter'innen, die mit Alma arbeiten, werden themenbezogen und bei Neuerungen vorab angemessen sowie dem System, der AufgabensteIlung und den persönlichen Voraussetzungen entsprechend geschult und eingearbeitet. 2. Die Mitglieder der Personalräte sind berechtigt, zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben aus dieser Vereinbarung an den Veranstaltungen teilzunehmen. 3. Im Übrigen gilt die Dienstvereinbarung zur Fort- und Weiterbildung der TU Berlin sowie der TV Infotechnik. 8 Arbeitskreis Es wird ein Arbeitskreis aus den Personalräten und der Universitätsbibliothek eingerichtet. In diesem Arbeitskreis werden Änderungen des Systems weitergegeben. Der Schwerpunkt liegt auf Änderungen, die eine Änderung von Arbeitsplatzbeschreibungen von Beschäftigten zur Folge haben. Der Arbeitskreis tagt einmal im Jahr oder nach Bedarf. Aktuelle Fragen zu Alma und Primo werden in den turnusmäßigen Gesprächen zwischen den Personalräten und der Universitätsbibliothek besprochen. Nach Bedarf können von beiden Seiten Experten hinzugezogen werden. 9 Übergangsbestimmungen 1. Da im Rahmen des Implementierungsverfahrens eine beanstandungsfreie Nutzung des Katalogisierungsmoduls von Alma bis zum Tenmin der Inbetriebnahme in den Echtbetrieb nicht möglich ist, erfolgt zur Katalogisierung die Weiternutzung des derzeitigen ALEPH 500-Clients bis zum Zeitpunkt der endgültigen Implementierung. 2. Die 4-11 der Vereinbarung zum Umstieg der dem lokal integrierten Bibliotheksmanagementsystem zugrundeliegenden Software ALEPH 500 auf Alma an der TU Berlin gelten insoweit bis zur Einführung des Moduls fort. 10 Schlussbestimmungen 1. Diese Dienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft, spätestens zum Zeitpunkt der Aufnahme des Echtzeitbetriebs. Zum gleichen Zeitpunkt treten außer Kraft: die Vereinbarung zum Umstieg der dem lokal integrierten Bibliotheksmanagementsystem zugrundeliegenden Software ALEPH 500 auf Alma an der TU Berlin (unter Beachtung der Regelungen des 10- Übergangsbestimmungen) die Dienstvereinbarung über die Einführung eines Lokalen Integrierten Bibliothekssystems (LlBS) an der Universitätsbibliothek der TU Berlin 4

5 die Dienstvereinbarung zur Teilnahme der TUB an der Monographienverbundkatalogisierung 2. Bei unterschiedlicher Auslegung dieser Vereinbarung werden unverzüglich Gespräche mit dem Ziel der Einigung aufgenommen. Die gesetzlichen Bestimmungen bleiben davon unberührt. 3. Soweit einzelne Regelungen aufgrund anderweitiger rechtlicher Regelungen unwirksam sind, wird die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung im Übrigen nicht berührt. Einvernehmliche Änderungen sind jederzeit möglich. 4. Diese Vereinbarung kann einseitig mit einer Frist von 3 Monaten zum Quartc;llsende gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Nach Beendigung der Dienstvereinbarung wirken deren Rechtsnormen so lange weiter, bis sie durch neue Regelungen, denen der Personalrat zugestimmt hat, ersetzt werden. Berlin, den ~. 2. 'LA>... r Prof. Dr. Christian Thomsen Präsident der Te ischen Universität Berlin Stefanie Nickel-Busse Vorsitzende des Personalrates der Technischen Universität Berlin J).~ Günter Maurer Vorsitzender des Personalrates der studentischen Beschäftigten der Technischen Universität Berlin 5

6 Anhang zur Dienstvereinbarung zum Regelbetrieb des Bibliotheksmanagementsystems Alma und des Recherchesystems Primo an der TU Berlin. Zum Zeitpunkt des Abschlusses geltenden Bestimmungen, auf die Bezug genommen wurde: Sicherheitskonzepte Alma und Primo (Stand ) Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten in der Berliner Verwaltung (Berliner Datenschutzgesetz - BlnDSG) in der Fassung vom 17. Dezember 1990 zuletzt geändert durch Gesetz vom Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (Bildschirmarbeitsverordnung - BildscharbV) In der Fassung vom 4. Dezember 1996 zuletzt durch Artikel 429 der Verordnung vom 31. August 2015 geändert Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik (TV Infotechnik) vom 23. März 1989 in der Fassung des 2. Änderungstarifvertrages vom 18. Oktober 1996 Dienstvereinbarung über die Weiterbildung von Beschäftigten der TU Berlin geschlossen zwischen dem Präsidenten der TUB und dem Personalrat der TUB, vertreten durch die Vorsitzende vom 4. November